我国的会计电算化事业自上世纪80年代初产生,至今已有20余年。在这短短的20年中,我国的会计电算化经历了由起步、探索到有组织、有计划的稳步发展过程,目前已广泛地应用在各行业中,在企事业单位的财务核算中发挥重要的作用。目前会计软件行业普遍认同的一种观点是我国的会计软件已经完成了核算型会计软件的开发,正在由核算型向管理型发展。核算型软件向管理型软件发展,是一项十分复杂的系统工程,并不是核算型会计软件的简单扩展,里面涉及的内容十分庞大。
一、会计软件由核算型向管理型发展的必要性
众所周知,会计软件是会计电算化整个体系结构中的核心,其功能的完善与否将直接决定企业财务信息的质量,随着我国经济建设的高速发展,企业的财务活动发生了深刻变化,会计电算化事业得到长足发展,会计软件亦日臻完善。但是,我们这里所说的完善,只是针对目前我国的会计软件核算的功能来说,也就是对企业已发生的经济业务所进行的事后的分类与汇总,基本上是传统手工会计核算过程的一种模拟和再现,我们把这种软件只能称为会计核算软件。然而会计的职能不仅仅是核算,在竞争日趋激烈的市场经济环境中,对企业来说更为重要的是管理,要求会计能够充分发挥其管理职能,提供管理信息,为企业的发展提供必要的帮助,因此,仅仅完成事后的核算已不能满足企业的需求,必须要在现有的会计软件中增加财务及企业各方面的管理要素,使财务人员能够在核算的基础上充分利用核算所产生的大量信息,准确分析企业的现状,预测未来,辅助企业的决策层进行决策,真正发挥会计的管理职能,为企业提供预测与决策信息。另外,在市场经济条件下,企业为了求得生存与发展,需要不断引入各种先进的管理经营理念,这些理念都需要复杂的数据模型和知识库、方法库的支持。同时,企业自身的业务量也比以前明显的增加,这些因素都不是核算型会计软件所能解决的,这必然要促使会计软件向更高层次发展,实现由核算型向管理型的跨越。
二、管理型会计软件的定义和特征
对于管理型会计软件的定义,人们给出的解释也各不相同,目前尚无确切统一定义,但我们可以这样较为简单地来描述:管理型会计软件是利用会计核算信息,为用户提供预测、计划、控制、管理和辅助决策的会计软件。根据人们对会计软件发展及其功能的需求,我们觉得一个管理型的会计软件应具备如下几个特征。
1.管理型会计软件应具备完善的核算功能
核算是管理的基础,管理型软件只有利用会计数据的核算结果,才能对其进一步处理,产生企业所需的管理信息,所以,管理型会计软件必须包含核算型软件的账务处理、工资、成本、销售、固定资产、报表等子系统,它是建立在核算型会计软件基础之上的。
2.管理型会计软件应具备预测、管理的功能
对于管理型会计软件,我们不仅需要它有完整、全面的事后核算,更需要会计软件能够对经济活动进行事前的分析、预测以及事中的调整与控制,为了让用户高效、方便地使用软件,必须通过系统集成技术,把这种综合化的多功能系统组合起来,形成一个功能强大的管理型会计信息系统。
3.管理型会计软件应是企业管理信息系统的组成部分管理型会计软件为我们提供的是企业综合、全面的管理信息,如果只依靠财务部门是远远不够的,需要企业的生产、销售、采购等部门与管理型会计软件建立紧密的接口,及时、准确地将数据传递给会计系统,从而建立起以管理型会计软件为核心的企业管理信息系统。
三、如何加快管理型会计软件的发展
由于核算型会计软件已发展较为完善,同时企业对于管理型会计软件的需求,这就使得在今后的应用软件市场中,管理型财务软件将占据较大的份额。而就目前情况来看,管理型会计软件的发展并没有人们所期望的那样有太大的实质上的突破,有些所谓的管理型软件只是在原有的核算型的基础上增加了极为有限的、简单的分析功能,与人们的真正需求相差甚远,如何推动管理型会计软件在正确的方向上快速发展,是很多学者与软件业亟需解决的一个问题,笔者认为应在以下几个方面考虑。
1.政府进行有效的宏观调控
要充分利用政府职能部门的调控手段,一方面改变无政府主义的产业状况,尽快建立完善的会计软件市场;另一方面要投入力量,进行帮助扶持,并组织力量,进行关键技术的攻关。同时,为了发展我国的财务软件,开发拥有自主知识产权的管理软件,应对我国的会计软件行业进行适度的保护。
2.以完善的核算型软件作为管理型会计软件开发的基础对企业的经济活动进行事前的预测、分析和决策,事中的控制过程,必须在事后的核算结果的前提下来进行,因此,管理型会计软件应在核算型软件的基础上来建立和扩展,应与核算型软件相兼容,从而减少软件开发的难度与成本。
3.会计软件行业的联合是行业整体发展的保证
