秘书会务工作的技巧的毕业论文

秘书要做好相关接待准备，可以说做好准备工作，接待任务就完成了一半。下面是我为大家整理几篇秘书接待礼仪毕业论文，希望对你有帮助。

摘 要：秘书礼仪对做好秘书工作非常重要。本文探讨针对秘书这个职业形象的仪态、仪表和社会活动等方面的礼仪规范，总结了提高秘书礼仪修养的方法。

关键词：礼仪 秘书规范 修养

引言

秘书是领导的参谋助手，其职责之一是为领导服务。要想把秘书工作做好，除了要有较强的业务能力，较高的品德修养外，还要会处理各种人际关系。由于秘书这个职业要求和不同人打交道，做秘书就必须要懂礼仪方面的知识，这是当秘书的基本素质之一。

1.秘书礼仪概述

礼仪是指在社会交往中以建立和协调人际关系为目的形成的、被人们所认同和遵守的行为准则，包括仪式和礼节两方面的内容。礼仪有社会历史性、交往规范性、继承发展性、复杂多样性等特点。

秘书礼仪就是秘书工作人员在社会交往中应遵守的礼仪规范和准则，是秘书修养的重要内容，也是秘书应有的基本素质。秘书礼仪的功能有：规范社交行为，塑造良好的形象，协调人际关系，促进工作绩效。秘书礼仪要遵循以下四个基本原则：一是平等原则;二是尊重原则;三是真诚原则;四是灵活原则。

2.秘书礼仪规范

2.1秘书的仪表

仪表的礼仪很重要是一种无声的语言，“三秒钟”就可以给人一个印象，因此秘书的整体素质修养、性格等特征就是从仪表方面反映出来的。秘书的仪表主要体现在服饰和美容两方面。服饰要求整洁大方、展示个性、整体和谐。美容要求在仪表的整理方面应注意发型、面容的清洁、保持服饰整洁，仪容方面女性秘书要求化淡妆，而且要注意在不同场合的化妆，化妆要注意场合，不允许在公共场合化妆。

2.2秘书的仪态

仪态是各种身体姿势的总称，是一种非语言形式，具有表露、替代和辅佐的作用。秘书的仪态要求体现在以下六个方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、灵活，在正式场合要具备“挺直如松”的气度，避免不良的站姿;坐姿，基本要求稳、直，达到“坐如钟”的要求;走姿，基本要求抬头、挺胸、收腹、两眼平视，步子要均衡;手势，手势是一种带有情感交流的体态语言，能够传达丰富的感情，如挥手告别、拱手答谢、招手致意、拍手称赞、摆手拒绝等;目光，与人交往目光要平和亲切，在交往中注意凝视的运用;秘书要避免当众瘙痒、避免不雅动作等不雅的仪态。

2.3秘书活动礼节

秘书活动礼仪主要表现在典礼仪式、迎来与送往、宴请与赴宴方面。接待礼仪，接待客人是秘书的日常工作工作之一，这里面包括欢迎来宾、接待方式、送别客人等环节，每个环节都应讲究礼仪。秘书组织典礼仪式，要着重做好以下工作：拟定典礼仪式的程序;拟制出席典礼仪式的宾客名单;组成接待小组负责接待宾客;确定宾客坐席;布置和检查音响设备等。

宴请和赴宴是社交中的一项重要活动。秘书在宴请礼仪中要注意：明确宴请的目的和规格;确定宴请的时间和范围;制作和发送请柬;进餐位次排列;迎送宾客。赴宴要注意及时向宴请的主人答复，服装要整洁大方，出席宴会以正点到达为好。

3.如何提高秘书礼仪修养

培养良好的职业道德。礼仪属于道德范畴，受道德的支配，道德是礼仪的基础，决定并制约礼仪。秘书应树立以下良好的职业道德：不计名利、任劳任怨的奉献精神;忠于职守、团结协作的工作作风;勤俭办事、艰苦奋斗的优良品质;自我约束的组织纪律。

要有谦恭的工作态度。秘书所处的位置，一举一动都很引人注目。对待领导要掌握分寸，服务得体;对待同事要要以诚相见，互相帮助。

要用规范而礼貌的语言。秘书语言包括书面语言、口头语言、体态语言。通过体态语言积累和提高秘书礼仪素质。良好的体态语言能够成分体现出秘书礼仪的素质和修养，如谈话时要注意凝视对方眼睛，配以点头等肢体语言表示真诚、赞同和理解。秘书要谦虚学习掌握诸如此类的肢体语言，进一步提高礼仪修养。

加强沟通协作。秘书人员应多向身边有经验的人请教，交流心得体会。

结束语

对秘书来说，做好秘书工作，遵守礼仪是必不可少的。秘书礼仪体现在政治交往、商业活动中，秘书必须不断提高礼仪修养，才能更好的做好秘书工作。

参考文献：

[1]徐静.基于行为导向的秘书礼仪课考核评价体系构建[J].职业技术教育，2010，11(31)：52-53

[2]郭莉.谈谈秘书礼仪工作的作用[J].鹭江职业大学学报，2003，11(3)：8-11

[摘要]礼仪与秘书人员辅助决策,协调关系,自身提高都有密不的关系,它在秘书工作中发挥着极其重要的作用,是秘书人员不可忽视的一种修养和技能.秘书工作不能忽视礼仪内容,而礼仪在秘书全部工作中具有自己的特殊意义.

