1、开头写称呼：根据约稿的对象不同，称呼也不同；
2、正文：约稿的要求（稿件的具体要求）；
3、结束语：此致 敬礼 一类的。
4、约稿人（或单位）的名称；
5、日期。
例：
约稿信
各位数学学专家：
您好, 欢迎您关注两刊《数学学报》和 《数学研究》。 两刊均是中国数学学会主办的综合性数学类学术期刊，登载国内外未曾公开发表的具有原创性的数学学研究论文、前沿领域综述（结合本研究组重要成果）和研究快讯。两刊均为月刊，国内外公开发行。已被SCI等国际著名检索系统收录。
两刊在SCI中的影响因子和总被引频次等各项期刊评价指标在国内数学类期刊中一直处于领先地位，影响因子已7年以上达到国际同类期刊的中上水平。为进一步提高两刊的学术质量，扩大两刊的影响，经两刊编委会讨论，现向作者诚征优秀稿件。
（1）凡编委推荐或审稿意见特别优秀的稿件，可优先在两刊上发表。若在两刊 “研究快讯”栏发表，不影响作者将更详细的研究成果投国外知名的刊物；若在国外知名刊物上已发表了研究快讯，更详细的结果可在两刊上发表。
（2）两刊欢迎作者结合自己的相关创新成果撰写“前沿领域综述”类稿件，编辑部将对评审通过的这类稿件优先安排发表。
衷心感谢您对两刊工作的大力支持！
投稿或其他详细信息，请登陆我们的网站
此致
敬礼！
《数学学报》编辑部
2010-12-516
给你两个示例，就是如此这样去写：
约稿函一般不会变动
《花火》稿费80-100/千字
《花火》编辑部郑重承诺：
1、《花火》只收能够震撼和打动编辑的稿件，不要无病呻吟和纯粹赚金之作，须知编辑也是凡人，能打动编辑方能打动读者。
2、电子邮件来稿均在半月内初审完毕（邮箱设有自动回复）。
3、每月10号截上月稿。
4、文章一旦刊发，第一时间即寄样刊，出刊后一个月即寄稿费。
5、稿费100—150/千字。
邮件投稿：
语笑嫣然的邮箱
（设置的是自动回复，投稿之日算起十天内没有收到留用的通知那就表示您的稿子不适合我们杂志，您可以另投。
所以，估计可能大约maybe通常的情况下是无法做到来稿必复的，介意的朋友可以选择别的编辑，
不介意的朋友，若是您觉得回复是非常非常非常非常……N个非常，必要的，
那就请在投稿的时候额外注明，我会根据您的稿子的情况，争取能给您回复。）
乐小米QQ：41688395
乐小米邮箱：
（来稿请注明“花火约稿”）
所有筒子们哪，给偶稿子的时候恁千万注意啦。
1、别给我长篇；
2、邮箱投稿不接受附件
3、一次给我一个稿子，让我相信你是现写的。
4、稿子有结果的话，我就在QQ上出签名了，大家可以来问。
5、字数不要太多的，能精致如西湖别让它滔滔如长江。
除非，你的稿子确实精彩非常！为了你能上稿，请听我的忠言逆耳。
6、网络上发表过的，我们不能要。请见谅。
7、我的Q抽筋，未必你的留言都能看到，所以请原谅。不介意的话，多给我发一次。
8、我不常在线，并不意味我不负责，只是和你的沟通能少一些。
但是一旦涉及到稿子的时候，我不会含糊和你的沟通的。
9、好好写稿子，我能读出你的心来。
10、别来要样稿，要得就是你的风格，只要你适合我们读者年龄就可以了，所以好好写吧。
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信件投稿地址：湖南省长沙市侯家塘330信箱
邮编 410007请在信封上注明要投稿的杂志。------------------------------------------------------------花火B各栏目约稿函如下:《花火》B版约稿函文字干净清澈，风格或温暖美好，或忧伤淡雅，注重故事的可读性。感情真挚，饱满，力图打动人心。注意：花火杂志的整体要求是，文章一定要感人，看完后要给人震撼的感觉。文字要细腻煽情，行文中要突出青春的气息。男女主角的感情发展一定要描写得要充分而曲折，整体风格偏向于伤感。花火B版是校园版，故事要纯情干净，贴近学生生活，语言感觉上讲究一定的文学性，切忌切忌，我们不要内容太成熟语言太都市的文章。栏目版块设置：1 【樱桃盛夏】（2-3篇） 暖心或是活泼的校园青春爱情小说。 风格纯真绮丽，情节新颖，语言清新温暖，纯真年代里点燃我们青春的第一线阳光。 （4000-7000字）注意：此栏目的语言可以稍微活泼温暖，但是内容不能太稚嫩了，同样的，文字也要清新。恶搞的或者太过活泼的也就是那种大大咧咧的文不要给了。另外，从小青梅竹马一直到大学毕业的那种故事我不喜欢。