第1篇：新建本科院校科研档案管理工作探讨
高校科研档案是指在高校教学科研部门、师生员工们在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据，声像等各种形式载体的文件材料。科研档案详细记载了科研人员在科研中的研究思想、研究方法、研究经验和研究成果，反映了高校的科研领域和研究水平，也是高校服务地方经济发展的能力重要标志之一[1]。因此，高校作为承担项目单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。
然而，新建本科院校作为普通高校的新成员，由于科研底子薄，科研服务经济发展能力差，导致科研档案管理意识薄弱，科研档案管理方法尚处于摸索阶段。本文围绕新建本科院校自身实际情况，结合科研档案的管理现状和已有经验，对新建本科院校科研档案管理存在问题和对策进行探讨。
1新建本科院校科研档案管理存在问题
1.1科研档案管理意识薄弱，科研档案材料收集不全
新建本科院校由于刚升格为本科院校，学校面临着教育部本科教学合格评估的压力，因此学校大都将教学档案管理列为档案管理工作的重点，而对同样重要的科研档案管理工作投入不够，科研档案管理意识不强，科研档案大多停留在科研申报材料和结题材料的简单收集，而对科研过程中的原始数据和关键材料等过程性文件(开题报告，科研计划、科研方法和成果)未能归档，严重科研档案的完整性，不能给后人的科研活动起到很好的借鉴作用[2]。
1.2科研档案管理机构不健全，人才队伍无保障
新升本科院校教学资源有限，科研管理部门、教学系部大都没有设立专门的科研档案管理机构，科研档案管理尚处于刚刚起步阶段，缺乏档案管理制度建设，职责分工不够明确；科研档案管理人员也多为为兼职，档案专业知识缺乏，由于还要兼任教学和行政秘书，承担事务多，必然影响科研档案管理的工作进展。
1.3科研档案管理服务市场意识不强
新建本科院校升格为本科院校，科研档案管理水平的相对滞后，科研档案的利用目前还只停留在记录、保存阶段，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案的服务社会经济发展的价值，仅仅把科研档案当作一种历史材料保存。另外，由于新建本科院校科研档案管理仅仅停留在资料归档的层面上，科研档案管理人员很少参与到科研成果的后期转化工作中，对鉴定后成果开发推广阶段形成的材料，很少去收集，缺少科研档案信息化建设，从而使高校科研成果不能参与科研转化，不能充分进行产-学-研结合，严重削弱了新建本科院校科研工作服务地方经济的影响力和学校的核心竞争力。
2新建本科院校科研档案管理方法探讨
2.1加强宣传，提高各级人员档案意识
针对新建本科院校各级部门和人员科研档案管理意识薄弱的问题，必须有针对性的进行档案知识和法规宣传，通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，使各级领导、科研管理部门和科研人员提高档案法制观念，认识科研档案管理工作的重要意义，尤其认识到科研档案管理工作对保证和促进高校科研工作所起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作[3]。尤其让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责。
2.2建立健全的科研档案管理制度，加强科研档案管理人才队伍建设[4]
依据国家《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和有关部门档案管理法规，结合高校科研档案管理实际工作情况，建立健全的科研档案管理制度，明确档案管理人员职责和分工，提高科研档案管理工作效率。
针对新建本科院校科研档案管理工作中普遍存在管理多为兼职人员，专业不对口，专业知识匮乏等问题，必须加强科研档案管理人员业务能力培训，可以采用引进人才和外出进修等方式提高科研档案管理人员业务能力。其次，科研档案管理人员必须加强自身修养和职业道德教育，牢固树立科研档案管理保密意识，严格遵守工作纪律和保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》和《科学技术保密规定》，严格科研档案的登记、借阅手续，对涉密科研档案不能擅自复印，要严格审批手续。
2.3强化社会服务意识，加强科研档案成果转化
新建本科院校普遍存在基础设施落后的问题，即使在信息化的今天，多数科研档案仍为纸质保存方式，科研档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高，这样势必影响了科研档案的利用效率，不利于网络利用和查询，因此，在科研档案的管理工作中，必须加强科研档案管理信息化建设，积极组织开发适用于科研单位档案管理并具备信息加工处理功能的计算机模型和软件，充分利用网络进行科研档案信息的发布和查询利用系统建设，促进科研转化和产-学-研的结合，提高高校服务社会的影响力[5]。
