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信息化与企业内部会计制度设计

[摘要]微观层次的企业内部会计制度设计是国家宏观会计制度的执行机制之一，在会计信息化影响下面临变革。信息化成为企业内部会计制度设计的一个基本原则，它影响着企业内会计组织结构的设计，重构了企业内部会计核算基础制度的设计，还形成了会计信息化专题制度的设计。

[关键词]信息化； 企业内部会计制度；设计

一、概念界定与问题提出

根据制度经济学的解释，制度是为决定人们的相互关系而人为设定的一些规则，其主要作用是通过建立一个人们相互作用的稳定结构来减少不确定性。可见，广义的会计制度就是用来规范会计事项的规则，包括会计法、会计准则和《企业会计制度》等，同时也应该包括企事业内部的会计规范。于是广义的“会计制度设计”可以区分成两层含义：宏观层次的会计制度设计与微观层次的会计制度设计。宏观层次的会计制度设计，集中体现为具体会计准则和《企业会计制度》颁布实施，更一般的称谓是“会计准则建设”或“统一会计制度建设”；微观层次的会计制度设计，是指基层单位内部的会计制度设计，集中体现在会计本科教学“会计制度设计”课程中，为了与国家《企业会计制度》相区别，有学者采用“企业内部会计制度设计”来描述微观层次会计制度设计。本文所研究的就是企业内部会计制度设计问题。

企业内部会计制度一般包括会计组织结构、会计核算基础制度（如会计资料、会计核算程序和会计政策选择等）和若干专题会计制度（如成本核算制度、会计内部控制制度、会计电算化制度和管理会计制度等）。企业内部会计制度设计必须符合宏观会计制度，构成了宏观会计制度的执行机制之一，同时它也是企业经营者履行宏观会计制度所赋予的剩余会计规则制订权的体现。随着宏观会计制度改革和现代企业制度建立，企业内部会计制度设计的重要性也不断提高，其内容也处于不断变动和扩展之中。

信息技术的迅猛发展冲击着会计理论和实践，企业信息化也成为现代企业发展的重要战略，于是，企业会计工作也发生了变化，由会计电算化逐步向会计信息化转型。在该转型过程中，要求企业会计与业务紧密整合，关注流程再造和价值创造，以管理与决策支持为工作重心。企业内部会计制度的设计要适应、促进这种转型工作，使设计出的企业内部会计制度不仅有助于有效地收集、加工、传递和报告会计信息，更能够配合和促进企业会计信息化乃至企业整体信息化的进程，这构成了企业内部会计制度设计的一个基本原则。会计学者已经开始重视信息化对企业内部会计制度设计带来的冲击，认为有必要设计一个专题会计制度会计电算化制度，对企业实行电算化以后的内部控制问题进行规范。但是本文认为会计信息化对企业内部会计制度设计的影响是全方位的，会计组织结构、会计核算基础制度到专题会计信息化制度都面临着变革。

二、信息化影响企业内部会计组织机构设计

信息技术的应用改变着企业组织结构，由关注职能划分的金字塔层级结构向关注流程的扁平化、网络化结构发展。企业内部会计组织结构也不例外，组织结构精简与财务管理集中是比较明显的趋势。由于会计与业务的整合使原先集中的会计工作分散到业务处理过程，实现网络化、实时化和智能化，这就要求会计组织结构进行重新配置和精简，一个广为引用的案例是福特汽车北美货款支付处，通过信息化和流程再造，把原先由应付账款会计人员承担的核对职能在网络上重新配置，并借助电脑进行自动化采购结算和支票开具，从而实现把原先处理应付账款的500名员工精简为125名。另一方面，利用信息技术和网络也能够实现财务管理的集中统一，这一点在企业集团财务管理中发挥着更大的作用，借助网络环境实现集团财务统一核算制度、统一报告制度、统一管理制度和集中监控，达到企业集团成员间资源共享、合作共赢，这种模式已经成为目前跨国企业集团普遍采用的财务管理模式。

按照信息系统组织模式改革会计组织结构，必然带来会计岗位划分的改变。会计信息系统主管、维护、审查、二次开发等新岗位应运而生，负责会计信息系统的运行、安全和升级维护；数据操作、数据审核和数据分析岗位取代了原先按会计职能划分的传统岗位，取消了记账对账等岗位，弱化了编制凭证岗位，强化了数据的审核、分析和利用岗位。这些岗位的变革也要求会计人员的素质发生转变，更多地需求复合型人才、网络会计人才和软件开发服务人才。

