档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。下面是我整理的档案管理论文，希望你能从中得到感悟!
浅谈新时期档案管理工作
中图分类号：G27 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)04-359-02
摘 要 档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识 经济新时代，档案 工作者必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于 实践。档案 管理通过与 计算机、 网络等现代信息技术的结合，促进档案管理现代化，提高档案服务利用效率。
关键词 档案管理 意义 问题 措施
一、做好档案管理工作的实际意义
档案是国家机构、社会组织和个人从事 政治、经济、科学 文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案事业主要由档案行政管理机构、档案室(团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保管和管理档案的内部机构)、档案馆等机构组成，档案管理就是通过对各级档案部门的监管，进一步健全档案管理制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。
档案管理工作是一个单位管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是一个单位健康发展的需要。科学规范的管理档案，同时也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案记载着单位的发展史，对研究本单位的工作成绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面便于单位高层人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，并为决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方面准确认识单位的工作成果，为单位与各有关方面进行有意合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，应该不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，不断提高档案管理效率。
二、新时期档案管理工作所面临的主要问题
随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，节省了大量时间、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在实际工作中，现代化档案管理也面临着诸多问题。
1.档案载体的转变
在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。
2.档案的分类变化
档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的，如何分类应根据需要恰当运用。
3.档案接收和保管方式上转变
在电子 环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。
4.电子档案工作面临的问题
(1)电子档案原件的真实性问题
在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发。电子文件很容易被删改，改后不留任何痕迹，很难确定该份材料的真实性和权威性。
(2)电子档案保存的长久性问题
很多单位将会实现无纸化办公，这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。
(3)电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。
三、提高新时期档案管理水平的具体措施
我国新时期的档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为档案工作者不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是管理手段和保护技术的现代化，要加快档案管理现代化、信息化的建设，我认为应从以下几个方面着手：
1.加强领导、提高认识
加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
2.要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化
计算机技术的 应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
3.增强档案信息获取能力
长期以来档案部门始终未能摆脱“重藏轻用”的局面，而在当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，增强鉴定和评估能力以引导利用者获得更多的档案信息。
