有关保密法的毕业论文

关于加强基层单位保密工作的思考关于加强基层单位保密工作的思考 保密工作历来是党和国家的一项重要工作。无论在革命战争年代，还是和平建设时期，我们党都十分重视。这已成为党的一个优良传统。 在改革开放的新形势下，我们党对保守党和国家秘密的工作更加重视。1997年8月14日下发《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》，随后各省、自治区、直辖市党委也相继为贯彻落实中央的《决定》作出了具体部署。党中央和省、自治区、直辖市党委的重视为加强新形势下的保密工作指明了方向，确定了政策，提出了要求。但是，要真正把中央的决策和省市委的部署落到实处，见到成效，还需要各级领导，特别是基层单位的领导坚持不懈的做大量扎实细致的工作。切实加强基层单位的保密工作，是全面落实中央关于加强新形势下保密工作的根基。如果抓不好这一环很可能使中央的这一决定落空。怎样加强基层单位的保密工作呢？笔者根据自己走过一些单位的实际体验，同时也翻阅了一些文件资料，觉得在当前改革开放，建立主义市场经济的新形势下，省、自治区、直辖市以下各基层单位加强保密工作应该着力解决四个方面的问题。一、认清形势，强化保密意识。首先是领导班子成员，特别是党政一把手，要切实强化保密意识。其次中层干部和保密工作人员及所有涉密人员，更要强化保密意识。所谓强化保密意识，就是思想上深刻认识新形势下保密工作的极端重要性，言行上逐步养成保密习惯。这就要求我们全党同志，特别是各级领导干部从政治高度充分认识保密工作的重要性，在对外开放和发展主义市场经济的条件下，对保密工作的复杂性和艰巨性有足够的思想准备，始终保持高度的政治敏锐性和警惕性，把保密工作作为保障改革开放、促进经济发展、维护党和国家安全的一项重要工作抓紧抓好。我们现在再来重温毛泽东同志关于“保守党的机密，慎之又慎”的教诲，既感亲切，又觉得有很强的现实针对性。近几年来，保密战线上保密与窃密的斗争是十分尖锐激烈的。随着世界格局多极化的发展，国与国之间综合国力的竞争日益激烈，针对我国的各种窃密活动日趋复杂。西方敌对势力在继续对我实行“西化”、“分化”战略和“循序渐进和平演变”图谋的同时，运用各种手段，加紧了窃取我政治、经济、军事、外交、科技方面秘密的活动，尤其是以经济、科技为重点的窃密活动越来越猖獗，越来越带有高科技特点。保密与窃密的斗争已进入高科技抗衡的阶段。这是从外部分析新形势下保密工作的重要性艰巨性复杂性。从我们内部来看，尽管保守党和国家秘密是我们党的优良传统和政治优势之一，但是在当前扩大对外开放和建立主义市场经济体制过程中，保密工作遇到了许多新情况、新问题，保密工作面临的形势也是严峻的。比如，在对外合作过程中，既要提供必要的资料，又要保守国家秘密，这个“度”如何把握？虽然国家有了一系列规定，但实际情况往往难以预料，这就需要我们所有的涉密人员不断提高自己应变能力，强化“独立作战”情况下的保密意识，在实践中不断探索。再比如，市场经济客观上要求人才合理有序的流动。有些外资和民办企业通过挖人才等手段获取国有企业和科研单位的秘密情报，如何采取有效措施堵住这方面泄密的漏洞，严肃地摆在我们面前。还有，当前随着现代化科学技术的飞速发展，许多先进技术被用于窃密活动，而我们的一些国家机关和保密要害部门在广泛使用现代通信和办公自动化设备以后，由于保密意识不强，又缺乏应有的知识，因此并没有采取适当的保密技术防范措施。更应该警惕的是，在市场经济的大潮中，有一些国家机关和保密要害部门的工作人员和有关涉密人员，甚至有个别的党员干部，受私欲驱动，为追求金钱、美色，不惜丧失国格、人格，出卖党和国家秘密，严重地损害了国家的安全和利益。正是由于上面我们粗浅分析到的保密工作面临的不容忽视的新情况、新问题，这就要求我们全体党员干部特别是各级领导同志，严格按照中央的指示，牢固树立“十分注意保守秘密”的思想，切实重视保密工作，强化保密意识，做好新形势下的保密工作。