建筑工程档案资料管理中的问题与措施分析论文
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摘要： 工程项目实施的过程中，工程档案资料管理工作非常重要。工程施工期间，工程档案资料具有监督作用，工程竣工验收中档案资料的验收也是非常重要的一部分，除此以外，当出现安全质量事故以后，档案资料是事故原因分析的重要依据，档案资料对于建筑后期的检修和维护也有着较大的作用。本文对工程档案资料管理进行了研究，探讨资料管理中存在的问题，并提出科学合理的措施。
关键词： 工程档案；技术资料；项目施工；
工程档案资料设计的范围很广泛，持续时间长，管理起来复杂。项目立项开始到项目竣工结束，都涉及工程档案资料的收集与整理。工程档案资料主要记录了施工过程，能够正面反应出项目质量、项目管理情况，对工程具有很大的意义。
1、工程档案资料管理的作用
1.1监督作用
工程项目持续时间长，施工工序复杂，每道施工工序验收合格以后才可以进入下一道施工工序，施工过程以及验收过程都有记录资料。现阶段使用的验收表单涵盖了验收的内容、标准以及规范要求。
1.2验收作用
目前实行的建筑工程质量验收标准规定，单位工程验收的基础是分部分项质量验收合格，分部分项工程技术资料合格，建筑工程使用功能符合要求，工程感观质量合格。由此可见，档案资料是规范要求，档案资料不符合要求，工程验收就不能通过。
1.3在工程事故分析中的作用
档案资料是施工过程的真实记录，档案资料的内容包含了施工准备工作，施工实施过程，验收情况等，这些内容为工程事故分析提供了主要依据。
1.4建筑工程检修和维护作用
建筑工程使用年限久，建筑使用的过程中，难免会出现一系列的质量问题，一旦出现质量问题，档案资料是检修维护的重要参考依据。除此以外，随着时间的推移，建筑不能满足使用功能，工程需要改建或是扩建以满足使用需求，这种情况下施工技术资料可以提供工程各安全功能状况、工程的耐力及荷载取值、工程管线走向、位置等各项需要的信息，为扩建、改建等工作提供基本依据。
2、建筑工程档案资料管理中的问题分析
2.1工程档案资料管理现状
在以往的资料管理中，存在以下问题，首先是项目实施的过程中，字数资料收集不完整，缺乏较多的资料，且资料收集的时间不及时，甚至存在资料与现场实际情况不符的现象。具体表现为：没有专门的技术资料员，技术资料的收集与管理没有统一的模式，想起来就收集，忘记了就算了的现象；现场施工完成以后才开始补技术资料，导致技术资料与现场实际的情况存在出入；检验批资料原始记录实测值数据不去现场测量，由填写人员随意填写，数据不能反映真实情况；施工技术资料的收集随意性很大，没有根据规定的要求进行。
2.2工程档案资料管理问题原因分析
经过分析发现工程档案资料管理存在问题的原因主要有以下几个：
首先是项目领导不重视技术资料的收集，且工程施工合同没有对技术资料的提交质量和时间没有明确的规定，因此项目实施的过程中技术资料被忽略。技术资料不仅只是施工单位的事情，还涉及监理单位、建设单位和设计单位，需要各个单位协调合作。由于各个单位沟通协调不顺畅，给技术资料收集管理增加了很多的阻碍。例如监理拖延签字，导致施工不能正常进行；质监站给的整改通知单甲方不配合盖章等。
其次是档案管理没有明确的制度，管理人员监管不得力。该项目没有专门的资料员，资料工作有技术员和施工员以及各个分包单位代管，各分包单位收集整理的资料没有统一的规定，由于资料收集管理人员自身的职业素养较低，水平有限，档案资料的收集十分混乱，已经有的资料也不规范。为了应付资料验收，施工单位雇佣临时的资料员时候补资料。由于资料没用很好的归整，检查时经常手忙脚乱。
3、档案资料管理措施
