关于办公设备的论文

随着社会的不断发展，新矛盾、新问题不断出现，使地方立法工作面临着严峻挑战，为了适应社会发展的需要，不断提高地方立法质量，使地方性法规更具针对性和可操作性，除了提高立法队伍的理论素质和法律专业水平外，还有两个方面不能被我们忽视，就是：先进的办公设备和先进的管理模式，这两个方面对于地方立法工作同样具有极为重要的意义。一、 先进的办公设备对立法工作的重要性。俗话说：“工欲善其事，必先利其器”，地方立法工作，主要是文字方面的工作，像电脑、打印机、复印机、传真机这样的普通办公设备对于立法工作者当然就象武器对于士兵一样必不可少。因此，要使立法工作正常的运转，这些办公设备必须配备齐全，并且保持良好的性能，当今社会时间就是生命，所有的办公设备在装备齐全的基础上还得保证能随时投入使用，否则就会延误工作，尤其对于程序严密、时效性强的地方立法工作来说，如果延误了常委会的审议后果就会更加严重。所以，基本的装备是必须装备齐全的。不过我们也不能忽视新兴事物对于地方立法工作的重要作用，我这里讲的新兴事物主要指数码产品和因特网，这两种事物目前对于立法工作者可以说是新型的办公设备，虽然看似不属于办公室的基础设施，但发挥的作用绝对是不能小看的，因为他们可以发挥普通办公设备不能发挥的作用，极大的提高工作效率，使我们的工作适应信息时代的需要。比如使用数码相机、数码摄象机和录音笔之类的设备，可以使我们在调研工作中获得第一手照片、视频和语音资料；扫描仪和笔记本电脑可以方便我们的文字和图片的录入，使我们的工作更加轻松、快捷；网络的作用就更加不可估量，不仅可以使我们方便得查找到所需要的资料，也极大地方便了我们在工作上的沟通、交流和文件资料的传递。因此，将有限的地方立法经费多拿出一些来添置新型办公设备是完全值得的，因为，在战场上，只有装备精良，训练有素的军队才能取得胜利，地方立法工作也是一样，为了提高地方立法质量，我们在强调立法队伍素质的同时，立法队伍的装备也应当给予足够的重视。不过，在实现的过程中要注意循序渐进，大致上要分三步走：第一步，装备到位。根据实际需要配备相应的新兴办公设备，比如，人手一台电脑，每台电脑都可以连接因特网。第二步，培训人员。使立法工作者都可以熟练应用新型设备。第三步，人员与装备结合。将设备配发到相关人员手中，经过短暂的磨和期，在熟练使用的基础上，立法队伍成员相互间实现设备上是互连通、互操作，形成合力。所以说，普通的办公设备和新型的办公设备对于立法工作者都是必步可少的，都是我们实现地方立法工作现代化的关键一环。二、 先进的管理模式对立法工作的重要性。“人手少，任务重”一直以来都是困饶地方立法工作的难题之一，而立法工作者的培养又决不是一朝一夕的事情，因此，合理利用有限的人力资源就显得非常重要了。长期以来由于受传统机关作风的影响，地方立法工作也不免会存在一些人浮于世、效率低下、好大喜功的现象，严重影响了立法工作者创造性和能动性，从而制约了地方立法工作水平的提高。因此，引入先进的管理模式对于地方立法工作来说是非常重要的。所谓管理模式，通俗地讲就是一个企业在管理制度上和其它企业不一样的地方，从制度经济学的角度说包括了正式制度和非正式制度两个方面，也就是企业在管理规章制度和企业文化上最基本的不同特征。目前在理论上比较公认的管理模式有日本管理模式和美国管理模式等。不同管理模式决定其管理特征的差异性，如美国管理模式的特点是鼓励个人英雄主义及以能力为主要考核特征的模式，它在管理上的主要表现就是规范管理、制度管理和条例管理，以法制为主体的科学化管理。而日本管理模式的特点则是集体主义为核心的年功序列制、禀议决策制等为特征，重视人际关系、以集体利益至上、家族主义等情感管理为主的特征。现代企业的管理模式对于地方立法工作有许多值得借鉴的地方。但要将应用于企业的管理模式活用于地方立法中，是要动一些脑筋的。我们可以借鉴其中的部分内容，比如：1、 发挥团队合作精神。所谓团队合作精神，是一种为了达到既定目标所表现出来的资源合作和协同努力精神。有了团队精神，便边可以有效调动成员才智。