3结语
高校的科研档案管理工作是高校科研和档案管理工作中的重要组成部分，高校科研档案管理工作对提高高校科研水平和促进高校科研成果转化率具有十分重要的意义。因此，新建本科高校应提高对科研档案管理工作的重视程度，加强对科研档案的管理力度，在制度和人员上给予支持，使其更好地为学校的教学、科研和其他各项工作服务。
作者：方美文
第2篇：农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议
2012年2月，民政部印发了《科学技术研究档案管理暂行办法》（民政科技与标准化信息平台），提出要加强民政部科学技术研究档案管理工作，有效保护和利用民政科技信息资源，提高民政科技管理规范化水平，推动民政科技工作发展。在新的时期，农业科研机构科研档案管理面临着新的问题，科研档案管理的根本目的是服务于科研人员，有助于科研机构科研工作的顺利开展。因此，科研档案管理工作是科研机构正常运转和发展的重要组成部分，是推进农业科研机构科研发展和创新的必要条件，同时也是科研机构科研实力的重要凭证。科研档案管理的规范与否，会影响科研管理的质量、效率和水平，甚至会影响到科研机构科研工作的发展。文章分析了当前农业科研机构的科研档案管理模式，科研档案管理过程中存在的问题和困难，分析原因，对下一步如何高校提高科研档案管理更好地为科研机构服务提出相应的对策和建议。
一、农业科研机构科研档案管理现状和存在问题
第三次新科技革命的蓬勃兴起和发展带动生产力大发展，更加速了农业科技的现代化进程，农业经济产业化程度更强，带动农产品市场发展以及农业科技研发和科研成果的转化，农业信息化技术提高[1]。在新的大信息量的时期，农业科研工作过程原始素材的保存和记录尤为重要，因此档案管理工作是农业科学研究及农业科研机构不可缺少的一个重要工作，是科研活动和科研机构的重要组成部分。
科研档案是在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料[2-3]。科研档案管理指的是在整个科研进程包括科研准备、实验、总结验收、成果奖励申报、推广应用等各个阶段形成材料的完整、准确、系统，做到科研工作和建档工作同步进行，这是科研档案管理工作的基本要求。根据新时期现代农业的发展水平以及农业科技的信息化程度，科研档案的管理要求和模式在逐渐变化，管理工作的质量直接影响科研工作和科研机构的顺利运行，目前大多数农业科研机构科研档案管理存在一些问题，主要表现于以下几个方面。
（一）档案管理意识淡薄
科研档案的建立需要档案管理人员以及科研人员两方面的配合完成。目前大多数科研机构的档案管理人员基本由科研办行政人员兼职负责，并没有配备专职的科研档案管理人员，由于缺乏对档案知识的了解，责任心不强，把档案的管理当成一种为科技人员无偿服务而不是自己的本职工作，材料入档案没有硬性规定，可有可无，因此科研档案的归档利用率较低。另外，科技人员积极性不强，认为只要把科研做好，科研成果是自己辛苦劳动的结晶，不在意或不愿意档案的收集和管理，留在自己手中，有的担心自己资料在归档后会被别人利用，特意回避归档。也有一些科研人员认为自己做出的成果掌握在自己手中最安全，这样有助于保护知识产权[3]。这样的结果是，出现项目总结或者填写科研基础时需要查阅、报送先前材料的时候才发现资料被自己没有很好地保存，而又没有在单位科研档案中保存而后悔。
（二）档案形式的缺乏
有些科研机构的管理人员可能还是保持原来老工作人员，对计算机应用不熟练或者思想守旧不愿接受新事物，习惯于停留在“纸质档案”的层面，查阅档案的时候浪费人力、物力和时间。另外，纸质档案不小心损毁或者遗失可能会导致资料的永久不可挽回[4]，随着信息技术的发展与网络时代的到来，为了便于查询、查阅和提高档案的利用价值，需要丰富科研档案管理的载体形式，使“电子化”与“纸质化”双轨运行。
（三）归档分类的混乱
近几年随着科技项目的急剧增长，项目内容及分类有的界限模糊，有的材料收集不齐全[3]。科研档案的管理，本来分类归档需要结合括单位发展方向、年份、材料内容、单位人员规模、组织构架等方面，但出现分类级别判断的错误，在管理人员交接工作内容时含糊不清或者个体标准的判断差异，都会导致档案分类的管理混乱。
二、提高农业科研机构科研档案管理的方法与建议
（一）强化建档责任意识
