第1篇：企业文秘与档案管理工作的有效结合
1企业文秘与档案管理工作概述
1.1文秘工作
企业文秘行政管理中，文书工作与秘书工作合称为文秘工作。文秘工作在企业整体运行的过程中起到一种承上启下的作用。文秘工作者的工作能力对于整个企业的运作会产生极大影响，通过文秘，将管理部门与职能部门紧密联系起来，对企业管理者来说起到一种辅助作用，帮助管理者提高工作效率。文秘在日常工作处最主要的职能就是协助管理者工作，帮助搭建管理者与各个只能部门之间的桥梁。管理者下发的命令指示需要通过文秘传达给各个部门，而各部门对生产管理状况等的反馈则需要通过文秘传达给领导。“它的基本任务是：正确地建立文书处理工作秩序，及时、准确、安全地处理来往文书；辅助机关领导者处理日常活动中的政务事项；密切机关之间、上下之间的联系。”[1]文秘工作最重要的产物就是各种公文、章程等等，而这些文件构成了档案的最基础部分。
文秘工作对于企业管理运作是十分重要的，构成了企业运作管理的最基础、核心部分，他们可以直接接触到管理者，帮助协调管理者与各部门以及各个部门之间的工作关系，有序的文秘工作可以提高企业工作效率，促进企业效益的增收。
1.2档案管理工作
档案管理工作对于企业来说同样很重要，涉及到多方面的内容。档案是企业在运作过程中产生的所有数据、结果等的总和，包括人事档案、生产备案、销售结果等多方面内容，是企业制定方案、制作预算、人事变动等的主要数据来源。进入新时期后，为更好促进企业发展，提高企业工作效率和经济效益，国家相关部门制定并颁布了《企业档案管理办法》，将企业档案管理进一步规范化、科学化。
2企业文秘与档案管理工作的联系与结合
2.1二者联系
从企业整个行政管理机制来看，企业的文秘与档案管理工作都是基础性工作，为企业其他事项的运作起到铺垫和沟通作用。所以首先从总体上看，二者构成一种相辅相成的关系。文秘工作的最直接成果是公文，而各种公文的总和则构成档案的一部分，或者我们也可以人文公文就是档案的前身。只有在文秘工作的有序、有效进行之下，公文才会有秩序的成为档案的一部分。文秘工作者对于公文的撰写和制定在此环节中起到关键作用。在社会主义市场经济体制下，不同企业的所有制形式有所不同，所以对于公文拟制的相关规定也有所不同，这就对公文的质量有着很高的要求，从而对于从业人员的要求也会增加。
其次，从文秘工作者的从业要求以及企业管理需求来看，“档案管理是每个文秘工作者的职责范围，文秘工作避免不了要做一些档案管理，这既符合文秘的工作性质，也符合用人单位的工作分配规则。用人单位向来把档案管理工作分配给文秘来处理，因此，说档案管理是文秘工作者的一门必修课是符合理据的。”[2]
同时，从二者的工作范围来看，文秘工作与档案管理的工作有很多共通之处，联系是极其紧密的。文秘在日常工作时会记录企业运作的各种活动、实践过程，而档案管理也是需要将这些已经形成的文件记录和保存下来，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以说明文秘工作者不仅需要记录档案，更需要将这些档案保存下来。
2.2有效结合
从上文我们知道文秘工作与档案管理处于一种相辅相成的关系，并且在工作目的和工作职能上有许多共通之处。所以在新时期下，随着科学管理理念的引入，越来越多企业倾向于精简部门，文秘和档案管理工作在这时就会有效结合起来。“文件是文秘工作与档案工作衔接的主体，档案资料主要来源于文件，文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，而高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础之上的。”[3]
如何才能有效的将二者结合呢？随着信息化社会的发展，计算机技术不断更新，将现代信息技术引入企业档案管理之中成为有效的办法。除此之外，在将企业文秘与档案工作的结合过程中，我们还需要注意几个问题。首先在档案形成的初期，公文作为档案的前身，在其由文秘刚刚拟定形成并且在企业各部门之间流传工作的时候，这一时期还不能称作是档案。所以文秘从拟定之初就要把握好质量大关，遇到问题及时修改，将最终文件定档。其次，档案在经过一段时间的归纳整理后，文秘工作者要定期对档案进行审核检查，将重复累赘、没有意义的公文废弃，节省档案空间，增加工作效率，也为日后翻查档案减轻了工作量。但在此过程中文秘工作者在摒弃无价值档案时必须经过企业管理者的审核，不能完全凭借自己的主观意志来进行判断。并且现代文秘工作者应当学会应用计算机相关软件，将档案全部电子化录入电脑并做好相应备份，做到企业档案电子化。
3结语
企业文秘与档案工作是紧紧联系在一起的，二者工作内容中有许多相似之处，如何将二者有机的结合起来成为新时期企业行政管理工作的重心之一。现代企业在招聘文秘工作人员时，往往要求他们除掌握常规性文秘工作技能外还需要掌握多方面的工作技巧，这实际上也为企业在工作中将文秘与档案管理工作的结合做好了前期准备。
对于现代企业管理来说，文秘工作时一种综合性、实践性较强的工作，需要文秘人员协调处理多方面问题，也是档案管理的基础性工作之一。随着社会经济的不断发展，信息化成为时代发展的趋势。信息化管理概念引入企业管理后，通过相关技术手段将企业文秘工作和档案管理工作有效结合以来，优化了企业内部的运作机制，对企业管理、生产都产生极大促进作用。
