物业管理相关论文

物业管理是指物业管理企业接受业主、业主委员会或者其他组织的委托,对物业进行维护、修缮、管理,对物业区域内的公共秩序、交通、消防、环境卫生、绿化等事项提供协助管理、服务的有偿活动。下面是我为大家整理的浅谈物业管理论文，供大家参考。

摘要：随着我国经济实力不断增长，社区物业管理也迅速发展。然而，越来越多的问题突显出来，一定程度上制约了我国物业管理行业的发展，使得我国物业管理行业在市场化日趋成熟的大环境下缺乏一个明确的发展方向，进而难以取得突破性发展。为此，对我国城市社区物业管理中现存问题展开深入挖掘，探寻问题形成的原因，并在此基础上探索优化我国城市物业管理的解决 措施 ，对促进我国城市社区物业管理的发展有着重要意义。

关键词：城市社区;物业管理;业主

1我国城市社区物业管理现存问题

城市社区物业管理 企业管理 能力有限

与发达国家相比，我国社区物业由于起步较晚其发展相对滞后，加上国内物业管理方面人才匮乏，致使城市社区物业管理企业大多管理能力不足。主要体现在两个方面：其一，物业管理企业与业主、房地产开发商三者关系处理不到位。其二，将物业管理的重点放在对外宣传上，而自身实际管理 经验 的累积和管理相关设施发展与宣传相悖，在一定程度上导致我国城市社区物业管理企业高科技管理设施逐渐成为摆设，难以发挥其应有的功能和作用。

服务观念落后

我国城市物业管理企业服务观念落后，致使我国城市物业管理服务质量难以显现。主要体现在两个方面：其一，我国城市物业管理主观原因致使其行业定位存在偏差。我国城市物业管理企业没有找准行业定位，将自己定位为管理者，而不是服务者。这是因为物业管理企业自身服务观念落后，没有认识到物业管理的职能是服务。由于这种错误的行业定位，致使我国城市物业管理服务质量差。其二，前期物业定价过低、后期业主拖延或拒缴物业费等客观因素致使我国物业管理企业难以提供优质服务。而业主一旦拖延或拒缴物业费，物业管理企业就会更加消极懈怠，极大打击物业管理的服务意识，难以提供优质的服务，由此形成恶性循环，制约了我国城市物业管理整个行业的发展壮大。

业主思想观念存在误区

我国城市物业管理行业飞速发展，多数业主的消费理念相对落后，仍处于计划经济时代单位大包大揽免费午餐的状态，尚未形成“等价交换”的消费理念。此外，多数业主对物业都缺乏正确认识，自律性差，一味追求“低价格，高服务”。不少业主都存在拖延或拒缴物业费现象，降低了物业管理企业收费率，降低了物业管理人员服务的积极性，同时也影响了更多社区居民的利益。

2我国城市社区物业管理现存问题的原因

相关法律法规不健全

由于我国城市社区物业管理相关法律法规尚不健全，赋予业主大会以及业主委员会的法律地位不高，使得业主大会在实际运作中谈判处理社区物业管理问题难度增加，协调成本逐步增长，业主大会难以充分发挥其职能。此外，针对业主大会、业主委员会的监督机制尚不健全，其实际运作中难以做到“民主、公开、公平”，导致业主委员会和业主大会并不能完全代表广大业主利益。也正是由于我国城市社区物业管理相关法律的建设力度较弱，尚未出台具有针对性、地方性的物业管理相关法律法规，致使社区物业管理企业与业主二者之间的权、责、利关系不明晰，对于二者之间出现的纠纷，也尚未出台相关法律法规明确指出处理办法。究其根本，主要是由于我国房地产行业发展迅速，社区物业管理行业也飞速发展，而与社区物业管理行业发展速度相比我国出台的有关社区物业管理的法律法规难以同步，从而制约其发展。

市场机制不够完善

近些年，我国物业管理行业飞速发展，逐渐成为我国现代服务业的重要组成部分，但由于我国物业管理行业的发展起步较晚，市场机制尚不完善，使得业主跟物业管理企业之间处于无休止的纠纷中。市场机制的不完善，严重影响了市场经济环境下物业管理体系的发展和完善，物业管理企业缺乏一个良好的监督环境，以及招投标的标准化、透明化程度低，致使违法违规现象时有发生，使得物业管理行业在市场经济的发展活力不足。另外，由于监管机制体制的不健全，在一定程度上导致了物业管理企业的职能和责任难以充分履行，加剧了物业管理市场的混乱。也正是因为市场机制不完善，导致物业管理缺乏一个良好的竞争环境，使得市场经济的竞争机制建设不完善，进而导致物业管理企业在实际运作中不规范，管理水平低下。基于物业管理企业的不规范操作，在一定程度上引起了业主的不满，进一步影响了业主参与自治的积极性。