[关键词 ]礼仪,秘书工作,公共关系

秘书人员作为领导的辅助者,必须完成各种有助于领导管理,决策的工作与事务,这种工作特性决定了秘书 工作是一个外向性的岗位,秘书人员必须在各社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等,处理各种关系,安排 各种活动,这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动,如迎送客人,宴请等等.因此,作为领导的浦助 者,秘书与其他职能人员不同,他必须代领导处理各种交往接待事宜,礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程,它在秘 书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系)

秘书礼仪工作的意义 :

(一)礼仪是秘书工作与生俱来的职能之一 从秘书_L作产生那天起,礼仪,便是秘书工作的重要职能,随着社会历史发展,礼仪的内容和方式有了巨大 的变化,秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化,但无论这种变化多么广泛,多么深刻,礼 仪工作从未离秘书工作而去. 秘书工作起源于奴隶社会,当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员.史官执掌的工作内容极其宽泛,其 中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼—这是典型的礼仪内容.到了战国时期,《周礼》详备地记载了周朝 史官的职务和分工,这使我们了解到史官的工作内容与礼有千丝万缕的联系.从今天看去,将史官定为秘 书人员一或从事秘书性质工作的辅助人员是较合适的,而礼仪则是秘书工作的当然内容. 为了更好地辅助领导决策并处理事务,秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务,这个任务中的一切 安排打点是礼仪工作的主要内容.礼的起源,也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开.秘书以执掌祭祀 来为领导权威的决策行为和国家重大活动作准备,作铺垫,作为行动的参考系数.领导权威无论是表示顺天承 运,还是具体紧张的日理万机,在当时,总缺不了这种形式的辅助,因为这种形式对领导权威行为的合法性和合 理性起着重要的决定作用.可见,礼仪原是秘书辅助决策的重要手段.

现代社会,礼仪在生活中起着极重要的作用,秘书工作对领导负责,技术水平高,工作质量好,办事效率快固 然是秘书人员的重要素质体现,但礼仪行为的得当,职业形象的得体,也是领导决策获得成功的有效因素.秘书 的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法,通过秘书的态度,姿势,仪表,谈吐给对方留下重要的印 象,甚至是关键的印象.饱满的精神,真诚的热情,积极的态度,得体的举止本身也就是秘书人员素质高,业务精 的体现.一般说来,领导之所以选聘秘书,很大程度上也是为礼仪的需要,在礼仪的层面上开展工作,从而辅助领 导进行决策活动.领导的决策往往是刚性的,强硬的,在具体执行中不容许有任何伸缩,而秘书的礼仪却是柔性 的,弹性的,它可以缓冲决策的压力,调节决策带来的紧张,沟通因决策而产生的误解隔阂.在任何社会条件下, 礼仪总是人们共同的需求.因此礼仪对秘书工作具特殊意义.

(二)礼仪是秘书公关的辅助手段 利用宣传和传播的手段,使一个社会组织和它的公众相互了解和适应,这便是公共关系的任务.秘书工作起 着信息的汇总和传播的作用,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象 和信誉,是秘书公关的主要内容,在公共关系中,要做好这些工作,离不开礼仪,应努力发挥礼仪的优势来为公关 服务.礼仪可以调节感情,润滑关系,这与公共关系内求团结完善,外求和谐发展to的宗旨是相一致的,公关 的对象具有不同层次,但无论是什么群体或组织都是由人组成的,因此,不能撇开礼仪搞公关.拙于策划会使 公关实务失败,而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现.可以说,公关是礼仪最适用领域,对礼仪的领 悟,把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平.同时,公关作为一种以传播手段来协调组织与公众 之间关系的行为,不假以礼仪,也不能实现传播的双向信息传递.而由于公关活动中公众始终是变化着的,不定 的,问题形成时有公众对象,问题一旦消失,这层意义上的公众也随之消失,所以,礼仪总在各种公众对象中以新 鲜的,积极的感觉体现,极大地帮助了公共关系的实施.

公关对象的多种多样,形成了不同的员工关系,顾客关 系,媒介关系,股东关系,社区关系,政府关系,名流关系[[1l等,要适应这不同的关系,依靠顺意公众,转化逆意公 众,争取边缘公众,取得公众的信任和理解,这绝对少不了礼仪.

