中小企业信息化论文
中小企业信息化管理难点与对策
摘要 :在市场经济条件下,中小企业的发展经历中重大的考验,伴随着世界多元化的发展趋势,各大企业对网络信息技术的依赖性大大提高,面对这一发展趋势,中小企业需要借助网络信息化的力量,进行企业内部全方位的革新和改造。我们应该深刻认识到,中小企业信息化不但可以有小强化企业的管理效率,还可以提升企业的综合竞争力,信息化管理俨然成为中小企业发展的必然路径。但是因为各种因素的制约,我国的中小企业信息化程度普遍偏低不高,很多方面亟待完善。基于此,本文深入分析了我国中小企业所面临的瓶颈问题,并提出解决对策。
关键词: 中小企业;信息化;困境;解决策略
当今社会,在这个大的市场环境下,内部管理发挥着重要作用,这就要求各个企业集团在网络化的今天完善信息管理工作,为了保证信息系统得以正常的运行,必须要精细的对信息配置进行检查和分析,由此提高内部管理水平,为企业的长远发展做出准备。在管理工作的实际运行中,会受到多方面的影响,许多企业在信息化管理中仍不完善,因为这些漏洞影响中小企业的发展,所以亟待解决。
1、小企业信息化建设中遇到的瓶颈
1.1对信息化缺乏认识理解
信息化时代下,企业的生产经营活动与信息技术已经密不可分,我国大多数企业管理者都意识到对企业进行信息化管理是今后发展的必然趋势,与此同时,很多中小企业也在积极引进人才进行企业信息化建设。但是,中小企业有其发展的弊端,就是大部分管理人员对信息化缺乏深刻的认识理解,只是简单地用几台电脑办理一些相关业务,并没有建立相应的信息化管理平台。还有一些中小企业在信息化建设中,没有从企业自身的实际情况出发,盲目地添置各类设备,没有细致地分析自身的管理到底存在哪些问题,对于企业信息化管理乃至信息化建设缺乏明确的目标和具体的规划,造成在信息化管理的道路上问题频出。
1.2信息技术基础设施薄弱,设备落后
要想实现信息化建设,就要对信息技术充分了解掌握,无论是硬件还是软件都要深入了解,但在实际运作中,很多中小企业因为资金、人力等方面不够健全,在信息技术基础设施上投入有点,导致信息基础设施建设滞后,所配置的设备存在严重落伍的现象。无法满足信息迅速而高效的要求。
1.3缺乏实施信息化建设人才
改革开放初期,以家族企业为代表的中小企业蓬勃发展,企业内部管理人员都是家族内成员,不像现在的大型企业,人员聘用方面要经过层层筛选,因此很多中小企业不具备现代企业管理知识,管理理念比较落后,无法掌控市场动态。因此导致目前急需的信息化建设人才不容易进入中小企业,另一方面,中小企业薪酬低,待遇差,无法提供信息化人才所需要的发展平台,无法留住适用的信息化建设人才,严重制约了中小企业实施信息化建设。
2、加快地方中小企业信息化实施的对策
2.1借助信息化建设管理平台,提高资金集中管理效率
当今社会,信息化建设十分重要,中小企业通常会以加强信息化建设为手段进而提高资金集中管理的效率,以资金集中管理平台为媒介,做到资源共享,相互协作,从中获取利益,为保证信息化建设得到提升,还需要资金集中管理系统提供以下帮助:财务记录、资金支持和风险预警。想要做好信息化建设,在各个环节上资金都要覆盖到位,并且加强内部对其的监控,为推进信息模板的完善,中小可以在ERP系统、商业银行和网络系统上获得技术支持,如果这个平台顺利完成,将会具有多种功能,如实现线上审批、网上结算、对资金进行预算和权限管理等,可以说是全方位、一体化的。这样的一个信息化平台,不仅让总部可以实现高效、全面的监管,还使它们可以用低成本实现高收益,实现业务和资金的统一,这样就算一个成功的信息化平台了。
2.2促进网络管理和信息管理统一发展
在全球经济一体化去世的带动下,企业在管理方面更多的倾向于借助先进的网络技术进行管理,当然,运用网络技术管理企业,对企业的发展进步起到了很大的促进作用,推动中小企业融入到市场经济的大环境中。所以,在企业网络管理工作中,必须信息技术的'应用,促进网络管理和信息管理统一发展。如此,在大数据的引领下,可以有针对性的对数据进行的采集和归类,这样,企业领导在制定企业未来发展方向规划的时候,就可以轻易获得有价值的信息,从而制定出与本企业实际相符合的发展规划,同时加强了与外部的密切合作和交流,真正做到了信息资源共享。