二、学好保密法规。主要是学好《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施办法》，还有与之相配套的保密法规体系。1988年9月5日第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过，1989年5月1日施行的《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》），是建国以来我国第一部比较完备的关于保密工作的法律。它的颁布施行，标志着我国保密工作开始走上依法管理的新阶段。《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》（以下简称《实施办法》）是与《保密法》配套的重要保密法规，对《保密法》的正确贯彻实施具有重要作用。《保密法》和《实施办法》的颁布施行具有非常重要的意义和作用。第一，《保密法》是保守国家秘密，维护国家的安全和利益，惩治各种泄露国家秘密的违法及犯罪行为的法律武器。第二．《保密法》是各级机关、各个单位和全体公民保守国家秘密的行为准则。《保密法》根据宪法的规定，将保守国家秘密规定为一切国家机关、武装力量、政党、团体、企事业单位和公民履行的义务。第三，《保密法》是建设我国保密法规体系的基础。根据《保密法》的规定，国务院批准颁布了《实施办法》；国家保密工作部门会同中央有关部门制定了若干个国家秘密及其密级具体范围的规定；已经并正在制定一系列单项保密法规、规章；各省、自治区、直辖市人大常委会或人民政府和中央各部门已经或正在制定实施细则和若干地方性或行业保密规章。在国家颁布的许多专业法律法规中也都规定了有关保密问题的条款。各级机关、各个单位也相继制定和完善各项保密制度。一个以《保密法》为基础的保密法规体系正在逐步形成。第四，《保密法》适应我国改革开放的需要，是加强新形势下保密工作的法律准绳。在继承我们党和国家保密工作优良传统，总结历史和现实经验的基础上，根据改革开放新形势的要求，对保密工作的方针、管理体制、定密、解密、保密制度、法律责任等作出了明确具体的规定，使保密工作在一些重大问题上有了新的突破和发展。第五，《保密法》明确规定了适用范围。只适用于国家秘密，不适用于非国家秘密。只适用于我国一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民，包括在境外的中国机构、组织和中国公民。根据国家有关规定，《保密法》不适用于香港特别行政区。这就从根本上改变了过去保密范围过宽，秘密事项过多的状况，使保密工作更加突出重点，更有利于确保国家秘密的安全和便利各项工作的开展。《保密法》及其《实施办法》颁布施行已十余年了。全国普法规划也将《保密法》列入普法内容，但是十多年来我们各个基层单位、历届领导班子、涉密人员，许多人没有认认真真，从头到尾读过、看过、思考过《保密法》和《实施办法》。有些同志甚至不知《保密法》与《实施办法》是怎么回事！大多数同志对具体内容恐怕多是不甚了了。这种状况若不尽快改变，却要大喊加强新形势下的保密工作，简直不可思议。所以，当前及今后一个时期，大力加强《保密法》及其《实施办法》以及其他配套的保密法律法规的学习、宣传、教育，就是一项十分紧迫又非常重要的任务。只有熟知《保密法》及其相关法律、法规，才能在实践中运用这个法律武器，做好保密工作。学好保密法规，是新形势下基层单位加强保密工作的一项重要措施，也是贯彻落实党的十五大确定的依法治国基本方略的实际行动。但是，在保密法规的学习、宣传、教育活动中，一定要防止刮风、赶浪头。上边有了什么指示精神，或是本单位出了泄密问题，就风风火火抓一把，过后风平浪静，丢在脑后，这不行。持之以恒，形成制度，才能正真见到实效。各级党校、干校（行政学院）开设保密教育课，对领导干部、公务员进行保密教育，是中央保密委在新形势下加强保密工作的一项有力措施。