计算机辅助应收账款管理问题初控

　　我国的应收账款状况一向不容乐观，企业之间的相互拖欠货款，逾期应收账款居高不下，已成为经济运行中的一大顽症。据专业机构统计分析，在发达市场经济中，企业间的逾期应收账款发生额约占贸易总额的0.25％～0.5％，而在我国，这一比率高达5％以上。应收账款管理的有效与否直接影响着企业的资金流动和收益实现，只有对应收账款采取科学的管理才能实现赊销目标，也使企业保持良好的财务状况。现在，企业界大多已经认识到了这一点，从而采取了一系列的措施来加强企业应收账款的管理，许多企业已经建立了应收账款管理系统作为企业会计管理系统中重要的一环。然而，伴随着网络的飞速发展和不断普及，Internet/Intranet日益深入人心并得到广泛的运用，毋庸置疑，广域网、局域网对应收账款的管理也将起到巨大的推动作用。那么，Internet/Intranet如何应用于应收账款的管理？在这种情况下，原有的应收账款管理系统应该如何加以完善以适应网络时代的新要求呢？

　　一、网际飞梭-让因特网成为企业应收账款管理的助推器

　　（一）通过因特网上的电子邮件管理来对赊销业务进行全程跟踪管理

　　在应收账款无法收回的诸多原因中，跟踪不利是一个十分重要的原因。在网络化步伐不断加快的今天，企业可以建立客户的电子通讯录，通过电子邮件完成下列功能来加强对应收账款的跟踪管理：

　　1.合同成立后即发出的确认信；

　　2.在货物发出的第二天向客户及时报告货物发出的时间、路径、运输工具等信息；

　　3.在货物发出一星期后发出询问函以确定客户是否完好的收到货物以及货物是否符合合同要求；

　　4.应收账款到期前的一周询问客户对于这项交易的满意度及对这次交易有何意见，起提醒付款的作用；

　　5.收到款项的谢函；

　　6.如果客户未按时付款，一周内，询问客户是否已经发出支票、汇票；

　　7.到期后10天后发出请求函；

　　8.到期后20天后发出催款函，根据实际情况跟踪发出相应各类动态处理意见；

　　9.定期向客户发出往来对帐单，客户意见调查表等必要的文件；

　　10.对于客户要求查询或获得的信息，在信箱中进行回复。

　　（二）在网上寻找信用调查，追讨代理以及专业咨询

　　随着电子技术、通讯技术的不断发展，与企业发生业务往来的客户范围不断扩大，而企业由于所在专业领域的限制和地域的限制，对于信用调查，商账追讨并不十分在行，不知从何入手，对于不同地区的相关法律及操作规范也不尽了解，因此往往处于不利地位，常常花费甚大却走了很多弯路难以实际奏效。对于海外客户来说，如若派人前往调查处理应收账款代价更大，搞不好还会得不偿失。企业里寻找征信机构，主要是希望透过征信机构的专业知识以及长期以来积累的各行各业的财务总分析的数据、财务报告等资料，较公正的诊断被调查者的财务状况，给企业提供有关客户资信的参考意见，并且提供专业咨询服务。在企业对于过期账款催讨不利时，通过专业化合法化的步骤和方式有效的替企业收回欠款、挽回损失。在互联网迅猛发展的今天、通过互联网与指定地区的专业信用管理机构取得联系已变得十分便利。

　　（三）移动办公、远程传输和查询使应收账款即时信息成为可能

　　企业的赊销业务可能不在销售部门发生，而是随着业务员的东奔西走不定点的发生，而传统会计报表只是在一定时期后的总结归纳，时效性不强，因而缺乏查询价值和决策价值，对企业、客户及业务员来说帮助不大，不能满足其对信息的需求，现在，随着Internet在管理中的运用，这一现象将一去不返了，业务员无论何时何地，只要带上笔记本电脑，连接上因特网，即可随时将发生业务的详细资料传往其所属销售部或总部，使企业信息适时更新，动态的反映应收账款的实际情况，这不但是远程业务人员的方便，也为经常出差的管理人员、领导人带来福音，通过网络，企业的管理人员可以随时了解各业务部门的应收账款发生状况及总部汇总，运筹帷幄，并迅速把有关指示和工作安排下发到下属各部门。各业务单位每天的发生的业务、客户往来情况通过Internet准确、自动的汇总到总公司的数据库中，实现企业内部数据汇总的自动化。另外，客户在授权的条件下也能进行即时查询，获得一份时效性很强的应收账款详细材料及对账单，这对于客户随时了解自身的应付款情况，及时发现问题有重大的实践意义，甚至可以说，这一功能使得企业应收账款各项数据有了时效价值，更具可用性，提高了整个应收账款管理系统的动态应变能力。

　　二、退而结网-构建企业的Intranet来加强应收账款的内部监管与交流

　　（一）设置业务员个人管理功能

　　有效的应收账款管理，最终往往要落到业务员身上，讲究谁发出的货谁负责收回货款。然而，在现实中，业务员通常较重视销售绩效，认为达到预定的目标已经足够了，造成了盲目赊销，缺乏理性管理，造成了不必要的损失。要知道，销货机会的丧失只不过是潜在利益未能获得，但是一旦发生坏账，损失的又岂止是潜在的利益？连生产制造产品的成本与分摊的营销费用也一并损失掉了。所以企业应督促业务员对其业务状况随时进行分析、总结、管理，减少坏账发生的可能性。现在，Intranet技术的发展，使得业务员随时可与企业各部门取得联系，获得各种信息，在Intranet中设置业务员自我管理板块在应收账款管理中有重大的实践意义。比如说，可在Intranet业务员个人板块中设置与应收账款实时数据库相连的个人查询端口，可以让业务员随时查询其销售货物产生的应收账款回款情况，账龄分析，客户交易回款历史记录，信用等级，信用额度使用状况，销售目标完成情况甚至是业绩评比表等信息，让业务员对自己的业务及相关客户的状况能随时进行全面了解，对于有可能发生坏账的环节，及时采取相适应的措施进行调整和处理，杜绝原本可避免的坏账发生。除此之外，在Intranet业务员个人管理模块中设置内部邮件系统，使业务员随时获取企业相关业务员的各项最新规定、政策（比如业务员奖惩条例、客户信用额度最新变化）、事务安排及对其业务状况的评价和建议，以便使业务员明确相关信息，集中精力，更好的进行业务操作。这些功能的引进在业务员环节将会有效的对应收账款的管理起促进作用，从根本上加强了应收账款的控制。

　　（二）在Intranet上营造应收账款管理“知识花园”，随时使有关人员进行在线学习