用内控机制防范欺诈

    "千里之堤，溃于蚁穴"，很多公司因为监控不力，资产被内部的员工监守自盗，造成不可估量的损失。而除了财务的损失外，这种事件的发生使得员工对于公司的信心和管理层的能力、诚信都产生怀疑和动摇，这种负面影响对公司的长远发展都是不利的。

    本文列举了公司资产被盗窃的几种常见途径，以及如何制定相应的管理措施来防范这些漏洞被心怀不轨的员工利用。作者还特别强调，公司要制定能够防范资产流失的内控机制并且加以悉心维护。毕竟，我们不能仅仅依靠人的道德自律，只有规范的制度才是强化员工道德和使公司的安全得到保障并运作良好的基石。

    办公室用品被夹在手提袋和公文包中大摇大摆地带回家；开支报告中列有从未消费的餐费和小费；存货无端地消失或者压根就没有被送出去；耐用物品、原材料以及包括计算机在内的大件物品，在下班以后或在周末被工人一起合谋搬回了家；资金被挪用、支出从未登记入帐或进入公司银行帐户。

    这看起来并不妙，不是吗？这里，并不是指所有员工都不诚实。然而，如果没有合适的手段控制员工行为的话，那么，一旦有合适的机会，许多员工会认为其错误的行为是合理的。毕竟我们都是人，有判断上的弱点，在诚实方面也偶有闪失。

    任何一家公司，无论其规模大小，都需要一个行之有效的内部控制机制来保护其资产。那些没有内控机制的公司，将面临其资产慢慢流失的危机，如果不及时加以阻止将造成巨大的损失。这对公司的财务状况极为不利，同时也会对员工的道德水准和管理层的威信产生负面影响。并且，这种危害可能会比你预料的要大得多。

    整个工作应从制定详尽的安全计划入手，同时管理层的要求和支持对整个计划的实施是非常重要的。如果公司里有经验丰富并且诚实、正直的人员，那么，他们可能会指出该计划中的"软肋"和薄弱环节。最好的办法是从各部门员工处获取支持，以使计划能够覆盖所有主要的职能部门，这是保护公司资产的关键所在。

    财务管理控制

    员工偷盗行为严重损害公司的资产价值，由于不道德员工的巧妙处理，盗用公款行为使得公司应收帐款和应付帐款极易受到攻击。

    会计控制是公司内控机制的最重要部分。但是会计系统，特别是与其它业务（比如存货管理）相关的系统，其本质是提供内部控制机制，以跟踪资产并对有疑问的行为进行交叉核查。这样就使得会计部门成为公司内部控制计划的关键部门。

    内控计划可能有不同形式，但都应含有以下基本内容：

    计划要将运营职责在各部门间相互分离，特别是那些直接控制资产的部门。比如，存货控制应分成实物资产管理及其记录管理，处理现金的部门则负责将现金流量记入总帐中。这一简单的过程，不仅操作快捷、高效，而且能够保护资产，也避免了对相关人员产生偷盗的诱惑。

    员工应能胜任所负职责 .负责管理公司内控机制的人必须具备相应的能力，即使他没有受过专门的管理培训。而实际情况往往是：一些小公司把这一任务交给了本已负担过重的主管。

    所有交易记录和资产监管应分开管理。如果一位员工负责文件，而另一位负责签署支票、记入贷方，或其它影响公司资产价值的事务。那么，对防范资产流失将是颇具成效的。

    盗窃的几种途径

    当为操作运营设定目标时，应付帐款是会计系统中最容易和最经常被钻空子之处。即使没有流动资产，聪明的贪污者也会注意到在资金流出最大的地方，总是有机可乘。

    卖主为从未有的服务开具帐单，而内部人员则帮助其从公司获得现金。或者，他们更改发票，使应付款大于实际所欠金额，然后再与其外部同谋瓜分多付的部分。

    还有一些骗术专门欺骗那些易轻信的公司。他们声称有定单，但那是决不可能运来的伪造的货物定单，他们还要求为某个已离开公司的人所定的货物付款。为了争取效率，那些无知的、或糊涂的、好意的员工往往给这些不实的定单付款，外面的骗子则带着公司宝贵的资产逃之夭夭。

    合理的步骤是将付款职能分开。如果有一人负责支付的审查和批复，另一人负责开支票，那么出错和盗用的机会就会减少。

    一旦这一过程完成了，将所有应付帐款和总帐以及供应商明细帐对照起来，在已付发票上盖上"已付"，将所有未用支票作废。

    任何一个应付帐款系统的优点就在于其记录跟踪，要利用这一优点，当然，也不要忘了说明各帐户间的联系。

    将收入登记入帐是另一处可乘之机。就象处理应付帐款一样，将付款和记帐职责分开非常关键。负责销售的人员不应是将其计入总帐的人。如果你的公司还不是这样做的话，那么就需要做一些改变。

    定期核实应收帐款是否已收到以保持记录的准确性。有时银行对此也有所要求，特别是当应收帐款用作担保时更是如此。给随机挑选的客户寄信要求确认欠款的数目是较为普遍的做法。

    薄弱环节

    存货管理对盗窃行为来说尤为敏感。在夜间消失的公司物品和存货不难计算，这使公司遭受损失并导致其它欺诈性问题的发生。

    解决这一问题的方法非常简单：小心做好各项记录，最好按照会计功能作一个详细的电子备份，仔细处理公司货物。而使用带有合适的相互制衡机制的永久性存货管理系统，则有助于你严密监视所有行为。

    此外，无论是成品或原材料，在整个生命周期过程中是不断变化的。有鉴于此，如果没有某种操作文件，存货不得转移。这样，不仅能跟踪了解存货状况，而且有助于更好地管理存货运转，减少损失。

    工资单是另一个薄弱之处。盗窃工资不仅指武装抢劫运钞车，更多的是指员工伪造时间表，或是某位员工已经离职多日，却仍在为其打卡上班，从而导致工资慢慢地流失。