技术资料的收集首先要在表格、形式上实现统一，必须能够反映工程项目的实际情况，质量管理、施工管理等内容在档案资料中得到真实的反映。结合本项目的实际情况，采取以下措施规范档案资料的收集与管理。
（1）建设单位与施工单位签订建筑工程施工合同时，合同内容明确档案资料交付的要求，时间、分数以及所需经费，并要求施工方必须严格遵守合同条款，保证档案资料的质量。
（2）施工单位必须安排具有资料员证的，有一定项目经验的资料员负责档案资料管理工作。明确资料员的职责，定期进行资料检查，要求档案资料必须齐全且能够反应项目实施的实际情况。
（3）材料进场报验、施工检验批、隐蔽工程检查等是档案资料的主要组成部分。资料收集的过程中必须做到真实、有效。材料入场前必须提供合格证且经由施工单位、监理单位验收以后方可进场。入场的材料需要取样、送检，等检测报告出来合格以后，材料才能使用。不合格材料需要复试以后才能使用。送检需要填写取样委托单，注明材料的批号、规格、型号以及使用部位，检验合格以后材料方可用于现场施工。
（4）技术资料员的工作不仅是资料的收集，还必须做到对现场的.全面了解，且熟悉施工的过程，做到档案资料与工程施工实际情况是一致的。根据现行的技术规范要求，收集资料。技术资料岗位人员必须做到能够熟悉相关规范，施工单位负责定期对技术资料员进行培训学习，及时学习新出的技术规范和行业标准，深入现场，了解施工过程，项目管理过程，基于以上情况，资料员才能掌握行业信息，做到档案资料符合国家、行业的规范要求且符合项目的实际情况，工程竣工验收时，资料能够顺利通过验收。建筑工程投入使用以后，如若需要维修、扩建等，技术资料能够提供真实有用的一手资料。
根据对象的不同技术资料可以分为检验批资料、分项工程资料、分部工程资料以及单位工程资料，检验批资料是分项工程资料形成的基础，分项工程资料是分部工程资料形成的基础，单项工程资料由分部工程资料形成，因此检验批资料是档案工程资料的基础。以微软大厦幸福里为例，检验批资料包含了：检验批质量报验表、检验批质量验收记录表、隐蔽工程验收记录表、施工记录、材料的出厂合格证及进场复验单、验收结论及处理意见以及检验批验收，不合格的地方要有处理记录，监理工程师签署验收意见。
（5）工程项目完工以后，根据当地规范要求，将技术资料整理归档，并且提交给相关的单位。
4、结束语
档案资料管理是建设工程项目的重要部分，不仅在项目实施过程中有着很大的作用，项目投入使用以后，如若出现质量问题，或是项目需要改建或是扩建，档案资料都能够提供参考依据。根据微软大厦幸福里档案资料管理的实际情况，我认为，档案管理的主要贯穿于项目实施过程中，首先项目管理人员必须重视档案资料的管理，将档案资料作为一项重要的工作内容，结合项目的实际情况，制定切实可行的档案资料收集管理制度，技术负责人定期对档案资料进行检查，如若发现不合格或者是缺资料的情况，尽快采取相应的措施。加强档案资料管理人员的培训和教育，保证档案资料能够跟上项目的进程，保证资料的真实有效性，为项目竣工验收提供条件。项目施工人员熟悉行业规范要求，能够准确的形成质量验收、施工管理、施工试验、材料送检等技术资料，技术资料与安全管理、进度管理和质量管理相结合。档案资料岗位从业人员充分认识到档案资料的重要性，工作的过程中严格要求自己，严格按照规范要求工作，将档案资料的收集管理与施工现场的管理结合起来。一个优秀的工程是高素质的领导、管理人员、施工人员共同的劳动成果，制度化、规范化、标准化应是每一位工程项目施工档案资料管理人员的不懈追求。
5、参考文献
[1]付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案,2018.
[2]王勇.大型工业建设项目档案管理规划的作用与编制[J].城建档案,2018.
