“货票不同期”问题在ERP实施中的解决方案

    在企业实际销售业务活动中，不可避免地会出现商品交付的时间与发票开具的时间不在同一会计期间内的情况，对于这种现象，笔者称之为“货票不同期”。“货票不同期”又可分为以下两种不同类型，一是“货先票后”；即先完成商品的交付，然后在其后的某一个会计期间内开具发票；二是“票先货后”，即先开具发票，然后在其后的某一个会计期间内完成商品的交付。“货票不同期”的现象，在手工记账环境（含会计电算化）下就已经存在，只是ERP系统使用后，因ERP系统的严谨性，使得这类问题以各种形式得以充分暴露，进而成为ERP实施中的障碍，给ERP系统的实施带来极大的困惑。

    以下简单地描述一下ERP系统对销售收入、销售成本的处理方法，以及可能的对策。

    在ERP系统中，为了避免实物风险，把销售成本的确认与实物的交付关联起来，所依据的原理是：只有实物实际交付后，实物的风险才真正地转移了。但这样一来，ERP系统中会形成这样的局面：销售收入依据发票确认，销售成本依据实物交付确认。确认销售收入和销售成本是两个不相干的操作，从而失去了强制进行销售收入、销售成本匹配的内部机制。需要说明的是，目前国内所使用的主流ERP系统（含SAP、Oracle等国外著名的大型ERP系统）均采用这种销售收入、销售成本处理模式，而不是某一家公司的ERP系统所特有的。

    概括地说，在ERP系统中，关于销售收入、销售成本匹配存在的问题有以下两方面：

    1、期末“交货未开票”

    对于“交货未开票”，会计准则有明确的要求，即如果不是“代销”等特殊销售业务模式，销售方应该开具发票并确认销售收入。这一要求，不论是对手工记账，还是对ERP系统而言，都是一样的。所以，此时ERP系统只需根据当时的“交货未开票”情况，开具发票，补记销售收入即可，从而保证“交货未开票”的情况不会破坏销售收入与销售成本的匹配要求。

    2、期末“开票未交货”

    对于“开票未交货”，则可以通过以下三种方法处理：（1）当期暂估所交付商品的成本，在实际交付时的会计期间冲回；（2）仓库把未发出商品转移到销售成本区，模拟实际交付，从而满足会计准则的要求；（3）在当期期末，销售部门根据实际的“开票未交货”情况，生成相应的“开票未交货”清单，并按该清单在ERP系统中完成交付工作，然后将此清单移交仓管人员保管。若客户前来提货，仓管人员应首先检查核对该清单，若所需交付的商品及所对应的客户在清单上，则仓库发货后，直接勾销清单记录，而不在ERP系统中完成交付工作；否则，直接在ERP系统中完成交付工作。

    如果客户长期不来取货，在极端情况下可能会造成企业损失：因为不可抗拒的外部原因，导致企业库存物资的损坏，其中包括预留给客户的物品。此时，这种损失将不得不由企业承担，而不会是客户承担。

    根据上面的分析，为解决“货票不同期”这个难题，保证ERP系统的成功实施和应用，笔者设计了三个不同的解决方案，拟从业务流程再造（BPR）、二次开发和ERP系统内部修改等方面来解决上述难题，下面逐一详细论述。

    1、业务流程再造（BPH）的解决方案

    根据前述分析，可以得知，“货票不同期”可分为“货先票后”及“票先货后”两种情况。其中“货先票后”情况因市场、客户、商品等多方面因素，难以杜绝，但由于未开具发票，导致财务部门无法将该笔业务计为销售收入，也无法计应收账款，进而出现应收账款“黑洞”等诸多不利因素。从企业管理的角度而言，这也是应该严格加以控制的。故在业务流程再造过程中，建议采取“一月一结”的方式，即到会计期末，统计本会计期间内发生的所有已完成商品交付的且未开具发票的销售业务，并为上述销售业务开具发票，交与客户并记账。此时商品的交付与发票的开具处于同一会计期间，简称为“货票同期”。当然上述处理流程对某一会计期间而言是可行的，但对商品交付的瞬间而言，并不是十分精确的。

    “票先货后”的情况相对“货先票后”而言比较简单，但也同样难以杜绝，其可能造成的损失虽比“货先票后”小，但同样存在着管理漏洞，不能忽视。故在业务流程再造过程中，建议在开具发票的同时或在会计期末，通知实物保管部门，将所对应的实物移置特定保管区域，完成商品的虚拟交付，等实际交付时，商品从特定保管区域直接交付给客户。

    笔者认为，业务流程再造的解决方案是比较合理、比较现实的解决方案，但由于业务流程再造涉及企业内部管理的规章制度和财务处理流程以及库存实物管理流程的变革，因此必须在企业“一把手”统筹安排下，方能妥善解决。

    2、二次开发的解决方案

    此方案充分利用了ERP系统中已有的大量数据，根据销售业务所处的不同状态，到会计期末，通过计算得出本会计期间内“货票不同期”所对应的成本，生成相应的报表，手工或自动生成相应的财务凭证，完成销售成本的调整工作。

    对于“货先票后”的情况，在对应的会计期间内，若只发生商品交付，则需剔除该批商品所对应的销售成本；若只发生发票开具，则需加入该批商品所对应的销售成本。对于“票先货后”的情况，在对应的会计期间内，若只发生发票开具，则需预估该批商品的销售成本，并加入之；若只发生商品交付，则需根据实际发生的销售成本冲减预估成本。

    笔者认为，二次开发的解决方案虽然简单易行。且不涉及企业内部管理规章制度和处理流程的变更，但在实际应用过程中增加了人为干预环节，有悖于企业开展ERP工作的初衷。

    3、ERP系统内部修改的解决方案

    “货票不同期”是由于商品交付的时间与发票开具的时间不在同一会计期间内所产生的，要是能将这两个时间调整到同一会计期间内，“货票不同期”的问题就不复存在了。

    基于上述设想，笔者建议如下：首先，在ERP系统内设置两个虚拟的特定保管区域，即“待开票区”和“待交付区”，分别对应“货票不同期”中的“货先票后”和“票先货后”两种不同的情况。其次，虚拟的特定保管区域设定如下：在移出“待开票区”时，所移出商品的成本为销售成本，在移入“待交付区”时，所移入商品的成本为销售成本。第三，修改销售业务处理流程，将商品交付环节分解为虚拟交付和实际交付两个环节，虚拟交付环节负责完成商品从正常保管区域移置虚拟的特定保管区域，因此修改后的“货先票后”销售业务处理流程为：计划（可选）—订单—预留—虚拟交付—实际交付—开具发票（与实际交付在同一会计期间内完成），“票先货后”销售业务处理流程为：计划（可选）—订单—预留—虚拟交付—开具发票（与虚拟交付在同一会计期间内完成）—实际交付。最后，在库存实物盘点和与财务对账时，需考虑两个特定保管区域的库存实物。