通过市委党校（行政学院）和我市各级党校干校自1996年开设、讲授保密课的实践来看，党干校是对各级党政领导干部和国家公务员进行保密法制教育的一种现实而有效的方式。今后这一方式还要不断强化、提高，使党干校逐渐成为保密教育的主要阵地。三、健全保密制度。我这里所说的“健全”是个动态概念。不单指的是“凑齐”各项保密规章制度，而是指要建立一整套健康的、活生生的、能发挥作用的制度。任何制度，只有得到严格执行，才能发挥制约作用。如果仅仅罗列出一系列看似完整的制度，然后将其锁入文件柜，或是贴在墙上便再无人问津，那再好的再完整的制度也是废纸一堆。制度如同法律法规一样，它是衡量是非的尺子，只有拿起这把尺子，时时用它度量人们的言行，这项制度才是有生命力的。反反复复讲这一点的原因就是：有些单位保密工作制度确实不少，足有一大本子。但是，他那里仍然时不时出现泄密问题。一叫真儿，才知道有关人员自打订出一批制度凑成一个系列之后，再也没有光顾过。这样的制度系列有什么用呢？有制度当然比没制度好；有一整套而又针对性强的制度更好。《保密法》第三章第17至30条就是专门规定“保密制度”的。我们说健全保密制度，就是希望各单位把《保密法》上所列的14条保密制度，运用于本单位，并结合本单位的实际情况，加以充实、完善，使其更有现实针对性。比如制定一些切实可行的保密教育制度、检查制度、领导责任制度等。任何制度都应具有强制性。无论是什么人违反了制度，都要严格执行制度，以保持制度的严肃性。保密制度也一样。谁不按制度办事，泄露了国家秘密，视危害国家安全和利益的程度及情节追究责任，该给什么处分就给什么处分。任何人都不能逃避制度的制约。法律、法规、制度是无情的。四、加强对保密工作的领导。首先，基层单位的党政一把手要有较强的保密观念，而且能够率先垂范，以身作则，严守保密法纪，带头做好本人、身边工作人员和家属子女的保密工作。这一点是基层加强保密工作全部问题的关键。在这个意义上说，一个单位保密工作好坏，主要取决于此。但这并不是问题的全部。其次，你这个单位的保密委员会主任是不是敢于大胆抓保密工作，有为有位有威。强将手下无弱兵。你这个主任事业心强，作风扎实，坚持原则，有一定水平和能力，那么保密委员会的成员们信心就足，腰杆就硬，工作就会有成效。所以选择一个好的保密委员会主任，并且实实在在支持他的工作是基层单位党委和行政领导的又一个重要举措。第三，切实实行保密工作领导责任制。使领导班子成员每人都有具体的保密工作职责。切实做到业务工作管到哪里，保密工作就做到哪里。一旦出了问题，责任能够追究到具体人的头上。对本单位下属各级负责干部，乃至保密干部和要害部门的涉密人员也要层层落实保密工作责任制。谁出问题谁负责任。第四，党政主要领导干部和保密委员会主任，要经常在各种会议上，各种不同场合，以及节假日前夕不厌其烦地强调保密工作，宣讲保密法律法规，宣讲本单位及外单位的一些新鲜的泄密案例或是正面先进典型的人与事，以使保密教育警钟常鸣。第五，领导班子要切实赋予本单位的组织人员和纪检监察部门权力，将保密工作领导责任制和层层负责制的执行情况，纳入领导干部和党员民主生活会和政绩考核内容。第六，党委和行政领导班子要定期听取保密工作情况汇报，及时帮助具体负责这项工作的同志解决实际困难，根据实际需要，添置必不可少的高科技保密防范设备。同时在经费、人员、时间上给予必要的支持。如果一个基层单位上述四个方面的问题都能得到较好的解决，可以肯定，这个单位的保密工作必然会很出色。如果所有基层单位上述四个方面的问题都能得到较好的解决，那么《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》就一定会落到实处，就一定能够确保国家秘密的安全。