公共关系的另一实务活动就是将社会组织的信息传播给公众,并把公众的信息反馈给社会组织的决策层,秘 书要做好辅助决策工作,必须充分利用传播媒介将信息有计划地与公众进行传播沟通.传播沟通有多种形式, 然而人际传播还是最基本的,没有人际传播,便是大众传播也不会顺利进行下去.人际传播,无论是通过仪表服 饰,语言,举止等媒介进行,还是通过电话,电报,书信等书面性媒介进行,都离不开礼仪表现,可以说,礼仪是传播 的重要媒介.礼仪在公关实践中塑造着组织的形象,创造着组织的信誉.它可以帮助体现一个组织的坦诚热情, 实事求是的态度,并可以承载这种态度,有了这种真诚的礼仪表现,才能实现和谐发展,争取支持的公关目的. 所以,礼仪在秘书的公关行为中具有关键意义.

礼仪与秘书工作的关系 ：

(一)秘书礼仪与秘书辅助领导 辅助领导是秘书的天职,辅助领导的手段多种多样,以礼仪辅助领导是其中之一. 领导是决策者,并依法享有一定的权威,这使领导既没必要也不可能事必躬亲.领导又因作为一种机构的代 表,权力的象征,需要在行事时有相关礼仪的配衬.秘书的岗位,紧贴领导,是直接为领导服务的,由秘书安排各 种礼仪事项,自然再顺理成章不过了.

礼仪是秘书的常务工作,在辅助领导进行决策的过程中,对礼仪程序作妥 善安排,使领导在具体的活动中既体面又掌握主动,是秘书工作者办事能力的反映.如A企业的经理与B企业 的经理在n企业晤面,秘书在事先将有关时间,地点通知对方,并认真打扫好会客室,安排好茶水和午餐,准备好 相关文件材料,精神饱满,态度从容地迎接s企业的经理并将之向n企业经理介绍,使会晤在以秘书为主营造的 良好气氛中进行.这个开始也许会给整个晤面的结果带来影响.礼仪的周到,使人精神放松,心情舒畅,双方开 诚布公,容易促使事情成功或好转.在某些重要场合,领导需有些象征性的行为,如剪彩,奠基等,秘书必然要在 事先作好准备,将必要的工具装饰好,地点选定并完满考虑到在象征性行为完成后领导的合理退场.这种礼仪性 的安排,虽属工作中较琐碎一面,却不可不做,而且事虽小却影响大,为领导个人,为企业都塑造了形象.当然,秘 书只隐在这些体面的礼仪背后,秘书工作的特性之一是潜隐性.即使秘书人员代领导前去慰问,拜望某人时,起 的也只是礼仪象征的作用,是代领导行事而不是以秘书本人身份行事.即使秘书的良好态度和典雅举止吸引了 客人,客人仍a先记着的是某公司有个好秘书,而不是某秘书在某公司.所以,礼仪工作做好了,是在很大的 程度上提高了领导的工作效率,实现了领导的威信.至于平时的文书往来,其中涉及到的文书礼仪,包括礼仪性 的内容和礼仪套话更是秘书为领导服务.辅助领导决策的一个常规工作,秘书必定要掌握这些知识,并要能娴熟 地运用,以使自己更好地尽到秘书的责任.

(二)秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者,社会交往活动是其主要工作内容之一,秘书 工作的特点是跟人打交道.无论是他的服务对象一一领导,还是在为领导服务的过程中,要形成的各种关系, 归根结蒂,都是人际关系.处理好各种不同关系是秘书工作艺术的体现,恰当地运用礼仪来理顺关系,对秘书工 作总体效益的提高大有帮助.

首先,秘书与领导形成了紧密的固定关系,由于这种关系十分重要.双方在最初接触磨合的过程中都会小心 翼翼,而一且觉得不称心会立刻撒手.反之,一旦发现配合默契,便越发珍惜和依赖这种关系.从理论上说来,领 导与秘书的关系越紧密,就越富有工作创造力,但在实践中却未必如此,关系紧密了,有时也就结成了一种同盟, 可能反而有碍甚至破坏企业或国家的利益.因此,规范领导与秘书的关系,除各种原则制度的保障之外,礼仪自 古就有的别异作用,仍有现实意义.礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位,规范自己的行为,不播越,不轻 浮.尊重领导权威,尊重领导意见,按正常渠道上情下达沟通信息,同时也在礼仪中保全自己的人格尊严.

其次,作为管理层中的中介部门,秘书还要与各职能部门和外部世界联系沟通,良好的礼仪在沟通中有助于 消除隔阂,增进理解.由于身处领导近旁,会使其他人对秘书有特殊看法,秘书人员这时除了以诚相见之外别无 他法.以诚相见不仅是感情的真挚,也包括礼仪的周到.如尊重对方的地位,理解对方的处境,同情对方的闲难, 赞赏对方的成就.通过这些取得对方的信任.