社区业主自治程度不够难以满足现实需求

按照我国 传统 文化 ，老百姓花掉毕身积蓄购买商品房就是为了安居乐业寻找归属感。但是面对与物业管理的纠纷得不到解决，让很多业主对物业管理行业失去信心。一方面，业主缺乏自治观念。有些小区几年没有举行过业主大会，各家自扫门前雪，对与自身利益无关的物业管理事务莫不关心。业主大会无法正常召开，业主委员会也就无法成立。在面对利益受到侵害时，缺乏良好的维权 渠道 。其次，不少小区业主委员会管理不规范。业主委员会应该是由业主大会公开选举而来，但是不少小区从选举到后期的管理运作都极为不规范。业主委员会不能代表业主利益甚至还和物业管理企业共同侵害业主利益。一部分小区业主委员会虽然是正规流程选举而来，而业主委员会成员管理能力缺乏，在帮助业主维权过程中力不从心。这些情况都让业主委员会形同虚设，无法发挥应有的作用。

3优化我国城市社区物业管理对策

健全相关法律法规

物业管理虽然在我国发展了多年，但是相关法律法规还是滞后。开发商、物业公司、业主之间发生纠纷，往往没有详细的法律法规提供法律依据导致纠纷无法通过法律手段妥善解决。根据物业管理的特点，主要从两方面来完善法律法规。一方面要健全地 方法 规。我国各地区经济文化发展情况差异很大完全依靠国家制定的法规往往不能解决实际纠纷。根据各地方实际情况来制定物业相关规定，在物业管理过程中才能更加切合实际解决物业纠纷。如：收费原则、收费标准、服务构成、管理方式等细节上的问题都要有详细的法规来规范，这样才能使出现纠纷有法可依。另一方面，要制定完善的投标制度。当前物业管理一个重要问题就是业主不能自主选择物业公司。完善投标制度，通过业主大会来公开选择广大业主青睐的物业公司。一旦达到自由选择物业公司，物业公司为了获取市场必然要极力提供良好服务得到业主口碑，获得良好的公众印象。公平公开的市场竞争才能促进物业公司服务观念的改变以及管理能力的提高，最终得到长足发展，同时业主也得到良好服务和避免纠纷。

认清行业本质找准行业定位

首先，要处理好物业管理者与业主之间的定位。物业管理者在业主面前，既不是高高在上的“管理者”，也不是卑微受气的“仆人”。对于物业管理者，应该将自身定位为服务者，因为物业管理本质上是服务业。每一个物业从业人员都应该遵守职业道德，认真为业主提供服务，以及不断提高自身物业管理能力。遇到业主问题要耐心解决，时刻把自己定位为一个服务者。对于业主，也要摆正自己的位置。不能把物业管理者当作自己的仆人，通过正规流程去处理物业问题，而不是通过威胁和拒绝交物业费等方式来“维权”。其次，房地产开发商与物业之间的定位。开发商与物业应该是相辅相成的，二者相互支持相互帮助才能出现共赢的局面。一些开发商对房屋建造偷工减料等等，导致后期物业公司难以应付，这使物业公司失去管理信息和业主纠纷不断。一些物业公司为了获得市场，前期给开发商报出过低的物业费用吸引业主购买商品房，但在后期却无法按预期提供服务，最终只会纠纷不断。优质小区建设规划，会给后期物业管理减少很多不必要的纠纷，提供一个良好的服务平台，并能使开发商获得公众的信任与支持。

完善相关 规章制度

首先要进一步完善招标制度，做好事前监督。在确定由哪家物业公司入驻社区参与物业管理之前，必须要有一套完善的招标制度来选择符合要求的优质的物业管理公司。公平公开的招标制度，让更多的物业公司参与竞争从而促进物业公司自我提高和为业主提供更优质服务。通过严格的招标制度和招标流程来筛选合格的物业公司，是对业主负责同时也是对物业管理行业负责。其次，初始物业公司选择市场化。在实际物业管理过程中，开发商与物业管理公司关系往往非常暧昧甚至物业公司是开发商下属公司。根据《物业管理条例》规定，物业管理企业和开发商应该是合同关系。开发商在进行商品房销售过程时，物业公司提前入驻社区，往往这个物业公司和开发商有着千丝万缕的关系。之后又缺乏自由选择物业公司的体制，导致物业和业主纠纷不断。最后，建立完善的业主投诉制度。近年来的物业纠纷越来越多，业主利益受到侵害时没有畅通的投诉渠道和完善的投诉制度只能采取 其它 不理想的维权方式。如此一来，物业和业主之间的纠纷就得不到妥善解决从而恶性循环。纠纷得不到妥善解决，让业主对物业管理行业失去信心从而不愿意交物业管理费。最终导致物业管理企业得不到良性发展。

完善监管机制，物业管理健康发展

首先，要加强物业公司资质审核监督。对物业管理企业资质信用度等方面进行严格的审核，杜绝不符合要求的企业进入物业管理行业。这既是保障业主的利益，也是保障物业管理行业的利益。其次，加强物业管理行业竞争规范化监督。当前物业管理市场竞争日益激烈，不少物业公司为了夺取市场，不顾市场规律，承诺过低的物业费，入驻社区后又不能盈利从而通过降低服务质量违规收费等方式来保证自身利益，最终导致业主不满，从而纠纷不断。同时恶意低价竞争和乱收费扰乱了物业管理市场，破坏了物业管理行业形象。最后，要加强对业主委员会的规范化监督。业主委员会是由业主大会选举而来，代表广大业主利益的业主代表。政府加强对其监督管理，使其规范化运作真正代表广大业主利益。