第2篇：浅析文秘工作与档案管理的关系及其有效组合
1、引言
在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，他们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
文秘工作的范畴相对来说，一般是跟一些资料，档案管理相互联系的，文秘工作肯定离不开档案管理工作，文秘要做好本职工作首先要学会档案管理，档案管理讲求细心，细致，工作不能够大意，马虎，否则就容易造成疏忽。文秘工作与档案管理工作可谓相辅相成，二者通过工作的关系建立联系，又相互补充，相互依赖。文秘工作与档案管理有着密切的联系。文秘工作是档案管理的前期工作。可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用。但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
2、文秘工作与档案管理的关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文，它既是文秘工作的主要产品，又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。
2.1对现代文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等。
2.2文秘工作是档案管理的基础
文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。
3、文秘工作与档案管理的结合
3.1文秘工作与档案管理相结合能够增强文秘工作者业务素质
由于机关文书档案管理工作具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、会计等档案，门类很多，内容丰富，工作复杂，要提供大量的参考资料，要求提供的资料迅速、准确，就有了一定的难度。因此，从事此类的工作者除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。首先，努力提高自身综合素养。收文、发文、存档和管理等文书处理的各个环节，简单看起来是收、发、存和管，用字一线穿，都是为应用服务的，但对于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的参谋和助手，还要在加强本职工作修养的同时，应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。那种以“消息灵通”炫耀自己和拿党的机密讨好别人的恶习，则必须坚决根除。其次，培养综合分析与应用能力。文秘工作是一个细致的、大量的琐碎工作，每一份文件都涉及到许多领导和部门。由于具有的工作特殊性，对所有的文件能够先知先觉。在处理文件时，文秘工作者不仅要事先了解文件内容，抓住文件的中心或某一特征，以便于记忆，利于传阅和阅示。还要注意上道工序与下道工序的衔接(如文件的收集、分类、立卷)，充分考虑好今后文件的查找应用和归档。只有通过文书处理的综合分析与应用，在实践中不断掌握文秘工作与档案管理两者之间结合的规律性，才能有效提高文秘工作者的业务能力。
3.2文秘工作与档案管理相结合能够提高文秘工作者的办文效率
文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约。一份文件制作完毕后，要经过封发、传递、收启、登记、拟办、承办、催办等运转环节，而每一环节都有可能出现延误、积压、迟滞现象，从而影响文书的正常运行。由于人员精减，一岗多职，客观上给予文秘人员增加了办文运转环节的难度。这就需要文秘人员周密思考，综合管理，及时、准确地处理文书，确保各个运转环节畅通无阻，防止紊乱、积压和文牍主义，以期提高工作效率。
3.3文秘工作与档案管理相结合能够提高档案管理服务质量
文秘工作者在管理文件的过程中，要发挥好文件资料的实用价值，不仅要发挥对使用者的参谋、咨询作用，同时也要提高服务质量。笔者认为，充分发挥办公信息自动化的作用，统筹规划，实现文件资料共享，是提高档案管理质量的必然趋势。做好文件的电子计算机管理。由于文秘工作者兼具档案管理工作，这就为今后使用计算机查阅档案提供了便利条件。文秘工作者在印发单位内部文件的同时，将文件按年度、类型在计算机里予以编文秘工作者在管理文件的过程中，要编号存档，设置密码确保文件安全，形成电子档案。这样，在今后提供查档服务中，无需到档案室查阅，直接运用电脑随查随用，方便快捷，提高了服务质量。
4、结语
随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作也要不断发展，文秘与档案管理工作十分重要。信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化，实现文秘工作与档案管理一体化，从源头上来提高文书档案质量。