2.3关于提高信息管理人员的业务素质能力
首先,我们知道信息管理是针对整个企业而言的,而信息管理人员就是管理的主体,所以,这要求信息管理人员必须具备过硬的业务素质和技术水平,采取多种方式对技术人员进行培训、检验,使其在信息化管理中更加专业,比如对待专业性较强的问题,解决思路和提出方案更加专业化,能够清晰、明确的解决所出现的故障,这样能够减小故障所造成的波及程度,从而保证信息管理工作得以正常运行,并且安全、可靠的为企业发展提供优质的服务,使企业更好更快的发展。
2.4重视信息档案管理
企业档案是企业重要的信息资源,在中小企业的发展起到很大的作用,所以应该予以高度重视,但是企业档案大多过于庞大繁杂,因此需要充分利用先进的信息技术,解放人力,提高工作效率,不断促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值。结合以上情况,为符合时代潮流,满足中小企业的长期健康发展,信息化管理必不可少,因为网络信息管理直接关系到内部管理水平,保证内部信息管理的安全与稳定,正因如此,需要加大网络管理力度,采用正确方式解决可能发生的一系列问题,促进中小企业的稳步发展。
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可以从管理思想、软件产品、应用系统三个层次进行理解。
管理思想:ERP首先体现管理思想,其宗旨是通过标准化的业务流程和信息数据,帮助企业整合各种资源,提升运营效率和经营水平。
软件产品:ERP管理思想通过实施成熟的企业级信息管理系统来体现。这些软件系统基于优化和通用的业务流程开发,实现在统一技术平台上的信息共享。
应用系统:ERP系统采用现代信息技术,集成ERP管理理念与企业业务实践,借助ERP应用软件,贯彻统一的业务流程,存储企业各项基础业务数据,产生管理报表,全面体现企业经营状况,形成完整的综合管理系统。
三、应用ERP系统的优点
支挣快速发展。从而实现各业务领域信息共享,建立协同发展机制。
规避决策风险。
提高管理水半。ERP集成优化了标准流程,使管理制度化、规范化,能够改善传统管理模式,提升企业的管理和监控能力,增强市场竞争力。
优化资源分配。
ERP系统在流程管理和基础管理方面的贡献:
流程管理:帮助企业提升管理机制与管理体系,实现与国际领先的管理理念、管理流程和管理工具方面的接轨。
基础管理:整合优化企业资源,提升企业整体监控能力,帮助企业领导防范经营风险,提高反应速度。
1.搞好ERP前期的管理咨询
对于绝大多数中国企业来说,实施ERP后效果不理想,原因就在于管理咨询未能做到位。因此,实施ERP,管理咨询一定要做深、做精。通过顾问的指导和示范,企业学会一些基本的方法和技巧,完善基础管理和数据,共同提出改善组织、管理标准,能够指导企业改进生产与管理的可行方案。最起码要能为顺利实施ERP梳理核心流程和支持流程,建立合理的空间组织和时间组织,提供ERP需要的、准确的基础管理数据。
2.制定与实施ERP系统工程相匹配的长远目标 同时,ERP实施要真正成功,就必须要有一个明确、清楚、能进行交流和衡量的目标。
令人遗憾的是,目前很少有企业能有较明确的目标。如果有的话,可能是一些降低库存、提高竞争力、提高运作效率等一些笼统、零星、难以衡量的远景,而不是有关企业战略计划及其量化了的目标。
3.组织实施ERP工程需要强有力的推动力
多数企业将实施ERP视为单纯的信息化建设,因此将项目交给了企业内部的信息办公室或信息支持中心负责。但是,这类部门缺乏对物资、生产、管理和财务专业知识的了解以及实际运作能力,同时也缺少必要的权威,很难有效地组织与调动各部门。他们只能保证系统开通起来,很难保证系统成功地运转和达到预定目标。
4.生产方式变革