作者:谈丽艳 单位:长江师范学院

参考文献:

1谢家瑾.对物业管理向现代服务业转型升级的粗浅认识[J].中国物业管理，2012(10)

2上海市物业管理行业发展现状[J].中国物业管理，2010(1)

3刘拓.我国物业管理问题研究[D].济南：山东大学，2010

4王光荣.城市社区物业管理难题的破解策略[J].兰州学刊，2013(2)

5寇晓燕，张居盛.社会协同视角下的物业管理困境与化解[J].求索，2013(1)

6黄闯.城市社区物业管理良性发展的路径分析[J].长白学刊，2013(1)

摘要：住房保障是重要的民生问题，近年来，保障性住房建设日益规模化，但是在国家政府高度重视，大量的保障性住房投入使用后，后期物业管理过程却面临着前所未有的挑战，物业管理部门与住户间的矛盾横生，十分不利于保障性住房的良性运行。有针对性地根据部门主管、物业管理和住户三大主体探究保障性住房后期物业管理中的问题并提出相应的破解策略，对保障性住房后期管理的“绿色”发展具有十分积极的意义。

关键词：保障性住房;后期物业管理;河南安阳市

一、研究背景及意义

大规模实施保障性安居工程是党中央、国务院的一项重大决策。为加快发展保障性住房建设，快速解决城镇低收入家庭、外来务工人员以及新就业群体的住房困难问题，逐步改善城市中等偏下收入家庭、棚户区居民的居住条件,实现住有所居目标,推进河南城镇化快速健康发展，自从2011年以来，河南省多次出台了关于保障性住房的政策建议和意见：2011年12月21日《河南省人民政府关于加快保障性安居工程建设的若干意见》，提出要进一步规范廉租房和经济适用住房建设方式、审核机制、售后管理,建立可持续发展的廉租房和经济适用住房制度。2012年河南省政府出台《关于加强廉租住房和公共租赁住房入住管理的指导意见》颁布，要求逐步降低保障性住房准入门槛，同时将新就业职工和外来务工人员纳入公租房保障范围。2013年河南省住房和城乡建设厅《关于做好2013年城镇保障性安居工程工作的通知》提出要加快推进保障性住房建设，切实落实保障性住房配建政策，积极推进棚户区改造。2015年《关于加强公共租赁住房管理的若干意见》中提出实行配售的措施，这些都是保障性住房建设和管理过程中不可缺少的制度保障。由于政府的积极作为，河南省的保障性住房已经形成了以廉租房和公租房为主体，经济适用房、两限及定向安置房等为补充的多元化体系。保障性住房的后期运营管理主要包括：准入退出、租金收缴、物业管理、社区文化建设、配套设施经营等方面。《国务院办公厅关于保障性安居工程建设和管理的指导意见》(国办发〔2011〕45号)规定，“保障性住房小区可以实行住户自我管理、自我服务，也可以聘请专业机构提供物业服务”，对保障性住房后期物业管理提出了指导性意见。本文基于对安阳市的保障性住房后期物业管理的实证研究，对保障房后期物业管理过程中的问题做出较为详尽透彻的分析，从而有针对性地提出解决策略，这将促进安阳市保障房后期物业管理的进一步完善;而且，通过改善住房条件和环境，切实解决目前居住在保障房内群体的后顾之忧，也有利于提高中低收入群体的幸福指数;同时增加普通群众对后期物业管理工作的配合和支持，对有效降低后期管理过程中的阻力，促进保障房后期物业管理的可持续发展具有积极的推动作用。

二、问题解读

(一)从部门主管方面发现的问题

对于保障性住房部门主管，主要是以访谈的形式进行，谈及保障性住房不少主管表示正在逐步完善相关配套措施，对于后期管理这部分，将会继续沿用政府委托物业进行管理的形式开展，但其中也暴露许多问题，主要有以下三个问题。第一，政府的资金压力过大。保障性住房资金来源主要是财政资金、房租以及配套设施经营收益。随着房屋规模扩大，包括行政人员、管理人员等费用开支扩大，而政府仅向民众收取金额很少的房租及物业费，随着时间的推移资金的压力就越大;第二，有些官员怕担责任搁置手中的房源，使保障房不能发挥它应有的功效;第三，居民的资产审核困难及退出意识淡薄。由于我国尚未建立起与市场经济体制相适应的金融信用体制和居民个人收入申报制度，个人收入和金融资产不公开透明，缺乏有效的收入监控手段和相关的调查统计手段。当资产审核时出现漏洞，导致有些保障房内居住的是有房有车以及将房屋租售的业主，违背了设立保障房的初衷。此外，保障房退出机制中的奖惩措施力度不明显，关于退出概念模糊，缺乏激励机制，导致住户一旦居住在保障房内就不想退出，居民自愿退出的动力严重不足。