三、信息化重构了会计核算基础制度设计

传统的会计核算基础制度按照会计职能和会计循环来设计，包括会计资料设计、会计核算程序设计和主要会计政策选择设计等内容。信息化改变了关注职能划分的会计循环模式，形成了关注流程的设计视角，企业内部会计核算基础制度应该更多地从信息系统“输入——转换——输出”流程角度设计。在信息化条件下，关注流程的业务事件驱动会计程序可以用图1表示。

信息化下会计程序的特点是与业务过程整合、实时、动态和无纸化。会计信息处理程序的起点将分布在企业重组优化后的业务流程中，即业务事件触发会计信息事件。根据REAL模型，业务事件发生，计算机信息系统应该采集基础经济事件的多方面信息，包括资源、事件、参与者和地点的多方面信息，然后不需要经过传统会计信息系统中的会计科目表、借贷记账法、日记账和分类账等过程，可以直接利用事件驱动的详细数据生成财务报告，并且允许用户自己确定需要哪些方面的信息、汇总程度如何以及以何种格式输出。

当然，上述REAL模式是会计信息化发展的方向，目前的会计信息化处于转型期，已经与业务过程进行整合，但是还需要对已经存储的业务数据按照传统会计规则要求进行转变，使之符合会计科目表、借贷记账法、日记账和分类账等过程的要求，最终产生以三大报表为核心的传统会计信息（目前多数ERP软件均如此）。

转型期会计程序对企业内部会计核算基础制度的重构性影响明显地表现为：第一，它取消了传统的以会计账簿为核心的会计核算程序（如科目汇总表式核算程序等），而代之以业务事件驱动的会计程序，输入和输出环节得到重视，转换环节被内化在计算机系统完成而不由企业控制；第二，弱化了记账凭证和账簿在会计核算工作中的地位，多数与业务过程有关的记账凭证将由计算机系统根据存储的业务数据和事先设定的会计规则实时自动实时产生，会计人员只需编制少数涉及资金、转账和估计判断的记账凭证，另一方面，由于原始业务数据已经存储在企业大型数据库中，账簿体系不过是把这些数据按照会计格式进行整理输出，所以在业务事件驱动的会计程序中，账簿体系不再是核心，只是一种数据的视图和查询；第三，为了实现从业务原始数据转换到会计数据，必须事先设定会计规则，这个设定传统会计规则的过程一般称为会计信息系统“初始化”过程，“初始化”成为会计信息化后新增工作程序，构成了企业内部会计核算基础制度设计的重要内容，包括会计信息转换规则（一般指企业业务活动触发会计信息事件时遵照何种会计处理方法转换成会计信息，如销售业务、存货业务和采购等各业务活动对应的会计科目、凭证样式、主要的会计政策和会计估计）、会计控制规则（一般是根据企业管理和控制的要求、发挥会计的控制职能而制定的，如成本控制规则、物料控制规则、资金流控制规则和价格控制规则等）和会计报告规则（能够采集用户信息需求，依照用户需求生成指定会计信息报告的规则）。这种重构性影响具体可以用表1简要总结。

其中，扩展的会计科目表是相对传统只包括会计科目序号、编号和名称的传统会计科目表而言，信息化条件下会计科目表（以用友U8为例）应包括会计科目的编号、名称、助记码、外币、数量、账页格式、余额方向、辅助核算、受控系统、科目属性（指现金、银行等属性）等，通过对会计科目多属性的规定，实现与业务处理对接、收集非财务信息的要求。在会计凭证设计方面，原始凭证作为业务处理事件触发会计信息转换的触发点，体现了信息化下业务流程优化重组的结果，同时也已转向无纸化，原始凭证设计也成为企业内部会计信息化制度设计的重要一环；在会计信息报告方面，由于对外报告受到越来越规范的管制，其披露变得更加程序化，可以由系统自动生成，而对内报告却可以利用信息系统强大的数据检索和分析功能变得更加丰富，这也成为企业内部会计制度设计的一个新内容，利用软件的数据检索函数和“二次开发”功能根据用户需求来设计满足特殊需要的内部报告。

四、形成了会计信息化专题制度

在“会计制度设计”体系中，会计学者认为要设计“会计电算化”专题制度，其内容集中在电算化以后的内部控制问题。随着会计电算化向会计信息化转变，会计电算化专题制度将转变为会计信息化制度，同时其内容也将扩展。由于会计信息化基础操作制度在会计核算基础制度中设计，在该专题制度中主要围绕会计信息化构成要素设计会计信息化规划与实施制度、推进财务职能转变的制度、内部控制制度和企业会计信息化评估制度等内容。