在与外部世界的交往中,礼仪又是一个窗口,从中可以窥得一个单位的精神面貌和经营品质,这是许多社会 组织重视礼仪工作的原因之一.即使在不成功的谈判与合作中,坚持有理,有利,有节的原则,从大局出发,从长 远出发,或可以做到买卖不成友情在,或可以用原则和礼仪击退交往中的不正常行为.

(三)秘书礼仪与秘书自身提高 礼仪是社会的规范,秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系.通过牛L仪的学习和掌握,不仅可以提高秘 书工作者个人修养,还可由此推动社会的文明与进步.

由于工作特点,秘书人员的地位特殊,他既在单位内部起联系沟通作用,又在社会上成为本单位的窗el和代 表,所以礼仪在秘书人员身上是全方位地体现的.首先,秘书人员的个人礼仪应讲究.他是在一个外向性的 岗位上,与多种对象打交道,如果不修边幅,不注重言谈举止会直接影响来访者或被访者的情绪并影响办公室同 事的情绪.所以许多单位对秘书人员的衣着,饰物,化妆品都有规定.这种规定,当然不是针对某个秘书人员个 人,而是针对秘书这个岗位的.此外秘书工作者的礼仪知识,操办礼仪活动的能力,对在不同情况下的礼仪要求 应有较多较完善的掌握.要在礼仪活动中分清主次,内外,把握各种分寸,分量,要对各国,各地,各民族,各宗教 的文化风俗礼仪习惯有所了解并在实践中融会贯通.尤其在21世纪,人类进人了一个新纪元,对许多客观事物 的理解认识上了一个新的台阶,如保护环境,与动物友好相处已成为全世界的共识,礼仪行为也必须跟这种认识 结合起来.倘在给外宾送礼时,把动物毛皮当作贵重礼品就显得十分不合时宜了.酒宴上的山珍海味,也有许多 不该成为餐餐之徒的腹中之物.礼仪活动中若缺乏这种现代意识,是会使整个礼仪水平都大打折扣的.可见,礼 仪是一种综合素质的体现,远不是懂外语,会电脑,人漂亮就能够胜任礼仪工作的.它的文化内涵十分精探并总 是与时俱进的,秘书人员必须不断学习,不断提高,才能在礼仪场合游刃有余.

结论:

秘书礼仪说大也大—它在秘书的全部工作中占有举足轻重的地位;说小又小—它总是琐碎地体现在细 枝末节上,研究这个问题,以促进秘书工作水平的提升,对我国加人世界贸易组织后进一步与世界交往,与国际接 轨,迎接新一轮国际挑战是很有帮助的.

参考文献 :

公共关系学(*********************)

秘书学(***********)

秘书礼仪(普通高等教育“十五“国家级规划教材

高职高专教育 ***作者)

(作者系*****)

文秘论文怎么写呢?下面是我整理整合的一些关于文秘方面的论文范文，欢迎阅读借鉴，希望对你有帮助。

青年干部如何做好文秘工作

文秘工作是各级领导机关及各类企业日常工作的重要组成部分，是办公室工作承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，为领导工作起着参谋和助手工作。青年干部在从事文秘工作时，能否成功的塑造自己的文秘角色，需要关注以下几点：

一、日常工作岗位流程及主要职责

文字秘书在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外，还要承担文稿撰写、公文处理、信息收集、综合协调、企业宣传等方面的任务。起草、整理公司年度工作要点、工作总结、公司领导年度工作报告等文件材料，协助起草公司领导讲话稿、发言稿等各式材料，列席总经理办公会议、总经理专题会议做好会议记录、讲话录音等会务工作，并根据需要负责整理会议纪要、会议决议等有关材料，协助起草或审校公司对内、对外印发和报送的文件，协助起草办公室工作总结、等各式材料，参与公司网站建设、党务整理工作、通讯报道以，参与公司内部各类活动，做好日常事务性工作和完成领导交办的临时性事务，都是文字秘书所要掌握及做好的工作。

二、文秘工作重点及能力要求

1.办公室工作对于文字秘书的基本要求就是文字功力的考察和运用。这一方面要求自身要有足够的理论水平，熟悉公文写作的原则与特点，另一方面还要经常研究领导的讲话稿与各类公文，从对比中不断总结、摸索出公文写作的技巧、规律、套路，从中找出差距，要学会更深一步的站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展走向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况;还要善于在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。在工作过程中，要主动查阅有关文秘工作规范性文件及规定，调查研究、了解、收集国家、行业、公司发展方面的信息资料， 进一步熟悉语言文字知识、文秘专业知识及综合专业知识，提高自己的文字水平。