(二)从物业方面显示的问题

问卷上涉及物业的问题主要包括是否有物业进行管理、物业人员的从业素质如何、是否对物业管理情况满意及主要提供的服务这四题。在安阳市三个不同档次小区中收回的220份有效问卷中得知，156份()小区没有专门的物业公司进行管理，64份()设置物业管理的小区中有127份()问卷结果表示从业人员素质一般，有84份()表示对物业的管理满意度是一般，主要提供的服务有设置门岗、打扫卫生、公共设施维护和园艺绿化管理。调查的结果说明了四个问题：第一，物业提供的服务范围太狭窄，仅限于简单的日常服务，并且住户反映小区安全管理不到位，多发生电瓶车失窃案件，门卫进出没有严格把关导致小区内人员混杂，居民的日常安全得不到保障。第二，物业的小区绿化没有规划到位，并且出现轿车乱停乱放影响交通的现象。第三，物业工作效率较低，出现房屋质量问题如房顶漏水、管子阴水、没暖气等问题没有及时得到回复。第四，缺乏针对性的物业，应根据保障房业主不同需要，不同消费水平制定切合实际的服务业务，做到服务细致化。而与物业管理人员的交谈中发现有些小区居民没有及时缴纳物业费，导致物业工作不能如期及时开展，管道使用期为2年，屋面等使用期为5年，到达一定期限后的维修费、人工费等也是一笔不小的开支。而业主认为物业为了节省开支减少成本而降低服务质量，拒交物业费。解决两者直接的矛盾是目前物业工作的重点，既要保证服务质量又要建立合理机制鼓励民众积极主动缴纳物业费。社区有开展志愿服务站、节日文艺汇演以及读书平台等工作，但大多数居民并没有很好地参与其中，缺少主人翁意识，并没有意识到自己也是小区中一员，不能积极主动的参与社区文化建设。

(三)从住户满意度方面反映的问题

问卷主要从住房概况、物业管理、配套设施、社区建设以及相关政策和退出机制六个方面分析不同住房情况的住户对于保障性住房后期管理中不足及态度观点。在220份有效问卷中70份为廉租房住户，147份为经济适用房住户，3份为公租房住户。主要反映的有以下五个问题：第一，保障性住房所在小区普遍存在公交交通不便，缺乏健身器材以及公共活动场地，社区医疗不健全，社区超市物价偏贵等问题。第二，在邻里关系这方面，的居民选择一般，表示需要加强邻里交流和社区文化建设以及培养社区居民的团结友爱、邻里互助意识。当谈及志愿服务不少居民表示没有参加过社区的志愿活动，如果有条件将非常乐意参与其中，尤其是“以工代费”愿意参加社区劳动来抵消物业费。第三，在后期管理模式这题的居民选择了希望住户和物业自行结合管理，选择政府及相关部门主导，说明住户参与管理的意愿还是很强的，只是缺少一个平台。此外，目前没有物业管理的保障房小区居民表示，之前在小区内有物业进行管理，但由于第四，的住户表示对保障房相关政策不太了解，并且表示不了解投诉举报方式也从来没有举报过，少数住户表示举报过但并未得到回复，物业退出管理。这表明政府及社区的监督机制不够完善，没有一个公开透明的渠道，真正的让民众表达心声，让权力行使在阳光下。第五，多数居民在退出机制这一部分表现出强烈的意愿即不会退出保障房，说明政府在这方面的引导不够，没有让民众建立一个正确的就业观，通过自己的努力提早退出保障房。

三、破解策略

(一)部门主管方面

对于部门主管方面的问题，首先应采取措施“开源节流”，对廉租房和公租房的物业服务收费实行政府指导价，降低政府财政资金的压力，一方面，通过适当的梯度在一定范围内提高租金以及配套设施的承包费用，增加保障房管理的资金来源;另一方面，可在社区居委会组织下由承租人参与物业管理、自我服务，精简物业管理人员的规模，实行竞争性激励机制，提高办事效率;其次，对于住建厅的相关工作人员加强监督，同时健全公示制度，最大限度地避免保障房资源的浪费，使其发挥应有的效用，切实保障住房困难户解决住房问题;最后，对于住户资产审核困难以及退出意愿淡薄的问题，应该成立政府部门人员和物业管理人员相结合的工作小组，确定明确指标，定期入户核查，而且要加大宣传力度，使住户对退出机制加强理解，严格按照资产审核标准和退出稽核标准对不愿主动退出但是不符合保障房入住资格的人员实行强制性退出，同时，建立周转房或周转金制度，在执行强制退出时，提供其他租金较低的公租房给住户或为其提供周转金，助其在社会上租房。

