档案管理中级职称论文

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档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。下面是我整理的档案管理论文，希望你能从中得到感悟!

浅谈新时期档案管理工作

中图分类号：G27 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)04-359-02

摘 要 档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识 经济新时代，档案 工作者必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于 实践。档案 管理通过与 计算机、 网络等现代信息技术的结合，促进档案管理现代化，提高档案服务利用效率。

关键词 档案管理 意义 问题 措施

一、做好档案管理工作的实际意义

档案是国家机构、社会组织和个人从事 政治、经济、科学 文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案事业主要由档案行政管理机构、档案室(团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保管和管理档案的内部机构)、档案馆等机构组成，档案管理就是通过对各级档案部门的监管，进一步健全档案管理制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。

档案管理工作是一个单位管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是一个单位健康发展的需要。科学规范的管理档案，同时也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案记载着单位的发展史，对研究本单位的工作成绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面便于单位高层人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，并为决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方面准确认识单位的工作成果，为单位与各有关方面进行有意合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，应该不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，不断提高档案管理效率。

二、新时期档案管理工作所面临的主要问题

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，节省了大量时间、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在实际工作中，现代化档案管理也面临着诸多问题。

1.档案载体的转变

在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。

2.档案的分类变化

档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的，如何分类应根据需要恰当运用。

3.档案接收和保管方式上转变

在电子 环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。

4.电子档案工作面临的问题

(1)电子档案原件的真实性问题

在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发。电子文件很容易被删改，改后不留任何痕迹，很难确定该份材料的真实性和权威性。

(2)电子档案保存的长久性问题

很多单位将会实现无纸化办公，这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

(3)电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

三、提高新时期档案管理水平的具体措施

我国新时期的档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为档案工作者不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是管理手段和保护技术的现代化，要加快档案管理现代化、信息化的建设，我认为应从以下几个方面着手：

1.加强领导、提高认识

加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的 应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3.增强档案信息获取能力

长期以来档案部门始终未能摆脱“重藏轻用”的局面，而在当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，增强鉴定和评估能力以引导利用者获得更多的档案信息。

4.加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中应注意以下几点：

(1)分清轻重缓急，循序渐进

在推进 计算机 管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将那些可以开放的核心档案和 社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录，省时省力

在著录过程中，可将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

(3)分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等，可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。

5.加强电子文件档案的管理

电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是当今档案 工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。同时加强立法，确保电子文件的法律效力。

6.提高档案管理人员的综合素质，强化服务意识，拓宽服务领域

档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识 教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，把档案工作的重心转到为知识 经济和各项事业 发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，迎接新挑战，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

总之，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京:中国人民大学出版社.2001.

[2]霍金龙.谈电子档案管理问题.山西档案.2009(增刊).

[3]刘巨普.城建档案管理的理论与 实践.档案出版社.2004.

[4]刘晓红.档案工作的创新思考.就业与保障.2005.04.

[5]宋长山.加强档案信息开发的思考.兰台内外.2005.06.

[6]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2003.06.

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档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分，使档案的管理工作更加严格和规范。 下面是由我整理的档案安全管理论文，谢谢你的阅读。

浅议档案安全管理工作

摘要：档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分，是档案工作的核心内容。本文特别对突发事件时的档案安全管理工作做了一些阐述，归纳起来要做到两点，一是在思想上要提高档案者的安全防范意识和自我保护意识;二是在行动上要建立和完善重要档案的保护机制，从而保护好重要档案乃至绝大多数档案信息的安全，使档案的管理工作更加严格和规范。

Abstract:The file security management is an important component of archival work, is the archival work core issue. This particular file when the safety of emergency management has made some elaborate, sum up to do two things, first, in thinking of those files to improve security awareness and self-protection; second is to build in action and improve the protection of critical files, important files to protect the security of information and even the vast majority of files, so file management is more strict and standardized.

关键词：档案 安全管理 突发事件 灾害 应急机制 防范措施

Keywords:archives safety management emergencies disasters emergency response mechanisms preventive measures

作者简介：刘璐璐(1983.10-),女,山东德州人,中州大学国有资产管理处助理馆员。

档案工作是一项长期而具体的管理性工作，它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。当前，在我国乃至整个世界范围内，公共安全面临着十分严峻的挑战。灾害事故在给人类社会造成巨大灾难的同时，也敲响了公共安全的警钟，因此档案的安全管理工作更显得重要，制定相应的应急机制和防范措施，最大限度减少因自然灾害和突发事件等原因造成的档案原件的损失，保障档案的安全，以促进档案工作健康发展。

档案工作的安全管理不仅要落实于平时，特别是在重大灾难和突发情况来临前，更要加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题，具体要做到两点：

一、提高档案安全防范和自我保护意识

制定档案安全防范和保护制度，防患于未然，各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作，将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。比如，平时做好档案安全的应急演练工作，确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全，正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法，严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

二、建立和完善重要档案的保护机制

许多重要信息一旦被毁或者失去，就很难再获得。对于一个机关，一个企、事业单位，重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此，对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

1、对纸质文档的保护

对于纸质档案文件来说，它受外部环境的影响很大，具体来讲，温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体，都不利于纸质文件的保存。一旦被毁，将不复存在，对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点，对其采取特殊的防灾措施，如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。

2、对电子文档的保护

相对于纸质档案文件，电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件，可以从数据存储系统中取回数据，恢复系统。

随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档，可以防止信息损失和变动。⑴归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠;软件产品的源程序与文本是否一致等。⑵检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。⑶归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储，对所有归档的电子文件应做保护处理，使之置于只读状态。⑷对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，应及时采取维护措施，进行修复或拷贝。⑸为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性，要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性，可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。⑹在档案信息存储安全方面，增强档案信息安全和网络安全意识，并采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控;保证在线管理系统的安全，对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制，安装保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度。同时，在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离;各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。⑺在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，也不能只强调保密而限制利用，应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作，确保档案信息的安全。

三、结束语

总之，档案的安全管理工作在合理规范的同时，各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则，对监测到的事件采取相应措施加以控制，对可能发生的危险情况及时处理，积极加以防范，以便在危险发生后能快速反应，使突发事件造成的损害降到最低程度，从而有效地保护档案资源。

参考文献：

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息(学术研究) ,2008,(07)

[2]郭汇安,丛培丽,何广源.安全工作警钟长鸣[J]. 山东档案, 2001,(05)

[3]庞晓荣.档案工作如应对灾难的发生[B].山西档案,(2007)01-0036-02

[4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[J].北京档案,2006,(06)

[5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[J].江淮论坛,2007,(04)

[6]电子文件管理研究课题组.保证电子文件信息安全的管理措施[J].科技档案,2001,(06)

[7]张艳玲.对电子文件管理的思考[J].档案天地,2007,(09)

[8]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报(社科版),2006(02)

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