会计原始凭证无纸化论文研究

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1.你可以围绕原始凭证为什么失真,失真的原因何在 2.当你处理失真的原始凭证时,你用何种方法处理 3.阐述对失真凭证的所带来的后果 4.论述解决的方式和方法,这就遵循会计法的规定处理问题 最后,做以综合的论述

论会计电算化的应用与管理会计电算化，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的管理现代化。 一、会计电算化应用带来的变化（一）会计核算的环境变化 企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标，企业会计制度的建立和完善就显得更为重要，会计制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。（二）会计凭证的形式变化 在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。（三）控制舞弊的难度加大 随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大，提高了控制舞弊、犯罪的难度。由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。二、会计电算化应用的现状及存在的问题（一）会计电算化在现实工作中的重要作用会计电算化是会计发展史上的一次革命，与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，它的产生将对会计理论与实务产生重大的影响，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都有十分重要的作用。 1.减轻劳动强度，提高工作效率在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要是靠人工操作。因此，会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现会计电算化后，只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机，计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样，不仅可以把广大财会人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来，而且由于计算机对数据处理速度大大高于手工，因而也大大提高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时。 2.全面、及时、准确地提供会计信息在手工操作情况下，企业会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。实现会计电算化后，大量的会计信息可以得到及时、准确地输出，即可以根据管理需要，按年、季、月提供丰富的核算信息和分析信息，按日、时、分提供实时核算信息和分析信息。随着企业互联网Internet的建立，会计信息系统中的数据可以迅速传递到企业的任何管理部门，使企业经营者能及时掌握企业自身的经济活动的最新情况和存在的问题，并采取相应措施。 3.提高会计人员素质实现会计电算化后，原有会计人员一方面有更多时间学习各种经营管理知识，参与企业管理；另一方面，还可以通过学习掌握电子计算机有关知识，使得知识结构得以更新，素质不断提高。较好的会计基础和业务处理规范是实现会计电算化的前提条件，会计电算化的实施，在很大程度上促进了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题的解决。因此，会计实现电算化的过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。 4.促进会计职能的转变实行会计电算化，无疑可以使广人财会人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻劳动强度，使财会人员有更多的时间和精力参与经营管理。然而，会计如果真正能发挥其管理、预测、决策以及控制功能，不仅需要丰富的内部财务会计信息，而且还需要丰富的外部信息，如世界经济信息、国家经济政策信息、实时金融信息、市场销售信息、物价变动信息、企业经营信息等等。随着全球以国际互联网Internet为中心的计算机网络时代的到来，国际互联网作为正在日益扩大的世界最大网络已连通150多个国家和地区，用户数以千万计，而且国际互联网作为世界信息高速公路的基本框架，已成为联接未来信息化社会的桥梁，信息的使用者从地球的任何一个地方只需几秒钟即可以将会计信息系统的信息传递到另一个地方，又可以从不同的地方获取所需的会计信息和其他信息。计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立，实现了海内外数据共享和信息的快速传递，这恰恰能够满足部门管理、企业管理、行业管理、跨国公司管理对信息的需要。这将为财务管理人员、会计管理与分析人员、企业高层领导利用企业内部会计信息和外部信息进行管理、分析、预测和决策提供良好的机遇。 5.促进会计理论与技术的发展电子计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的变革，而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响，如由于会计电算化的实施，由于会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更；由于账簿存储方式和处理方式的变化导致账簿的概念与分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更等等，从而推进会计理论的研究和发展。 6.推动企业管理现代化在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在国内外的竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要部分。据统计，会计信息约占企业管理信息的60%一70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，就为企业管理手段现代化奠定了重要基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。（二）当前我国会计电算化应用的现状 我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这近几十年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。