(二)物业管理方面

物业管理公司在对保障房小区进行管理时，应该提供全方位的服务，尤其是安保措施，要切实维护住户的人身和财产安全;同时，“就近原则”接纳本小区内部人员(承租人)参与民主管理，平时注重对工作人员进行培训，提高办事人员的素质，提高办事效率;对住户反应的问题要有专门工作人员整理记录并及时予以解决，要使小区住户对物业管理加强民主监督，健全小区住户的申诉渠道。另外，物业费要按照规定的标准收取，建立合理机制鼓励民众积极主动缴纳物业费，并结合住户的住房状况分层分阶段收取，不能任意更改收费标准。加强住户与物业管理部门的沟通与协商，使管理信息公开化，缓解两大主体间的矛盾。此外，物业管理人员要鼓励小区住户积极主动的参与社区文化建设，使其增强主人翁意识。

(三)住户方面

首先，住户是保障性住房管理的关键元素，保障房后期物业管理的发展需要住户积极支持配合管理工作的开展，民主参与管理，积极建言献策，增强自身的主人翁意识。调查发现，多数住户愿意以“以工代费”形式参与社区管理抵消物业费，所以开展社区内部相互帮扶，不仅可以增进邻里间的关系，而且还可以减轻物业管理的工作压力，对于社区和谐建设也大有裨益。不仅如此，对于流动性强，劳动强度不大，不需要固定人员的工作岗位，可以吸纳大学生志愿者或者社工人员参与其中，有效整合可以利用的人力资源，在保障性住房后期管理过程中是一项积极而有意义的尝试。关于退出机制，要加强住户对保障性住房退出机制相关政策的了解，自愿选择有利的主动退出策略，促进保障性住房退出机制合理公平实施。

作者:王净净 郭晓晴 单位:河南师范大学

参考文献：

郭林,张学峰.租赁型保障性住房后期运营管理的现存问题与破解之道———基于河北省的经验分析[J].苏州大学学报(哲学社会科学版),2014(05).

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一、物业管理信息系统的作用

(一)良好的可视性与可控性

物业管理信息化有助于建立规范、合理的业务流程，明确不同岗位的责任，保障相关业务高效的开展，尽可能地规避管理上的不足以及人为因素的不利影响，使企业拥有更为理想的运营效率，最终帮助企业在日趋激烈的市场竞争中占据主动地位。

(二)支持全方位的快速查询

物业管理涉及大量资料(如房产资料等)，若采用手工整理方式，不仅工作量大，且相当烦琐，对房产资料进行查询时往往耗时较长。利用信息系统能够通过设置不同条件分类(如业主姓名、房号以及面积等)进行查询，快捷且准确，大幅提升了查询效率[1]。

(三)完整的工程服务档案

在物业管理工作中，需要对工程服务(如维修等)进行管理。信息系统可对工程服务档案进行收集整理，如此一来，为管理人员及时掌握现状提供了极大便利，有助于管理人员科学规划自身的工作时间。

(四)各项费用的自动化计算

在物业管理中，各项费用的计算和整理属于核心工作之一，但费用项目众多，再加上计算 方法 烦琐，若采用手工模式，很容易出错，且耗时耗力。信息系统不仅运算速度快，而且准确率高，能够让相关费用的计算和整理变得简单起来。

(五)为决策奠定坚实的基础

物业管理信息系统之中的决策系统可以对相关数据进行综合分析，如此一来，决策者能够在大量的决策方案中筛选出最为合理的，指导企业实施科学的管理行动。

二、物业管理信息系统的主要功能模块及操作

(一)基础资料

基础资料模块主要由三大模块组成，即组织机构模块、职员模块以及辅助资料模块[2]。组织机构模块可以对不同组织机构(如总公司等)进行定义，职员模块可对不同组织机构之下的职员信息进行定义以及管理，辅助资料模块能够对相关辅助资料(如楼宇结构等)进行定义。以基础资料模块为工具，可对各项基础数据进行收集和整理，为物业管理企业建立信息化构架奠定坚实的基础。对系统进行初始化设置时，一般将物业管理企业规划成三级，一至三级分别是总公司、区域公司以及管理处;对于普通居民小区，通常设置三个级别的管理处;当完成对组织机构的设置之后，便可以在不同机构之下进一步设立与之对应的职员信息[3]。

(二)房产管理

房产资源管理模块主要包含了下述信息：(1)管理区信息;(2)楼宇信息;(3)房间信息;(4)停车场信息等[4]。依据不同类别对上述信息进行归纳整理，形成 Excel 表格后导入信息系统，实现对数据的初始化准备。对房产管理的同时，还能够执行房产验收作业，便于物业管理企业更加高效地验收项目，管理验收结果。这一模块还有一个比较重要的功能，就是可以对公共维修资金进行管理，能够十分清晰地记录每一户所对应的公共维修资金信息，有效提升了物业管理企业资金管理的规范性。

(三)客户关系管理

物业管理企业开展客户服务工作时离不开客户关系管理模块的支持。在该模块的帮助下，不仅能够建立一个信息较完整的客户档案，对所有住户的姓名、身份信息、联系方式等重要信息予以管理，还能针对每一位客户建立健全家庭成员的档案。对于以写字楼为代表的综合项目，信息系统能对业主和租户的信息分别进行详细的记录，为相关管理工作提供极大便利。通过“客户服务”，可以对内部服务进行合理派工，同时还可以开展投诉处理以及装修管理等工作。借助系统跟踪功能，对各项服务进行管理，做好内部沟通工作，及时且有效地解决客户提出的各项合理的服务申请，从而逐步提升客户的满意度[5]。

