档案利用及管理的论文

人事档案是人才信息的重要载体，也是人才的主要信息来源，更是知人善任选贤举能的重要工具。对于基层企事业单位来讲，人事档案集中反映了一个人在不同时期或不同单位的经历，政治状况、业务状况，具有集合性、认可性、真实性、机密性、现实性、权威性等属性。人事档案不但可以使管理者在一定程度上掌握员工的基本人事信息，而且可以为本部门的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。

一、基层单位人事档案管理存在的问题

1、人事档案材料内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中却存在着片面、空泛、重复、不真实等问题。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，甚至对人员的调资、定职、离退休等工作均造成了极大的负面影响。

2、人事档案案卷质量低下

不少单位的人事档案没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。干部填写履历表时，存在有头无尾的问题；“鉴定材料”普遍存在厚古薄今的现象；许多干部的档案除个别，因调动而附有极少鉴定材料外，大部分档案均无反应近期表现的材料。

3、人事档案交接不规范

首先是档案交接不及时。很多单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往人员离了岗档案还在原单位，以致出现档案责任不明、界限不清等问题；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理；再次是档案监交工作不严格。而有些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

4、人事档案管理技术落后

目前，我国人事档案管理还是以传统的手工操作为主，技术落后，尽管耗费了大量的`时间和人力，却还难以保证档案的完整和精确。据调查统计，在全国123000多个管档单位中，有49%的单位没有专用库房，而配置空调等设备的库房也只占7%左右，大多数都没有计算机等现代技术设备，多是手工操作，技术手段极为落后。

二、加强人事档案管理的措施

1、注重人事档案材料收集

随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了更加严格的要求。对此，档案管理者应及时收集、认真整理有关的档案资料，并认真细致的进行鉴别，及时处理那些与归档要求不相符合的材料，做到取之有据。对个别手续不全的材料要退回补办，以保证档案的完整性、准确性、真实性和权威性。只有及时的对材料进行补充收集，才能使人事档案比较客观的反应干部德、能、勤、绩的全貌。

2、完善人事档案管理制度

要建立健全档案管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3、运用信息化管理手段

实现人事档案管理的信息化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存。根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。

档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。下面是我整理的档案管理论文，希望你能从中得到感悟!

浅谈新时期档案管理工作

中图分类号：G27 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)04-359-02

摘 要 档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识 经济新时代，档案 工作者必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于 实践。档案 管理通过与 计算机、 网络等现代信息技术的结合，促进档案管理现代化，提高档案服务利用效率。

关键词 档案管理 意义 问题 措施

一、做好档案管理工作的实际意义

档案是国家机构、社会组织和个人从事 政治、经济、科学 文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案事业主要由档案行政管理机构、档案室(团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保管和管理档案的内部机构)、档案馆等机构组成，档案管理就是通过对各级档案部门的监管，进一步健全档案管理制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。

档案管理工作是一个单位管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是一个单位健康发展的需要。科学规范的管理档案，同时也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案记载着单位的发展史，对研究本单位的工作成绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面便于单位高层人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，并为决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方面准确认识单位的工作成果，为单位与各有关方面进行有意合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，应该不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，不断提高档案管理效率。

二、新时期档案管理工作所面临的主要问题

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，节省了大量时间、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在实际工作中，现代化档案管理也面临着诸多问题。

1.档案载体的转变

在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。

2.档案的分类变化

档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的，如何分类应根据需要恰当运用。

3.档案接收和保管方式上转变

在电子 环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。

4.电子档案工作面临的问题

(1)电子档案原件的真实性问题

在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发。电子文件很容易被删改，改后不留任何痕迹，很难确定该份材料的真实性和权威性。

(2)电子档案保存的长久性问题

很多单位将会实现无纸化办公，这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

(3)电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

三、提高新时期档案管理水平的具体措施

我国新时期的档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为档案工作者不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是管理手段和保护技术的现代化，要加快档案管理现代化、信息化的建设，我认为应从以下几个方面着手：

1.加强领导、提高认识

加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的 应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3.增强档案信息获取能力

长期以来档案部门始终未能摆脱“重藏轻用”的局面，而在当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，增强鉴定和评估能力以引导利用者获得更多的档案信息。

4.加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中应注意以下几点：

(1)分清轻重缓急，循序渐进

在推进 计算机 管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将那些可以开放的核心档案和 社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录，省时省力

在著录过程中，可将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

(3)分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等，可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。

5.加强电子文件档案的管理

电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是当今档案 工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。同时加强立法，确保电子文件的法律效力。

6.提高档案管理人员的综合素质，强化服务意识，拓宽服务领域

档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识 教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，把档案工作的重心转到为知识 经济和各项事业 发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，迎接新挑战，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

总之，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京:中国人民大学出版社.2001.

[2]霍金龙.谈电子档案管理问题.山西档案.2009(增刊).

[3]刘巨普.城建档案管理的理论与 实践.档案出版社.2004.

[4]刘晓红.档案工作的创新思考.就业与保障.2005.04.

[5]宋长山.加强档案信息开发的思考.兰台内外.2005.06.

[6]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2003.06.

点击下页还有更多>>>档案管理论文