摘 要:随着信息技术时代的到来,信息化建设已普及到社会的各个角落,图书馆也不例外,这是因为一方面,人们在社会生产活动中所研发、所积累的知识呈现出爆炸性增长的势态,海量的知识信息要求图书馆不断加以收藏整理,强化推广,另一方面由于工作所涉及的知识技能越来越复杂,人们更加注重优化自身知识结构,扩展自己的知识面,对于知识的需求不断上升,对于图书馆的依赖程度越来越高。因此,研究图书馆信息化建设工作的方向与工作方法,就显得尤其重要。
关键词:图书馆;档案;信息化
一、图书馆档案信息化的意义
图书馆是收集、储藏和传播知识的功能性场所,随着知识经济时代的到来,一方面,人们在社会生产活动中所研发、所积累的知识呈现出爆炸性增长的势态,海量的知识信息要求图书馆不断加以收藏整理,强化推广,另一方面由于工作所涉及的知识技能越来越复杂,人们更加注重优化自身知识结构,扩展自己的知识面,对于知识的需求不断上升,对于图书馆的依赖程度越来越高。然而,由于传统的图书馆服务存在地域限制,只能够就近服务小人群,而人们受制于地域的限制与服务时间的限制,也不能够有效的汲取自己所需要的知识,特别是职业人群,这一人群在工作过程中需要不断地补充自己的知识,扩展自己的思维,但却往往因为图书馆的服务时间与自己的工作时间相冲突,无法享受图书馆的知识传播服务。
因此,在信息化技术普及的浪潮下,图书馆应当加强自身的服务功能转变,利用计算机技术和网络技术,不断地强化自身的知识服务功能,从传统的纸质媒介知识存储转换为电子存储,从传统的取阅服务发展成为网络在线服务。当然,两者之间的转换不可能一步到位,而是长期共存,逐步转换。在信息化的浪潮下,研究图书馆信息化建设问题,意义十分重大。
二、当前图书馆档案信息建设的主要方式
传统的图书馆是以藏书作为自身的知识存储形式的服务机构,因此,要实现图书馆的信息化升级,首先必先以图书馆的核心服务功能作为信息化工作的重点,将各类图书馆藏书“搬”到网络上,实现电子存储、电子阅读、电子传送,从而实现图书馆的升级工作。整体看来,图书馆信息化升级工作已是大势所趋,然而,在这一过程中,由于信息技术日新月异,技术不断推陈出新,各类新技术齐头并进,因此,图书馆在信息化进程中也存在着不同的方式方法,但总的来说,呈现出一种网络化传播、电子化存储的大趋势,大致有以下几种方式:
1.档案目录数据库建设
这当属一种早期型图书馆信息化建设工程,也就是笔者前文所提到的“各类技术齐头并进”,通过这项技术,图书馆实现了对自身馆藏资源的整理归类上线,编制了馆藏内容的电子目录,读者可以在图书馆内进行查询和调阅下载,从而初步实现了图书馆的信息化阶段工作,然而,档案目录数据库的建设并没有改变图书馆的服务地域限制特性,依旧不能服务更大的人群,只能够对进入图书馆的读者提供初步的信息化服务,换言之,档案目录数据库的建设,确实实现了将图书馆内容电子化的工作,但无法将其进一步传播,图书馆依旧不能扩大服务区域,只是升级成了“信息孤岛”,这一工作目前许多图书馆已不再推进,这当属档案信息化的基础工作项目。
2.共享型目录中心建设
在建设数据库的基础之上,进一步进行开发,通过VPN技术,实现目录信息跨区域联网共享,机读目录数据网络化传播,通过共享型目录中心,初步实现有效的档案数据查询功能,由于此技术在原有的档案目录数据库基础上进行开发,既叠加式开发。通过这项建设工作,图书馆将打破孤岛格局,实现联网化服务,同时能够与业内其它图书馆展开各种实质性合作,不再需要各自分头进行大量的信息收录、档案收藏整理工作,建立一个个高大全的信息孤岛,从而实现深度合作,信息共享,形成了一个有机的整体。
3.纸质文件数字化
信息化过程中,传统的图书馆需要做大理的基础性工作,这些基础性工作虽然不是信息化工程皇冠顶上的那颗明珠,却是必不可少的。在这其中,最为重要,也是最为繁杂的,就是纸质媒介的数字化格式转换工作。