(四)收费管理

所谓收费管理模块，指的是物业管理企业对各类费用予以管理的一种功能模块，全部收费项目以及标准等均可根据需要进行自定义。应收费用主要有四大类，即常规费用、抄表费用、车位费用以及临时费用。以单个房间为单位，明确当月各个房间的应收费用，对于那些较特殊的收费标准，允许单独设置，设置好相应的收费标准之后，每月便可以执行“生成费用”操作。以水电收费为例，对水电表执行远程抄表操作之后，形成Excel数据，然后将其导入收费管理模块便可形成抄表费用[6]。对交费通知单，可通过自定义方式进行设置，并打印出来。缴费方式主要包括三种，一是现金交款，二是银行托收，三是预收款。收费员在收费管理模块中执行“缴费”操作之后，应收费用便会自动纳入已收费用，与此同时，还可以打印出对应的票据。对于收费管理模块而言，其还提供了不同类型的查询和统计服务，常见的如当期应收费用之中的当期应收、往期欠费以及提前预收等，仅需执行“报表统计”这一操作即可实现。

(五)系统维护

系统维护模块主要包含角色管理、用户管理、系统重置三大功能。角色管理功能能够以不同角色为对象，对其名下的功能以及数据权限进行设置。用户管理功能能够对用户角色进行定义。通过前面提到的两种功能可以建立一个比较灵活、完善的授权机制。项目人员仅可以对所属项目的相关信息进行操作，而不同级别的管理人员在获得授权之后可以进行相应操作。

(六)设备保运信息化

将大量设备设施相关数据录入信息化系统，形成一个大数据库，系统根据数据生成卡片式、线性操作规程，保运人员按照设定的路线进行标准化操作，操作记录实时传到系统内，生成数据并对其进行分析，使设备设施也纳入到物业的信息化管理之中。

三、信息系统如何更好地应用于物业管理

(一)政府和行业支持

相关政府以及行业部门应重视信息系统在物业管理中的应用，并落实到实际行动中去，组织建筑单位、研究单位以及其他相关单位制定物业管理信息系统的行业标准，明确具体的实施内容，并立足于具体情况，允许多重定位的存在，从而更好地满足不同档次及各类投资规模的实际需求。除此之外，政府部门还应基于更高层次视角制定和实施配套的协调性 政策法规 ，突破行政壁垒的束缚，推动相关收费的社会化转变，制定城市物业管理的信息化发展规划，进一步明确物业管理信息系统的规模和类型，为其提供各类资源支持，从而促使信息系统更好地应用于物业管理系统，服务于现代智能物业社区的建设和发展[7]。

(二)开发商支持

开发商对工程进行规划时，便应该充分明确住宅的市场定位，即向何种社会群体提供何种档次的住宅，通过了解购房人在物业管理方面普遍关心的问题，确定物业管理信息系统应当具备的功能，如若缺少必要的事前调查环节，就会出现功能过剩，或者功能不齐全的情况。与此同时，还应立足于市场需求，对自身的投资能力进行理性分析，参考物业管理等各个方面的合理意见，邀请专业的物业管理企业进行系统的、高效的策划，结合项目具体的市场定位来研究其配套的信息化物业管理问题，不但要考虑项目的经济性、可靠性，同时还应考虑项目的可持续发展性。住宅是一项长期工程，物业管理企业通常会为业主提供长达数十年的服务。现今，科技正处于飞速发展之中，特别是信息技术的发展日新月异，所以，在建设物业管理信息系统的过程中，应积极地考虑技术的升级问题，如何赋予物业管理信息系统以理想的超前性及可拓展性，将成为开发商在和相关企业协商的过程中另一重要的议题。

(三)健全各项 规章制度

完善的规章制度是至关重要的，这是做好小区物业管理工作的重要保障之一。物业管理企业应基于物业管理信息系统的具体特性制定和实施配套的维护制度与保养制度，并严格落实定期检修工作;建立并完善资料管理制度，及时对系统设备自动运行所涉及的资料予以整理和归纳，然后在此基础上制定针对性的防范 措施 ，做好预防工作;除此之外，物业管理企业还需要建立和完善相关工作所对应的标准化流程，制定和实施以岗位责任制为代表的一系列规章制度。只有建立了较完善的规章制度体系，才能使物业管理信息系统真正发挥出应有的作用。

(四)建立高素质的物业管理队伍

物业管理企业应重视和做好对在职员工的培训工作，使他们及时了解并掌握物业管理信息系统的相关功能，与此同时，还应做好新员工招聘工作，为自身源源不断地补充新鲜血液，从而建立一支稳定的、业务素质过硬的物业管理队伍。建议物业管理企业将一些专业设备的操作、维修以及保养工作委托给相关专业企业，从而达成节约成本，提升自身管理质量和效率的目的[8]。

