会议效率提高途经研究论文

会议时间不宜过多占用工作时间，否则会进一步降低工作效率。但是，简单地缩短会议时间也是没有用的。会议是为了讨论对策，缩短会议时间会增加找到对策的难度。毕竟，管理者要做的不是减少会议，而是提高会议效率，用最少的会议取得最多的成果。1.合理安排会议环境如果会议主持人、主办方和参加者的桌子和椅子以面对面的形式配置的话，参加者会有意识地认为这个会议完全由主持人和主办方支配，不被命名就会产生不自主发言的想法。如果所有人围坐，主持人和主办人分散地坐在参加者旁边，这样的会议环境有助于促进讨论。当会议室有一张大桌子时，许多人会下意识地低头看数据，这是一个有利于传递数据信息的会议环境。如果座椅之间只设置几张小圆桌或不设置桌子，参与者会增加眼睛交流，这有利于促进讨论的会议环境。会议座位按职位高低顺序排列时，职位低的青年员工更加紧张，想说的难易度增加。按部门划分座位，在讨论过程中容易形成部门对立的局面。这也是在布置会议环境时需要考虑的因素。2.明确会议目标大部分会议的目标可以归纳为以下五种类型。(1)做出某种决定。(2)总结问题，总结想法，形成清单。(3)与大家共享信息。(4)通过讨论说服异议者，接受结果，达成统一意见。(5)确定下一步工作计划，安排员工职责分工。任何会议，基本基本上都是为这五个目标服务的。开会前明确本次会议的目标，有助于提高会议效率。例如，以总结想法为目标的会议，只是主持人询问大家的意见，记录零散的意见，不是有效的方法。因为很多参加者事先可能对议题不了解，所以没有什么意见。更好的方法是让有不一样视角的参会工作人员各自依据议题开展汇报和提议，各自在会议中提出，随后大伙儿边讨论边补充。这样有针对性地讨论，可以激发参加者的活力，总结更多的想法。3.缩短信息说明的时间解释性链接在许多公司的会议中往往是最耗时的一个环节。高效率的会议往往会省去这一环节，不再由资料制作人照本宣科地向大家解说资料。相反，你应该在会议之前把相关的信息分发给与会者，然后让他们在会议开始时自己默读几分钟，并在最后开始讨论。阅读的速度比现场解说要快得多。许多情况下，自己花2分钟默读与听别人做10分钟解说大致相当。因此，这种方法可以使会议进程更快地进入讨论阶段。有时，如果省略了资料解说和与会者回答问题两个环节，会议时间可缩短一半。另外，资料制作者的现场解说不能再循环使用，但打印出的相关资料可以再循环使用，更容易被人们看到。尽管这样会增加纸张和墨水的花费，但是与会议效率和节省工作时间相比，这样做是值得的。4.阐明观点小组会议低效的主要特点是“议论纷纷”。出现这一情况的一个重要原因是：与会者没有自己的观点，并且在讨论过程中出现决策迟缓。这位主见不足，行动犹豫不决的人，其口头禅包括但不限于“情报不足”“还需要进一步研究”“还不能确定”“要进一步调查”。因为太多人不能表达自己的立场和观点，会议主持人不能从中归纳出他们的观点，也不能得出什么结论。高效的公司会要求每一个员工都要有清晰的目标定位。具体地说，是在参加会议时表明自己的立场和观点，并在不确定的情况下作出自己的决定。甚至那些新来的新雇员，他们什么都不懂，但却能在高效率的会议上找到自己。它不仅可以促进团队沟通，提高会议效率，而且还可以培养公司未来的领导者，是培养公司决策能力的重要途径。5.追踪决策逻辑有效率的会议需要一个基于每个人都清楚自己观点的结论，否则会议的结果将为零。对最后没能讨论出结果的会议，管理者必须记下为什么不能得出结论。一般来说，有四个原因不能得出结论。(1)决策制定者缺席，如董事会主席或部门主管等有决定权的领导人缺席。(2)决策逻辑不清晰。(3)有关数据资料等资料不完整，致使与会者无法作出判断。(4)会议主持人缺乏领导力，无法有效地控制会议进程。另一个原因常被人们忽视。表面上看，很多“议而不决”现象都是信息缺乏和决策逻辑不清的结果。假设每个人都认为会议信息不充分，但是下次会议有了更多的信息之后，还是觉得“信息不足，不能做决定”，这就说明会议的决策逻辑没有弄清楚。所以管理者必须了解决策究竟是根据什么具体标准做出来的，然后再围绕这个具体标准去寻找信息。否则，搜集再多的情报也无济于事。6.在多人讨论中引入角色扮演一些小组会议采用“一人主导，众人跟随”的模式。主持会议的领导怎么说，大家怎么听，独立思考的不多。领导者自己拿不定主意，需要头脑风暴的时候，与会者只能面面相觑，不知所措。因此团队沟通进程受阻，会议效率极低。高效率会议为促进与会者积极参与多人讨论，会议期间会特别设置几个“负面角色”。人们所说的“负面角色”，是指故意提出异议和最坏的情况的人。或许，扮演这一角色的人自己也同意彼此的观点，但是为了促使大家更加周全地考虑问题，不断地给与会者提出问题。如果会议涉及多方合作，也可安排工作人员担任不同的相关角色(例如，客户或合作单位代表等)，站在各方的角度发表意见，让其他与会人员能够多角度地看待问题。