企业信息化和企业会计信息化都是阶段性渐进的过程，而能否顺利实现企业信息化构成了企业的竞争能力，于是结合企业实际与行业发展，对本企业的信息化工作做出科学规划并实施将有利于提高企业竞争力。同理，设计一个符合企业实际的会计信息化规划和实施制度，促进企业信息化建设也尤为重要。在会计信息化的实施过程中，还要配备设计内部控制制度和评估整改制度，以保证规划的目标得以实现。在会计信息化建设中，会计职能也在不断变化，从关注核算到关注管理与决策支持，如何对这种改变及时做出应对和管理，也需要制度的安排和保证。

五、主要结论与探讨

信息化对企业内部会计制度设计产生了重大影响，它成为企业内部会计制度设计的基本原则之一，变革着会计组织机构的设计，重构了会计核算基础制度的设计，同时也形成了会计信息化专题制度的设计。

这些企业会计信息化实践的变化也呼唤国家宏观会计信息化制度的变革和会计信息系统理论的创新。我国在1994年前后出台的《会计电算化管理办法》等规章制度，一定程度上存在不适应现实的问题，需要彻底修订，同时还要尽快制定《信息化会计核算基础工作规范》等新文件。会计信息化理论创新也需要进一步研究，如基于REAL模型的会计信息系统研究和构建。