建筑工程资料不仅仅是作为后期竣工验收、交付使用服务，同时也是后期建筑工程结算工作重要组成部分之一。建筑工程前期资料是工程开工的保证；建筑过程资料是在施工过程按施工工序一步步形成的，它详细记录及反应了整个工程实际现场施工工艺流程及技术措施；建筑工程后期资料是工程交付使用，工程结算工作保障；通常以易保存的声像、图表、图纸以及文字等载体呈现。建筑工程资料的管理工作的水平是建筑施工企业管理水平的直接体现。因此，提高建筑工程资料管理工作水平，做好各种资料工作，是当前建筑企业首当其冲需要考虑的事情。
一、建筑工程资料管理的重要性分析
1、建筑工程资料管理工作对于工程质量控制的重要性从工程质量控制的角度看，建筑工程资料管理工作处于很关键的位置。建筑工程项目施工管理过程中的质量控制，主要表现在对施工组织和施工现场的质量控制，控制内容包括工艺控制和产品控制，影响质量控制主要有人、材料、机械、方法、环境等五大因素。从“人”的因素看:建筑工程资料员是建筑工程中不可或缺的技术人员，要经专门部门培训合格后持证上岗，并保证资料员相对稳定。
从“材料”因素看:所有建筑材料的材料报审、检测报告、出厂合格证、使用说明书等是建筑工程质量保证资料的主体。从“机械”的因素看:机械设备的配备、使用和现场调度是施工组织设计的重要组成部分。从“方法”的因素看:对施工程序、方法和工艺流程的详细记录就是施工方案、工程隐蔽、施工日志、技术交底、施工记录等。从“环境”的因素看:我们要针对开工前、施工中和建设后的环境进行拍照和录像，真实反映场地环境的变化。以上几个方面的资料都收编在建筑工程资料中，可见工程质量控制的五大因素都离不开工程资料管理工作。
2、建筑工程资料管理工作对于安全管理的重要性
建筑工程施工现场安全理的目的是要达到预测、预报、预防最终实现零事故。在建立健全安全生产保证体系，实施和持续改进施工现场安全生产的过程中，形成大量的施工现场安全资料。它既是有效的安全管理手段，又是安全管理的成果。一个施工现场的安全技术资料的收集整理状况直接反映施工企业和施工项目部核落实安全生产责任制的书面依据，同时它还给安全管理工作提供了分析研究的材料，进而能够动态掌握项目安全工作进展，以便对每个施工阶段制定行之有效的安全保证措施，这就可以看出建筑工程资料管理对于建筑工程安全管理来说有着至关重要的作用。
3、建筑工程资料管理工作对后期工程结算的重要性
（1）建筑工程资料它决定后期工程结算工作是否顺利进行。如今资料员们味的按工程资料国家规范或地方性资料规则出建筑工程资料，经常性忽略有些增加、变更或者本身工程隐蔽内容是否能够进入结算项目中，这就是现建筑工程的结算工作常态。在加上各种计算软件的出现使预结算人员工作变的简单，预结算人员已经可以不通过查看实际现场就可以通过各种计算软件输入施工图纸中规格、型号、尺寸、标高等就可以进行计算，因为各种计算软件的普及导致企业越来越不重视工程资料。工程对账中经常建筑工程行业中甲乙双方结算对账人员中往往存在结算人员不了解施工现场实际做法，对于有些应该计算入结算中而没有进行结算的，这个时候就体现出工程施工的重要性，它可以通过文字、声像的方式将现场实际情况清楚记录。
2）与工程预结算有关的内容主要包括“施工组织设计、设计变更、技术核定单、经济签证单、竣工图纸、甲方下发函件、施工单位上报函件、工作联系单、会议纪要、隐蔽工作、各种材料检测报告”等。其中预结算人员需要参考施工组织设计、施工方案，有些费用如何无法在施工方案上标明，预结算人员就可根据相关资料要回，如果相关资料无法显示，那么这部分有很大的可能要不回来设计变更和技术核定单是记录施工过程由于各种原因发生的一些变更或采取的一些措施且事后这些情况已经隐蔽或不存在的重要性证明文件，是对这些内容进行结算的主要依据。在实际工作中，事后集中签证的情况时有发生。有些甚至是竣工结算时才去补办相关签证，这种回忆式签证的准确性可想而知。我单位有些项目就发生就有这样的情况发生，不注重现场签证及时办理，到工程结束后，再去补办，业主有关负责人变迁或者不作为最后不予补办，这对企业是重大损失。所以预结算人员与现场资料员相结合对施工过程资料进行严格按照相关规范要求严格把控，此项工作对于开展后期结算工作顺利进行的必要性。这就可以看出建筑工程资料管理对于建筑工程预结算工作来说有着至关重要的作用。
4、建筑工程资料管理工作对法律方面的重要性
