文书档案盒中的卷内目录填写，最好可以采用精简化的简约查阅的书写格式，这样可以提高整体的编辑，和档案归类存档效率的作用。正确使用字词，才可以让这一类目录的填写，更加的精简和规范化。正确使用词语方法：要掌握和运用好同义近义词，关键在于能辨析同义近义词的意义和用法。辨析近义词是为了使思想感情表达得更精确、更细腻，语言表达效果更加鲜明生动。辨析同义词，辨异是重点，但要辨异首先要求同。所谓求同就是要找到一组同义词共同的基本义，然后在这个共同的基本义之内，辨析其细微差异。(一)从词语的感情色彩方面进行辨析色彩是指词义附带的某种倾向、情调;有的表现为感情上的，叫感情色彩。根据感情色彩的不同可将词语分为褒义词、贬义词、中性词三类。1．褒义词:具有肯定或赞许的感情的词语。如:鼓励、成果、抵御、聪明、节俭、呵护。2．贬义词:具有否定或贬斥的感情的词语。如:煽动、后果、抗拒、狡猾、吝啬、庇护。3．中义词:不表示褒贬的词语。如:鼓动、结果、抵抗。(二)从词语的语体色彩方面进行辨析词语除感情色彩之外，还有庄重和诙谐、谦敬和讽刺、委婉和直露以及文白、雅俗等色彩，虽然意义相同或相近，但各适用于不同场合，称之为语体色彩。主要表现为口语和书面语的区别。对话、文艺作品多用口语，口语具有通俗朴实生动的风格。书面语有文雅、庄重的风格，多用于郑重场合、理论文章。
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