在地方立法队伍中塑造团队精神，关键的途径是建立有效的沟通机制，在这方面，主管领导是起着非常重要的作用的。团队精神的精髓就是团结、协作，主管领导应当有效地将属下的工作人员聚拢在一起，在其中牢固树立集体观念，并通过日常的工作会议互通情况，使大家彼此了解工作内容和工作进度，经常鼓励大家互相帮助。2、 合理配置人力资源。 由于每个人的能力和知识结构都有差异，所以合理配置人力资源，不仅可以有效调动积极性和创造性，发挥各自潜能，更可以取长补短，使才能平衡地应用于地方立法工作中。因此，主管领导在分工和分组中，要充分考虑下属的特长、性格和知识结构，比如，一个急性子的人最好和一个慢性子的人合作，这样才能使工作不温不火，再如，一个理论性强的人最好和一个实践性强的人合作，这样才有利于理论与实践相结合，使法规更具有可操作性。3、 制订合理工作计划。制定一个合理的工作计划对于立法团队来说是非常重要的，不仅可以使工作有条不紊的进行，而且可以促进团队成员的合作。但制定工作计划要注意几个问题：首先，要以立法计划为依据。对于立法工作者来说，其工作计划的制定必须严格依照立法计划，紧紧围绕地方立法这个核心，以防止有限的资源和精力的虚掷。第二，量力而行。工作计划的制定必须结合自身的实际情况，不能好大喜功，一切以完成立法计划为目的，不能超出自身的能力和资源的限度去搞“形象工程”和“面子工程”。第三，严格遵行。工作计划一旦制定出来之后，一定要严格遵行，不要轻易改动，否则就会造成无谓的内耗。4、 激励与保障相结合在地方立法工作中，对于成员的工作保障与激励也是管理模式的重要内容，所谓工作保障，就是给予成员为完成地方立法工作任务所需要的时间、资源和便利。所谓工作激励，就是对于完成立法工作的成员给予表扬或休假等奖励。拥有了先进的管理模式，必将形成一个强有力的立法团队，帮助地方立法工作打开一个新局面。总之，要适应时代要求，我们就必须下决心，下大力气改变人手少、装备差的情况，努力打造一支装备精良、训练有素的立法队伍，这就必须要拥有先进的办公设备与管理模式，拥有了这两样东西，立法工作者便如虎添翼，工作效率必将会极大提高，地方立法工作也会向前迈进一大步。

1 建立完整科学的管理制度是做好企业办公设备管理的基础 通过建立企业办公设备管理制度，可以确保企业在选购、使用和保管办公设备过程中能够严格遵照国家的相关法律法规进行，在法律法规允许的范围内进行选购和使用，使企业办公设备管理工作有据可依，确保了企业办公设备管理工作的规范性。 在完善的企业办公设备管理制度下，可以确保企业实现办公设备的合理调配和使用，在企业经营管理过程中，可以根据各岗位的特点来对办公设备进行优化配置，确保各个工作岗位的办公设备在配备上做到准确、合理和均衡性。 在完善的企业办公管理设备制度的制约下，企业办公设备管理工作的各个环节都能够按一定的步骤和规程进行，确保企业办公设备管理、使用上的协调、有序性，避免在办公设备管理工作中出现不必要的错误或是矛盾。 按企业办公设备管理制度进行办公设备的配备，不仅有效的满足了不同工作岗位对办公设备的需求，而且还有利于更好的发挥出办公设备的功能性，同时在配备办公设备过程中，还要确保各个不同岗位办公设备之间的兼容性，从而更好的确保办公效率的提升。 在严格的企业办公设备管理制度制约下，办公设备的购置和使用过程中都需要严格履行各种操作规程。同时在配备办公设备时，每个部分和每个成员都需要严格按照制度规定的标准进行配备，这就确保了办公设备配置的公平性，避免在办公设备管理工作中存在循私舞弊的现象。 2 选购办公设备是办公设备管理的重要环节 在办公设备管理工作中，选购是其中十分重要的一项内容。在办公设备选购时，需要做到货比三家，即通过对多家供应商的办公设备进行调查和对比，通过对其性能、特点、价格及供货情况、支付方式及售后服务等多个方面的相互比对，从而选择性价比高的供应商。在购买办公设备过程中，要考虑与工作岗位的适应性，同时还要对供货地点、运输方式、运输价格、运输过程中的安全及到货时间等多方面的因素进行综合考虑，严把办公设备质量关。