在工程项目建设管理过程中，资料管理工作是其中非常关键的环节，既反映了项目建设的实际情况，也是建设方“软实力”的一种体现。资料管理的好坏，从某种程度上讲，影响了整个项目的实际建设质量与经济收益。因此，开展对建筑工程资料管理规范化方面的研究，是非常有必要的。
1.建筑工程资料管理的意义
现代建筑施工行业摒弃了传统模式下的粗放型建设模式，追求项目建设更加规范化、标准化、精细化、准确化，而工程资料管理工作正是其中最重要的一环，同时也是衡量企业建设实力和管理秩序、评价项目建设质量好坏的最有效标准。我国建筑行业已推行的各项重要政策法律规定中，都对工程资料管理工作的流程、标准等予以了明确要求，规定项目的验收与核定必须充分考虑到这一要素。同时，工程资料真实客观地记录了项目建设的全貌，涉及项目技术措施、质量控制、建设管理、安全生产等方方面面的信息，是项目后续建设过程中最可靠的原始档案，同时，也是工程项目维修检查、使用管理、改扩建、预决算审计等工作的最主要信息凭据。因此，必须高度重视建筑工程资料的管理工作。
2.我国建筑工程资料管理中存在的问题
虽然建筑工程资料管理工作的地位已得到了行业的认可，但由于各种因素的影响，从这项工作的实际开展状况来看，是不尽如人意的，还存在着不少较为明显的问题，影响了资料管理工作效果的维持，必须审慎以待之。
2.1 重视程度不足
重视程度不足是影响工程资料管理工作取得良好效果的最大因素。我国建筑行业早于十年前就已在相关政策文件中对这一工作予以了说明，并在全行业内进行推广。但由于部分企业在思想上的不重视，加之实际工作能力参差不齐，往往导致项目竣工后却无法形成较好的档案资料，这势必影响到资料的及时报送，影响到项目建设进程情况的客观记录。另外，不少建筑企业只将目光集中于项目建设进程、预期经济收益方面，对资料管理这种难以短时间内获得效益的工作缺乏关注，这是行业内普遍存在的现象。
2.2 管理制度不规范
资料管理制度不规范是行业内存在的共性问题，其主要原因是很多施工企业并未以现代建筑企业标准为准绳建立起科学完善的资料管理体系。有的企业将这一工作划归为档案管理部门的职责，而相关人员多数在办公室工作，实地现场勘查的机会较少，或者对实际施工技术不甚精通，很难做到资料管理的专业化，这势必影响资料管理的整体效果。有的企业对资料整理工作不甚严肃，弄虚造假、任意编造数据的现象时有发生，资料的准确可靠性就更加难以保证。
2.3 资料收集不及时
工程资料收集得不及时将会极大损害资料的完整性，降低其对工程建设的指导性作用。例如，在建筑过程中所用到的重要原材料及构配件等的质量，如铝合金、水泥、机砖、钢材等，出厂时会进行合格检查，使用时还要进行取样检查。但这些材料的购进一般都会经过几手转售，导致合格证与试验报告很难做到同步配套到位。假如其进场时相关人员没有将这些材料的资料收集齐全，在后期竣工时，就会导致因合格证与试验报告的缺少资料无法归档的现象发生。
2.4 资料不够真实
工程资料不够真实主要反映在工程质量评定阶段，对工程资料缺乏严肃性将会损害工程质量的总体控制水平。很多资料管理人员没有意识到自身工作的神圣性质，不去工地进行现场勘查，仅凭借自身经验就在办公室里完成资料的填写整理，没有认真核对资料中的各项数据内容。有的施工单位在签字中不够严肃，甚至还会模仿监理、建设等单位人员的签名，有的则伪造施工文件、私刻公章。这样一旦工程发生问题需要追责，就难以对责任进行清晰区划，人为加大了后期事故处理的难度。
3.规范我国建筑工程资料管理的办法
规范我国建筑工程资料管理，首先必须正视我国建筑工程资料管理领域存在的各种问题，切实提高对这一工作重要性的认识，将其置于企业经营发展管理中的重要位置，有针对性地采取各项措施，提高工程资料管理的总体水平，使工程资料更有效地发挥出自身价值。