4.加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中应注意以下几点：
(1)分清轻重缓急，循序渐进
在推进 计算机 管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将那些可以开放的核心档案和 社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力
在著录过程中，可将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
(3)分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等，可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。
5.加强电子文件档案的管理
电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是当今档案 工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。同时加强立法，确保电子文件的法律效力。
6.提高档案管理人员的综合素质，强化服务意识，拓宽服务领域
档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识 教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，把档案工作的重心转到为知识 经济和各项事业 发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，迎接新挑战，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。
总之，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京:中国人民大学出版社.2001.
[2]霍金龙.谈电子档案管理问题.山西档案.2009(增刊).
[3]刘巨普.城建档案管理的理论与 实践.档案出版社.2004.
[4]刘晓红.档案工作的创新思考.就业与保障.2005.04.
[5]宋长山.加强档案信息开发的思考.兰台内外.2005.06.
[6]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2003.06.
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企业文档管理工作中存在的问题及对策论文
【摘要】目前，企业文档管理工作中，文档管理意识不强、不合理的文档分工、不科学的立卷和组卷、管理人员素质偏低等问题都在层出不穷，面对这些问题，本文在此提出一些解决的方法。
【关键词】企业；文档管理；问题；对策
半个世纪以来，我国企业文档管理工作发展迅速，它在企业的建设中起到的作用一直很大，但出现问题的几率也是很高的，有时无法满足现代企业发展的需要。
一、企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性企业文件和档案信息以及管理工作是现代企业无法离开的工作内容，现代企业中它们已经逐渐成为了不可分割的重要组成部分。同时，企业的生存状况会直接影响着企业文件和档案工作的内容和形式。
二、当前企业文档管理工作中存在的问题
（一）文档管理意识不强。很长时间以来，部分企业的领导对于生产或者宣传一直当作是很重要的工作来进行，针对文档工作没有足够的重视，导致企业文档工作在很多企业中的地位只是口头上比较重要，一旦做起来就没有什么重要可言。
部分企业在定编定岗时，过度压缩档案工作编制，造成工作人员缺乏。企业内部部门经常因为没有及时进行归档立卷，造成资料积压，严重的还会丢失。有一些文档工作人员，会因为待遇或提拔的问题，面对工作没有足够的责任心。
（二）不合理的文档分工。在实际工作中，企业文书部门只是将一些文件进行处理，然后就不再过问，等到时间久了，需要重新整理的时候，他们就将之前存在的一些零散文件交给档案部门，这样在一定的程度上造成档案部门的工作量越来越大，同时也会降低工作质量。
（三）不科学的立卷和组卷。企业文书人员就是要用相同的方法处理不同类型档案，造成档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收、登记、整理、立卷和调用，没有时间更好地服务于企业。
（四）管理人员素质偏低。当前，企业中档案管理人员的学历都不是很高，并且很多没有接受过岗前的培训，专业知识比较少。很多管理人员没有很高的业务水平和专业技能。
三、当前企业文档管理工作中应采取的解决措施目前，改革是企业管理工作必须要走出的第一步。企业管理部门就一定要勇于面对现实，将之前的管理思路进行完善和改革，并且还要将之前的管理方法进一步进行改进，在此基础上要可以适应新形势的要求。
（一）加大宣传力度，提高企业员工文档意识。企业全局工作中文档工作占有的比重是比较大的，文档工作的重要性一定要渗透到企业领导以及文档管理部门领导思想之中，将过去一些较为陈旧的管理理念消除掉。要用发展的眼光来计划文档工作的'发展策略，学习其他企业中文档工作的优点。
