计算机会计信息系统与手工会计信息系统的比较

　　「关键词」CAIS HAIS联系差异比较意义

　　会计是一个信息系统，它可以是手工会计信息系统Hand Accounting Information System （简称HAIS），也可以是以计算机为工具的计算机会计信息系统Computer Accounting Information System （简称CAIS）。CAIS是一个信息管理系统（简称MIS），是采用计算机对会计数据进行采集、加工、存贮、传输并输出大量有用信息的系统。用CAIS取代HAIS，不仅是会计工作手段的提高，而且是会计管理工作的改进和现代化。本文拟就两者的联系和差异作一比较，并阐述比较的现实意义。

　　一、CAIS与HAIS的联系

　　1、系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

　　2、采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记帐原理。

　　3、都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

　　4、系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。

　　5、都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

　　6、编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

　　二、CAIS与HAIS的差异比较

　　1、系统初始化设置工作有差异。HAIS的初始化工作包括建立会计科目，开设总帐，登录余额等；CAIS的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，帐套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转帐分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

　　2、平行登帐上存在差异。在HAIS登帐时，总帐由一名会计人员根据审核无误的记帐凭证，或科目汇总表，或汇总记帐凭证进行登录，明细帐由另一名会计也根据原始凭证或记帐凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登帐可以检查错误。但是在CAIS中，总帐与明细帐的数据均来源于原始凭证或记帐凭证，计算机按照登录总帐和明细帐的程序命令，将数据从记帐凭证数据库中转移到总帐数据库和明细帐数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在CAIS中总帐金额恒等于明细帐金额。因此，平行登帐的校验功能在CAIS中已失去了其原先的作用。

　　3、科目的设置和使用上存在差异。在HAIS中，由于手工核算的限制，将帐户分设为总帐和明细帐，明细帐大多仅设到三级帐户，此外，再开设辅助帐户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在CAIS中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。

　　4、帐务处理程序上存在差异。HAIS根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的帐务处理程序有记帐凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记帐凭证核算形式、日记帐核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在CAIS中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记帐文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

　　5、日记帐和明细帐功用有所差异。在HAIS，通常仅对现金和银行存款设置日记帐，目的是为了序时记录货币资金的发生情况，做到与货币资金日清月结、钱帐两清。凭证信息是分散的，不便于查询，明细帐仅是为了方便查询凭证而设置的，根据凭证信息按科目重新登录在明细帐上，耗时且易错。而在CAIS中，虽然任何科目都可有日记崐帐和明细帐，但所有日记帐和明细帐上的数据均来源于记帐凭证，由于采用了计算机这一高效能的工具，在帐务软件中对记帐凭证提供了多种查询条件，如日期、凭证号、科目代码、摘要、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等等，查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种，可查询到企业的所有业务信息，由此看来，明细帐在CAIS中意义已不再重要，可以取消，根据财政部文件规定，明细帐可以一年输出一次，仅是为了存档的需要。

　　6、帐簿格式存在差异。在HAIS中，帐簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记帐、银行存款日记帐和总帐必须采用订本式帐簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式帐簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的帐页均可按活页式打印后装订成册；总帐帐页的格式有传统三栏借贷式总帐和科目汇总式总帐，后者可代替前者；明细帐的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。

　　7、簿记规则上存有差异。HAIS中帐簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；帐页中的空行、空页要用红线划销等。而在CAIS中，可以不存在纸质帐簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登帐只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记帐、总帐、明细帐分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不崐存在机内日记帐、总帐和明细帐，各种财务信息可直接从凭证文件中崐导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之以的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理是准确无误的，即使由于凭证数据有错或变更，导致机内帐的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记帐凭证去更正。

　　8、会计报表的编制形式上存在明显差异。会计报表是企业会计核算中一项重要的事项，在HAIS中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自帐上的，还应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得；若数据来自本报表或外报表中某项目的，应懂得其各种运算关系；同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。而在CAIS中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，尔后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟的时间内快速生成报表，并且能自动较验报表数据的各种内在关系，此外，还能使不同帐套、或上下级公司之间的同名报表即时合并。