做好秘书的论文

记住老板说的每句话 秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人 作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。 与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。 原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。 做一个优秀秘书 应具备两项基本素质 做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。 举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。 另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。 另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法 做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。 很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 做老板助手 不当长舌妇 和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。 另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。 求老板信任 别做马屁精 作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。 怎样成为一名高级文秘人员随着经济的发展和企业观念的提升，一个特殊的白领群体出现：她们外表靓丽，谈吐不俗，气质高雅，甚至能讲一口流利的英语，对外善沟通，处理事情游刃有余，对内则巧处理，复杂琐事安排妥帖。她们不一定都很年轻，但却都拿着令人羡慕的高薪，她们就是日渐吸引人们眼球的高级秘书；她们正以其出色的能力一扫过去的花瓶形象，成为上司的好助手，公司的好管家。 年轻漂亮不再是首选 在过去很长一段时间内，企业在招秘书时往往为了满足老总的虚荣心，不看重文化程度和能力，只要年轻漂亮能带得出去即可，秘书扮演的不过是花瓶角色，其工作无非是端茶倒水，做一些迎来送往的接待工作。 近几年，随着社会经济的迅速发展和商业结构的改变，老板文化层次也有了较大提升，对秘书的要求也不再满足于年轻漂亮和做杂事这种低层次的需要。越来越多的企业认识到找一个徒有外表而没能力的秘书已经不能满足企业发展的需求。他们在选择秘书时，更看重能力，如会英语、会写作、具有较高的沟通和社交能力等，对形象的要求反而退居其次。 在国外，秘书年龄大于老总的屡见不鲜，甚至一些企业还认为50岁的秘书更精明，丰富的阅历让她们有很好的应变能力，处理事务更加得体。在我国一些发达地区，高级秘书大都介于30~40岁中间，年轻漂亮已经不再是企业挑选秘书的首选。 分清轻重，把握尺度 作为秘书，替老总安排一天的工作非常重要，有的还要提前安排一个星期甚至一个月的工作，包括文件起草、来访接待、电话记录、会议安排等，工作杂而具体，繁琐细微，而且不能出丝毫差错。如果处理不好，轻则造成不必要的误会，得罪客人，重则影响到生意的流失。这就要求秘书懂得科学合理安排，分清孰重孰轻，帮助领导梳理好架构，安排好日常工作细节。 一般来说，秘书的性格要内敛，处事冷静，如果大事出现遗漏，工作就会很被动，每件事的处理先后要勤动脑，做到既能替领导分忧，也要利于老总做出判断，另外也要学会处理人际关系，把握一定的分寸，并处理好与领导的私人关系。 合理进行角色转换 通常来说，秘书的职业生涯并不长，一般就三五年，但并不是说这三五年之后秘书就没了饭碗，对那些只凭美色获得这个位置的女孩可能会是这样，但是凭能力取胜的秘书往往还会抓住机会，合理进行角色转换。