（二）明确责任，强化文档工作者的责任意识。文书部门或业务部门立卷归档的制度一定要推行下去，同时针对立卷部门的工作，档案部门要积极地配合，将部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点充分发挥，这样的做法可以有效地将归档质量和工作效率提高起来。
（三）运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法。通常情况下，文件的立卷是通过六种特征来进行的，其中包括问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，将一些特征相同的文件在一个案卷总组合起来，这就是按照文件特征立卷，这种方法是较为科学的，一般是将文件的实际情况作为依据，将2—3个特征灵活的结合在一起组成一个案卷，只要可以将基本的方法掌握好，在依据本企业的实际状况进行科学组卷。
（四）科学组卷，保证企业文件材料的保存价值。将一些具有丰富价值的文件资料提供出来，方便机关在今后可以认真地执行和利用。
档案学方面的有杰出贡献的人有不少，如吴宝康、曹喜琛、和宝荣、陈兆祦、韩宝华、陈智为、冯惠玲、傅荣校等等，都是大家级别的。
1、吴宝康【主攻档案学基础理论】
中国 现代档案学家，中华人民共和国档案教育事业的创始人。1917年9月4日生于浙江省湖州南浔镇。历任中共中央华东局秘书处副处长、档案室主任，中共中央办公厅秘书处副处长，中国人民大学教授、档案系主任、名誉主任，南京大学、苏州大学、上海大学、空军政治学院兼职教授，中国档案学会第一届理事会副理事长兼学术部主任、第二届理事会副理事长，《档案学通讯》杂志总编辑、编委会主任等职。
他长期从事档案教育事业和档案学研究工作，主持、组织和直接参与制定了档案专业高等教学计划和课程建设计划，编撰出版一整套档案专业高等教育教材，支持中国各地高等院校档案专业教学工作的开展。他领导的中国人民大学档案系培养了专业人才3000多名，组织和指导专业研究生，为中国档案事业的建设培养、输送了业务骨干力量。他著述丰富，发表论文 100多篇，总字数达百万以上，精选51篇辑入《论档案学和档案事业》(1988)。其专著《档案学理论与历史初探》(1986),系统阐述了档案学基本理论问题以及中国档案学的思想、原则和理论的发展历史。全书由无产阶级革命导师和领袖与档案、档案学及其历史、建国以来中国档案学的研究及其今后发展和档案学的若干理论问题 4部分组成。他还主编了高等学校文科教材《档案学概论》(1988)。他重视中国档案学历史遗产资料的搜集、整理、出版和外国档案学书刊资料的翻译出版。多次组织和参与起草档案科学研究规划，倡议成立专门的档案学研究机构。
在档案学研究中,他坚持理论与实践统一的原则,运用马克思主义矛盾论学说论述档案工作的矛盾运动及其发展规律。他阐述了档案学是一门科学的理论观点，提出学科体系结构的设想，把档案学划分为理论档案学与应用档案学两个类别，主张两者协调发展，相互促进提高，推动各分支学科的建设。他重视档案利用理论的研究，多次阐述“档案工作贵在做活”的思想，主张通过档案利用把档案工作与国家各项建设事业联系起来并为其服务。他还是档案学基础理论和中国档案学思想史研究方面的学科带头人。
他是中国档案学会的创建者和组织者之一。1978年由他主持的、为中国社会科学院起草的档案学发展规划提出了成立中国档案学会的建议。他在任职中国档案学会筹备委员会副主任、中国档案学会第一届、第二届理事会副理事长期间，为中国档案学会的组建和开展档案学术研究活动而积极工作,发挥了重要作用。1990年4 月经中国档案学会第三次代表大会通过为名誉理事长，并授予“档案学研究荣誉奖”，以表彰他为创建和发展新中国档案学、热心从事中国档案学会工作所做出的特殊贡献。
2、曹喜琛【主攻档案编纂方面】
曹喜琛 男，1935年3月生，黑龙江省五常人。中共党员。1960年毕业于中国人民大学历史档案系。留校任教后，历任助教、讲师、副教授、教研室主任、系副主任、副院长兼系主任、中国人民大学档案学院院长，现任教授，1993年经国务院学校委员会批准为历史文献学（含档案学）博士导师，兼任国务院学位委员会图书、情报、档案学科评议组召集人，国家哲学社会科学规划办图书、情报、文献学评议组评议委员、国家教委高等学校档案学科教学指导委员会主任委员、国家档案局高级职称评委会委员。自1960年任教以来，从事档案文献编纂的教学与研究工作。撰写教材、专著、译作10余种，发有著作有：《档案文献编纂学—高校文科教材》（主编）、《中固百科全书·档案卷〈档案文献编纂学〉》（分支主编）、《中国档案文献辞典》（主编）、《档案文献编纂学教学大纲》（主编）、《档案编研概论》（主编）等等。主要论文：《先秦档案文献编纂活动之探讨》、《中国古代奏书编纂述略》、《中国古代诏书举要》、《我国档案文献编纂学科近上年为的发展与展望》、《档案编研泛论》等。曾获国务院颁发的有特殊贡献及政府特殊津贴证书，并获中国人民大学优秀研究生导师荣誉证书。
3、和宝荣【主攻档案管理方面】
和宝荣，黑龙江穆棱人。教授。1946年至1948年在松江穆棱兴源镇小学任校长，1949年后任松江穆棱县人民政府教育科科长，中共黑龙江省委宣传部干事。1959年毕业于中国人民大学历史档案系。历任中国人民大学档案系档案管理学教研室主任、副教授 。档案学院教授、研究生导师。1981年起任中国档案学会第一届理事、副秘书长，第二届学术研究协调委员会副主任，第三届理事、档案学基础理论、历史与教育学术委员会主任。主要著作有《档案工作基本知识》（与他人合著）、《档案管理学基础》（主编之一）、《档案学概论》（副主编）、《档案管理学》（主编之一），以及论文《坚持用辩证的观点指导档案工作》、《档案分类的特点和种类的划分》、《实现档案价值规律性和档案的科学管理》等。
