商业信函和普通的私人信函不同在于概念不同。1、外贸英语信函是国际贸易业务中普遍采用的信息交流方式，私人英语信函是以英语作为交流语言的群体的个人之间信息交流的方式之一，它们都属于应用文的范畴。2、国际贸易业务具有固定性、正规性、长期性、程序性、模式化等特点，所以业务双方的信息交流方式：外贸英语信函在文体上也就有了相应的特点。私人之间的信息交流具有随意、自由、个性化、非正规化、非程序化等特点，所以私人英语信函在文体上也有其特色。格式分析中文商业商务信函的写作格式，如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。具体的范文模板链接：
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
1、口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
2、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
4、简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
5、回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
6、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。
7、精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
8、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
总是不时接待网友的访问，先提供一个大纲和部分实例，其他在你写的过程中慢慢商讨。
题目：The Application of the Courtesy in Buisiness Letters
大纲General outline
正文
A. The importance to use polite ways in a buisiness letter
(略)
B. the suitable formet of a letter helps to impress the other side deeply.
1. A normative headline tells him how you are thinking highly of the deal between
正式信函在信端的有上角应该有印刷精美的name、address、tel、email、fax。
西方国家中有些心头甚至还印有单位负责人和职称，各式美观，颜色艳丽，字体大小搭配适当，给人以美的感受。
信端的目的是让人受到信函后对发文地点、时间和联系方式一目了然，便于复函和查阅。
信端的格式有两种：
并列式： 斜列式：
__________ __________
__________ __________
__________ ____________
2. A set of decent stationery and envelope
3. sultation (称呼用语)
Your Excellency，your Excellency Respected 阁下. 后面可以加上头衔chairman, manager 或姓氏：XX 阁下
Your Majaexty … XX陛下
Your Highness … XX 殿下
4. D. Body （正文）
5. 签名 （Dignature）
6. Introductive address
C. 开头结尾常用语
I am writing to ask if you can do me a favor to do ... 写信给您求您帮忙做......
I hear that you are doing ... 听说您正......
I am writing to you to ask about the meeting to be held next month. 写信给您大听一下下月会议事宜。
Your letter came to me this morning. 大函今晨收悉。
In replying to your letter about the ..., let me tell you that ... 关于......事宜，兹答复如下。
I have received your letter of the ... inst. 本月X日已经收悉。
I beg to notify (imform) you that ... 兹通知......
I am glad to tell you that ... 我很高兴地告知您......
Very many thanks for your kind letter. 非常感谢您的来信。
Thank you very much for your letter dated ... X 日来信收到，甚为感谢。
I feel very much complimented by your kind letter which arrived yesterday. 昨日收到大函甚感欣慰。
I am in receipt of your kind note. 来函收悉。
With great delight I learn that ... 欣闻......
I was shocked to learn that ... 惊悉......
I hope this letter reaches you in ... 希望您能在X 地收到此信。
Please forgive me for not having replied to you earlier. 未及时回信敬请原谅。
It is already a week since we saw each other last time. 上次见面至今已有一周时间。
I am just writing a few lines to introduce XXX, whom, I think, you might like to meet. 兹介绍XXX，谨盼期会。
I am very much obliged to you for your warm congratuations. 承蒙热情祝贺，万分感谢。
Your favor of the X inst. has come to hand, and its contents have been duly noted. 本月X日来信收到，悉闻有关事宜。
Not having heard of you for long, I feel anxious about you. 久未通信，甚感挂念。
I beg a thousand pardons for not having written to you for greeting. 久未问候。歉甚歉甚。
I am deeply sorry for negecting to reply more promptly to your favor of ... X日大函奉读，迟复为歉。
First of all I must thank you for your kindness to me and for your compliments. 首先感谢您对我的友爱和问候。
结尾用语
With kindest loving regards. 顺致问候
With very many thanks. 多谢！