已经通过财政部认可的软件就有40多种，加上各省财政部门认可并使用的，总计达200多种，再加上各企事业单位自行开发的，更是不胜枚举。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但应看到，由于财务工作本身的特点，网络迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。 （三）会计电算化存在的问题目前，会计电算化实践中也存在着一些问题，严重阻碍了我国会计电算化向更深层次的发展。 1.忽视财务软件实用性会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础，决定着电算化工作的深入程度，也关系到能否顺利的做好“甩账”工作。但目前使用的软件还存在着诸多的问题和不足。 （1）各核算模块缺乏衔接。总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。（2）存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。例如材料核算、工资核算、固定资产核算等内容的核算软件功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。 2.会计电算化档案管理不善由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放；按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。 3.会计原始凭证电子化的问题在以往手工会计下，企业的经济活动都记录在纸张上，如原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等。纸张上的数据是会计人员所熟悉的会计证据原件，这些纸张原件上的数据如果被修改，一定会留下痕迹，使会计人员容易辨别出修改的线索。但是，在计算机网络信息系统中，原来纸张上的会计原始凭证的数据被直接记录在磁盘上，由于会计软件的缺限，而造成电子数据的修改不会留下痕迹，这样就辨别不出业务记录的“原件”，会计原始凭证电子化也就出现了问题，会计无纸化就很难达到。 4.会计制度改革滞后 现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，会计电算化后，从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点对财务会计制度做出相应的修改，财务会计制度的滞后已影响了会计电算化的发展。 5.缺乏统一性和协调性在会计电算化开发应用中，由于缺乏统一的规划和组织协调，各单位往往各自为战，闭门造车，信息交流不畅。有限的人力、财力并没有充分发挥作用，一些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。 6.信息安全问题 会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位，在管理上也出现了一些新的问题。如一些单位内部控制不完善，没有严密的管理制度或有章不循，使得会计电算化不能正常健康的运转。由于会计基础工作薄弱，建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题，导致手工与计算机并行时间过长，增加了会计人员的工作量，也达不到预期的效果。我国会计电算化软件的数据安全保密性也比较弱。有数据安全保密性的会计电算化软件很少，在多数软件中，数据往往完全暴露在所有用户的面前，一个只具备简单数据库知识的人就可以随意查询，修改数据，甚至有意地破坏数据。许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有完全记录下来，出现问题无法追究责任。还有一些商业软件为了占领市场，缺乏职业道德，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为会计电算化的安全可靠埋下了隐患。许多安全设施并未配置齐全。特别是硬件自身安全性能低，而硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用。另外，还有操作人员和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题。 三、加强会计电算化管理的若干建议（一）加强会计软件的管理 1.加大软件开发力度 要想促进会计电算化的发展，其首要问题就是要加大软件的开发力度，开发出比较完善的通用财务软件，满足市场的需要。现有的财务软件可以人为地通过数据库系统直接操作数据。对于这一问题的解决方法是在应用系统中设置文件修改检查机制，文件一旦被修改，系统可以通过自身的测试检测出来，并提醒用户注意。或者采取安全性较好的数据库管理系统和操作系统开发平台，充分利用系统本身提供的安全措施对数据加以保护。在保证数据安全性的同时，要开发网络版软件，实现多子系统之间的自动转账功能。网络版软件是实现单位管理信息一体化的物质基础。各单位通过局域网，以会计信息为中心，可将单位各职能部门结成一个整体。随着微型计算机通讯技术的发展和微型计算机网络的形成，以及信息高速公路的建成，会计信息在国民经济中的重要性将进一步发挥出来。 2.使用正确的记账凭证软件确保电子数据是以原始形式保存下来是无纸信息系统的关键。电子原始数据经审核和确认后，应该利用正确的记账凭证软件自动生成电子记账凭证，自动形成后的电子记账凭证任何人都不能修改，这样也就能够达到电子化原始凭证了。 3.完善会计软件的功能体系随着社会主义市场经济的发展，企业的财务活动也发生了重大的变化，企业的会计职能也从单一的核算型模式发展成为既有核算又有管理的综合型模式。要使企业在市场上充满活力，要使企业在市场上具有竞争力，就必须加强财务管理。目前，我国商品化会计核算软件发展比较成熟，一方面可以在现有的会计核算软件基础上，增加必要的管理功能，使其满足会计核算和会计管理的需要；另一方面，可以运用先进的技术开发以管理工具和管理模型相结合的管理型财会软件，财务管理人员可以通过使用管理型财会软件，方便快捷地获取会计核算信息和管理所需的其他信息，运用财务管理模型和管理工具或应用管理工具建立管理模型进行管理、分析、预测和决策工作。（二）健全会计电算化的配套法规 1.加强电算化犯罪法制建设 目前，由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难，例如，对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为，在许多国家法律上不认为是偷窃行为，因此就无法对拷贝重要机密数据的行为治罪。