特别是在选购办公设备时要重点关注售后服务，这是办公设备使用过程中质量的重要保障。 利用货比三家的方法进行办公设备选购时，需要制定选购对比表，这样通过对各家供应商、产品及工作现场等几个方面的对比，从而选择适宜的办公设备供应商。 首先，明确供应商提供的服务，需要将供货地点、支付方式和售后服务都要包括在内，这是供应商服务质量的重要体现，通过对多家供应商这三个方面的对比，从而选择服务质量最优的供应商。 其次，在选购办公设备时需要重点考虑办公产品自身的性能和价格，这是选择供应商的关键所在。需要对产品的功能、价格、功率、耗能等多个方面进行对比，从而选择产品性价比最佳的供应商。 最后，供应商提供的产品和服务与工作现场环境的适应性，这是在选择供应商过程中十分重要的一项要素，产品在使用现场能否摆放、使用，使用效率和质量能否达到工作的具体要求，功能上是否存在浪费，产品的废弃物排放是否与国家节能减排政府相符等，都是需要考虑的因素。 3 收发存储是办公设备管理的核心工作 在办公设备管理工作中，接收、发放和存储办公设备这是较为经常性的工作，所以在这些工作进行时需要做到准确性、有序性和安全性。避免在这个过程中办公设备受到损坏，在管理工作中，不仅要做到设备接收、发放和存储时间的准确性，而且还要确保所形成的文件和报表要做到准确性，整个过程中都需要严格按照相关的规章制度进行操作。 在企业办公设备收发存储工作中，需要做好办公设备接收的准备工作。提前对保管和使用人员进行确定，在接收前做好人员准备工作。同时还要对设备的各项特征和性能进行提前了解，从而为设备的存储和使用位置进行合理设定。还要做好接收现场的环境准备工作，使现场的环境能够有效的满足设备存储和使用，同时还要做好接收文件的准备工作。 在收发办公设备过程中，其中非常重要的一个环节即是交接验收工作，对于所接收的办公设备不仅需要与各项文件、合同及单据等要具有相符性，而且在交接过程中还要做好记录工作，通过对办公设备的具体情况进行详细记录，并进行交换验收登记表的填写，交接时双方要在登记表上进行签定确认，完成移交。 办公设备在存储过程中要确保安全性，作为保管人员需要对办公设备存储的空间进行维护和管理，确保能够更好的满足办公设备存储安全可靠性的要求。首先，要有安全防范设施。如库房和货架牢固、消防器材、安全防盗设施、保暖防冻设施、通风、防潮、防干燥、防虫蛀设施等；其次，要有安全保障制度。如安全技术操作规程、安全责任制等；再次，要严格执行出入库交接验收制度、交接班制度、守卫制度、消防制度等各项规章制度。 4 使用管理是办公设备管里的难点 在办公设备管理工作中，正确对办公设备进行使用，实现企业的增效节支，这是办公设备管理的重要目标。因此，办公设备的使用和管理人员，在实际操作中应切实做到三点：第一、要看懂供应商或生产商提供的设备和耗材的产品使用说明书（用户手册），做到了解设备和耗材的使用详情，了解设备的使用期限和耗材耗量的检测方式、方法。科学、合理地维护设备，延长使用寿命，减少耗材的耗量。第二、要按照产品使用说明书或用户手册的要求，安全、文明地使用设备和耗材（按照操作规程进行操作，按规定品牌型号使用耗材），严防操作不当引起设备损坏和耗材的浪费。并要把使用说明书（或用户手册）及安全技术操作规程（或操作手册）始终放在设备和耗材的附近，保障使用者随时使用。第三、在更换、领用耗材时，应检查、检测耗材是否必须进行更换，若还可以应用，应把旧耗材用尽，以减少浪费。 做好办公设备的故障管理，防止、发现和及时有效地排除故障，是确保办公设备的正常运行、增效节支的重要保障。建立办公设备的故障日志、故障报告制度和故障管理责任制，不断积累对故障的识别和排除能力，是提高办公设备故障管理水平主要途径。 办公设备使用过程中的维护保养十分重要，然而也最容易被忽视。对于办公设备经常的擦拭一下灰尘，注注油，紧紧螺丝，看似简单，却对保护办公设备的完好运行，减少办公设备的磨损，延长办公设备的寿命，提高办公设备的功效，都具有重要的作用。