对于任何一个建筑工程来说，要杜绝工程变更几乎是不可能的，而合同双方在变更处理上总存在分歧。在现实中建筑行业的竞争越来越激烈，低价中标高价索赔成了越来越多的企业无奈的选择。然而索赔是需要依据的，在法庭上法官讲的是法律的三性“真实性”、“关联性”、“合法性”，所以及时合理合法的整理“施工组织设计、设计变更、技术核定单、经济签证单、竣工图纸、甲方下发函件、施工单位上报函件、工作联系单、会议纪要、照片、影像”等相关资料就至关重要，及时准确的做好各项技术资料也是企业保证自身利益的重要保证。
二、建筑工程资料存在的共性问题及使之有效管理的方法
1、存在的共性问题
一是许多建筑企业管理观念陈旧，管理思路缺乏科学的理论支撑，只注重施工工期和质量，追求最大利润，忽视工程资料的重要性；
二是无具体实施细则和管理体系，以致资料管理工作混乱，往往工程早已竣工，而资料远远滞后于工程或没有真实地记载施工全过程，给甲乙双方带来了诸多矛盾（比如：双方合同约定的内容不能正常履行，结算没有准确的依据，结算无法及时发现资料缺陷，资料无法前后连贯等）；
三是后补资料数据随意编造，对交工和以后的检修改造成很大影响，易给后续工程埋下安全隐患。
2、建筑资料有效管理的办法
如何发挥工程资料在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是一项严峻、紧迫的课题。要将工程资料管理规范化，走上良性循环的轨道，首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质；其次是把公司贯彻的资料管理办法与工程资料管理有机结合起来，从根本上改变原来的不规范状况，对症下药，逐个予以解决。再是技术员与预结算参与资料管理，技术员对图纸和现场情况有深入了解，预结算人员对后期结算工作的规则、规范有完整的理解，由技术员和预结算员参与管理的资料，准确、详细。最后对重要的签证单，工程量联系单，资料人员要与企业预算部相结合，依据定额及清单规则合理签证，避免签过的签证单算不上钱的情况。
（1）施工技术资料严格受控
施工技术资料是指导正确、规范、科学施工的文件以及工程变更情况的正式文件，而且变更、洽商、图纸会审要经过施工、设计、监理、建设单位四方签字，施工方案要经过公司级审批，交底要施工队签认，一旦遇到工程纠纷或其它特殊情况，此类资料是解决纠纷的最基本、最重要的东西。因此，对此类资料要严加管理，一般不外借，谨防丢失，不得不借时，执行严格的借阅登记制度。对于结算的资料，要分类管理，并且保留足够的原价以备结算使用，有时结算时因无法提供原件而受惨重损失。
（2）施工测量记录要图示详尽
施工测量记录是确保工程定位、尺寸、标高、位置等的资料。“失之毫厘，由于放线的疏忽给后续施工带来麻烦的例子屡见不鲜，因此，测量资料一定要有详尽的图示以确保测量施工的准确。如楼层平面的放线记录，洞口放线要画剖面简图，注明放线的标高尺寸，应有平面简图，若是平面放线要求注轴线尺寸，说明墙柱断面尺寸、门窗口位置尺寸，轴线控制线和墙柱边线尺寸，若是外墙、门窗洞口放线要画剖面简图，注明放线的标高尺寸。如果资料不清楚、不具体，对于工程量的准确计算也影响很大。
（3）施工物资资料要齐全有效，有可追溯性
工程中物资种类繁多，且来自不同厂家，把好物资质量关，便为整个工程质量奠定了一个坚实的基础。各种物资进场均要提供产品合格证、检验报告等质量证明文件。因为这些物资全部来自外单位，因此，此类资料的可追溯性尤为重要，鉴于此，资料质量证明文件要尽量使用原件，当不得不使用复印件时，要清晰、齐全、有效，并且加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间，并注明进场时间及使用部位。
（4）施工记录内容要详细具体
施工记录是施工过程中形成的，确保工程质量、安全的各种检查、记录等。记录中的内容要详细具体，不可泛泛而言，并要与技术交底保持一致，如钢筋绑扎隐检，要写清钢筋的品种、规格、数量、位置、锚固和接头位置、搭接长度、保护层厚度、钢筋及绑扎和钢筋除锈等情况。当出现数据时，要计算出具体数值，避免使用规范性语言。当发生变更、洽商时还要写清变动内容并注明其编号。
（5）施工试验记录要及时、齐全
施工试验合格是检验批（分项\分部）工程验收的前提条件，如钢筋连接试验报告是钢筋安装检验批验收的前提，混凝土试验报告是混凝土施工检验批验收的前提，所以施工试验记录要按部就班的进行，以免遗漏，影响后续施工。
（6）检验批验收记录检查项目要填写齐全
