智能信息管理的文章

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w 年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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智能建筑中的智能化系统是新科技的代表，是顺应时代的产物。智能建筑成为一个整体出现时，智能化系统会有序的、科学的分布在建筑的应用中，发挥它应有的功能和作用。以下是我整理的人工智能的论文的相关 文章 ，欢迎阅读!

建筑智能化设计的相关探讨

【摘要】智能建筑中的智能化系统是新科技的代表，是顺应时代的产物。智能建筑成为一个整体出现时，智能化系统会有序的、科学的分布在建筑的应用中，发挥它应有的功能和作用。智能化系统在智能建筑中起着重要的作用，在管理过程中，要科学管理、综合考究、有效安排、合理利用。以求达到最佳效果，确保建筑项目安全施工。本文将综合阐述有关智能建筑中智能化系统的设计概念、以及在设计和施工的过程中应该注意的相关问题。

【关键词】智能建筑;智能化系统;设计

一、建筑智能化系统的设计原则

(一)先进性。智能建筑的智能化系统是随着信息电子科学技术的发展而不断发展的，因此，在系统设计时应当分析智能化系统的发展状况，吸收开放的先进设计理念，以完善智能建筑功能的发挥。

(二)可靠性。在智能化系统设计时应当采用模块化设计理念，将智能化系统的各个子系统相互隔离，以确保在部分子系统发生故障的过程中不会影响其他子系统或链路的正常运行，由此提高系统运行的可靠性。

(三)标准化。随着智能化系统的快速发展，相关的系统设计标准也相继制定。在系统设计中应当严格按照系统标准进行设计，以方便系统的施工与维护。

(四)实用性。智能化系统的设计应当能够充分实现接收有线电视、图像、监控设备、多媒体通信、安全防范、语音、数据等功能，确保其在完善用户的信息沟通与娱乐的同时能够提高用户环境的安全性。

(五)经济性。智能化系统内部包含着多个子系统，其子系统又包含多种构件和设备，因此在系统设计过程中应当在考虑质量保证的同时尽量节省投资成本。

(六)扩展性。在电子信息技术的迅速发展状况下，当前的智能化系统设计内容会出现一定程度的约束与局限。所以，在进行智能化系统设计时应当考虑设计内容的可扩展性，确保智能建筑能够在未来的技术发展下得到更新扩展。

二、建筑智能化系统的设计

(一)供电系统设计

智能化系统的子系统通常需要进行单独供电，因此需要重视供电系统的设计。一般计算机网络系统会采用UPS 进行集中供电，在不间断电源机房其供电出线也需要进行集中供电，而供电进线则满足一定的容量要求即可;对于未使用不间断电源供电的的工作站，也应当采用单独回路进行供电，以避免电路混用危害系统运行，如安全防范系统应当使用单独回路进行集中供电，以保证其与消防联动系统在应对紧急情况时能够正常工作。

(二)接地系统设计

智能建筑的接地将直接影响到设备与工作人员安全、系统工作的可靠性与稳定性、信息传输的质量等。在建筑接地系统设计时应当根据建筑的功用与智能化系统工作要求进行设计，保证能够为其在应用部位提供响应接地端。其需要安装的有静电接地系统、辅助等电位铜排、防雷接地系统、安全保护接地系统、工作接地系统、直流接地系统等部分。其包括两种接地方式：

1、联合接地方式，其在应用中需注意：由于计算机等设备的抗雷击性能不高，且其系统包含超大规模的集成电路容易造成抗高频干扰差，很可能会受到其他系统的干扰，所以应当对计算的直流电源采用单独接地的方式;在使用联合接地方式时其接地电阻有可能会大于1Ω，所以对有特殊要求的智能化子系统均要采用单独接地。

2、单独接地方式，在使用统一接地时主要利用自然接地体，若不再使用人工接地体其应当满足以下条件：接地电阻应当在1Ω以下，即小于规定值;建筑基础内部的钢筋应当互相连接形成电气通路及闭合环，且闭合环英应当与地面保持以上的距离;建筑基础表面未设置绝缘防水层。由于单独接地方式具有施工简单方便、接地可靠、节省成本等优点，因此在智能建筑接地系统设计中得到了较广泛的应用。