秘书就是领导的助理，是沟通领导和群众的纽带，是一种介于上下级之间的特定社会角色。秘书主要从事文档管理、会务安排并协助组织和领导处理日常事物等工作。秘书工作不仅要求秘书要有一定的文字表达能力，而且要有较强的沟通协调和处理问题的能力，只有这样才能成为领导工作和生活上的好助理。以下是笔者根据理论研究和学习实践，总结出关于怎样做好秘书工作的几点建议： 一、信念坚定，思想忠诚（一）在党政机关方面，思想和信念是选择秘书的重中之重，一个优秀的秘书不仅要忠诚与自己的领导，而且要对组织有坚定信念。因此，秘书的信念和思想就表现的尤为重要，在任何情况下都不能在信念和思想上出现问题，不能损害组织和领导形象，给组织带来损失。秘书在信念和思想方面要经过严格的审查，正如“党不能培养叛徒”这句话所说，组织和领导更不能培养出背叛者，所以，坚定和忠诚才是做好一个合格秘书的第一步。这是秘书人才选拔的前提条件，秘书人员必须始终要保持政治上的成熟，特别是在保守党的秘密、重大问题决策等问题上。（二）在企业方面，虽然企业是以赢利为目的社会组织，但是企业秘书的一言一行，都直接或者间接的影响着企业和领导的形象，近而，影响企业的经济效益和社会效益。同时，像董事会秘书、董事长秘、总经理助理等秘书岗位都掌握着企业的重要商业机密，如企业的重大战略部署、竞争者应对策略、财务状况等信息，关键时刻甚至能左右大局，所以，这就要求企业秘书也必须忠诚于自己的企业和领导，讲求职业道德，这样才会使企业更健康、更顺利的发展，领导也会认可你的工作，而相反，即使你特别有能力，但你信念不坚定，思想不忠诚，那么不仅会被面临解雇，甚至会遭到法律制裁。二、小心谨慎，戒骄戒躁（一）秘书工作情况复杂，不能有丝毫的草率和疏忽。当秘书为领导提供参谋辅助的时候，工作责任重大，要做到小心谨慎，戒骄戒躁，不能粗枝大叶。否则，就有可能给组织造成严重的危害和难以估量的损失。（二）领导交代的事情，要认真思考，周密部署。只要是领导安排的事情，不管大事小事，都要尽力把每一件事情做到精益求精，不能敷衍领导，正所谓“领导无小事”。否则，领导就有可能感到自己的浮躁，甚至是不尊重领导，不把领导的事情放心上，久而久之，秘书的工作也就会越来越失败。（三）谨慎细致，不骄不躁的工作作风需要培养。秘书人员只有脚踏实地地做好每个细节，才能避免出现纰漏，而严格细致的工作作风，贯穿秘书工作的始终。养成一种良好的习惯，对任何事情都要多留心，多想几个为什么，为领导决策提供有价值的参考意见，分忧解难。三、积极进取，永不懈怠（一）始终保持危机感，养成积极进取的工作作风。随着秘书对工作和环境的熟悉，特别是与领导关系的融洽，此时，很多秘书都放松了对自己工作的要求，感到领导欣赏，工作顺利从而产生了懈怠，开始消极地工作。但是也正是这种工作态度，为以后的工作埋下隐患。也正是这个时候自己的工作也会时不时的出现些纰漏和失误，不利于领导和组织工作的开展，领导也开始质疑自己的工作能力，但是更多的工作的态度问题，所以秘书，一定要摆正自己的位置，积极进取，始终保持危机。（二）只有坚持不懈，才能顺利地完成秘书工作。秘书工作繁琐，困难的事情时常发生，想要顺利地完成工作，就必须坚持不懈，不达目的不罢休。当工作遇到困难的时候，一定要相信坚持是最好的解决办法，成功就在前方不远处召唤自己，而停下来则会让自己的工作半途而废，更让领导和组织失望。四、宠辱不惊，镇定自若（一）看淡荣辱，学会宠辱不惊。因为秘书一直在领导身边工作，这就更容易赢得组织和领导的赏识和称赞。当面对鲜花和掌声时，秘书要保持平和的心态，不要得意而忘形，骄傲使人落后。相反，当秘书的工作不能得到组织和领导认可时，要知道承担责任，领导的批评才能让自己进步的更快，不能因为领导的职责而闹气，必须忍受住领导的怒气和怨言，保持虚心接受的心态。（二）遇事要泰然处之，保持头脑冷静，学会淡定。淡定不是不思进取，也不是看破世事，而是经历过世事磨练后的沉稳老练，看淡世事变化的风云，只有更加冷静，更加淡定，才能给人一种强大的气场，让人产生信任感。相反，遇事慌乱无章和心烦意燥都无意于问题的解决，只会让问题变得更加扑朔迷离。五、学会揣摩领导意图（一）揣摩领导意图是秘书工作的重要部分，是秘书工作的主线。秘书工作的认可与否很大程度上是按照领导的意图开展工作。而不同领导人解决问题的方式又不尽相同，所以，秘书要适应领导的思维方式和工作作风，然而，秘书工作的好坏很大情况取决是你对领导的意图的领悟，所以在职场上，秘书要留心领导平时工作和生活中细节，对一些具体问题的看法，善于揣摩领导的意图，如果自己不能把握领导的意图，应该适时地请示，求得领导指点和理解。（二）揣摩领导意图是职场上长盛不衰的法则，对职业生涯至关重要。“揣摩学”是古代封建专制的产物，在“伴君如伴虎”的时代，作为臣子，倘若不善于揣摩皇上的心思，则会诚惶诚恐，如坐针毡，因为自己随时可能因为那句话、哪件事就惹怒龙颜，轻则乌纱不保，重则性命攸关，甚至有可能会被株连九族。而现代社会中，秘书只有具备善于揣摩领导意图的本领，才能做好秘书工作，更好的辅助领导，同时，自己的前程才会更加光明，更有希望。

如何做好领导秘书才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系！秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二;秀才"型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但是，秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此，决不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许许多方面，即使是如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周全，就是把事情弄拧了，后果可想而知。自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗长，词不达意，更不可夹?quot;杂件"（不文明的口头语），使人费解，引出歧义，导致双方都不愉快。精明的秘书，说话应当简练明白，富于感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在县里，在省属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感兴趣，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水?quot;公事公办"之外，就互无往来了。在与基层和周围同志的接触中，通过平时的察、观、听、学习等，对如何当好领导秘书工作或多或少的产生一些感悟，以供大家共勉。不对之处还望各位仁人志士批评指正。