我们必须看到，对电算化会计信息系统的开发和管理，不能仅靠现有的一些法规，如会计法、企业会计准则等，因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。电算化犯罪法制建设，可从两个方面入手：（l）建立针对利用电算化犯罪活动的法律，明确规定哪些行为属于电算化舞弊行为及其惩处方法；（2）建立电算化系统本时的保护法律，明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护（硬件、软件、数据）及受何种保护。 2.完善会计电算化系统操作规程通过准则类的法规建设对会计电算化进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。（1）应注意数据库的加密技术，防范非法人员的入侵，设计增加在重要数据修改前的自动备份功能。（2）严格机构和人员的管理与控制，严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括两个方面:系统操作过程和系统的维护。操作过程控制主要通过制订一套完整且严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。（3）建立计算机机房管理制度，给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护机器设备，同时防止各种非法人员进入机房，保护会计运行程序和数据的安全。（三）建立一致的会计电算化协议由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，企业管理电算化软件的良好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。（四）完善会计档案管理制度电算化会计档案的管理与保存容易破忽视，由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB 备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次过期数据清除。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统信息。（五）防范会计电算化舞弊 1.完善内部控制系统 运用计算机处理会计信息和其他管理信息的单位，均应建立和健全电算化内部控制系统。一个完善的内部控制系统应该具有强有力的一般控制和应用控制措施，两者缺一不可。 （1）一般控制。首先是软件系统控制。是对计算机系统软件的取得和开发的控制，以及对系统开发过程中或运行过程中形成的各种系统文件的安全所进行的控制。包括系统软件的购买、开发授权、批准、测试、实施以及文件编制和文件存取的控制。其次是操作控制。包括对操作人员控制和操作动机的控制。凡上机操作人员必须经过授权；禁止原系统开发人员接触或操作计算机，熟悉计算机的无关人员不允许任意进入机房；系统应有拒绝错误操作的功能；留下审计轨迹。最后是系统安全控制。主要控制措施有：建立设备、设施安全措施，档案保管安全控制，联机接触控制等；使用侦测装置、辩真措施和系统监控等；规定建立备份或副本的数量和时间，以及由谁建立和由谁负责保管；当系统被破坏需要恢复时，应先经有关领导同意，决不允许轻率地进行系统恢复工作，以防利用系统恢复时修改系统。 （2）应用控制。首先是数据输入控制。输入控制的主要内容有：由专门录入人员，录入人员除录入数据外，不允许将数据进行修改、复制、或其他操作；数据输入前必须经过有关负责人审核批准；对输入数据进行校对；对更正错误的控制。其次是处理控制。是指对计算机系统进行的内部数据处理活动（数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、访问、纠错等等）进行控制。处理控制是通过计算机程序自动进行的。处理控制的措施有：输出审核处理；数据有效件件验；通过重运算、逆运算法、溢出检查等进行处理有效性检测；错误纠正控制；余额核对；试算平衡等。最后是数据输出控制。主要措施有：建立输出记录；建立输出文件及报告的签章制度；建立输出授权制度；建立数据传送的加密制度；严格减少资产的文件输出，如开支票、发票、提货单要经过有关人员授权，并经过有关人员审核签章。 2.充分发挥审计人员的作用审计人员对付计算机舞弊可以在两个方面发挥作用：一是在审计中直接查出计算机舞弊案；二是在审核和评估内部控制系统的弱点，提请被审计单位改善内部控制制度，通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动。前一种是直接作用，后一种是间接作用，即预防作用。由于现代审计是以内部控制系统为基础的，在评价内部控制基础上进行抽样审计，加之计算机审计水平的限制，计算机舞弊有可能从审计人员手中漏掉，因而预防作用远比直接作用更大。外部审计人员为了对被审计单位会计资料的公正性发表意见，必须首先研究和评价内部控制。内部审计人员亦如此，而且有时内部审计还直接以完善内部控制为目的。无论内部审计人员还是外部审计人员，他们都要先对环境控制进行研究和评价，然后对应用控制进行研究和评价。在对内部控制进行研究评价过程中，他们必须特别考虑篡改输入、篡改文件、篡改程序，以及作法操作的可能性。已发现内部控制弱点，都应报告被审计单位主管人员，以引起其注意，还对能提出相应的建议。内部审计人员的审计直接以完善内部控制系统为目的，更有可能提出宝贵意见。审计人员还应对自己提出的建议实施后续审计，检查建议是否采纳和如何实施，督促被审计单位完善内部控制系统。参考文献： 1.王储，《会计电算化与会计工作》，财会出版社，2007年，24页～27页. 2.刘语成，《国会计电算化的实践分析》，海洋出版社，2009年，48页～51页. 3.王鑫则，《计电算化之研究》，北京大学出版社，2008年，64页～50页. 4.房琳琳，试论财务软件的国际化发展趋势，《现代会计》，2008年，第三期. 5.仲晓峰等，中国软件企业的融资机制，《际财务与会计》，2009年，第六期. 6.钱冰玉，会计电算化目前存在的问题及对策，《山西煤炭管理干部学院学报》，2009年，第二期.7.单立群，浅析企业财务电算化软件设计的若干问题，《市场周刊》，2008年，第十期.后记:21世纪是一个信息化的世纪，电子信息技术的需要量必将大大增加。21世纪的会计也应该是一个以信息技术为中心的崭新的会计，我们应继续对会计电算化的探索和研究，加强和改进其优缺点，使其完全融入到整个企业的信息化中，为企业带来更大的收益，使会计电算化的作用得到最大的发挥。此外，对会计电算化管理工作，领导应给予足够的重视，作为单位推广电算化的带头人，大胆实践，不断创新，勇于探索，勤于总结，才能使会计电算化顺利进行。