《党政机关公文处理工作条例》规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”。正确使用发文字号是规范公文写作的重要方面。发文机关代字(以下简称代字)是发文字号的重要组成部分，一般由机关代字与发文性质代字构成;机关代字又由机关代字与机关职能部门代字构成;发文性质代字，常用的有“发”“字“”函”“呈”“复”“报“”电“”文”等。编制发文字号，关键在于科学正确合理地编制发文机关代字。
一、发文机关代字编制的问题
1.发文机关代字编制方法的多样化。《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)对公文处理提出了“准确规范、精简高效”等原则，《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)也首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。然而，上述两种制度并未对发文机关代字作准确规范的规定，导致各级党委、政府及职能部门代字的编制方法都有好多类型，缺乏统一性、规范性与严肃性，不利于推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化。
2.发文机关代字的重复。由于我国行政区众多，导致在行政区简称及代字的确定上，比较混乱，难以统一。同时，不同工作系统的代字也有重复的可能。比如，有如下政府机关在使用“宁政发”的机关代字：宁夏回族自治区、南京市、宁国市、宁海县、宁强县、宁陕县;有如下政府机关在使用“宁政”的机关代字：西宁市、宁德市。
3“.发、字、报、呈、函、电”等发文性质代字的内涵与适用范围不明确。一般认为，“发”用于领导机关的下行文，“字”用于机关或机关职能部门的上行文与平行文，“函”用于没有隶属关系的机关或机关职能部门之间的往来文件“，复”用于领导机关对其所属下级机关请示的批复。然而，通过对党政机关公文处理工作实践进行分析，可以看出，实际情况并非完全如此。尤其是“函”，分析以“国函”与“国办函”为代字的公文，并非全是作为“公文文种”的“函”，多是批复，兼及通知与命令。如《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》(国函〔2014〕88 号)，批复事项只涉及个别下属单位，此处的“函”应指以信函形式发文，而不是指“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。
二、发文机关代字编制的原则
1.统一原则。同级党政机关、同一系统的代字要统一编制，明确其编制方法与组成要素，切勿各行其是。如党委是采用“简称 +发”还是采用“简称 + 党发”“简称 + 委发”，政府是采用“简称 + 政发”还是采用“简称 + 府发”，都要统一起来。
2.本质原则。代字要选用能够反映本地区、本机关的本质属性的词语。如民(民政局)与防(民防局)、农(农业局)与垦(农垦局)、国土(国土资源局)与国资(国有资产管理局)、国税(国税局)与地税(地税局)等代字的确定。
3.历史原则。尊重地区简称形成的历史性，注意与其他相近的地区、机关的代字相区别，意处理好机关代字与机关简称的关系。如前述“宁政发”“宁政”等机关代字的合理使用。
4.级别原则。在代字的确定上，尊重重要部门的优先选择权，并尊重国家行政管理实践中的认知习惯，如民发(民政部)与民委发(国家民委)。
三、发文机关代字编制的对策
1.统一各级党委和政府的发文机关代字编制方法。
方法一，按照本质原则与多数决原则相结合的原则，认真分析党委与政府在国家管理中的地位、关系与作用，并加以分析汉语的表意功能，可以确定“党”与“府”为代字。方法如下：各级党委的代字宜采用“简称 + 党发”，如“沪党发”;各级政府的机关代字宜采用“简称 + 府发”，如“沪府发”。
方法二，按照历史原则与多数决原则相结合的原则，参照中共中央与国务院代字的编制方法，尊重党政机关公文处理工作实践中的习惯，方法如下：各级党委的代字宜采用“简称 + 发”，如“粤发”;各级政府的代字宜采用“简称 + 政发”，如“粤政发”。
2.统一各级党委和政府的组成部门的机关代字编制方法。
方法一，按照本质原则与简明原则相结合的原则，仔细研究职能部门的工作内容及代字的表意功能，方法如下：上级组织简称 + 部门简称 + 发(字)，如“皖组发”(中共安徽省委组织部)。注意，从党政机关公文处理工作实践及简明原则来看，代字中不需出现工作类型及内设机构简称。
方法二，注意区别各级政府组成部门及其党组的代字，切勿混淆。方法如下：组成部门机关代字宜采用“上级政府简称 + 部门简称 + 发(字)”，如“晋民发”(山西省民政厅);组成部门党组机关代字宜采用“上级政府简称+ 部门简称 + 党 + 发(字)”，如“晋民党发”(中共山西省民政厅党组)。
3.科学处理词义相近地区的发文机关代字编制方法。
方法一，按照历史原则与本质原则相结合的原则，由历史渊源较强的地区使用争议代字，其他地区另行编制，方法如下：如邹(邹城市，秦朝开始设置“驺县”，历汉、晋、南北朝，及唐初改“驺”为邹，称邹县，沿袭至 1992年 10 月，撤县设市，称邹城市)、邹平(邹平县，历史上曾称梁邹县、邹平县)，再如莒(莒县)、莒南(莒南县在历史曾属于莒县，后单独建制)。
方法二，按照历史原则、级别原则与本质原则相结合的原则，由级别较高的地区使用争议代字，其他地区另行编制。如宁的使用，方法如下：按历史原则与级别原则，宁由南京市使用 (南京简称“宁”。晋太康二年置江宁县，治今南京市西南，唐以后沿置。现在南京市还设有江宁区，且南京无法简称“京”，简称“南”有违本质性原则)。按本质原则，宁夏自治区采用“夏”作为简称(合理的政区“简称”，应选自全称中指称地域的部分，如主谓结构的辽宁简称“辽”、动宾结构的“宁夏”宜简称“夏”)。
4.科学处理词义相近部门的发文机关代字编制方法。
方法一，统一编制同一系统的代字。如财政系统，从财政部、财政厅、市县财政局，统一采用“财”字，如国财(财政部)、晋财(山西省财政厅)、锡财(无锡市财政局)、惠财(无锡市惠山区财政局)。
方法二，按照历史原则，由政府行政管理实践中的习惯来确定，如民(民政部)、民委(国家民族委员会)。
5.科学合理地使用发文性质代字。
发文性质代字 (即公文属性词) “是反映公文类别、内容、作用、文种等属性的精练而准确的规范化词语。它应按照机关、单位的职责和权限、公文自身属性来制定。”要科学确定发文性质代字的内涵与适用范围。
方法一，按照历史原则与级别原则，尽量规范发文性质代字的数量及内涵。党政机关公文处理工作实践中，参照中共中央及国务院的发文机关代字，方法如下“：发”主要指文件形式，“函”主要指信函形式，“电”主要指明传电报。
方法二，从科学管理及规范工作的角度出发，结合公文文种及行文规则的要求，方法如下：“发”主要用于普发性的下行文，“函”主要用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。
如此，取消较少使用的“报”“呈“”文“”复”等发文性质代字。