档案管理专业性较强、业务要求较高，档案管理者的意识、行为、能力对档案管理工作的质量起着决定性作用。农业科研机构应该制定科研档案的归档制度，有针对、有计划地对管理人员和科研人员开展培训，首先提高档案管理人员的业务水平和责任意识，落实好岗位职责。同时，提高科研人员的建档意识和重视程度，使科研人员认识到档案管理的重要性，明确科研人员科研活动内容的归档是科研人员的义务，它不是科研人员自己的私有财产，而是科研活动的真实记录，属于科研单位的成果，使科研人员自觉主动地配合档案管理人员对自己的科研工作进行归档。当前农业科研机构主要分类的基本单位是研究室、课题组，具体到项目则是项目负责人，应落实各级岗位责任制，推进档案管理的时间进程，每一层都有责任监督检查科研活动中所形成的文件、材料、归档的工作完整性。将档案管理工作纳入到职能部门的工作范围，制定相应的指标体系进行年终考核，使归档率与项目质量作为完成工作的主要依据纳入到各层职能部门项目管理和年度绩效考核。总之，一方面，管理人员要积极主动地通知、提醒甚至跟踪个别项目的归档进程，做好督促，另一方面研究室主任、课题组长以及项目负责人本人也要层层落实，并按照时间进度进行不定期检查验收。
（二）建档形式多样化
传统档案采用纸质方式，随着信息量的增大，纸质档案的建立需要较大的人力、时间和空间，并且查询时较为麻烦，容易造成档案材料的丢失。而当代计算机技术的发展使得新生代年轻人采用电子建档方式更为普遍，电子档案能够节省空间、人力，但技术性要求较高，并且在工作交接以及查询原始文件时容易出现错误。在当前农业科研机构科研档案的管理中，随着管理者年龄的差异，两种档案管理方式各有侧重。而将两者能够很好地结合，同样重视同步进行的，做得同步、圆满的目前还不是很多。做好纸质和电子档案平行、同步建设，为档案管理的原始材料提供双层保障，是档案管理资料全面、简化查询方式以及材料真实的有力保障。
（三）制定农业科研档案管理制度和标准
制定合理的农业科研档案管理的标准，是提升农业科研机构科研档案管理工作科学化水平的切实需要，也是有效服务于科研工作的切实需求[2]。要结合农业科研自身的特点，征求单位内外学术委员和广大科技人员的建议，以及上级部门、兄弟单位等多方面的意见，制定科研档案形成、积累、收集、整理、保管、利用、归档范围，规定时间和归档制度，形成固定文本，并随着单位发展和形势变化反复修改完善。目前，农业科研机构最重要的就是科研项目和科研成果，建立文件夹按年份管理是最普遍的一种管理方式，分级根据项目类型按年份每年进行新材料的加入和规整。
（四）提高档案利用效率
档案利用是档案管理工作的根本目的[5]，现代化电子存档技术的发展为高校查询和利用档案提供了便捷，高效输入和检索能够迅速地查询到档案的年份和归类，技术的提高为档案利用的效率和价值更上一个档次，在工作总结、计划、项目管理、单位成果展示以及领导、部门提供总结和参考数据。同时，科研项目档案能够为新进单位的科技人员提供有价值的情报信息，如某个学科方向在单位的发展状况，项目立项有没有重复，科研进展的程度等，能够避免科研人员走弯路，指导科研人员的科研方向，更高的提高科研效率和科研水平。科研活动的直接记录，无论成功或者失败，都能反映科研真实过程，被称作原始材料，是留给后人查看最有价值的技术材料[3]。档案管理部门要主动根据单位发展需求，开发农业科研档案信息资源，管理人员在自己的岗位职责上主动与各学科方向的科技人员沟通，采取发简报或者邮箱提醒的方式传递科研档案管理信息，如果有条件的话可以建立农业科研档案信息服务中心，与兄弟单位或者其他农业科研单位联合形成网络，把有价值可公开的档案信息及时传达给科研人员，提高科研档案的利用效率，从而实现科研档案管理的真正价值。
三、结束语
农业科研档案是农业科研水平的真实记录，是发展农业科研事业的重要依据。目前农业科研机构科研档案管理水平不高，影响科研单位管理的质量和效率。研究创新管理理念，一方面在管理主体管理者上面的创新，要从领导层加以重视，给予人员、设备和经费方面的保障，首先培养具有创新精神的专业档案管理工作人员，热爱档案管理工作，能够根据具体工作内容主动研究、分析、改革档案管理模式和方法，另一方面从高层通过制定良好的工作运行机制，同时制定相应的奖惩制度，保障档案管理者的待遇，最终提高农学科研档案管理工作的运行效率，实现科研档案为科技人员和科研单位真正服务的最终目的。
作者：李静等
第3篇：高校科研档案管理工作探讨
科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。而高校科研档案是高校教学科研部门师生员工在从事科学研究过程中开成的具有保存价值和开发利用价值的原始记录。科研档案详细记载了科研人员在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研领域和研究水平，也是高校服务地方经济发展的能力重要标志之一。高校科研档案的作用是一所高校实力的凭证；对科研研究提供借鉴参与作用；既是学校尊重知识、尊重人才的表现，又是倡导科研人员、师生具有进取意识，树正气、兴学风，实现自我价值的有力措施；是考核科研人员的科学依据。然而科研档案的特征：来源的广泛性；内容的专业性和形式的多样性；形成的周期长、数量大；协作项目多，学科综合性强。
本文围绕新建本科院校自身实际情况，结合科研档案的管理现状和已有经验，结合科研档案的管理现状和已有经验，对本科院校科研档案存在问题和对策进行探讨。
一、高校科研档案管理存在的问题