四、结语

总而言之，物业管理只有积极引入和应用信息系统，尤其是采用联网管理模式对信息系统进行管理，才能使得各项物业管理工作更加标准化，为物业管理工作的高效开展提供有用的参考信息，方便物业管理企业及时且准确地制定相关决策。与此同时，也方便了物业管理企业实时掌握自身的运营状况，在此基础上可以作出针对性的经营决策，推动物业管理朝着现代化、智能化的方向不断迈进。

业主归属感是影响物业服务企业进行有效物业服务的重要因素，它是指小区业主将自己居住的物业区域划定为一种精神状态的聚集区域，既包含对房屋、居住环境，以及物业管理的情感依恋，又带有较浓厚的个人感情色彩。辨明业主归属感的影响因素，提升业主的认同感和归属感，对物业服务企业提供有效服务和长期业务发展具有重要意义。

一、研究基础

1.研究综述。我们对业主归属感的研究主要借鉴于社区归属感的研究理论。城镇化的快速发展和社会人口流动性的加剧，不断地冲击着人们对居住地的依赖，淡化着“村落情感”。王思斌研究了社会流动对 传统 文化 和共同意识的冲击。黄玉捷指出，城市居民之间的情感在变得冷漠缺乏信任。潘允康等研究了人们在传统文化的影响下需要重构社区意识和归属感。王铭铭指出在城镇化进程中传统文化力量在进行着强大的反抗。雅诺维茨等国外学者，从居民是否愿意在自己的社区长期居住，并认可自己属于该社区，是否关心社区内发生的事情并积极参与，搬离社区后是否会感到怀旧和回忆等方面对社区归属感进行了研究。本文对业主归属感的研究借鉴了雅诺维茨等学者的社区研究理论。

2.数据基础。本文的数据来源于对业主满意度的实证调查，调查样本选取了山东省青岛市3个具有代表性的物业管理小区(选取标准为小区规模大，物业服务公司及其服务水准符合物业管理发展的趋势)，采用随机抽样调查的形式发放调查问卷，共发放问卷1350份，回收问卷1021份，其中有效问卷样本987份。调查结果统计。根据调查结果显示，在我们的调查样本中，有的业主认为和自己共同居住在一个物业区域的业主构成了一个群体，而自己是属于该群体的。有的业主对居住小区的事务比较关心，有的业主愿意积极参与到小区事务中。有的业主有意向长期在该小区居住，另有一部分业主具有改善住房条件的要求。在调查中，我们还了解了业主对物业服务的满意程度，有的业主对现有物业服务感到满意。通过进一步分析，我们发现业主对居住小区的归属感与物业服务满意度有很大的正相关性。

二、业主归属感的因素分析

影响业主归属感的因素非常多，本文根据雅诺维茨等人的研究，将相关影响因素按照特征性分为：是否认可自己属于“该群体”、是否愿意长期在此居住、对居住小区事务的关心程度、是否愿意积极参与小区事务。并在此基础上，细化分析了“对物业服务的满意度”“业主的社会经济状况(主要指在物业管理区域内的层级)”“业主在小区内的社会关系”“业主对小区事务的参与度”“物业服务品牌认可”和“物业服务收费认可”等相关性指标。为了方便测量，我们将“业主的社会经济状况”指标转化为业主的受教育程度和实际收入;“业主在小区内的社会关系”纳入到业主间互动的频率和接触数。消减误差比例(proportionatereductioninerror)。分析结果表明，只有“社会经济地位”因素并未呈现出显著的统计学意义。在“业主群体归属”“意愿居住时间”“事务参与程度”三个指标和业主归属感之间呈现明显的正相关性。相应的皮尔森相关系数分别为、、，同时显著程度为和。这说明，意愿居住时间越长的业主，越积极地参与社区活动，所能感受到的业主归属感也就越强;反之，业主归属感越弱。但值得注意的是，这三个指标的相关系数不高，只是弱相关性因素。也就是说，“业主群体归属”“意愿居住时间”“事务参与程度”并不是影响业主归属感的主要因素。影响业主归属感的最重要因素是“社会关系程度”“物业服务综合认可程度”，其中物业服务认可涵盖物业服务质量、物业服务品牌和物业服务收费等。皮尔森相关系数分别为和，显著程度已经达到了的水平。这表明在业主的小区生活中，社会关系程度是促进业主留恋的重要因素，也是一种归属感。同时，小区业主对物业服务的认可也有着明显的影响。业主在小区的社会关系越密切，对物业服务认可度越高，他们的业主归属感也越强。根据测量结果，我们进一步对“社会关系程度”“物业服务综合认可程度”进行指数回归分析。依据业主归属感影响因素的回归分析，可以构建出回归方程：Y=经标准化后,回归方程为：Y=其中，Y代表业主归属感，X1代表物业服务综合认可程度，X2代表业主社会关系程度。通过对标准回归方程的分析，我们发现，上述两个影响因素对业主归属感有很强的正向作用，即物业服务综合认可程度和业主的社会关系程度是影响业主归属感的关键因素。也就是说，提升业主在小区的社会关系程度和业主对物业服务综合认可程度，可以有效地提高业主归属感，对物业服务公司进行长期、有效的物业服务有较大的促进作用。

