电算化会计信息系统是以电子计算机技术为基础,以电子计算机及其外部设备为数据处理工具,以会计信息为对象而互相联系形成的一个系统。它收集、加工、存It、传输和利用会计信息,对经济活动进行控制。它的服务对象主要是现代化企业组织。电算化会计信息系统是典型的人一机信息管理系统。
电算化会计工作的开展是一项长期的系统工程,为了保证整个工作的顺利开展,应该采用系统工程的方法逐步展开工作。一般企业单位电算化会计工作的开展大致分为可行性分析、投资准备、人员准备、系统安装、模拟业务运行、平行运行、会计业务规范化、规章制度的建设、验收甩账和进一步深人展开等阶段。
—、准备工作
可行性分析是开展工作的第一步。电算化会计信息系统是一个现代化的信息系统,按照现代系统工程思想，开展工作的第一步是提出系统需求报告、进行可行性方案分析和确定系统建设方案。
投资准备是在决定开展电算化会计工作时就开始进行的准备工作。但只有在系统建设方案确定后，才有了较为准确的投资预算。投资包括场地投资、硬件投资、软件投资、人员培养投资以及试运行阶段的各项开支等。电算化会计信息系统的建立,需要投人的资本,少则几万元,多则几十万元乃至百万元，在建立电算化系统前，应首先做好投资计划。投资准备中计算机是非常必要的，但是没有软件的计算机形同废铁,一套完美的计算机软件不仅能够充分发挥计算机硬件的能力，更给使用人员带来极大的方便，而且大大提高整个信息系统输出信息的质量。根据发达国家的经验,计算机系统中软件和硬件的价值比例通常为6:4或7:3。我国是发展中国家,传统上知识产权保护意识比较薄弱。软件作为高级劳动的产品，其中凝结着极大的价值,软件的使用,也将给使用者带来极大的效益。但由于本身的特点,计算机软件非常容易被复制,这给盗版等非法行为提供了便利条件。盗版从表面上看似乎是节约了使用者的投资,实际上各方面都受到了损害。
为了保护软件的知识产权，目前国产的商品化会计核算软件必须安装加密卡方能正常运行。安装成功后,硬盘中的会计核算软件子目录中应包含全部会计核算软件文件，文件一般包括账务执行程序调用批文件,账务主程序批文件,且常处理程序,综合查询程序,打印处理程序,会计核算软件运行环境设置程序,账务处理程序。会计核算软件管理程序汉字系统检测程序，运行环境设置;显示及适配设置程序调用批文件，显示及适配设置程序等。
会计核算软件安装结束后,要特别注意做好会计核算软件的适配设置,会计核算软件的适配设置是为了保证购买来的通用会计核算软件能与使用单位的具体运行环境适配。在使用电算化会计系统的过程中,可能会发生一些错误,但其中许多错误是由于适配设置不合适造成的。下面笔者归结了一些常见的错误及处理方法：
1.会计核算软件无法启动。一般是由于加密未做好,此时需要检查加密工作，如果加密没有问題,就可以査查打印机、键盘是否存在故障。
2. 命令无法执行。原因可能是操作员使用超出权限,可以根据实际工作的需要调整操作员的权限。
3. 系统运行时候死机。可能是适配设置错误,也可能是由于显示器适配错误，需要认真调试。
二、模拟业务
在开始使用或改变使用新的会计核算软件时,应认真学习《会计核算软件操作说明》,充分理解并掌握软件提供的每一个功能的含义及操作方法。特别是当直接去市场上购买标准软件时，为确保系统运行的准确性和可靠性;应预先准备好一个会计期间的数据,在系统内模拟运行,并将其运行结果与人工系统处理结果对比，以便及时发现问题并进行调整。模拟业务可以达到两个目的：使操作者熟悉软件的使用细节，我们可将之称为人和软件之间的磨合’检验该会计核算软件是否适应本企业的核算特点，能否完成本企业会计核算中的具体要求，即完成软件与本企业业务的适配。
会计基础工作的规范化、确定实现电算化会计后的业务流程，这是一个很容易被忽视但是非常重要的步骤。原有的会计业务处理规范在手工会计信息系统中可能已经被大家接受，所以比较容易贯彻执行;但实现电算化会计后,电算化会计信息系统处理对象的内容和规模都发生了较大变化,尤其是处理方式发生了根本性的变化。为了适应这种转变,对于企业单位来讲。无论采用何种方法建立自己的电算化会计信息系统,都需要重新研究和建立会计基础工作的规范化并确定实现电算化会计后的业务流程。具体包括:分析会计业务现有情况及未来发展情况;业务改革及相应管理制度改革的准备;会计人员职能岗位的重新分工;整理和调整会计科目体系,根据本单位的会计核算要求，整理和调整会计科目体系;按编制的会计科目整理会计科目的余额。
三、平行运行
在以上准备做完之后，最好试运行一段时间,检察系统是否达到要求，如果没有达到要求应做调整。为了保证新使用的电算化会计信息系统运行无误，并且按现行制度的要求同时运行一定的时间后直到取得相一致的结果的时候才能甩掉手工账;完善有效的规章制度是电算化会计信息系统安全运行的重要保障,可在平行运行期间逐渐建立并完善各项规章制度。开展电算化会计工作的一个重要目的是用计算机代替人工记账,即甩掉手工账，简称甩账。电算化会计工作验收是企业甩账的一个必要步骤，通常由会计主管(财政商5门主持。通过验收，企业才能正式用计算机代替人工进行会计工作。
通过验收并不意味着企业单位电算化会计工作的结束。一个成熟的电算化会计信息系统应该是网络化的企业管理信息系的子系统。但是一般企业单位在开展电算化会计工作之初还是应该从单用户的简单账务报表系统开始起步,积累经验,逐步前进。
丰丽杰(黑龙江省嘉荫县城市管理行政执法大队153200)
