公共档案馆的提出源于19世纪30年代的英国，1838年8月，英国《公共档案法》颁布导致公共档案馆概念的形成，它区别于政府机关档案馆，教会档案馆，大学档案馆，私人企业档案馆等，奉行公共性、服务性的现代档案理念，即以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨，从根本上改变了传统档案馆的管理理念和模式，给现代档案的管理和提供利用提供了新的路径。公共档案馆在欧美各国普遍设立，并成为现代科学文化事业机构中一个不可或缺的重要组成部分。现代著名档案学家谢伦伯格在其《现代档案—原则与技术》中也指出，公共文件应当被重视，它包含的范围有社会活动各个方面的材料以及现代私人文件。人们越来越认识到，档案管理实际上并不重要，能让社会大众更加及时、方便的利用档案才是重要的。人们对公共档案馆这一科学文化事业机构寄予越来越大的期望。因此，在从体制上赋予档案馆公共文化事业性质，在资源上将档案馆、图书馆、博物馆加以整合，把档案馆的建设纳入社会大文化的框架之内，以满足社会和公众对文化生活不断攀升的需求。才是公共档案馆异于传统档案馆之处，也体现现代档案馆的公共性服务理念的趋势所在。由于传统档案馆往往信守固有的“国家意志”，甚至与公众的需要有所对立，因而给公众造成一种难以接近的神秘感觉，多数综合档案馆离公共文化空间的目标相去甚远，公众并没感受到这样的科学文化机构与大众之间有多少亲近感。所以，让国家档案馆步入社会公共领域，拓展文化价值及个性化利用功能，保障公民的切身利益，将公共档案馆当是公共事业，而非行政管理事务。来解决公共档案馆信息资源利用的迫切性和实际功能低效率的矛盾，从而实现公共档案馆的文化品味及价值。
1 档案事业发展面临的挑战
1.1 对档案工作者专业素质的挑战 档案数字化工作和电子文件的出现，使档案工作者不得不面对这一全新的课题。在传统档案工作中，档案始终是以有形的方式存在，档案工作者面对的档案是摸得着、看得见的。档案的工作流程也是非常清晰的。但是在电子文件时代，档案工作者面对的电子文件是一串串二进制编码序列，这些编码序列必须通过相应的软件才可读出档案的内容。当软件出错或者遇到病毒和木马之类的恶意破坏后，电子文件就会找不到或读不出，这使得档案管理人员对档案的可控性非常弱。
因此，电子文件的出现给档案工作者的专业素质带来了新的挑战。档案工作者除了要掌握档案专业技能外还必须掌握相应的信息技能。掌握档案专业技能对档案工作者来说，是一件比较容易的事，但是如果既掌握档案专业知识，又掌握信息技能知识，这在时间和精力上来说，对档案工作人员都是一个考验。此外，档案专业教育属于文科性质的教育，在整个课程体系设置上，虽然也设置了一些信息技术课程，但是还是不能够满足信息时代对档案人才信息技能的要求。
1.2 对传统档案管理理念的挑战 传统档案管理理念尤其重视档案的存储而不够重视档案的利用，这与当时的档案管理条件是密切相关的。在传统的档案工作模式下，档案管理工作花费的人力多，但是档案事业编制分配的人不够多，因此，日常的档案管理工作中把有限的人手投入到档案的保管工作，而把很少的人手放在档案利用工作中，从而造就了重藏轻用的工作局面。
信息技术进入档案管理领域后，档案的自动化管理程度显著提高，档案管理效率大幅度提升，从而花费的人力成本较少，使得一部分以前从事档案管理工作的人员开始投入到档案利用工作的开发和管理过程中。此外，信息时代人们对信息的需求显著提高，尤其是在政府信息公开背景下，人们需要更多的政府日常办事过程中形成的原始记录。这些增加的档案信息资源需求迫切需要档案馆能够提供更加丰富和翔实的档案信息资源。
1.3 对传统档案管理理论的挑战 电子文件的出现给档案领域带来了很大的冲击，使得人们开始重新审视以前档案管理领域中的相关理论。
首当其冲的要属档案的概念，在过去我们认为档案的本质属性是原始记录，但是电子文件的易拷贝性使得电子文件基本不具有原始记录性，因此，很多专家学者开始多此定义进行了相应的质疑和修正。经过一段时间的发展，人们对原始记录性做了全新的阐释，原始记录是说我们记录的社会事实是真实的，而不应该拘泥于档案的载体的原始性。
此外，电子文件自身的特点决定了电子文件管理方法有许多不同于纸质文件的地方。如电子文件的系统依赖性，归档范围就不能只是办理完毕、具有保存价值的电子文件，还需要考虑该电子文件的生成环境。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体整理的概念逐渐弱化，取而代之的是对档案信息内容的整理，原来的按照实体进行排列和分类的方式将被新的信息资源组织方式替代。电子文件的保管要求、保管条件、鉴定内容与方法、检索利用方式、管理流程等方面也与纸质文件有很多不同。这些都为档案事业的发展带来了很大的挑战。