这几年,国外企业已瞄准了我国财务软件这一巨大市场,纷纷登陆,抢占滩头阵地。面对这种情况,如果国内企业间缺少协作,一盘散沙,则很容易被竞争对手击败。会计软件行业要迅速发展,抵御国外管理软件对中国市场的侵占,不仅要接受政府部门的管理与支持,还需要在行业的内部实行自律管理,协调行业内部的矛盾,制定行业内部都应遵守的标准,成立会计软件行业协会是一种行之有效的方式。对于这一点,目前已被国内的一些会计软件公司所认同和接受,1995年,在中国软件行业协会下,成立了会计软件行业分会,10余家会计软件公司成为首批加入者,目前已有30多家会计软件公司加入了该分会。
4.加强软件业之间的联系,加大技术整合力度
由于管理型会计要完成的不仅仅是核算,而是核算基础上的分析与预测,这需要强大的方法库、模型库和知识库的支持,这是会计软件行业所不具备的,因此,单独依靠会计软件公司的联合还不足以开发管理型会计软件,会计软件业应与其他软件行业相结合,集中技术力量,共同完成管理型会计软件的开发与设计。
5.吸收国外管理软件先进的管理理念与开发技术在我国会计软件发展的初期,会计软件的开发都处于一种闭门造车的状态,缺乏必要的经验交流,这使得我国的会计软件在发展过程中走了很多弯路,造成了一些不应有的损失,所以在开发管理型软件的过程中,应避免这种情况的发生。国外的管理软件在开发技术上、经营理念上和管理思想上都有很多优势和长处,我们可以充分的借鉴和吸收,洋为中用,这是一种有效的、快捷的管理型会计软件的开发方法。
四、核算型软件向管理型会计软件发展应注意的问题1.建立自主的管理型会计软件
虽然我们说借鉴国外管理软件是一种管理型会计软件设计的捷径,但并不是说我们不加分析地照抄照搬,而要结合我国会计处理与企业管理的实际情况,开发出符合我国国情的管理型会计软件,同时为了企业向国际化的发展,在软件开发过程中应充分考虑国际上的惯例,保留必要的数据接口,以便与国际业务相融合。
2.充分考虑企业发展的新形式
随着计算机应用的普及,特别是网络技术的快速发展,企业在进行经济活动过程中出现了越来越多的新形式,网上采购、电子货币交易已逐渐被企业所采用,电子商务等形式在企业的经营活动中发挥越来越重要的作用。所以在开发管理型会计软件时应充分考虑这些新形式对会计软件的要求。
3.不应过份追求管理型软件的通用化
会计软件在我国的会计电算化事业的发展中为会计电算化的普及与推广发挥了不可替代的作用,其中一个重要的原因就是会计软件的通用性。通用的会计软件投资集中,设计周全,售后服务较易管理,这使得一套会计核算软件可以在多个企业、不同行业中广泛地采用,但是这种情况在管理型会计软件的应用中却并不是可取的方法。这主要是由于:首先,企业的管理型会计软件是在核算的基础上对企业的经济活动进行预测和分析,所以它既包含大量的核算功能,同时又要对核算的结果进一步的处理,而这些处理是建立在复杂的模型分析之上的,所以如果在管理型会计软件的设计中,再遵循通用性的设计原则,将会使系统变得十分庞杂,必然会造成系统的初始化设置工作内容过多,系统定义过于抽象,这会使得用户在使用过程中难于理解和控制,从而在心理上产生对管理型会计软件的抵触情绪,不利于软件的推广和应用。同时,对于一些规模较小的企业来说,庞大而复杂的分析、管理功能在实际工作中并不能真正发挥作用,这就使得一些企业用较高的价钱买回实际上很多内含功能长期闲置的会计软件,造成人力与财力的隐形浪费。其次,由于在会计核算过程中账务处理程序只有几种,又由于计算机的特点,所以核算型会计软件基本上都是以记账凭证账务处理程序作为核算的主要方法,这就使得通用型软件得以普遍采用。而对于管理来说,我国的企业长期在计划经济体制下运行,管理起步较晚,在管理理念上、方式上和水平上都存在很大的差异,对于管理的认识和管理的要求很难达到一致,这也是限制管理型会计软件通用化的一个主要因素。
虽然上述这些因素限制管理型会计软件的通用性,但是并不是说我们就完全放弃通用,各自为政。在小的范围之内企业的管理需求还是存在规律可以遵循,我们可以把范围定义在相同规模上,或者是相同行业内,都可以设计本范围内适用的管理型会计软件。一般来说,我国企业中小规模居多,所以管理型会计软件的开发应将出发点侧重于中小企业,建立中小企业各行业通用的会计软件,而对于管理较为先进,需求复杂的大中型企业,可以采取“通用软件+定点开发”相结合的方式,但这种方式并不是众多企业逐个来实施,而是不断完善成某一个行业的管理软件,同时大中型企业或行业对软件开发平台和系统的体系结构、开放性、运行环境有较高的要求,如客户机/服务器(C/S)结构,大型数据库系统等必将成为未来大中型企业应用的主流。
综上所述,在企业快速发展的今天,核算型会计软件已不能满足企业管理的要求,会计软件应在核算的基础上进一步进行分析和预测,为企业提供更加全面、综合的信息,会计软件由核算型向管理型发展成为会计软件必然的发展趋势。
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