当然，桥段可以是老的三角恋或者四角恋，但是内容请一定写出新意，最好让我看到就觉得很有意思眼前一亮的感觉。2 【指尖花凉】（1-2篇） 感伤的校园青春爱情小说。 风格唯美浪漫，文字清澈干净，感情细腻，将唯美与忧伤融合在笔端，你的欢喜与感动，眼泪与微笑，让我们细心聆听。 （4000-7000字） 注意：这里要的是感伤的校园故事，那么文字一定要精致优美。行文中情绪渲染比较充足，也就是煽情的文字比较好过。但是请不要无病呻吟凑字数。伤感啊，那种俗套的出车祸死了，先天性心脏病，单亲家庭等等，好吧如果你喜欢一定要写你也可以写的，但是一定要记得我说的，角度特别一点，内容要特别一点。校园稿子早就写烂了，要出新的话，行文角度和故事结构很重要。 总结一下：我要的校园稿，文字一定要优美细腻，文章内容要尽量贴近学生生活，要让读者觉得这就是发生在她们身边的事情，不能为了写故事而刻意编造不真实的远离大众的故事。行文中感情要充沛，情绪和环境渲染要充足一点。文字不能沉闷，故事看上去要有味道。总之，文字优美的，感情充沛的，煽情的，真实的，这是一定要注意的。3 【主义之扉】（1篇） 文学性较强的佳作。 ①有关成长的青春小说。友情。亲情。爱情。青春。叛逆。张扬。贴近社会真实情感，成长路上的青涩风景。②另类独特的青春小说。 （4000-7000字） 注：这里的文章没有固定的模式，只要文章内容有自己的特色即可。但是千万要记住，不可脱离杂志的整体文字风格。4 【古匣沉香】（1－2篇） 古代爱情小说。 或唐时宫廷官女，或19世纪旧年代的闺阁秀女，写不尽道不尽的烟雨红尘事。胜在文字优美幽婉，情节曲折感人。 （4000-7000字） 注意：古代稿子仍以爱情发展为主题，文字要优美细腻的，可以经典重现，但是故事一定要出彩，入题要快。风格以浙生一、语笑嫣然的稿子为代表，大家可以参照学习。5 【天泪之城】（1篇） 童话/魔幻小说。 可避开俗套的天使与恶魔，背景架设不限常规，比如欧洲中古世纪呀，古代印度天竺呀等等等等，五光十色的异度空间下，一定会有别样的精彩呈现。 （4000-7000字） 注：此栏目目前所上的稿子均为奇幻稿，古代或者架空背景，语言优美，以感情发展为主线，奇幻元素为点缀。不要那种故事阴郁的奇幻稿子。6 【新鲜柳丁橙】（1篇） 新人推荐。以上各个栏目均可写，择其具有潜力的新人写手做推荐介绍，附照片及200字个人简介。 （4000-7000字）7 【斑马森林】（1篇） 悬疑/推理/恐怖小说。 神秘离奇的故事。语言生动，悬念迭起，扑朔迷离，环环相扣，故事可读性强，引人入胜，让读者有身临其境的恐惧感。情节新颖曲折，结局出人意外。 （4000-7000字） 注意：推理故事，对文字感觉的要求是一致的。要求入题快。代表作品白少邪短篇推理。 所有栏目样文可去魅丽论坛，参照花火B版3到8期文章。※注意事项※《花火》B版编辑邮箱：纪小纯（QQ：11726476）：（回复时间半个月内）微酸袅袅：（一般无回复，回复的话，至少半个月）云湘暖： QQ：37900710.有自动回复，一般3-7个工作日内我会给出初审意见。）※注意事项※ 1、请各位大大投稿时细看一下栏目具体要求，暂不收诗歌及散文杂文类型，上面已有的内容我不再多做解释。未免乱码，邮箱请尽量不要用附件格式，您可以直接复制正文粘贴在写信栏里，我同样可以收到。小小提议一点：注意文章故事性新颖性曲折性感人性，这样比较容易上稿：）2、需要首发稿，拒绝一稿多投，每月18号截稿，25号出结果。3、请跟定其中一位编辑投稿，以免引起混淆。4、来稿一经采用，出刊之时立即邮寄样刊。并且在见刊一个月后支付稿酬，决不拖欠。稿费千字100--150元，依质而定。另外，每月调查表的前三名文章，会分别给作者300、200、100元的奖励。
（4）长度：具体的不一样，征稿里有介绍。
（5）投稿方式：多是邮箱，也可以邮寄，征稿里有介绍。
（6）要求：要求不一样，看各个杂志的要求来写。