检验批是工程验收的最小单位是分项工程乃至整个建筑工程质量验收的基础。因此检验批中各项评定合格与否直接影响到分项工程乃至整个建筑工程质量验收。检验批中，各个应检项目不应漏填。
三、建筑工程资料案例分析
俗话说“巧妇难为无米之炊”，我认为影响结算成果的好与差，除了预算人员能力外，更多依据就是施工资料的准确性、前后一致性，充分发挥项目资料策划的作用。就目前对账过程中资料出现的漏缺、前后重复且矛盾、文字描述有歧义等问题，通过以下案例进行简单分析：
第一种：砖胎膜（资料不交圈）
由于本工程基础地梁高度达到7 5 0~1 7 0 0宽度仅为3 0 0~4 0 0无法进行防水施工作业，结合实际情况在地梁一侧增加工作面，浇筑同标号砼施工，设计院同意。
在隐蔽中的附图如下：
从会审、方案、隐蔽的附图中可以看出，方案附图除改变砂浆标号外与会审附图完全一致。原本从结算角度分析可以增加挖土方工程量、增加底部垫层工程量、增加一道砖胎膜砌体、增加级配砂卵石工程量。但是在隐蔽图中却做成了原设计的形状，完全背离会审与方案。暂且不说现场究竟如何施工，单说资料前后不一致，足以让审计方砍掉可以增加的造价。
第二种：干混砂浆（文字描述有歧义）
核定单中内容：“根据xx局发【2 0 1 2】8 4号文的指示，本工程现已进入抹灰阶段，结合本工程设计图纸，现按业主方要求使用以下预拌干混砂浆作为本工程的抹灰砂浆。”单看该技术核定单，想必多数人会理解为砌体已完成，抹灰开始使用干混砂浆，也就是说砌体使用的并非是干混砂浆。
且施工方案中描述如下：
隐蔽中的描述如下：
虽然在隐蔽、复试报告及现场照片等资料中显示的砌体是采用的干混砂浆，但是这种描述方式会给结算造成一定的扯皮，甚至会成为争议问题。当然采用干混砂浆施工，若能及时报审一份新的施工方案，会更有说服力。
第三种：构造柱（资料重复且前后矛盾）
技术核定单中如下：
建设单位批注为：“砌体按8度设防要求节点施工。应增加相应构造，并应附平面图增设位置图。按图位同意增加工程量。”但是装订成册的技术核定单中并未附图。
施工方案中描述如下：
施工方案中描述的为构造柱采用竖向焊接。
隐蔽资料中附图如下：
已送审计方的资料中，仅构造柱的隐蔽出现三次，第一次出现在构造柱插筋布置图，另外两次为同部位同间距不同布置方式的两个版本构造柱平面布置图。并且构造柱插筋图与其中一版的布置数量一致，在这种情况下，很明显布置数量较多的那一版是最让人质疑的。最后报送的结算中，构造柱又是按照数量较多那一版且全部植筋计入的，就当前资料，可想构造柱部分工程量以及植筋费用被审掉的可能性有多大。
列举上诉三个资料的问题，初步估计影响造价至少五百万。况且本工程资料出现的问题，远不止列举的这几项。但是如何规避这类问题的发生呢？
我个人认为主要原因是缺少复查环节，主要是资料员做出资料后无人复查或者复查不严导致的。另外就是后补资料也是一大原因，从本工程资料时间看起，2 0 1 2年的就将构造柱的主筋插筋隐蔽了，但是2 0 1 4年才报批的构造柱布置技术核定，那么2 0 1 2年构造柱插筋施工的依据何在？太多的资料经不起推敲。个人认为负责项目的预算人员也应该积极发挥自己的作用，就目BIM未完全推广之前，整个过程中只有预算员是将所有资料进行三维建模，矛盾、漏缺问题一目了然。另外，结算要随着进度同时做，过程资料有问题及时提出。不建议到竣工了才赶编结算，不仅容易漏算、错算，而且资料已经完成，再想修改难上加难。内部讨论要把自己想成一把矛，戳穿所有经不起推敲的资料，结算对账时，把自己当作一面盾，极力去争取一切。
资料员在日常工作中就要注意竣工资料的收集整理，项目各阶段的可能会出现很多策划修改的资料，有真有假必须及时进行归纳分类。一旦出现类似本工程构造柱这种前后矛盾的资料，争取回来的可能几乎为零。竣工资料做的好不好，除了资料员、预算员，项目上的技术负责人、施工员、质检员都应参与进来。
莫怨审计心太狠，只怪自己不够强。
结束语
一家管理水平好的施工企业，其施工技术资料必定是及时的、真实的、准确的、且符合各方面要求，对企业的经营管理有益的、完整的。目前，建筑市场竞争非常激烈，我们不仅仅要在工程质量、进度、安全等方面达到业主的要求，同时也在工程资料这个看似不重要的环节胜出一筹，为企业塑造良好的形象，展现企业高水准的管理，为企业的利益提供一份重要保障
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