1.4 对传统档案管理手段和管理方式的挑战 传统档案管理工作中，档案管理主要以手工为主，不论是档案的收集还是保管，编研、统计和利用都是通过人工实现的。信息技术出现以后对整个档案的工作流程都进行了重构。档案收集工作由以前的实体归档转变成了物理归档和逻辑归档，而且归档工作也变的非常容易，只需通过网络把相应的信息复制到档案数据库里。档案保管工作也不是传统上的既要注意档案实体的管理，又要进行档案信息资源的管理。在新形势下，档案保管人员的主要精力花在档案信息资源的保管上就可以了。档案统计、编研和利用更是容易和方便，只需通过相应的档案管理软件就可以轻松实现这些功能。
2 档案事业发展新契机
2.1 数字档案信息资源的管理 电子文件的产生从根本上改变了档案信息内容的组织结构，具体表现在两个方面：
一方面，载体形式发生了很大的变化。电子文件是以磁盘、光盘作为自己的载体材料加以保存的。但是电子文件的形状、规格等存在状态却无法简单的在这些载体材料上表现出来。存在于磁盘、光盘上的电子文件必须通过相应的软件和计算机，通过光信号或磁信号的转换，才能表现出他的信息状况。因此，电子文件的存在状态不但与它的载体材料有关，还与相应的软、硬件和转换过程有关。在这里，载体并不
重要，转换才是根本。
二方面，记录方式发生了很大的变化。电子文件的记录方式既不是使用文字，也不是使用图像符号，而是使用电磁感应的二进制编码。即使用图形或计算机语言把它表示出来，如果不是通过相应的软件，我们仍然不知道它是什么样的文件，或者是不是文件，因为离开了生成它和表示它的软件环境，它就是一堆没有用的乱码。
这两个方面的变化使得我们在管理档案的时候不能够按照传统的管理方式来对电子文件进行管理。必须采用适合电子文件生存规律的方式来管理电子文件。数字档案馆充分考虑到了电子文件这两个方面的变化，在载体构建方面采用了比较成熟的光存储技术和磁存储技术，对这些电子文件进行了妥善、有效的管理。并且在应对记录方式变革上非常重视电子文件生存环境的保存，用较为完备的元数据既保存了档案信息，又保存了电子文件的生成环境、管理环境和利用环境。充分适应了新形势下电子文件的管理规律，为档案事业的发展带来了新的契机。
2.2 管理方式的现代化 传统档案馆工作是以档案馆为中心开展的，档案利用工作所投入的资金、人力和设施都非常少，非常不利于档案用户的利用。此外，传统档案在利用时，档案利用者都必须亲自到档案馆，然后向档案馆提出利用需要，档案馆的工作人员然后根据相应的管理制度为档案利用者提供档案供其阅览。在整个利用工作过程中，用户需要花费很大的时间成本和人力成本，光亲临现场就使得很多档案利用者望而却步，因为利用一份档案，需要利用可用交通工具，跨越物理距离，在路途中花费的财力和时间是非常可观的，如果档案利用者对此次档案利用活动做一个效益成本分析，成本远大于效益的话，档案利用者将会放弃此次消费，或者转而用其它形式的信息资源替代。
数字档案馆完全构建在信息技术平台上，档案的整个流转流程都可以通过网络进行，因此档案利用者不需要花费相应的财力和时间成本，只需通过一台可以联网的电脑终端连接到数字档案馆的档案服务器上，通过相应的认证机制，就可以查阅自己需要的档案。这将在很大程度上提高了档案利用者的档案信息资源利用需求。另一方面，档案管理者为了满足档案利用者的档案利用需求，实现自身价值，也积极通过开发便于档案利用者利用档案的档案管理软件，为档案利用者提供便捷的档案利用方式。数字档案馆使得档案利用者和档案管理者之间的互动性大大增强，重构了良好的档案利用环境，从而改变了传统档案馆重藏轻用的局面。
3 拓展社会服务功能，优化公共档案馆信息资源利用
首先，转变服务观念，统一规划，加强档案馆社会服务工作。文档一体化和数字档案资源的全球化，使档案利用工作由边缘回到核心。同时，传统档案工作的封闭性、分散性、时空间隔性不复存在，被极大限制的档案信息资源的能量将得到巨大的释放，档案的利用方式发生了根本性变革，档案部门应该能够提供符合利用者已有硬件及软件的电子文件拷贝，或通过网络提供远程档案服务，使利用者摆脱时间和空间的限制，随时随地获取所需信息。
其次，加强馆网合作，实现档案信息资源的整合与共享。积极采取各种有效手段，开发档案信息资源为社会服务是档案馆使命所在，也是公众呼唤所需。我们知道，档案中间蕴藏着大量珍贵、唯一和原始性的知识，这些知识一旦和现代社会的娱乐休闲时尚相结合，将会形成一种新的娱乐观念，这种娱乐是建立在知识的学习、寻找和内化的基础之上，档案部门应认识到娱乐化观念与档案的知识利用相结合，面向社会公众开展档案信息资源编研，结合采集各种档案信息将其内容转化为通俗化的故事和知识，与一些信息消费吸引力较强的娱乐性网站进行合作，开辟档案信息资源专题站点，充分利用档案原始性、真实性强的特点，促进档案的大范围利用。将会带动档案利用率的大幅度提高。
第三，开发社会共享利用，加强档案馆服务功能建设，切实提高档案馆服务水平。在一个知识娱乐化的时代里，公共档案必须与其他知识传播媒介结合起来，公共档案馆的利用就不仅仅是一些简单的查阅、外借、复制和实物展览等方式了，这种双赢合作对于档案馆来说还应该有很多可为之事，它是公共档案馆面向社会大众利用的第一步，也是树立科学的档案文化观，发挥档案文化功能的第一步。
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