3.1 加强工程资料管理理念的培育
加强工程资料管理理念的培育，是提高工程资料管理总体水平的关键环节。为此，应首先抓好工程资料管理相关法律规章制度体系的建设，从制度上夯实工作的基础，明确好不同单位、部门、人员在此工作上的责任。同时，还要对其进行广泛地宣传，提高企业各部门人员对资料管理的重视程度，促进全体员工养成良好的工程资料收集整理的习惯。另外，采取各种方式在员工中间展开大规模的集中教育培训，扩大工程资料管理知识、法规制度的教育普及范围，使员工更加明白资料管理的价值意义、同自身工作的密切程度等。应倡导将教育培训扩展至企业全体员工中，包括管理层、机关人员、施工人员等，做到教育的全方位、全覆盖，从而切实提高工程资料管理的基础。
3.2 重视资料的收集管理过程
强化工程资料的收集管理过程，加强相关人员基本业务能力素质培养，使其对工程资料收集整理的全过程要求清楚明白。资料管理人员必须认识到，工程资料管理工作是一项长期基础性工作，信息是否真实可靠将会影响工程项目的总体建设水平和最终收益，需要管理人员本身具备较强的责任心、使命感，需要将规范化的管理流程贯彻于资料管理工作的始终。此外，应提倡将城建档案工作纳入到建设行政程序中，促使前者在工作方式方法、流程上有所创新突破。项目开工前，施工方、建设单位、监理部门等的资料员、负责人应做好档案资料交底工作，施工进程中，还要定期对其进行业务技术上的指导，确保工程资料管理工作取得更好的效果。
3.3 夯实资料管理人才队伍建设与管理的基础
应为工程资料管理工作配备能力素质责任心较强的专业性人才，确保人员素质同岗位要求相匹配。充分挖掘企业内部人才的潜力，鼓励优秀员工积极到资料管理岗位上换岗锻炼，并将其作为员工提职晋升的重要依据。同时，将资料管理的效果纳入领导干部、员工的年终考评体系中，对资料管理不好的单位、个人，应予以严肃的批评和经济上的处罚，从而提高全体员工对这一工作的重视程度。在项目开工前，应安排专门人员对工程资料实时跟踪收集编制，整理好与项目质量验收评定密切相关的各项数据，确保资料管理工作同工程施工进度间保持同步连贯，实现信息上的“无缝连接”。当工程管理人员发生变动时，应规定其必须完成资料上的交接手续，同时制订相应责任制，规定资料不交接好就不允许人员离岗，确保资料交接关卡不发生混乱。
3.4 提高工程资料的编写质量
项目伊始，档案管理部门应结合本单位自身实际特点需要，在国家规章制度的许可下，对技术资料的表格样式进行统一，以便在后期资料编制整理时，查阅更加方便、使用更加顺利，改变资料格式上的不规范性。严禁工程资料发生后期造假行为，对不符合要求的建筑取样材料，不能给予取样试验报告，防止后续一旦出现工程质量问题或者改扩建需求，工程资料无法满足调阅查询的需要。相关主管、监理部门也应定期对工程资料进行可靠性、真实性方面的检查，对其中出现的违规行为应予以坚决处罚，制止并责令其整改。资料管理人员应本着认真负责的态度，对报告中的项目进行实事求是的填写，需要进行计算的数据必须加以计算核实，不能对内容主观臆断、瞎编乱造。杜绝技术资料中写作代签行为的发生，严格落实责任追究制，保证资料的使用价值和可信度。当施工进程发生工艺、外观、形式、结构等方面的变化时，必须对工程竣工图进行重新绘制，确保图纸真实反映出工程建设的实时变化。
4.结语
规范化工程资料管理的整个流程，有助于提高项目的整体建设质量，有助于提高建设方的最终收益，有助于展现出企业的整体实力。为此，必须高度重视建筑工程资料的规范化管理工作，采取严格的过程管理控制，才能促进施工方整体管理质量的最终提高，才能在激烈的市场竞争中谋取一席之地。
作者：李毅华（广西桂乡建设集团有限责任公司，广西南宁 530028）