(三)智能化管理间与智能化竖井

通常计算机网络系统对于数据通信线路有必要的长度与性能要求，在智能建筑智能化系统设计中，一般使用铜质双绞线作为计算机系统的水平线路，而铜质双绞线会影响到网络传输的带宽，所以根据布线标准与规范，应当保证网络交换机与计算机之间使用的铜质双绞线长度在100m的范围以内;根据管路的弯度与竖直条件，智能化管理间到建筑物的边缘距离应当在60m的范围内;在网络管理间应当安置相应的网络机柜，其周围要留设合理的安装与维护空间，其平面面积应当在5～10m2之间。

(四)综合布线系统设计

在综合布线系统设计中，一般的语音电缆或水平子系统数据电缆应当采用支持带宽100M的D级别系统和5e类的UTP电缆，以满足大量用户的扩展要求;其水平线缆的总长度应当在100m范围以内，其中水平布线电缆的最佳长度为90m，电信间配线架上的跳线与接线软线长度应当不小于5m，对于情况不明确的公共空间其电缆应当按照以下公式进行计算：

C=(102-H)/ W=C-5

其中H表示水平电缆的长度;C表示设备电缆、工作区电缆与电信间跳线的长度总和;W表示工作区电缆的最大长度，其值应当在22m以下;D表示设备电缆与电信间跳线的总长度。

三、目前智能建筑存在的问题

(一)国产化系统集成产品

现在占据国内智能建筑市场的产品仍然属于国外的几家公司，如美国的江森自控、IBM、朗讯科技和Honeywell等。国产系统集成产品没有主动权，这就很难使智能建筑完全真正地适应中国国情。

(二)技术障碍

在整个智能建筑领域仍然存在着一些技术上的缺陷，比如网络频宽的限制：数据传输量迅速增加和多媒体的使用，要求有宽阔的通讯空间;使用天线局域网络也要重新分配宝贵的音波频律。在新网络科技如ATM、Frame-relay等问世后，通讯空间的问题可获部分解决，但缺乏全面而完整的数据模型，各个建筑物自动化和应用系统之间仍然无法有效地交换数据。另外数据安全性和无缝话音与数据通讯之间还存在着矛盾，很多机构非常关注其内部资讯系统的安全性，以及保护其电脑和话音系统免被非法接达的问题，但如果把某建筑物隔离起来提供保护的话，就会导致无法使用更先进的通讯工具。

(三)人才缺乏

从事智能建筑的人才包括设计专门管理人才、安防产品技术支持工程师、布线、安防产品开发高级工程师、销售工程师(负责安防、综合布线产品的区域市场销售工作)、防盗报警、监控产品、大屏幕开发高级工程师、软件开发工程师(主要负责楼宇自控系统软件开发)，而最为紧缺的是智能建筑系统设计管理人才。它需要懂得电子、通讯和建筑三方面专业知识的复合型人才。就智能建筑项目来说，工程的设计和施工是两个方面。而既懂工程设计，又懂施工方案的人，却是少而又少。设计与施工如何衔接和连贯好，关系到工程的进度与质量。

智能建筑是高科技的产物，智能建筑学科是多学科的交叉和融汇，人才培养应该是多层次、多方位的，只有强调理论与实践紧密结合，设计与技术紧密结合，施工与产品紧密结合，才能培养出新一代的智能建筑人才。

四、结束语

智能建筑设计中的智能化系统是一项科技水平高施工难度大的高科技建筑，无论是对智能化系统的规划还是对其进行管理，都要进行优化控制，以达到智能建筑的最优化设计。智能化系统施工设计质量好坏将直接关系着智能建筑整体质量和使用寿命。因此，相关研究和设计人员应当加强智能化系统的综合分析与管理， 总结 智能化系统施工中的 经验 与问题，以不断提高智能化系统施工设计水平和质量。

参考文献：

[1] 翟伟盛，浅谈智能化系统管理及维护，消费导刊，2009年10期

[2] 金红峰，浅谈智能化系统管理及维护的一点心得，艺术科技，2007年03期

[3] 邵胜华，智能化建筑智能化安装工程管理探究[J] 理论研究，2010(7)

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