国内外成功实例表明,迅速提高企业竞争力的途径是实现生产方式的转变。习惯了70多年大量生产方式的美国,在20世纪80年代中期遭遇到日本最猛烈的冲击。美国骨干企业经过20世纪90年代的变革,终于重新夺回了制造业的竞争优势。美国企业的成功,说明了实现生产方式的根本变革是提高竞争力的根本和捷径。而这一点需要企业建立完善的标准化体系才能实现。
5.完善基础数据管理
资料显示,企业基础管理数据不全和不准确是普遍现象。由于ERP是根据特定生产方式与管理模式编制的集成管理软件,ERP只会机械地执行人为的、固化了的程序命令,处理(包括储存)指定的信息,但不能加工(鉴别和转换)它们。因此,数据不准,经过ERP处理后仍旧不准。
六、ERP系统提升企业管理水平的局限性
从工业工程师的视角看,ERP是在既定生产方式模式下开发出来的一套企业集成管理(软件)系统。ERP提供了企业达到更高层次经营管理能力的系统构架和平台,但并不一定保证企业能够提高管理水平和生产率。许多企业对ERP的本质认识还很模糊,仍有相当多的人认为ERP是IT技术,只要按照系统流程,如同设置电话、计算机一样,就可以达到目的。然而,事实绝非这么简单。如果企业不具备、不符合该系统原始开发环境或条件,就不能简单地取得相同的效果。
ERP应用成功的前提是必须对企业实施工作流程的优化重组,而我国企业同发达国家同等规模企业相比,生产、组织、管理、文化都存在着明显的差距。因此,若想ERP应用成功,企业必须进行必要的机构调整,即对公司进行结构改革,这同时也是公司工作流程的优化过程。这不但能为ERP的实施创造良好的环境,也使公司业务处理流程趋于合理化。这个过程也是企业建立现代企业制度的过程,在这一过程中无疑将使用另一重要手段,即建立企业标准化体系。
七、企业标准化对企业管理的贡献
1.企业标准化是企业生产、经营、管理的重要组成部分
企业的根本任务是以有限的资源投入,生产出符合顾客需求和期望的产品,并获得尽可能多的经济效益,为企业获得最大利益以满足相关方的需求和期望。为此,企业必须把人力、物力和财力资源等生产要素加以系统、科学地管理,降低成本消耗,提高质量和效率,以达到提高经济效益的目的。在企业生产、技术、经营活动中,标准化是一项重要的基础工作。首先,标准化直接为企业的各项生产、经营活动在质和量的方面提供了共同遵循和重复使用的准则:其次,企业进行科学管理,必须通过制定、贯彻和实施标准,建立起系统的、可控的、符合客观规律和行为科学的最佳秩序;再其次,充分利用标准化的简化、统一、协调、优化原则,对企业进行科学管理,可提高工作效率,保证各项工作质量和产品质量,提高企业的经济效益。
2.标准化是组织现代化大生产的必要条件
随着科学技术的高度发达,生产的社会化全球化程度越来越高,生产规模越来越大,为追求资源的合理配置,必须在全社会进行跨国界的专业化分工,现代产品的功能和结构越来越复杂,要求分工越来越细,协作范围越来越全球化。这样大规模的现代化生产必须依赖标准化,使生产活动高度协调统一,使生产的全过程受控并有序地、系统地联系起来。
3.标准化是实现管理科学和现代化的基础
企业的科学管理离不开标准化,早在1911年,“管理之父”泰勒就在《工业管理原理》一书中指出:标准化为企业科学管理提供了科学的方法和途径。标准是当代先进的科学技术和实践经验的总结,是指导企业各项活动的依据。标准化把企业生产全过程的各个要素和环节组织起来,按系统工程的原理,使输入转变为输出成为增值的过程,各项活动达到规范化、科学化、程序化,建立起生产、经营的最佳秩序。
4.企业标准化有利于促进建立完善信息系统,充分利用信息技术,推动企业使用高新技术,实现技术进步
企业建立和完善信息技术,不仅能对常规的标准化信息及情报进行有效的管理和控制,使生产、经营、管理的各个环节和岗位能及时获得并使用有效的标准化信息,更重要的是应用计算机、数据库、传感技术、网络和远程通迅技术在电子商务、计算机辅助生产、计算机辅助管理等方面推动企业技术革命,使企业运用新技术获得更大的成功。
八、企业标准化与ERP系统共同作用于企业,才能从本质上提高企业的国际竞争力
