E化会计信息系统初探

　　在人类社会迈进21世纪的同时，全世界的科学技术进步正在以史无前例的高速度发展，高新技术的进一步应用使人们将商业的发展和科学知识更紧密地结合在一起。随着信息技术和网络经济的发展，特别是近些年来电子商务的迅猛发展，企业正被卷入又一场革命。在经济发达的欧美各国，各种规模的企业都在希望通过国际互联网（Internet）及企业内联网Intranet）、外联网（Extranet）进行电子商务。因为电子商会给企业带来的好处是显而易见的，它可以使企业降低成本、减少库存、缩短流通周期、开拓更多的贸易机会，从而更好地实现企业价值最大化。可见，发展网络经济已不仅仅是电子信息技术的运用和商务模式的选择问题，而是在日趋国际化的市场中，不断地增强竞争力，力求生存与发展的战略选择。电子商务将成为对世纪中国经济发展的巨大动力，将给中国企业带来无限的机遇与挑战。

　　作为企业经济管理系统的重要组成部分的会计信息系统，是一个组织处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门提供财务信息、定向信息和决策信息的实体。它必然要受到计算机技术、网络技术、电子商务发展的影响，对企业来说，会计信息系统将由手工会计信息系统到电算化会计信息系统，并向网络化会计信息系统发展。

　　一、E化会计信息系统的特点

　　电算化会计信息系统是将电子计算机应用到会计中，用电子计算机代替人工完成对会计信息的分析、预测和决策。笔者认为，E化会计信息系统是指基于电子商务的会计信息系统。即E化会计信息系统是指企业在通过内部网、外部网和互联网等电子信息技术进行电子商务的同时，将网络技术应用到会计中，完全代替人工进行原始数据的收集、原始凭证的录入、复式记账、算账与报账，以及代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。E化会计信息系统具有以下特点：

　　（一）高度自动化，降低人力资源占用成本

　　会计部门是与企业其他管理部门密切联系的，会计核算的原始数据来自于企业其他部门，如：材料核算的数据来自于物资采购部门；成本核算的数据来自于生产、技术、物资、设备等各部门；固定资产的数据来自于设备管理部门；销售收入的核算数据来自于销售部门。会计信息的处理要经过填制和审核凭证、登记帐簿等。各种原始数据、记账凭证在电算化会计管理信息系统下需要由人工收集，并由人工录入原始凭证，因此耗费时间长，需要多个会计人员进行收集、录入工作。而且化会计管理信息系统，利用网络技术，通过企业内部联网、外部联网、并采用收发邮件的文件传递方式，会计处理系统自动采集相关的电子原始凭证和数据，并按设定的会计处理方法和流程，自动进行业务处理，生成电子记帐凭证，然后自动登帐，随时可以根据需要，生成会计报表，还可以通过预测决策系统对会计信息进行分析。从而减少会计人员的工作量，使会计工作所占用的人力资源成本减少。

　　（二）大大提高工作效率

　　基于网络的E化会计信息系统，大大提高了会计事务处理的效率。例如：企业与银行之间的经济往来业务的处理是会计部门经常面对的事、由于凭证传递上的时间差，会出现一方已登记入帐而另一方尚未入帐的情况，这种未达帐项使企业帐上银行存款余额与银行帐上该企业的存款余额在同一日期出现不一致。因此企业与银行要经常发生对帐的繁重工作，增加了会计人员的工作负荷，降低了工作效率。E化的会计信息管理系统，在网上直接交换传递信息，共享数据信息资源，银行与企业可以同步进行信息处理，使未达帐情况的发生率降至最低（由于计算机中存在响应时间差，不能完全保证不存在未达帐现象，当然这种时间差相对于人工处理来说可以说是无穷小的），并使企业对帐的周期相对减少。企业进行定期对帐时，首先将从网上获得的本企业在银行帐上的账单，然后自动生成存款日记帐，再采用帐务处理系统自动与企业的账单进行对帐。

　　（三）更高的管理预测能力

　　由于互联网技术，企业将更及时地获得更大容量的商业信息，可以做到数据共享，硬件、软件资源共享，并且能及时将相关的信息反馈回去。企业会计部门将由于人力资源占用的减少、工作效率的提高而向财务会计、管理会计方面发展，会计部门将与企业各部门联系起来，加强财务预测、决策和控制功能，帮助企业主管部门更好地进行投资、融资和筹资决策，实现财务与业务的协同。

　　（四）电子货币取代基于纸张的货币

　　现在的商务交易中，支付时大多采用基于纸张的支票、汇票、现金。随着全球网络技术和电子商务的推广，企业间的交易在网上直接进行，企业将使用各种基于网络虚拟技术基础上的支付方式如电子支票、电子货币在网上进行核算。会计事务所处理的对象将不再是现金、支票，而是各种电子货币，将由实物形态变成虚拟形态。

　　（五）可靠性

　　会计事务处理网络化后，由于计算机网络的采用，信息获得将更加及时，系统响应速度及会计事务处理速度也将大幅提高，会计凭证在传递上的时间差缩短，财务分析的各个指标、报表将更加可靠，企业能更好地进行财务分析、预测、财务管理。此外，企业采用EDI技术可以最大程度地减少甚至消除人为因素的介入和信息的录入工作（所谓EDI技术，是指机构之间通过计算机网络所进行的统一结构和标准信息的交换。该技术支持计算机系统之间信息的直接交换。但它涉及的企业需要遵循一套大家所公认的文件或商业单据标准）。

　　二、E化会计信息系统建立的条件

　　从人员的角度来说，E化后的会计信息系统与电算化会计信息系统相比，由于E化的高科技性，财会人员可以有更多的时间参与企业的经营管理，从而促进了会计职能由单纯的核算向监督和控制转变。因此要求具有较高的会计知识和计算机网络知识的人员，从而改变了会计人员的知识结构与素质，提高管理水平，从而进一步提高企业的经济效益。

　　从硬、软件的角度来看，E化会计信息系统需要处理大量的基于Internet的交易和其他事务，需要有更强大的系统、更大容量的数据库和更加完美的应用程序。企业E化后需要在不断的商务运作中进行业务资料的备份存储，这就需要计算机系统有更好的建立在与多方兼容的协议上的更安全、更可靠的备份系统。另外，资料的存储应由被动的接受方式转变为主动的对信息进行加工管理，如：在数据中心合并信息；集中处理在多个平台上生成并散布在公司各处的信息等。现在已开发出的相关技术有EMC、SRDF等。运用这种资料存储技术，将减少系统的运行和维护费用，实现更有效的数据管理。但在国内由于其所需的初始安装成本较高，还很难被中小企业采用。

首页