住房公积金档案管理论文

浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策

随着住房贷款数量以及住房公积金提取数额的不断增加，住房公积金的档案数量也急剧增加，这给住房公积金档案的管理工作带来了新的挑战，以往的档案管理存在着诸多问题，如何解决住房公积金档案管理中尤其是个人住房贷款档案中存在的问题成为当前管理工作的当务之急。

一、住房公积金档案管理中面临的问题

（一）档案管理基础设施落后。在我国住房公积金管理机构成立时间较晚，因此很多基础设施都处于缺失或在建状态，导致用于档案管理的档案室条件简陋，基本上都不符合档案存放的标准，无论是档案的保密工作还是保存都无法达到档案管理规定的要求，容易导致住房公积金档案的遗失、损坏等。

（二）缺乏统一的档案管理制度。由于住房公积金管理在我国实施较晚，因此目前还没有一个统一的档案管理标准和制度，导致在日常的档案管理中无规矩可循，虽然有些地方住房公积金管理机构根据自身情况制定了相应的档案管理制度，但由于缺乏参照和宏观的指引，导致这些管理制度无法做到全面性和系统性，对住房公积金档案的管理无法做到全面的指导作用。

（三）缺乏专业的档案管理人员。当前在各地住房公积金管理中心人员不足的情况下，大多数的档案管理人员都是其他岗位人员兼职的或是单位临时委派的，一般都不具备档案管理的专业知识，仅能做简单的日常管理工作，而对计算机技术在档案管理中的应用、档案缩微、数字化管理等现代管理方法完全不懂或一知半解，使档案无法发挥出最大的作用和价值。

（四）档案管理模式不先进。目前我国住房公积金档案管理模式没有实现统一，因此不同地区或者不同住房公积金管理中心的管理模式都不尽相同，但由于工作人员数量的限制导致大多数住房公积金管理部门都没有配置专门的档案管理机构，一般在档案室的工作人员只负责档案的收集、整理和归档工作，而对于档案的使用、档案的调动等均由其他科室分别负责，使得档案管理工作被分解为多个部分，因而在实际工作中很难做到统筹规划。除此之外，住房公积金管理部门没有充分意识到档案管理的重要性，缺乏相应的监管，导致档案管理工作随意性很大。

（五）档案资源无法充分利用。住房公积金档案文件一般均来源于其它社会部门，而每一个部门的档案管理系统都不尽相同，因此在住房公积金档案室归档后无法对接，再加上住房公积金档案室的软、硬件极度落后就造成了大部分的档案资源无法得到实际利用，造成档案资源的浪费。

二、加强住房公积金档案管理的对策

（一）提高档案管理认识并落实相关责任归属。住房公积金中心管理层要改变传统的档案管理思想，应充分认识到档案管理的重要性，须知档案是住房公积金日常事务中的有效记录，档案管理不仅是一个单位规范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障体系、化解防范公积金贷款风险、构建信用社会和谐社会的重要保证，因此做好档案管理工作有助于更好的开展住房公积金工作，而只有提高了人的主观认识，才有利于发挥人的主观能动性，真正将提高档案管理工作上升到应有的高度。另外，住房公积金档案管理包括住房公积金缴存、提取，个人住房公积金贷款，财务会计和公文管理等几个方面，因此，要建立以住房公积金管理中心档案室为首，使形成各种档案的.管理部门能充分相互协调的管理体系，落实责任人，加强日常工作的监督力度，建立科学的考核、奖惩和激励机制，一方面对档案管理工作做出规范，使每个人都能切实负起责任，另一方面充分调动档案管理人员的工作积极性，鼓励提出创造性建议，使档案管理工作不断向着科学化的方向发展。

（二）建立健全住房公积金档案管理规范。国家应当制定一套切实可行的住房公积金档案管理规范，出台指导性文件，使各级住房公积金管理机构能够在上级部门制定的管理规范下结合自身实际情况，制定出既符合上级宏观协调需要，又符合自身工作实际的管理规范制度，这样的制度更具科学性和合理性，是实现档案管理工作规范化、标准化的有效举措。

（三）加强档案管理软硬件设施的建设。针对当前住房公积金档案管理基础设施落后的情况，国家机关和地方政府应当加强对档案管理软硬件设施的建设工作。首先，要加大在这方面的资金投入，按照《档案法》的“十一防”的要求建设档案室，通过增加各种设施来改善档案室的环境，同时为了建设现代化的档案管理体系必须配备足够的计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。其次，要加快档案管理配套的软件建设，如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等；再次，为顺应信息时代发展的需要，加强数字档案管理建设，实现档案的无纸化管理，并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式，推进档案管理更好地为住房公积金管理服务。

（四）提高档案管理人员专业素质。档案管理人员是档案管理工作的主体，因此要加强住房公积金档案管理工作就要配备具备专业档案知识技能的人才。在实际工作中，首先要加强现有档案管理人员的培训工作，使之可以逐渐适应档案管理工作的各项业务，并与时俱进，不断学习现代化的管理技能，适应档案管理现代化的进程。其次，要加强档案管理方面人才的培养工作，在高校内增设相关专业，并可以采用定向培养的模式，为住房公积金档案管理输送人才。

结束语

住房公积金档案管理对于住房公积金事务来说具有非常重要的作用，虽然当前的住房公积金档案管理工作还存在若干问题，但是相信随着各级相关部门对此项工作的重视程度加大，档案管理工作也会得到不断的完善，为住房公积金事务的开展提供更好的支持。

档案管理论文:加强基础工作是档案管理现代化的前提理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入�计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢�哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢�总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面�一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多�二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍�三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用�四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现�五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的�六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。1�全面普查案卷，去糟取精这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。2�重新组合案卷实现案卷规范化将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。3�结合本馆实际规范著录工作著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。4�统一分类号保证检索查全率计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。5�规范题名保证检索查准率档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是�在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委�北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委�还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种�必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。三、加快数据准备推进档案现代化管理进程在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1�分清轻重缓急，循序渐进档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。2�分级次著录，省时省力在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录�对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录�而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。3�分门别类，充分利用档案原基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引�而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。4�用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊�我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇�关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如�拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题�分属关系。近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

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