1、一般用的是缩进式和齐头式。缩进式是算是传统的英式结构。称呼顶格,每段第一行向里缩进4-8个字符。落款在中间偏右。齐头式是美式结构,一般商务英语,电子邮件都会用到。称呼,段落,落款都顶格,段与段间空一行。
2、结构包括信头(寄信者地址和寄信日期),收信人地址,称呼,正文,结束语,签名。有时还有附言,附件等。
3、称呼 一般都是Dear+人名,关系亲密的话就直接"Dear+人名(Dear Jason,) "。关系不很亲密的话就要用"Dear+姓(Dear Mr. Smith,)"。女性不知道是否结婚的时候就用"Ms."。
4、正文 一般是三段式的
(1)说明为什么写信。写给不认识的人要加上自我介绍。回信的话要提下收到上封信的时间,和上封信的内容。
(2)最主要的部分。展开问题,讨论重要内容。
(3)结尾。客套下: I am looking forward to your reply.
5、结束语
公务信件的话,一般可以用:Yours faithfully, Yours trully,,Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially。 如果是公务的正式信件中,给团体或者不知名的人写信,还可以用:Trully yours, Faithfully yours。