主要参考文献

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内部控制作为一种先进的企业内部管理制度，在现代经济生活中发挥着越来越重要的作用。本文论述了企业内部控制的内涵，并针对现阶段企业内部控制存在的问题提出了相应对策。 企业内部控制制度是为适应生产经营管理需要而产生的，是现代企业内部管理制度的一个重要组成部分，作为企业管理的重要手段，建立并完善企业内部控制制度是深化企业改革，建立现代企业制度的关键。在市场经济条件下，企业内部控制既要遵循传统内部控制的原则，又要研究新的内部控制理论和方法。 一、企业内部控制的内涵 内部控制作为企业管理活动中的一种自我调整和制约的手段，从其形成至完善，大体经历了“内部牵制的采用一制约机制的建立一控制体系的形成”三个阶段。内部控制的职能不仅包括企业管理者用来授权与指挥进行购货，销售，生产等经营活动的各种方式方法，也包括核算，审核、分析各种信息资料及报告的程序与步骤，还包括对企业经营活动进行综合计划、控制和评价而制定和设置的各项规章制度。因此，内部控制贯穿于企业经营活动的各个方面，只要存在企业生产经营活动，就需要有相应的内部控制。 企业制定内部控制制度的目的，在于保证其经济活动的正常进行，保护企业资产的安全，完整与有效运用，提高经济核算的正确性与可靠性，推动与考核企业各项方针，政策的贯彻执行程度，评价企业的经济效益，提高企业经营管理水平。目前，我国的企业内部控制制度建设和理论相对滞后，使研究企业内部控制的理论与实务成了最紧迫的课题之一。 二、我国企业内部控制的现状 随着社会主义市场经济的不断完善，我国企业也不断发展壮大，但相当一部分企业由于管理制度不健全，机构设置不合理、人员素质较低等原因导致内部控制薄弱，成为制约企业发展的一千瓶颈因素。 1、企业内部控制意识薄弱 由于内部控制不能直接产生经济价值，间接效益也需要较长的周期才能看出而且需要多设置人员岗位。需要制定大量的规章制度，需要增加办事环节和程序，因而多数企业把精力主要放在生产和营销上，有人认为，加强内部控制，束缚了自己的手脚，会影响办事效率；更有甚者认为，搞内部控制就是对自己人的不信任，容易制造内部矛盾等等。 2、员工整体素质比较低下 一方面，我国很多企业中缺乏知识全面、素质高的会计人才，一般本科会计毕业生的就业选择首选是发达城市的大企业，其次是各大院校，行政事业单位，真正流向中小企业的会计人才数量就非常有限，另一方面，会计人员无证上岗现象严重，有些企业根本不符合《会计法》中关于会计人员从业资格管理的规定，只能聘请无会计证的人员从事会计工作。 3、内部控制制度不健全 比如，内部岗位责任制不健全，内部授权不充分，职责划分不明确，财务控制的功能无法充分发挥，还有一些企业内部控制的程序不合理，控制重点不明确，管理漏洞比较大，内部控制作用不能有效地发挥。 4、内部控制电算化程度不高 随着计算机在会计工作中的应用，会计电算化作为一种新型的会计核算和管理方式得到了迅猛发展，许多企业在建立电算化会计系统后，会计业务处理程序和工作组织发生了很大变化，给企业内部控制带来了许多前所未有的变革，也使得会计内部控制出现了一些新的特点，但是，内部控制电算化也使会计信息在处理过程中连续出现错误的风险加大。在手工会计系统中，会计人员重复出现同一错误或几个人同时出错的可能性极小，而在会计电算化系统中，只要某一环节处理出错。将会引起其他环节的一系列错误，尤其是当软件程序出现了错误或被恶意篡改时，系统将错误处理所有的会计业务，后果十分严重。 三、完善企业内部控制的原则 1、会计信息质量的可靠性 可靠的会计信息必须具备真实性、可验证性，时效性和客观公正性。会计信息是决策者进行决策的重要依据之一，因此，会计信息最基本的质量特征就是决策有用性，会计信息的质量关系到决策者的决策及其后果，具有影响决策的能力，这就要求会计信息必须真实有用。 2、会计制度设计必须符合国家法律法规和政策的规定 设计企业内部会计制度必须以国家和地方政府颁布的财经法规为依据，内容上应与《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》、《会计基础工作规范》协调一致。 3、会计制度设计要便于加强监督 注重建立健全内部会计控制制度，从理论上来讲，一项完整的经济业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的几率就很低。 4、及时修正并完善内部控制制度 企业应根据情况的变化和出现的问题(如电算化管理)对相应的内部控制制度做出及时修正，及时建立新的内部控制制度。 四、完善企业内部控制的措施 1、增加企业经营者对会计内部控制的认识 这是有效实施会计内部控制的前提。企业经营者要充分认识到会计内部控制在保护企业资产的安全、完整防范欺诈和舞弊行为以及实现企业经济目标等方面的重要作用，以积极的态度，采取有效措施加强会计内部控制建设，同时，要带头执行内部会计控制，为内部会计控制的有效实施提供保证，确保有关法律法规的贯彻执行，支持会计人员的工作，保证会计及相关人员依法行使职权。 2、不断完善内部会计控制机制 为保证内部会计控制实施的有效性，应注意完善内部会计控制机制，即必须遵守职责明确、相互牵制、相互监督的原则以及企业内控制度的要求。首先，制度建设要突破传统观念，应在不违反法律、法规的前提下，最大程度地以风险防范、控制和提高效率为目标，谨慎性原则是会计王作中应坚持的基本原则之一，但谨慎不等于保守，不等于固步自封，而是要在不违反法律、法规的前提下，与业务部门密切配合，从有利于业务发展，风险防范和提高效率的角度出发，敢于打破旧有的条条框框，使内控制度成为促进企业全面发展的动力之一，而不应成为发展的阻力。其次。建立内部会计控制制度的考评体系。内部制度的运行如果没有考核考评、奖励与惩罚，就无法保证该项制度推行和运行，因而只有对内控制度体系的各组织之间进行纵向和横向的比较，客观公正地给予考核评价，奖励或惩罚。才能激励和鞭策与推行内控制度的有关部门及员工尽职尽责地做好内部控制工作。 3、提高会计人员的整体素质 这是有效实施内部会计控制的重要保证，会计人员在内部控制中具有双重身份，起着关键作用。一方面，单位内部的各项控制措施要通过会计人员的日常工作得以贯彻；另一方面，会计人员承担着监督经营者及其他参与经营活动人员执行会计控制规范的责任，会计人员作用发挥的如何，关系到内部控制制度实施的成败。通过建立良好的人力资源政策来培养企业的员工，提高企业员王的素质，对更好地贯彻执行内部控制有很大的帮助。同时，为了使会计监督落实到位，应该在会计人员管理体制上进行改革。比如，实行会计人员上级委派制度，对于充分发挥会计监督职能就是非常有利的。 4、加快会计电算化的建设 会计电算化是现代会计发展的必然趋势，因此，要加快会计电算化建设，有效地加强会计内部控制与防范计算机风险。在实际工作中，要运用计算机对各项会计业务进行检查，建立一套先进的会计内部控制信息系统，用现代化手段对会计数据进行整理分析，在应用软件开发中，设计会计业务处理程序时要将制约，监督等风险控制防范功能融入其中，使操作人员必须按照职责权限和有制约的操作程序才能进入系统处理会计业务，以达到防范技术风险和计算机犯罪，同时，要明确电算化系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作，任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作，程序设计人员还应对数据库采用加密技术进行处理，严格按会计电算化系统的设计要求配置人员，健全数据输入，修改 审核的内部控制制度，保障系统设计的处理流程不走样、不变型。 总之，加强内部会计控制，完善企业内控制度建设是进一步深化经济体制改革的需要，是市场经济条件下增强企业竞争实力，提高企业经济效益的必要保障。只有企业全体职工齐心协力，相互支持，相互激励，企业内部控制才能发挥应有的作用。