With fondest (best) love! 祝好！
With many apologies for troubling you with this matter. 麻烦之处，深表歉意。
Give my best wishes to ... 请向XX致意。
XX joines me in love to you. XX附笔问好。
XX asks also to add best wishes to mine. XX附笔致意。
Much love to you and your family. 谨祝您及阖家安好。
With my sincere sympathy and condolences. 特表同情和悼念。
Please remember me to ... 带我向XX问好。
All my best wishes for the future. 知您万事如意。
Wish you every success in your future. 祝您马到成功。
With the season's greetings. 谨致节日问候。
Trusting to be favored with your generous reponse to our appeal. 望能惠于答复。
Kindly favor us with a reply at your earlist convenience. 盼能早日赐复。
Thank you for an early answer. 早日赐复，感激之至。
Thank you in acvance for your kindess in granting my application. 承蒙俯允所请，特此敬谢
I trust that my request will meet your favourable consideration and assure you of my cordial thanks. 望体谅我的请求，谨致崇高敬意
For any other oarticulars please be sure to write to us again. 欲知其他详情，请再来函询问
D. 商务函电常用语气语态分析。
1. 陈述语气
2. 感叹语气
3. 感叹语气
4. .祈使语气
5. 被动语态：淡化行为者，突出具体业务。
6. 虚拟语气：起到委婉效果。
E. 结尾
外贸函电写作原则文献综述
（第一稿）
外贸函电是国际贸易最基本，最重要的通讯手段，随着我国加入WTO，外贸业务的日趋发展使得外贸函电在外贸活动中充当着不可替代的角色。在双方未曾见面的情况下，如何达到自己预期的目的，往往由外贸函电语言的恰当与否所决定。
因此，外贸函电的写作原则从小的方面保证了商务活动的顺利进行，从大的方面则决定了以后贸易的无限商机。
一，研究的历史发展
对于外贸函电的写作原则的研究有以下几种说法：
1．三“C”原则
即简洁（conciseness), 清楚（clarify），礼貌（countesy）的原则，这是学术界最早出现的原则．在高嘉勇的文章《外贸函电写作的三“C”原则》中，作者通过惯用语，词组，词语的选择，句子的结构，以及实际例子，加以对比以说明这三项原则的重要性。
而在王媛媛的文章《浅谈外贸函电写作的语言特点及几个重要原则》中，她提出了“得体，礼貌和合作”新的三“C”原则，她从不同国家的文化背景，写作对象等方面说明了‘得体’的重要性。
2．四“C”原则
在王君的文章《浅谈外贸英语商务信函的语言特点》中，除去人们已经认可的“礼貌。简洁”的原则外，还提出了“准确，积极”的原则。通过“具体词”和“抽象词”的对应，修饰词的使用以及衔接语等的用法，说明了缜密，准确表达的重要性。从有力，生动的措辞，具有号召力的语言和动词的使用比率说明用词积极的必要性。
熊丽娟在《外贸函电写作的若干原则》中，则提出了更为详尽的四项原则，即“积极开头，友好结尾的原则；平铺直叙与曲折委婉的原则；用词恰当，避免陈词滥调的原则；不卑不亢，以客为本的原则”。从开头，内容，结尾三部分通过大量的实例详尽的说明措辞，态度对书信的影响。
3．六“C”原则
陈桂峰在《外贸英语函电写作中存在的误区及其对策》中指出了“清楚，简洁，正确，礼貌，完整和会话语调”这六项原则，指出了要会使用委婉语，避免使用大词，通过对写作总体的认识避免寓意的含糊，保证结构的完整 ，要用委婉的语气。
4．七“C”原则
“礼貌，体贴，完整，清楚，简洁，具体，准确”是现在在外贸函电的写作中人们常用的七项基本原则，它综合了各方面的说法，从一个更为广泛的角度去解释商务信函写作应遵循的原则。陈艳在《商务英语信函写作的七C原则及技巧》以及赫丽宁和马晶的《浅谈商务英语信函写作的基本原则及技巧》文章中，都从这七点出发，从不同的角度以实例论证了这些原则的重要性，得出了“在商务英语写作中，必须注重读者的商业心理和心理接受过程，突出商务写作的特点，遵循通俗易懂，简明完整，清楚正确的写作风格和原则，灵活运用写作技巧。”的结论。
二，研究的现状
当前对外贸函电写作原则的研究主要是对礼貌原则的研究，一封优雅，大方，谦逊的信涵会给本公司树立良好的形象，使得对方乐于与你达成交易。而被动语态，虚拟语气，一般疑问句的使用使得文章显得亲切大方，从而达到促进贸易的作用。模糊语的使用可委婉，含蓄，礼貌的表达意见相左的情况，从而缓解尴尬。郑岭在其文章中指出了“赞誉原则”的运用，注重双方的“横向沟通”（horizontal communicatioon).张青松，梁志坚也就“礼貌原则”提出了自己的看法。
三，研究存在的问题
从研究的历史发展来看，虽然人们已经从更为广泛的角度探讨外贸函电的写作原则，但依然不全面，依旧存在一些疏漏的地方，比如对“合作原则”的研究。在20世纪60年代后期，美国哲学家Grice从形式逻辑和自然语言逻辑之间的差别出发，提出了人类会话一条指导性原则－合作原则。他从四个范畴说明了“说什么”和“怎么说”的问题。
现阶段人们的研究有一定的偏重，却忽略了一些虽然小却同样重要的方面，因此，对于函电的写作原则，还有待进一步的挖掘。
四，研究的论题
通过对外贸函电写作原则的研究历史和现状以及前景的分析，发现了一些原则方面问题的疏漏，论文旨在从更广泛的，在对前人学术研究的基础上更进一步的探讨，着重探讨“积极的原则” “合作的原则” 以及模糊语的使用。
参考文献
Grice, H.P.Meaning Philosophical Review [J],1957
Taylor,S. (1993). Communicatoon For Business. (2nd edition). London :Pitman Publishing
Sue Kay. Practical Business Writing [M]. 北京理工大学出版社 35 （2001）
陈桂峰 外贸英语函电写作中存在的误区及其对策［B］ 福建教育学院学报 7（2002）：97－99
陆墨珠 国际商务函电 ［M］. 北京：对外贸易大学出版社 2001
王君 浅析外贸英语商务信函的语言特点 ［A］ 教学研究杂志 31期（2004）：43－45
王海燕 浅析“YOUR ATTITUDE” 在外贸英语函电中的应用［J］ 四川商业高等专科学校学报 3 （2001）
王媛媛 浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则［A］ 广东青年干部学院学报 5 （2007）：93－95
熊丽娟 外贸函电协作的若干原则[A] 湘潭师范学院学报 11（2006）：111－112
张艳 商务英语信函写作的七C原则及技巧［B］ 安徽科技学院学报 5（2005）：44－47