1、收集归档难、收档不及时、收档不全
许多高校对从事科研工作的老师缺乏有效的管理，科研档案管理意识不强，他们往往认为，科研成果是自己辛勤劳动的成果，形成的科研成果材料属于自己，把它交给科研管理部门，自己以后查找利用不方便；因为，许多科研项目在鉴定结题后不及时归档，科研档案大多停留在科研材料和结题材料的简单收集。
课题归档，往往只重视课题的申报，立项和鉴定结项，而对于中间研究阶段往往忽略了。平时忙于科研管理的其他工作，如项目的申报、科研成果的奖励、课题的鉴定结项等工作，而忽略了科研文件档案的及时归档，导致档案的质量难以保证，数量难以保证，严重影响科研档案的完整性，不能给后人的科研活动起到很好的借鉴作用。
高校的科研人员和师生归档意识不强，认为归档不安全，认为在自己手里用起来更方面，从而造成许多科研成果都没有及时归档，归档的难度增大。
2、案卷质量差
加强高校科研档案管理应采取的措施；建立健全科研档案管理的规章制度；制定科学的归档体系，坚持科研部门和课题组立卷制度，建立系统的检索体系，坚持科研部门和课题组立卷制度；开展编研工作；加强业务培训，提高专兼职档案人员的素质。
二、科研档案服务意识不强
许多高校科研档案的利用目前只停留在记录、保存阶段，重保管，轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案的服务社会经济的价值，只把科研档案当作一种历史材料保存。另外，高校科研档案只停留在资料归档的层面上，档案管理人员很少参与到科研成果转化工作中，缺乏科研档案信息化建设，不能充分进行“产、学、妍”结合，削弱了高校科研工作服务经济的影响力。
三、高校科研档案管理方法探讨
1、在科研档案管理部门设立专门的档案室
一般教师的科研材料都是移交学校科研管理部门，和科研管理部门收集其它材料放在一起，我们不妨尝试一种新的管理模式，在科研管理部门中设立专门的科研档案室，同时让科研管理人员来管理科研档案。一方面，科研档案一律移交科研档案室保管，将归档目录上交到校档案室进行统一编目，这样就使科研档案在形式上纳入了校级档案系统，而档案实体保存在科研档案室。另一方面，由于档案室具有相对的独立性和特殊性，利用科研管理人员来收集、管理科研档案既有科研档案的归档质量、保密性相对较好，又方便了科研人员对科研档案的查阅、利用。
2、设立专职的科研档案管理人员
可以设立专职的档案管理人员，在业务上受学校档案部门指导，经过专业训练，既具备档案工作基础知识和技能，熟悉档案管理法律法规，又身处基础管理组织中，以管理人员的身份直接参与科研管理工作，既熟悉情况又便于开展工作，是实现科研档案集中统一管理的骨干力量。
3、加强宣传科研档案的重要性，提高科研人员的档案管理意识
根据高校科研人员科研档案管理意识淡薄的问题，有针科研档案管理、知识产权等方面的书籍，使科研人员、科研档案管理人员提高法对性地进行档案知识宣传，开展形式多样的宣传，多看一些档案法律法规知识，制观念，认识到科研档案管理工作对高校的重要意义，对促进高校科研工作起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与到科研档案的归档工作，在思想上重视科研档案工作，主动履行科研档案归档的职责。进一步提高高校科研管理部门、档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，增强归档意识，切实转变老师将科研成果视为私人的传统观念，严格执地《档案法》第十条规定关于“对国家规定的应当归档的材料，必须按照埃塞俄比亚，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，进一步明确科研档案管理人员的法规观念。
四、做好科研档案保密工作，确保科研成果档案不泄密
首先，要完善科研档案保密工作管理制度，加强对科研档案保密工作的领导责任。使科研档案保密工作的运作有章可循。其次要紧紧抓住科研档案保密工作的管理环节，加强对涉密要害部门的管理工作。一是对科研档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是坚持贯彻检查制度。由专职科研档案保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作巡视检查，发现问题及时提出整改措施；由主管领导定期对科研保密工作进行监督检查。三是加强对涉密要害部门的管理，由主要领导对科研保密工作做出强调和部署，由科研档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行安全专项检查，发现问题及时纠正，防止和杜绝泄密事件。
总之，高校科研档案部门和管理人员无论是在业务工作方面，还是在管理服务方面，都要做好科研档案的管理工作，促进高校科研基础性建设，增强高校科研整体实力，促进科研成果的利用。
作者：宗永玲