2.办公室工作的另一个重点就是对公文的处理。公文处理要求坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。对于领导交待的材料或原稿，仔细阅读。在弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素的基础上，依据领导的意图适当补充细节，完善结构，规范语言。同时必须要严格遵守机关公文处理有关条例和办法，严格按照法定的格式撰写和审核公文，不能随心所欲。在文件的套打、修改、附件扫描，红头文件的分发、寄送，电子邮件的发送各个环节上，都要仔细去逐一核对，规范每一处用语与格式，以确保发文质量。

3.办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。文字秘书每天除了本职工作外，还经常有领导交办的计划之外的事情需要临时处理，而且通常都比较紧急，这就要求锻炼自己的快速反应能力，能够做到利索、条理的处理好领导交办事务。对领导交派的每一项任务均不放松，做到认真对待、妥善完成。树立“没有任何借口”的工作习惯，只为成功想办法，不为失败找借口;培养“办公室工作无小事”的思想意识，从小事抓起，从基础做起，努力学习，查找不足，改进自己的工作方法，提高工作效率，做好服务工作。

4.多下基层，善于创新。一份高质量、有分量的材料，关键是提升材料的高度、力度、深度和广度。文秘工作者要多到基层去，到一线去，全面、具体、深刻地掌握第一手资料，了解具体工作的操作和难题的破解，加强工作实践经验的积累，而不是闭门造车。在材料中，把握好创新型、经验性、思路性、指导性的工作，对亮点工作和典型事例适当发掘，对做得好的单位和下属起到肯定和鼓舞作用，对做得好的单位是一种鞭策和促进。

三、文秘自我提升要点

文字秘书作为领导的参谋助手有它自身重要的职能。青年干部首先要严于律己，积极的向领导、向老员工学习，不断完善自身综合素质。可以自己定下四点基本要求，即：“脑勤”，多学习，多思考;“嘴勤”，向领导多请示，多汇报;“手勤”，就是自己多练习，多总结;“腿勤”，及时完成领导交代的事项。在工作中要从以下三个方面加强，努力成为一名优秀的文字秘书。

1.作为办公室文秘，学习好基本理论知识是写作的根基，没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作中，要努力养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯，把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。同时利用每次下基层的机会，多看多学，增强文字材料的实践性和实用性。

2.善于转换角色。要写出高质量的讲话材料，最关键的是要转换角色，大胆进行角色模拟，完全把自己摆到领导的位置上去思考、去谋划。角色模拟，不是行拟，而是神似，要进入到领导的思想、内涵、风格和境界里面去。角色模拟越到位，材料精准度就越到位。

3.加强专业性课题的研究，对所在行业及单位所面临的一些重要问题和重要决策，做一些专业信息的搜集、整理和总结，尽管可能是粗浅的、不成熟的，但能增加自己对整个行业、市场、政府相关政策等专题知识的深入，为今后大材料累积所需知识，增加认识问题的深度和广度。

4.培养自己的个性。俗话说，兵无常式，水无常形。材料最忌讳的就是雷同，不能千篇一律。要因时、因事、因地、因人有所变化，或独树一帜，或别具一格。要形成独特的角度，独特的思想，独特的风格和文采。

5.培养自己谦虚谨慎、认真好学的工作态度，善于总结工作中的得失，避免出现不必要的错误。办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐，要求时效性、细致度比较高。这就要求必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，认真对待，注重细节，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。

文秘工作有它的特殊性，要有甘于奉献、吃苦耐劳的品质。作为一名青年干部，增强学习意识，提高工作效率，耐得住寂寞，守得住本职，脚踏实地，保质保量的完成领导交办的各项事务和办公室各项工作，成为一名优秀的文字秘书!

文秘专业本科生如何提高公文写作能力

文秘专业本科生的公文写作能力，不仅是其写作水平的体现，而且是为了适应社会需求所必备的一项技能，公文写作能力可能直接影响他们进入社会时的工作质量。虽然文秘专业学生在校开设过公文写作相关课程，但其整体公文写作能力仍旧令人担忧。因此，本文将通过调查问卷、访谈等形式了解常熟理工学院文秘专业本科生公文写作能力的现状，通过分析、研究现状，探究其能力欠缺的根源，最终从学校、教师、学生及企业四个方面找出提高其公文写作能力的对策或建议。

一、大学生公文写作能力现状分析

应用文写作课程是文秘专业学生一门重要的必修课程，该课程旨在培养并提高学生的应用文写作能力，尤其是公文写作能力。笔者将从文秘专业毕业生、在校生及相关企业的角度采用调查问卷、采访等方式了解该专业大学生公文写作能力现状。

