“规划”和“控制”是现代企业经营管理的重要内容。而规划的重要内容之一就是全面预算,若无规则,则无控制的依据。全面预算是以财务形式制定的企业由一系列单项预算组成的有机整体,由一整套预计的财务报表和其他附表构成,在一定期间内对经营和资源分配的计划,用来反映企业计划期内预期的经济活动及其成果。企业必须从战略的高度来看待应用和深化预算管理体系,才能在复杂多变、竞争日趋激烈的国际市场环境中能够生存和发展。
一、全面预算编制的基本原则
全面预算是财务管理工作的主要内容,也是内部控制管理的必要手段,关于全面预算编制的基本原则,是在“量入为出,收支平衡” 总原则的引导下,对战略发展状况与财务工作进行统筹管理,笔者认为可归类为以下几方面:
(一)完整性原则
全面预算编制基于战略导向,而战略导向是站在总体性管理的视角,对各项工作提出详细的预算要求,譬如在预算方案落成之后, 各个部门需要按照方案规定的细则性要求,在预算范围内做好各项工作,一旦出现超预算的情况,则说明预算方案的适用性有问题,或者该部门没有严格按照预算要求开展工作。因此,全面预算编制要提高方案的适应性水平,就必须紧扣战略导向的完整性要求,以避免预算方案脱离实际。
(二)公开性原则
全面预算编制工作围绕战略导向的管理要求,要求适用于各个部门的岗位实际,换句话说,全面预算编制工作并非财务管理部门的内部工作,而需要结合各个部门的实际工作需求,在广泛征求各个部门意见和建议的基础上,方可科学制定相应方案,因此全面预算编制需要以公开的方式“广纳贤言”,譬如问卷调查、网上留言箱等,然后归纳汇总各种建议和意见,提炼出改善预算方案的精髓 。
(三)稳健性原则
全面预算编制通常采用“零基预算”、“增量预算”、“滚动预算” 等方面进行编制,分别针对支出预算、收入预算、专项预算等,为了提高全面预算编制的稳健性水平,在编制预算方案的时候,需要统筹以上的编制方方法,分析这些方法与战略导向之间的相容性水平,以突出表现预算的“勤俭节约”优势。预算方案编制的目的就是为了保证收支平衡和尽可能减少财政赤字,因此方案的细节内容,除了需要明确利润的挖掘点,还需要制定负债情况下的经营方案,以便实现“量入为出、收支平衡”的财务管理战略目标。
二、全面预算编制的流程管理建议
在明确全面预算编制基本原则的基础上,要求根据战略导向的预算目标,分解预算编制的工作任务,邀请各个职能部门的管理人员,进行反复的沟通交流,然后编制出细则的预算方案,笔者结合相关的工作经验,提出以下几方面的全面预算编制流程管理建议:
(一)构建预算管理体系框架阶段
为避免财务预算管理方案的空洞问题,在开展全面预算管理工作之前,要根据预算管理的目标,基于战略视角构建预算管理体系的框架,具体的构建方法是综合性了解企业的远景和战略,制定战略目标,然后进行中长期的预算,将战略目标转化成年度预算,形成包括组织体系、内容体系、方案体系、调控体系、考评体系在内的预 算管理体系框架。以此形成的全面预算管理体系,体现出预算编制、审批、下达、执行、考核等功能,不仅能够明确预算目标,而且通过预算调整和差异分析,实现预算的有效控制。
(二)内部预算阶段
所谓的内部预算,指的是在编制预算总方案之前,由各个部门参照上一年度的资金收支情况,提供部门内部的预算建议和意见,然后汇总成预算方案初稿。在内部预算阶段,首先需要对内部资源进行统一配置,并对财力的分布进行调整,以此反映出战略导向下资金使用计划,同时需要确定部门可支配资金的收入来源,尤其是公共需要事项的资金安排。其次是根据战略导向下运营管理资金安排,除了专项资金以外的所有资金的优化配置,都要求做到专款专用。最后是专项预算,譬如行动计划、培训教育、科研项目等的经费收支等,是从战略导向下资金总量中,所衍生出的特殊预算资金。在明确以上三方面内部预算之后,根据战略导向发展规划中的财务收支计划,对这些预算的资金进行汇总,并扣除掉重复的部分,就可以基本确定总预算额度。
(三)预算方案执行检验阶段
全面预算方案编制之后,需要通过执行检验其可行性与否。由于全面预算编制是基于战略指导,因此为保证预算方案的有效执行,依然需要根据战略指导的基本原则,做好预算执行的日常监督和控制工作。鉴于内外部环境的复杂性,因此预算方案在执行的过程中,需要根据预算环境的变化态势,进行适当的调整,以纠正预算的偏差。笔者建议应用预算实时监控系统,将每项预算细则和各个部门的实际工作联系起来,通过对各个部门工作情况的监控,从侧面反映出预算方案的执行效果。关于预算实时监控系统,是利用计算机的硬件手段和财务信息化系统的软件环境,开发出包括数据输入、数据输出、数据保存、数据分析、数据安全等功能的综合性平台,在平台当中建立起与各个部门的连线通道,各个部门需要将工作中与预算方案执行相关的情况,及时输入到系统当中,而系统通过综合对比分析,得出预算方案的执行效果。在此,我们还需要开展全面预算的考评工作,基于预算方案的执行效果和围绕全面预算目标体系的实际情况,展开各个部门的预算成绩考核工作,给予预算方案执行效果良好的部门一定的物质奖励,而对于超预算的部门,给予一定的惩罚,以此激励各个部门更加积极主动地完成全面预算方案赋予的任务,同时也是全面预算编制不断精益求精的参考依据。
(四)预算上报阶段
在总预算汇总的基础上,各个部门将预箅意见和建议上报,然后提出预算的草案。草案的内容要突出上一年度的预算方案执行情况,以及本年度工作的资金规划,财务部门根据预算的草案,对下一年度的总体收支规模展开全方位预测,并提交财务决策者审核汇总后,交由财务部门下达预算的控制数,其中需要审核的内容包括收入是否按照规定全部列入和支出是否按照规定标准编列。各个部门收到财务部门下达的预算控制数之后,如有异议可及时提出意见和调整理由,然后重新上报到
财务部门,在得到正式批复之后,才可以正式纳入全面预算方案编制的内容。以上预算上报阶段的流程,大致可以分解为:预算草案汇总上报——预算控制数下达——预算草案修改并上报——预算草案的正式批复——正式预算方案的汇总编制——还原成可比口径预算——预算方案的执行——预算情况的检查和分析。总之,全面预算方案的编制需要做到职能各有分工,以“民主”的态度补充各个部门的意见,形成具体有层次性的统一预算体系。
三、结束语
企业可以通过编制预算制定一个能够协调内部各部门工作的全面计划,分析和考核企业内部各个责任部门的工作业绩,控制企业的经营活动,保证经营目标的实现,达到预算控制的目的。全面预算编制工作,是建立在战略导向管理基础之上的,为了提髙全面预算编制的水平,我们需要将预算编制分为体系构建、内部预算、预算上报、预算执行检验四个阶段,从这四个阶段解读出编制的合理方法,以求全面预算编制的主题研究臻美完善,通过实施科学的预算编制给企业带来成功。
参考文献:
[1]刘元珍.关于我国企业实施全面预算管理的探讨[J].财经界(学术版),2011(12).
[2]秦兴民.创新企业全面预算管理的探讨[J].当代经济(下半月),2008(06).