《化工月刊》约稿函 各公司、部门： 为了进一步提高化工月刊的质量与数量，及内容的丰富性，根据企业文化考评制度及各公司、部门工作内容进行约稿，4月份的约稿内容如下： 一、约稿内容 约稿内容一、 五一国际劳动节即将来临，为颂扬默默奉献在生产建设一线的劳动者，化工集团月刊拟出版“你好！化工劳动者”专版（主题），现特向各公司约稿，具体内容和要求如下： （1）照片 1、群体类（能够充分表现出普通劳动者快乐向上的精神面貌和热火朝天的劳动场面） 2、个人类（面部表情和肢体语言要快乐、朴实，具有劳动现场感觉，能够充分表现出普通劳动者快乐向上的精神面貌） 注意：1、照片角度要新颖，要有艺术表现美感，以突显劳动者吃苦耐劳、默默奉献、认真负责、积极快乐、热爱公司为第一宗旨。2、每副照片配详细的图片说明。3、每个类别3张。 （2）短文或诗歌 歌颂劳动者和劳动者自己的短文或诗歌，短文不超过300字，诗歌不少于10行，不多于15行。要求语言精美，能够紧扣公司发展主题，能够表现劳动者吃苦耐劳、默默奉献、认真负责、积极快乐、热爱宜化的精神风貌。电石一、二公司、PVC、水泥项目部、多晶硅、同源化工，惠正包装（可积极参与）各1篇，任选体裁。 约稿内容二、 2012年全集团以“抓管理苦练内功，降成本增创效益”为全年的工作主题。2012年已经过去四个月，各单位降本增效采取了哪些措施，取得了哪些效果，遇到了哪些困难，有哪些好的建议和计划？围绕本主题，以下公司部门进行投稿字数不限。 1、财务处报道一篇关于全面清产核资工作的前期筹备、开展进度、清产结果的内容。 2、物资供应公司报道二篇（1）关于采购系统如何继续加强战略性采购，第一季度是否实现吨电石原料价格比红线价降低50元的内容；（2）关于物资采购系统控制手册及实施方案的内容。 3、 综合处人力资源报道一篇关于PVC管理人员优化上岗的内容。 4、企管处报道一篇关于成品、原料质量管控的内容。 5、电石一公司报道二篇（1）把持器技改内容，（2）气烧窑定气方案技改的内容。 6、电石二公司报道三篇（1）212#炉筋片改造相关报道；（2）60万吨安全验收顺利通过的报道；（3）为减少天然气用量，东西厂区12台电石炉并气的报道。 约稿内容三、 4月份为化工集团的安全活动月，安全是最大的政治，安全是最大的效益。围绕安全工作、生产，进行投稿。安全责任单位（安环、电石一、二公司、多晶硅、同源化工各拟写1篇稿件。（如可以以“安全无小事”、“身边的安全事故”“血淋淋的教训”等点切入拟写。） 约稿内容四、 企业文化建设、工会类的投稿：关于慰问、文体活动、班组建设 等相关报道。（各职能处室、分公司、项目部党工团主管各投稿一篇） 约稿内容五、 PVC、水泥项目部，须各报道一篇关于项目工程进度或是项目建设信息动态的报道。 约稿内容六、 其它 （1）同源化工首届三次职工代表大会及晚宴的报道；（2）同源公司绩效管理培训报道。 三、约稿对象 集团各公司、部门 四、交稿要求 1、各公司在5月7日上午下班以前将本公司的约稿内容打包，以“**公司五一专刊约稿”命名，上传至电冶平台范云、李颖、马英文的平台，不在约稿内的也可以投放，字数不限，所有的投稿最好都有照片匹配。 2、投稿须是原创，如有摘抄和转载的文章落款要标明，此类投稿如被选中的按投稿奖励制度给予稿费但不加分。 3、以后的月刊以约稿的形式投放，已约稿的公司部门一定严把稿件质量关，质量过差投稿未成功的，按缺稿数量扣相应分值，各公司、部门主管、综合部长一定要重视此项工作。 联系人： 范云、李颖、马英文 综合管理处 二〇一二年四月二十八日
约稿信
尊敬的×××老师（先生/女士）：
您好！××年度下学期的×××报的出版已接近期末。一学期以来，“×××”板块在你的大力支持下以依纲靠材、紧扣考点、突破难点、信息新鲜、容量适中、指导性强而深受师生的欢迎，无论老师还是学生都十分重视这板块的阅读与使用。
是你花了大量的时间和心血去研究中考的或教学的信息，是你在与报社编辑的交流中不厌其烦地几易其稿，使稿件精益求精，是你百忙中为我市学生作出了辛勤的奉献。我代表报社××编辑部向本学年为报社辛勤撰稿的优秀作者表示崇高的敬意和衷心的感谢！
在××学年×学期约稿之际，我优先约请曾为报社“×××”板块编写过高质量稿件的优秀编者——您为×××××××的编者。希望你能继续和我们合作。谢谢！
祝
身体健康，家庭幸福！
编辑×××
××××年×月×日
编写要求
……
[注]字数控制在×××以内（含答案）。架构参照[体例]。
建议您在××年×月×日（星期×）前交稿，稿件用电子文本（A4页面，正文5号宋体）发至指定电子邮箱——
邮箱：×××@×.com
投稿时邮箱“主题”写上“×××”字样。
稿件请切记写上撰稿人的姓名、邮箱地址、单位、住址、邮政编码，以便交流意见及稿件发表后寄送稿酬与证书、样报。
附：
×××编辑家庭电话：×××××
手机电话：×××××