传统的图书馆往往都是是馆藏图书的方式进行建设的,在信息化阶段,为了将这些馆藏图书搬到网上,就必须对它们进行格式转换,这一方面是为了配合信息化建设工作,另一方面也是因为纸质媒介易受自然界各类因素的影响:受潮、起火、年代久远泛黄等,对于图书馆的温度和湿度都有着严格的要求,不易保管,容易损坏。将其转换成电子格式,在服务于读者的同时,实现了永久化、便携式的特性。
纸质文件电子化,需要通过扫描、拍照等方式,将其转换成为影像微缩文件,除了纸质文件外,图书馆往往还有大量的音像档案文件,这些文件中,对于照片和录音的转换更加复杂些,然而,由于现实生活中,照片的使用频率远高于录音文件,许多图书馆在转换的过程中,将重点放在于对图像档案的转换方面。
三、图书馆档案信息化的新思路
通过上述工作方式,已初步构建了图书馆的信息化框架,但我们也需要注意到,在信息化工作的推进过程中存在着一些问题,如数据库的建设是否有贪大求全的意味?庞大的数据库建设起来,其利用率如何?数据库的共享面有多大,较过去是否能够为更多的读者提供服务?数据库能否与外部数据库实现共享,是否能够顺利对接?以上问题的产生,部分是由于技术原因,如由于各图书馆采取了不同的信息化技术,系统对接过程中存在着标准化的问题,但更多的是管理思维的问题,我们是否敢于打破信息孤岛格局,是否勇于在信息化的建设之路上积极探索?笔者认为,信息化工作的方向取决于管理者的思维方向,只有拓宽思路,紧跟技术发展的浪潮,把握图书馆服务大众,传播知识的自身使命,才有可能将图书馆档案信息建设方向保持在正确的轨道上,达成优化图书馆档案管理的目的。图书馆管理者应当以物尽其用为档案管理的根本原则,将档案工作由过去的保存转向开发利用,通过标准化的数据库建设工作,来优化信息化的图书馆管理工作,这可以从以下两个方面来实施:
1.以实际情况为基础,树立以需求为导向的特色档案信息化思想
档案管理信息化是一项需要投入大量人力物力,运用多种技术,开发周期较长的系统工程,因此,在进入实施阶段之前,需要进行充分的调查论证,
对图书馆的网络状况、档案管理现状、工作人员技术水平等方面进行调查分析。通过以上调查,掌握图书馆的软硬件设施、人员技能、读者需求等方面的信息,在此基础上分析图书馆馆藏与同业竞争者的特点,设计出一套立足自身实际情况、满足读者需求、具有本馆特色的方案并加以实施,如“中国高校科技信息网”“台湾名人录数据库”等,这些专题数据库都是以需求为导向建立的特色数据库,实用性强,颇受读者欢迎。通过对图书馆自身的调查与对读者需求的分析,将图书馆建设成为具有自身特色,服务贴近需求的综合性电子数据库,是当代图书馆档案管理工作优化的一项重点。
2.以文件格式电子化为契机,深化整合档案信息资源
档案信息的整合工作是发挥档案价值的有效方法,当前,档案管理工作信息化,并无多少经验可以借鉴,也不存在一种成熟的模式可模仿。然而,借助档案文件格式转换的机会,重新将其归类建档,取其精华,设置本馆重点建设方向,通过网络服务的方式,与其它兄弟单位互补有无,取长补短,有效的将图书馆有限的数据资源通过网络交换的方式,共同构建庞大的网络信息数据库,从而实现海纳百川般的档案数据库,服务读者。要实现此目标需要在以下几个方面优化图书馆档案管理工作:一、避免过去那种建设大而全的图书馆的思想,集中主要的人力物力用于本馆必要的、特色的档案工作上,减少了重复建设工作;二、打破信息孤岛的局面,通过VPN虚拟网,实现信息有效整合,远程档案互联,从而突破传统图书馆的空间限制,将资源最大化的利用起来,加大与其它图书馆机构的沟通合作,从而实现档案数字化管理、信息化利用的管理使用模式,最大限度的发挥档案的价值,优化档案管理工作流程。
参考文献
[1]周玲: 对档案信息化建设的思考[J]. 档案学通讯 2003.6.
[2]马绪超:档案信息化建设的背景[J].近景和前景. 机电兵船档案 .2004.1.
[3]闫玲: 图书馆档案管理的发展趋势[J]. 图书馆工作与研究. 2008.4