随着市场经济体制的形成,市场竞争不断加剧,当前企业的生产规模、经济实力、技术能力已经不完全是决定企业在市场竞争中取胜的主要条件,而信息化手段和能力已成为企业在市场竞争中取胜的重要手段。而ERP系统正是能够满足企业的这种需求,为企业决策者在激烈的市场竞争中,依据企业大量基础数据信息,对市场作出快速反应,从而在竞争中占得先机。
某些人认为引进ERP系统,就可以提高企业的管理水平,企业标准化就失去了作用,这句话显然是不对的。信息化只是一种手段,本身并不能创造任何东西,不会变革企业管理,信息化只能加快对信息的响应和处理速度,实现信息共享,提高办事效率而已。而企业如果按照企业标准化要求建立起企业标准体系表,并能贯彻实施此标准体系表,将能从大到企业战略规划管理,优化企业资源配置,产品开发创新、优化经营管理、加速技术改造和提高企业经济效益,小到企业每一项业务都有其工作流程,做到企业从上到下的有序、高效运行管理。能从根本上提高企业的管理水平,提高企业的竞争力。
当然ERP系统把企业的基础数据进行了集成,是企业达到更高层次经营管理能力的构架和平台,提高了企业在竞争中的反应速度。当然企业的管理水平越高,越能充分发挥ERP系统在企业管理中的优势。所以企业标准化与ERP系统是相辅相成地共同作用于企业,相互促进。能有效地充分利用这两种手段对企业管理的贡献,将不可估量地提升企业在市场中的竞争能力。
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1电子计算机在企业管理模块中的实际应用分析
文件处理、财务管理和数据信息是现代化企业管理的3大模块。文件处理是指表格与统计,财务管理是指财务核算与查询,数据信息是指营销与人事管理。实践表明,电子计算机计算在企业管理的3大模块中均有很高的应用价值。
1.1文件处理
文件处理是企业管理中基本的工作形式。由于企业的文件量非常庞大,且繁琐复杂,需要建立大量的表格进行数据的分析与保存。在电子计算机尚未普及之前,所用的文件处理方式为人工处理,即依靠人工绘制表格与填写数据,采用该方法需反复核实,工作效率低。应用电子计算机技术,利用软件,可实现高度的自动化文件处理,即只需要将繁琐的数据全部输入计算机当中,数据的计算与分析都可以由计算机自行完成,采用该方法工作效率高,且精确性高。
1.2财务管理
企业经营规模越大,财务管理工作越为繁琐,仅仅依靠人工进行财务管理是不现实的,一方面容易出现纰漏,另一方面财务数据容易被篡改,影响企业的经济效益;因此,在企业财务管理当中电子计算机技术的应用具有重要的应用意义。美国微软公司推出的Excel和VBA等系列软件,已被国内外财务管理人员公认为是强有力的财务信息分析与决策支持软件。在企业财务管理中应用电子计算机技术,可利用电子计算机的查询功能,管理各个生产季度的财务信息,帮助财务管理人员进行全面的财务状况分析。此外,电子计算机技术具备良好的保密性能,财务人员可通过软件对保存企业重要财务信息的文件夹设置密码,以防止财务文件被恶意篡改。
1.3数据信息
通过电子计算机进行企业数据信息处理主要是基于EDI系统实现的,在电子数据通信网络的支持下,对企业内部的全部数据信息,包括人事管理信息、营销计划信息和生产状况信息等内容,以既定的计算机技术协议为标准,实现对企业数据信息的结构化管理,并且在各项数据之间实现完美的转换,如以生产状况信息影响人事管理信息等循环性的关系。EDI系统结构如图1所示。通过电子计算机进行企业数据信息处理可提高企业数据信息的管理效率,节约人力资源,显著提高企业管理的信息化水平。
2企业管理中重要的电子计算机技术手段应用分析
在现代企业管理中,常见的.电子计算机技术手段主要分为信息统计技术和信息安全技术。
2.1信息统计技术