提高会议效率：1 保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题； 2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动；3 主持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线； 4 主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者； 5 出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会；6 一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时；7 会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案；8 会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率； 9 会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限。

线上会议逐渐成为工作常态，如何提高效率，有效优化呢？

你是否也有同感，天天大会成山小会成海的，本身就很难让参会者提起兴趣并全神贯注。“戴口罩”后不少日常工作会改成了线上会，想让人全情投入就更难了。如果你也在为上述问题困扰，以下5个小技巧也许可以帮到你。

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1、给会议内容做减法

会议议题过多过杂的工作会总是容易偏离正轨，线下如此，线上更是。不如一次会议只关注一个问题，围绕一个会议目标梳理一条会议主线，所以跟主线无关的讨论应该被及时制止。这样，不但会议更高效，也能大大减少参会者“走神”的概率。

2、增加互动，提升参与感

连入线上会议，点击静音、关闭摄像头，然后开始干手头别的工作，或者刷网页、刷手机，老实说，是不是你的常态？

为了让参会者尽快进入状态，你可以让大家提前五分钟进入会议，然后进行一波简单的互动。比如做一轮线上投票或调研，或抛出一个问题请大家各抒己见。你知道，有的时候，参与也是一种惯性。另外，会议过程中也要避免一个人滔滔不绝，其他人只有听的份儿，时不时来个小讨论也能把“走神”的人拉回来。

3、设置会议小助手

找个帮手来作为助手辅助你的主持工作，他可以随时监控并回复讨论区的问题，甚至可以结合会议内容抛出问题，即使其他参会人的问题得到了及时反馈，也不会分散你的注意力让你手忙脚乱。

4、放弃完美主义，关注目标本身

线上工作会常常会出现一些不确定因素，比如网络不稳定、有人没关麦、无法共享屏幕等。当这些意外发生时，不要被它打乱了节奏。只要不影响会议目标的实现，能解决的解决，不能解决的想办法绕过去。要记住工具是为内容服务的，开会本身并不是目的，因此会议不完美也不重要，达到会议目标才重要。

5、给主持人的几个小建议

主持人的状态常常会影响会议的整体氛围。主持人怎么才能自信满满并带动其他人也充满激情呢？

提前做好内容准备，心中有数才能遇事不慌；

提前检查网络、电脑电量、摄像头、麦克风等工具；

找个安静且干净的地方开会，避免嘈杂的环境和杂乱的背景；

个人形象收拾好，男生做好清洁工作，女生可以画个淡妆。