三、物业服务综合认可

从物业管理行业在我国的发展来看，已由“管理”向“服务”转变。从一开始物业管理中的重点为“物”的管理，转向为“人”的服务和“物”的管理并重，进一步转向为“物业管理+互联网”或者“互联网+物业管理”。在这一转变的过程中，“人”(业主)的因素被逐渐重视，同时在其背后不可忽视的依然是基本服务。在此次的调查研究中，我们还对物业服务综合认可进行了细化调研。物业服务综合认可度包含物业服务质量、物业服务品牌、物业服务收费等方面。其中物业服务质量又包含传统的“物”的管理质量和“人”的服务质量;物业服务品牌和口碑对带给业主自豪感和认同感这方面的影响较强;物业服务收费的影响相对较小，因为目前物业收费的差异化并不大(在选取的调查样本当中)。综合前文分析的业主归属感的两个重要影响因素——业主在小区的社会关系程度和业主对物业服务综合认可程度，可以发现，物业管理中“人”(业主)的服务愈发重要。其涵盖的范围包括服务态度、细节服务、人性化服务和社交服务。服务态度给业主以最直接的感受，是物业服务基本标准，各物业服务企业在该方面都很重视，并且做得也很到位，差异性不大。细节服务、人性化服务则是服务态度的进一步延伸，是物业服务的规范化和细化。社交服务是物业管理中最容易让业主产生归属感的，其直接联系着另外一个重要影响因素：业主在小区的社会关系程度。目前，业主在小区的社会关系更多是通过自发形成的，以邻里关系和非官方组织的形式为主。物业服务企业应该主动介入到业主在小区中社交关系的形成过程中，促使其形成更和谐、更稳定的社交关系。通过该次调查我们发现，已经有相当一部分物业服务企业开始介入到业主在小区中社交关系的形成过程中，以娱乐、 爱好 、运动等形式组织业主交流，促进业主间的沟通和关系建立，也有一部分物业服务企业通过信息化的手段搭建了业主间的沟通平台，主要以物业服务软件中的社交功能为主。调查结果显示，业主对进行了社交服务的物业企业的认可度()明显高于未进行社交服务的物业企业的认可度()。

四、结束语

在提高业主归属感的因素中，最重要的两个因素即业主在小区的社会关系程度和业主对物业服务综合认可程度，都是物业服务企业可以主动参与和改进提升的，尤其是物业服务中的社交服务，需要引起物业服务企业的重视。提升物业服务中社交服务，帮助业主建立稳定的在物业区域内社会关系，重新构建传统的“村落情感”或“集体情感”，有助于获得业主对物业管理区域的归属感。伴随业主归属感的增加，物业服务公司会获得业主更多的信任和认可。

物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分,在物业管理企业复杂的经济服务活动中具有十分重要的作用。下面是我为大家整理的物业档案管理论文，供大家参考。

摘 要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集团”)的合作项目。以规范物业档案管理为重点，通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前物业档案管理现状、 经验 与存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一整套物业档案管理 方法 ，系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法。

关键词：物业管理 物业档案 规范化管理

一、规范物业档案管理的必要性

物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。

物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。二者相辅相成。

二、物业档案的构成

物业档案的基本构成如下：

1.物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等;

2.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。

3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。

5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。

6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。

7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。

在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。

三、物业档案规范化管理的

基本要求和实施方法

我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：

首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。

其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。

第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。

第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。

通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下：

1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。

“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。

档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。

物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。

在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案管理工作。

2.做好物业文件的形成和归档，既是物业档案管理的起点，也是重要的物业基础工作。

物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范形成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们特别强调物业文件的形成与归档两个环节。

①让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范形成文件，并注意积累

要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地形成文件，以此作为工作依据和绩效凭证。

对“文件形成”的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节形成的文件;二是明确每份物业文件的内容和质量(文件上要填写哪些内容，怎样填写)。只有满足这两个要求，才能称之为规范的物业文件。

②严格执行文件归档制度

要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该形成的文件质量。

3.突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上;完善一户一档的管理形态。

物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比较好，但物业专门档案大多比较松散，随意性强，案卷形态多种多样。

物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，理所当然应该作为管理重点。

“一户一档”的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。虽然90%企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。

实行一户一档管理，不仅便于对“户”的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务品位提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括收集业主、住户的 爱好 、习惯、联系方式等个人信息资料。

4.以物业管理前期介入为契机，打好物业档案基础，将动态管理落到实处。

在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订 委托合同 ，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期介入。它可以更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。

档案管理人员在物业前期介入的过程中主要是做好基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任。

在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。因为物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理过程中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时收集变更的物业文件。

此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息;充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。

总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全过程中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整体水平再上新台阶将大有裨益。

摘要：随着物业管理在我国的不断发展，物业档案管理的重要性也日益体现。 文章 从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。

关键词：物业档案管理物业管理加强

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)09-263-02

物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。

一、物业档案管理的特点

1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。

2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立 爱岗敬业 精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治

档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4.完善 规章制度 ，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。

5.大力提高物业档案管理现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。