4、陈兆祦【主攻档案管理方面】
中国现代档案学者。1931年11月17日生于上海嘉定县。1952年入中国人民大学档案专修科学习，次年毕业后留任档案教研室教员兼实验室主任。1961年任历史档案系档案学教研室副主任。1974年于北京师范大学任图书馆采访编目组组长。1978年调回中国人民大学，历任档案系副教授，档案管理学教研室主任，档案系副主任、主任，档案学院副院长。兼任空军政治学院教授，《档案学通讯》总编辑等。
他致力于档案专业教育和档案学研究，主编有《档案管理学》(1962)、《三十国档案工作概况》（1985）、《档案管理学基础》(与和宝荣共同主编，1986)，论著和论文有《档案工作基本知识》(与和宝荣合作，1982)、《对档案定义若干问题的探讨》(与和宝荣合作，1982)、《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》(1987)、《再论文件的定义》(1987)、《比较档案学导论》(与黄坤坊、和宝荣合作，1987)、《国家档案的集中统一管理问题》(1986)、《谈文件与档案管理一体化问题》(1988)、《谈档案全宗和全宗内档案分类问题》(1988)等。
5、冯惠玲【主攻电子文件方面】
女，管理学博士，博士生导师，中国人民大学副校长兼信息资源管理学院院长，
冯惠玲教授，1953年8月17日生，江苏仪征人。1974年加入中国共产党。1978年进入中国人民大学档案系学习，1985年硕士研究生毕业后留校任教。1986年任讲师，1991年任副教授。1992年10月至1994年3月在日本东京大学进修。1996年晋升为教授。1994年至1997年在职攻读博士学位，1997年获博士学位。1999年起担任博士生导师。自留校以来历任档案学系副主任、主任、档案学院院长，2001年2月被教育部任命为中国人民大学副校长，兼任档案馆馆长。
冯惠玲教授还担任教育部社会科学委员会委员，教育部档案学科教学指导委员会主任，中国档案学会副理事长，北京市社会科学联合会副主席等社会职务，主持多项国家和省部级科研项目，撰写和主持编写著作、教材20余部，发表论文百余篇。1991年、2004年两度被评为北京市优秀教师，1997年入选北京市“跨世纪优秀理论人才百人工程”，1999年7月入选教育部“跨世纪优秀人才培养计划”，2000年6月获国务院颁发的政府特殊津贴。
主要研究方向：档案管理、文献检索、电子文件管理；
6、韩宝华
韩宝华 男，1940年生，天津人。中共党员。教授。毕业于中国人民大学历史档案系。曾任中国人民大学历史档案系助教，北京医学院教员，天津师范学院马列主义教研室教员。现任职于中国人民大学档案学院。主要贡献：自著有《档案文献编纂学纲要（初稿）》、《档案文献编纂学教程》；合著有《档案文献编纂学》（获国家级教学成果二等奖、北京市及国家教委教学成果一等奖），全国高等教育自学考试指定教材；《档案文献编纂学》、《档案编研概论》（获中国档案学会科研成果二等奖）、《中国档案文献编纂史略》等教材；发表有《论档案文献编纂学学科体系的建构原则》、《回顾与展望：发展中的档案文献编纂学》（获中国档案学会科研成果三等奖）、《走向共享：中国的档案文献编纂》、《再论档案定义与档案的本质属性》等论文；编辑有《文献编纂学参考资料》、《档案文献编纂学参考资料》；合编有《帝国主义与胶海关》、《档案编纂新论》；主审有《佳句秀语大辞典》、《档案管理精览·档案文献编纂与研究》；曾参与《中国大百科全书》、《档案学词典》、《中国档案文献辞典》部分条目的编写工作；合译有《苏联档案工作理论与实践》。
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档案文献编纂亦称档案史料编纂、档案文献公布。是根据一定原则，按照一定题目、程序，将有关重要档案文献编辑成汇编并审校出版的一项工作。它不同于阐明著者观点的编著，只提供素材，作为资料供他人研究查考之用，因此，其各项工作有其自身的特殊要求。工作环节通常包括：选题和准备工作,档案史料的查找、选定、加工,标题，编排，编写辅文材料等。
档案文献编纂选题的基本条件。包括社会需求、编辑力量和材料基础三个方面的条件。社会需求是编纂题目的客观要素，关系到编纂题目价值的实现；编辑力量是编纂题目的主体要素，制约着题目完成的质量；材料基础是编纂题目的物质要素，为题目发挥价值的根本。
选题依据是档案文献编纂选题的基本条件。包括社会需求、编辑力量和材料基础三个方面的条件。社会需求是编纂题目的客观要素，关系到编纂题目价值的实现；编辑力量是编纂题目的主体要素，制约着题目完成的质量；材料基础是编纂题目的物质要素，为题目发挥价值的根本。毕业论文选题可以十分广泛，各个学科领域的问题都可以成为论文的题目。理论来源于实践并且为实践服务，所以科学研究的选题首先要注意的就是理论和实际相结合。要注意本课题的使用价值，选择具有现实意义，论文的使用价值就是指所选的题目应该是与社会生活密切相关的，是大众所关心的问题，这种问题反映了特定的历史时期和社会阶段人民生活的重点和热点。要注意主体的理论价值，上要注意课题的使用价值，但是就不等于是急功近利的实用主义，也不是提倡必须要有直接的效益作用，论文的形式和内容与总结调查报告有着本质的区别。