(一)毕业生关于公文写作能力的反馈意见

笔者所在的高校每两年都会对毕业生进行跟踪调查，了解他们在社会上工作、生活的情况，并就其反馈的一些问题调整、完善教学工作。据相关负责的老师反映，文秘专业毕业生的总体就业质量不及师范生，就业岗位多而杂，但无论是政府机关、企事业单位或中小型私人企业，对于文秘专业毕业生的要求不仅要有较强的口头表达能力，较高的公文写作能力也不可缺失。就整体毕业生而言，其公文写作能力的薄弱是其工作能力得不到提高的主要因素之一。

为此，笔者做了一次调查问卷，共发放100份，有效问卷85份。调查对象主要是常熟理工学院2012届、2011届和2010届的文秘专业毕业生，且他们都有在办公室工作的相关经验。经数据统计、分析，笔者所在高校文秘专业毕业生就业的一些情况如下：毕业生大多从事过不止一份工作，且工作单位一般都是中小型企业;大多数人表示在工作中不能做到游刃有余，能力仍有待提高;在公文写作方面，所在单位对新版公文条例都予以一定的实施，且文种如公告、通知、报告、会议纪要等几种公文使用频率较高，但因他们刚进入企业，一般都不能直接接触到办文，一是领导不放心，二是毕业生的写作能力确实捉襟见肘，只有在熟悉了相关业务和得到领导的信赖后，才有可能授权其去写公文。据此，笔者分析得出两点：一是文秘专业毕业生在校时期没有高度重视公文写作能力的培养，以致到社会上工作时，提笔忘字，离题千里。二是社会对文秘专业学生公文写作能力有较高的要求，而毕业生却无法达到。

(二)在校生关于应用文学习的采访记录

对于文秘专业在校学生，笔者主要是采访已经开展过或正在开展这门课程的学生，了解其对新版公文条例的熟悉度、对该课程的重视度及对课程教学的一些建议等。其大多表示这门课程枯燥、无聊，有时跟不上老师的进度，对于文种的练习和公文的模拟撰写，只是流于形式，并没有达到实际的效果。

采访中，学生提到公文写作的几大难点：一是在公文改错中，对于文种的判断易混淆，如公告与通告，二者都是公开发布的公文，但在发布事项的重大性、发文机关及收文对象上有区别，但对于只学习过一篇该文种公文的学生而言是很难辨认出来的;还有报告与请示，都是上行文，有诸多相似之处，而主要的不同是报告上级不一定要回复，但请示则必须回复，而且报告可一文多事，请示则不然。二是公文格式的要求严格，常见错误有称谓语未顶格、标题中滥用书名号、附件格式错误，以及四、六角括号混用及抄送单位错误等。三是在公文写作中词语表达严谨，公文中的每一句话，每一个字都有实际意义，因此对语言要求较高，在拟写公文中，学生语言易口语化，不够严谨。四是公文与事务性文书的区别不太明朗，因事务性文书种类繁多且与公文有交叉之处，在公文写作中二者也易混淆。

据此，笔者总结得知：在高校公文写作课程教学中，有些偏理论、轻实践的不良倾向，这会在公文撰写中产生很多问题。

(三)相关企业对文秘专业学生满意度的调查

对于相关企业方面，我们主要是调查常熟的一些地方企业，笔者发了30份调查问卷，有效问卷为27份。经过数据统计和分析得知，大多数企业对于笔者所在高校的文秘专业毕业生还是基本满意的，认为其基础知识扎实，在岗认真负责，但某些企业表示其在有些方面的能力有待进一步提高，如沟通能力、公文写作能力及英语水平等。通过与相关企业办公室人员的交流得知，文秘专业学生在公文写作方面，不能满足他们的要求，常常会犯一些低级错误，如文种选择混淆、公文格式乱用或是语言表达口语化等，在新员工前期的培训中该专业学生没有表现出对公文写作应有的兴趣或重视程度。

通过这三个不同的视角，笔者对于文秘专业本科生的公文写作能力的现状及社会对其的实际要求有基本的了解，至少可以得知，文秘专业毕业生的公文写作能力并不能满足企事业单位的要求。在企业竞争日趋激烈、信息时代高速发展的今天，公文写作在政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，因此，培养文秘专业本科生提高各类文书写作能力，对于其进入社会工作具有重要意义。

二、大学生公文写作能力薄弱的根源

根据上述文秘专业本科生公文写作能力现状的调查，我们可以发现其公文写作能力与社会的要求存在一定的落差，造成这种落差的原因是多方面的，笔者认为可从以下三个方面剖析。

(一)学校课程建设与课堂教学

为了适应社会的需求，各大高校在七八十年代纷纷开设文秘相关专业，经过三十几年发展，各大高校形成了各自的办学规模和特色，但公文写作课程整体上还没有形成系统的理论指导教学。高校在制订培养方案时没有给予公文写作足够的重视，因文秘专业划分在中文系，高校在课程设置中多为文学、语言类课程，而秘书相关的课程如公文写作、秘书实务等，则设置相对偏少。在课程教学中，相关老师仍沿袭传统课程的教学方法，重理论而轻实践。但公文写作不仅是一门学问，更是一种技能，尤其在新版公文条例颁布后，更体现出该技能的实用性和时代性。教师在教学中，如果没有大量的实例操练，就很难提高学生的公文写作能力。学校方面未加大该专业学生见习实习的力度，未能在学生课余时间积极引导其关注和提高对公文写作的兴趣等，导致该专业学生公文写作能力较薄弱。 (二)学生学习状况与自身惰性