21世纪已是信息化时代,计算机是主要的载体,在企业管理中应用电子计算机技术可帮助企业及时了解市场信息,掌握市场动态,以制定更具战略意义的营销方案。网络的信息流量非常大,且良莠不齐,既有可促进企业发展的利好信息,也有影响企业进步的负面信息,因此需要通过电子计算机技术加以甄别,同时对所甄别得出的有用信息进行总结与分析,以增强企业的市场竞争力。频率分布的编制方法———统计表格法和绘制频率分布的形态———统计图形法均是在企业管理中常见的信息统计技术表现形式,其有助于促进现代企业信息化建设与发展,提高企业管理的信息化水平。在科学的企业信息化网络体系之下,以电子计算机为载体,分析辨认与企业有关的一切数据信息,可更好地促进企业管理进步。
2.2信息安全技术
为了避免重要的资料与信息外泄,危及经济效益甚至是生存发展,企业对于信息安全技术都非常重视。以电子计算机为载体,通过采用信息安全技术,以保证企业内部的信息安全,防止出现信息外泄的现象。信息安全技术又可细分为防火墙系统、信息加密技术以及网站访问控制技术。
2.2.1防火墙系统
企业建立防火墙系统的主要目的是使企业内部网络与外部互联网实现真正的隔离,这也是国际范围内常用的信息安全防护技术之一,可有效防范黑或者病毒入侵,以保护企业数据信息的安全。防火墙系统在企业管理当中的应用原理是针对任何意欲突破企业防火墙系统的不法分子实行实时的监控,以期杜绝盗窃企业重要数据信息情况的出现,防止企业信息外泄。同时,企业的防火墙系统管理人员应针对系统的运行情况进行全面的监控,及时发现问题并进行处理。
2.2.2信息加密技术
信息加密技术主要是基于软件实现的,其核心的功能是防窃。企业以电子计算机为载体,合理采用信息加密技术,以防止企业外部或是内部的人员恶意盗取企业的数据与信息,扰乱企业的生产经营方案与市场定位策略。如果企业内部的网络数据和信息遭到窃取而外流,对企业所造成的影响很可能是毁灭性的。在现代企业管理当中,以电子计算机为载体,以软件为实现平台,建立一种安全稳定的计算机信息安全技术是现代企业实现信息化管理的必由之途。
2.2.3网站访问控制技术
企业网站的访问控制被誉为现代企业管理的第1道防线,也是电子计算机的应用价值体现。一般而言,网站访问控制技术的主要功能分为如下2个部分。
1)甄别用户是否具备登录网站内页的资格与权限,可理解为身份扫描,对于不具备登录网站内页的资格与权限的用户予以拒绝,对于部分保密等级较高的页面还可通过实施验证码回复,来强化访问控制的力度。
2)划定用户的访问范围,即对用户所能涉及并浏览的内容进行严格的控制与规范,系统会自动阻拦用户登录其被拒绝访问的页面,以降低企业信息安全的风险性。
3电子计算机的应用对提高企业管理水平的现实作用分析
应用电子计算机及其相关的技术手段与软件载体,可促进企业管理实现现代化。
3.1推动企业实现信息化管理
通过应用电子计算机可有效推动企业管理实现现代化。以电子计算机为基本的载体,建立完善的MIS,以取代传统的企业管理模式,这是一场革命性的企业管理模式转变。通过应用电子计算机,可逐步完善企业的基础管理工作,将原本笼统的管理工作进行细化处理,以帮助企业实现现代化管理。
3.2为企业管理提供可靠的技术支撑
1)在市场竞争越演越烈的情况下,企业的生产经营模式也势必发生较大的变化,在此背景下,沿用传统的人工管理方式显然是行不通的,这样不利于企业的发展进步;因此,应以电子计算机为支撑,利用相关的技术手段和软件,对繁琐信息进行有效管理。
2)在支撑企业采用现代化管理方法方面,任何现代化的管理方式均需要以电子计算机为实现的载体,如线性规划、目标规划和财务统计等。实现对领导阶层决策的支撑(即DSS)。任何企业的决策都需要在详细收集本企业特定时期内经营信息的基础上进行,采用仿真模拟法或者经济数学模型法进行全面的分析,以保证决策的合理性与可行性,并实现对执行方案的深度优化。而采用仿真模拟法以及经济数学模型法都需要以电子计算机为实现载体,以保证决策方案的科学性。
4结语
综上所述,应用电子计算机及相应的软件技术是企业管理的必然趋势,其很大程度上决定着企业的发展方向与经济效益。现代企业应充分结合本企业的实际情况,引进电子计算机技术以及相应的软件,建立完善的企业管理体系,以适应高速发展的市场需求。