新时期信息保密工作的探索与思考如何加强检察信息保密工作 随着信息技术的高速发展,检察机关办公自动化的程度越来越高,计算机的普遍运用,各种办案软件和软件的使用,内部局域网的建立,极大的提高了检察机关办案效率,但是这一切又给检察机关保密工作带来了新的难点。如何加强检察机关信息保密工作成为当前技术工作的一个新的课题，下面我就这个方面的问题谈几点个人意见。1、加强保密意识教育。首先是各级领导必须重视对有关保密法规的学习和理解，要熟知信息化建设中安全保密的有关规定牢固地树立“保密无小事、保守秘密、慎之又慎”的意识，切实加强对信息化建设中保密工作的领导。因为各级领导是本单位的决策者和指挥者，干警的保密意识强不强，单位的保密措施到位不到位，落实不落实，关键取决于领导的保密意识强不强，取决于于领导艺术对保密工作的重视程度。这主要要求各级领导增强保密意识，强化保密责任，模范遵守保密法律，法规和保密守则。作为检察机关的各级领导，要有责任抓好本单位的保密工作。其次是强化全体干警的保密意识，在坚持重点涉密人员进行安全保密教育的同时，必须把保密教育的面扩大到全体干警，因为随着检察机关信息化的深入和发展，保密对象已经扩大到每一个干警。为此要运用多种行之有效的形式和载体加强对全体干警的保密形势教育，尤其要重点加强计算机网络安全保密知识教育，使全体干警懂得用涉密计算机上互联网的严重危害性，提高信息安全保密意识，自学遵守保密纪律和有关保密规定，一是坚持每年开展“保密法”宣传月活动。通过张巾保密宣传挂图选择典型泄密案例进行通报，组织参观安全保密教育图片展，工作部署，经验交流，警钟长鸣，知识问答七个窗口，使干警能随时看到有关规定，经常提醒自己的自学遵守保密规定。三是重点做好禁止涉密计算机上互联网的宣传教育工作。将市保密局工作部署和上级检察机关关于禁止涉密计算机上互联网的有关规定上网宣传，并在各科室开展自查活动，提高干警自学遵守有关规定的意识。四是严格重点涉密人员的教育和管理。在与重点涉密人员鉴定岗位保密责任书的基础上，将保密工作责任纳入季度考核范围，五是积极订阅《保密法》杂志，使保密意识深入人心。2、强化对计算机及网络的保密管理。一是要加强教育，提高各类计算机维护、操作人员对信息安全保密工作重要性的认识。二是要建章立制，使计算机安全保密工作有章可循没有规矩不成方圆，要根据上级机关对涉密信息网络的保密工作规定，结合起来本单位的实际制定相应规章制度不求大而全，但求实在管用，切关可行，旨在落实。三是必须严格执行中共中央保密委员会《关于严禁用涉密计算机课上国际互联网的通知》精神，将涉密计算机与互联网衽物理隔离，严禁用处理国家秘密和检察工作秘密信息的计算机上国际互联网。采取切实措施，加强团结对计算机课的使用管理，上互联风的计算机课必胜情形处理涉密计算机严格区分，做到专机专用，不行既用于上互联网又能用于处理国家秘密和检察工作秘密信息，四是要严格和规范涉密文件或材料的上网审查程序，严格氢好上网关，切实做到绝密文件、信息不上网。五是要严格规范保密介质的使用和管理。建立有序领用、保管、归档、销毁制度做到谁领用、谁保管、谁负责。3、强化对计算机及网络的检查和考核。检查考核是加强对网络信息安全保密的有效方法，通过有效的检查考核可以增强各级领导和干警的保密责任意识，确保各项保密制度落到初版。检查考核羞不能流于形式，要敢于动真可知，只有实实在在、认认真真地一个环节一个环节的查，才能及时地查出问题，查出真实情况。只要坚持严格检查，严格考核，那么，干警的安全保密意识一定能强化，各项保密规章制度一定能落到实处。只要我们每个单位，每个检察干警在信息化建设中更新观念，高度重视安全保密工作，严格遵守各项安全保密制度那么，检察机关在信息化建设中的保密工作一定会跃上一个新的层面

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w 年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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