每一位大学生都是经历了十年的寒窗苦读，终于来到所描绘的“象牙塔”般的大学，身边没有了老师的督促、家长的唠叨，加之大学学习任务没有初高中繁重，这样他们很容易自我放松，不思进取，在学习公文中也懒得动手。少部分自制力不强的学生对学业不够重视，未能达到学校的要求，有种“混文凭”的思想，导致其学习成绩不够理想。公文写作是一门操作性很强的课程，需要学生在了解、熟悉各类文种及使用要求的基础上，不断地提笔拟写公文，在一次次练习中，掌握规则，熟练应用，锤炼语言，形成风格。学生的学习积极性明显不足，也是其公文写作能力薄弱的原因之一。

(三)与公文复杂而严格的文体有关

按照2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条规定表示，行政公文是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。2012年7月1日国务院发布党政公文条例，表明党政公文条例一致，其中文书文种也有所变化，现共有十五种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，每一种文种都有适合其使用的情况、固定的格式、特定的收文对象及产生、运行等严格的法定程序，这些都加大了文秘专业学生学习公文写作的难度。此外，不同的单位或企业会有一套在遵照国家公文规定的基础上，制定出的适合本机构使用的文书使用规范等，这些无疑又一次增加了公文写作的复杂度，使学生在学习公文方面提高缓慢。

三、大学生公文写作能力提高的对策

针对上面三个原因，笔者将从学校、教师、学生和企业四个角度寻找提高文秘专业本科生公文写作能力的途径。

(一)学校学院工作方面

高校是学生学习和能力提高的一个重要平台，学校学院的相关工作安排会直接影响学生能力的培养，在提高文秘专业学生的公文写作能力方面，学校学院可以从以下四个方面改善其公文写作能力薄弱的现状：

1.合理设置课程，修改培养计划。常熟理工学院文秘专业因隶属人文学院，所以学校在课程设置上多为文学、语言类课程，如现当代文学、古代文学、古代汉语、现代汉语等，相对忽略文秘专业类的课程，如公文写作、秘书实务、办公自动化等，因此学校应合理设置课程，根据目前社会对该专业学生的要求修改、优化培养方案，提高对公文写作课程的重视度，尤其注重实践环节，反复训练学生，提高其对新版公文条例的熟悉度，切实提高该专业学生的公文写作能力。

2.重视师资建设，优化考核环节。据笔者了解，目前高校从事公文写作课程教学的教师大多是中文专业，虽然这些教师的基础写作理论和基本功比较扎实，但他们往往缺乏公文写作所需要的实践经验，不能在教学中做到与实际情况相结合。因此，学校应提高教师公文写作的专业化水平，加强公文写作课教师队伍建设，丰富该教师队伍的人员结构，安排具有实践经验的教师担任此课程。在课程考核方面，要改革考试方式，不应该再是单一的笔试考核，可以以成果为导向，积极鼓励学生根据新版公文条例要求模拟撰写公文，最终提高公文写作能力。

3.加大见习实习力度，拓展写作实践平台。校方应积极争取与政府机关、企事业单位合作，形成学校与社会、校内与校外相结合的教学模式，可以安排学生以秘书、职员的身份到党政机关、企事业单位参与文秘工作，也可以安排他们到校内党政机关、二级学院办公室等进行观摩见习，积累一些社会经验。其次，通过各种组织如学生会、学生社团等学生机构开展根据新版公文条例要求的公文写作比赛等活动，激发学生对公文写作的兴趣，在学生组织的各类校园文化活动中，有意识地培养其公文写作能力，要求学生多看多写多练，促使学生公文写作水平的提高。

4.积极听取学生心声，突出其主体地位。学校应随时关注学生的学习动态及其提出的相关建议，并尽可能满足其需求，从而突出其主人翁意识。如在日常学习中，学校可以定期开展学生座谈会，深入地了解他们的需求与不满，并及时做出反馈，提高其学习效率和积极性。校方可以邀请业界名人或公文写作方面的专家到校开展相关的演讲或座谈，让学生真正了解到当下公文写作的重要性，通过这些新鲜血液的注入吸引其对公文写作的关注和学习。

(二)专业教师的教学方面

专业教师的教学水平与方法是提高学生公文写作能力的关键，因次要提高文秘专业学生的公文写作能力，教师的教学同样值得关注。

1.提高授课效率，增加知识含量。公文写作是一门与现实生活息息相关的课程，教师在授课时，应关注并结合时下热点时政信息，激发学生对课堂的兴趣，从而提高授课效率。教师在教学时不应照本宣科，视野仅仅局限在课本上，而应该把课本单调的理论知识结合生动的案例，使之鲜活化，易被学生吸收、接受，从而增加课堂的含金量。

2.改革教学方法，增加实践环节。在公文写作理论教学中，可采用“案例分析、病文改错、集体讨论”的教学模式，通过错误的纠正使其对理论的知识加深印象。在文种写作练习教学中，以实训为主，但为了防止其理论知识的遗忘，则要以理论知识为辅，采用案例研究、模拟写作等教学方法，选择优秀范文，供学生学习、模仿，直至其能够独立撰写公文。其次，以职业需求为导向，最大限度地激发学生对公文写作的兴趣，使其明白公文写作能力在职场上的分量。

(三)文秘专业学生学习方面

公文写作能力与学生的写作能力是密不可分的，在学习公文写作过程中，学生学习有关写作的相关要素如语言能力、文章布局等也是很重要的。

1.重视文章写作，提高语言能力。公文写作是一种特殊的写作，要写好公文，首先要重视文章的写作，学生在校期间，应多读书，多动笔，养成爱写作、勤写作的好习惯。好文章都是在一次次的修改中产生的，对于公文也是。初稿写出后，应该反复修改、搓摩及推敲，关注文章的每一个细节，一句话、一个词、一个标点都不要放过，这样多次反复锤炼修改，不仅使公文的材料精细，结构缜密，语言精要，而且对提高其写作能力具有显著功效，同时也提高其语言表达水平，久而久之形成具有个人特色的语言风格。由此作为基础，提高公文写作能力将比较容易。 2.学习公文条例，模拟撰写公文。公文写作能力是文秘专业本科生重点培养和提高的能力之一，具有较强的公文写作能力对于今后的工作、生活具有重要的意义，学生不仅要在课堂上学习公文写作的理论知识，如新版公文条例中的15种公文文种、文种的使用范围、发文收文的流程及严格的文种格式等，而且要在课后主动研读经典范文，模拟公文写作，此外，还应积极参加校内各种与本专业相关的活动或组织，多多接触公文写作及秘书相关事宜，不断锻炼，提高综合能力。

3.关注写作流程，全面掌握公文。写作虽然是一项抽象化思维的活动，但它有一些基本的流程。要想写出好文章，首先应积累资料并整理归纳，学生在生活中应多留意身边的事，关注社会新闻，不断地积累有用素材，对之进行合理的整理和归纳，以供未来的写作。其次要乐于思考，巧于借鉴，公文写作是针对某一问题的解决方法，体现的是学生分析、研究和解决问题的过程，因此学生要乐于思考，巧妙借鉴素材，不可生搬硬套。再者重视提纲的撰写，在公文创作阶段，提纲是写作综合能力的体现，它是搭建公文结构的框架，是作者思路的体现，好的提纲有利于公文的成功撰写。关注写作的基本流程后，还应注意每种公文的特定格式与要求，了解公文的独特性，这样才可能写出优秀的公文。

(四)社会企业方面

企业对于高校人才的培养具有重要作用，其不仅是高校培养人才的标准，而且为毕业生提供发挥和提高其才能的场所。

1.加强与高校的联系，为本科生提供实习机会。企业要获得优秀的专业秘书人才，必须参与培养人才的队伍中。企业可与本地高校合作，为高校文秘专业的学生提供实习的机会和场所，使其较早接触到秘书岗位的相关工作，如公文写作拟写、发文、办理等，从而提高在秘书方面的综合能力。据笔者了解，常熟理工学院文秘专业的毕业生都曾到过如常熟档案局、常熟市政府等单位见习，其中有些也去常熟有名的地方民营企业，如波司登、隆力奇及南极人等实习。

2.重视本单位公文质量，合理保存公文相关材料。据笔者观察，许多机构或企事业单位，在其对外发布的公文中，都会犯一些低级问题如格式错误、文种错用、抄送单位写错等，这就要求相关单位严格把关公文的质量，要做到严于律己，为社会，为学生树立好的榜样。同时，企事业单位应该注意文档的管理和保存，有利于为学生实习提供材料。

3.关注高校的教学改革，注重学生技能培养。大学生是推动未来发展的主要人才，企业有责任关注高校的相关教学改革，提出相关有建设性的意见，从而使高校培养出德才兼备的优秀人才。在与高校的合作中，企业应提高培养文秘专业学生技能的意识，为其未来的发展奠定良好的基础。

四、结语