公关论文秘书学

对于一个社会机体来说，秘书工作处于确保脉络贯通的中枢地位，由于它具有沟通上下、联系四方的特殊功能，因此，秘书人员的形象也便在很大程度上展示着一个部门、一个单位的整体面貌。而公关文秘的礼仪及个人形象，由于处于特殊的系统，也便有着更高特殊的要求。

公关活动中文秘人员的形象设计内涵是多方面的，诸如，得体的外在形象与行为举止，较高的理论素养与专业水平，强烈的事业心与奉献精神，处事干练而又善于应变的能力，等等。因此公关文秘人员的形象设计内容广泛且具有综合性，它包含众多内容，现重点分析以下方面。

一、秘书在公关活动中的礼仪修养与自我完善

礼仪修养是通过秘书的日常工作活动表现出来的。对于整个社会，整个组织来说，它是组织文明程度，道德风尚的真实反映，是文秘人员自身思想水平，文化修养和交际能力的外在表现。因此，这就需要在实践中不断地自我完善。

（一）树立形象，完善自我

一个人的自我形象是内外结合、形神兼备的统一体，是个人气质、风度、言谈、举止等心理和行为因素和谐的综合体现。建立良好的“内在形象”,包括以下方面：

1.外在形象：端庄大方，洒脱精干。注重修饰仪容仪表，合理搭配服饰，努力规范行为举止。

2.言语形象：言谈风趣，举止文明。个人言语形象是个性心理品质和修养，能力的灵活体现。

3.内心形象：心理健康，知识丰富。

（二）加强礼仪修养，永葆魅力

1.真诚：公关活动中文秘人员与人交往时真心诚意，心口如一。待人真诚的人，才会得到别人的信任。

2.热情：热情会使人感到亲切，温暖，从而缩短人与人之间的感情距离。

3.温和：公关活动中文秘人员与交往时，应态度温和，说话和气，有耐心，待人不严厉，不急躁，不粗暴。

4.大方：公关活动中文秘人员是代表组织与外界沟通联络，参加各种社交活动，所以要讲究姿态和风度，既稳重端庄，又落落大方，举止自然，讲话，表演，道歉，走路等都要大方，表现出自信和成熟，为企业塑造良好的形象。

5.幽默：公关活动中文秘人员应当争取交往中的主动地位，言谈幽默风趣，使别人觉得因为有了你而兴奋，活泼，得到启发和鼓励。

6.注意小节：有的人做事大大咧咧，行为没有拘束，不拘小节，如进入他人会议室，推开门就往里闯；展览会上随便触摸展品。不拘小节反映是一个人的行为修养较差。作为一个文秘人员，在公关活动中，注意小节，彬彬有礼是最起码的交往行为修养。

二、秘书在公关活动中的知识结构与文化涵养

完整的知识体系是从事公关事务文秘人员整体职业素质的重要内容之一。文秘人员应该具有一定的知识结构和较高的文化涵养。公关文秘人员的知识结构包括公共关系方面的知识、秘书学专业知识，及相关学科知识，呈“T”型知识结构。在公共关系活动中，秘书应从以下几个方面提升自己的文化涵养。

（一）学习公关、文秘方面的基本理论和实务知识，使自己功底扎实

加强对专业知识的学习，掌握深厚、扎实的基础理论，熟悉精通相关的基本理论知识，提高自己的知识修养。

（二）广泛浏览科学文化知识，使自己博学多才

公关文秘学是一门新兴的“聚合型”边缘学科。①它与众多学科之间有着极为密切的相关性。我们不仅要吸取公共关系学和秘书学的大量知识单元，而且还要借鉴其他相关学科的知识，如管理学、传播学、写作学、新闻学、心理学等。这是丰富自身知识与自身修养的需要。

（三）学习社会知识，不断实践

在个人形象设计时，要以主动积极的态度，坚持理论联系实际，把自己学到的公关文秘知识应用于工作实践的各个方面，要学会适应各种特定的.服务对象，如在政府部门、公司企业等不同场合，必须具备相应的社会知识，时刻以礼仪的准则来规范自己的音容笑貌、言谈举止，培养良好的个人习惯。

（四）加强美学修养，陶冶情操

公关活动中文秘人员要加强美学修养，对形体美、心灵美、行为美、语言美等应有正确的理解，对生活美、环境美、艺术美、情感美应准确地鉴赏和把握，从而陶冶情操，提高审美情趣。

三、秘书在公关活动中的能力素质与智能修养

智能是指人的智力和能力，公关文秘人员应加强智能修养，锻炼超群的观察、分析和解决问题的能力，具备创造性的思维和策划能力，加强实践动手能力，全面提高能力素质与智能修养。

（一）公关活动中文秘人员的能力素质的培养，主要从以下几个方面培养

1.组织能力。在各种纪念活动、重大庆典活动、新闻发布会和日常的接待工作，文秘人员需进行周密的计划和精心设计。

2.协调能力。计划周全，安排合理，工作过程中及时调整，修正以保证活动有条不紊地进行。

3.社交能力。排除阻碍人际交往的心理障碍，扩大交往范围。

4.表达能力。主要指口头表达能力和书面表达能力，文秘人员要多练多写，提升自己能言善辩的能力，文字功底及写作技巧，清晰准确地表达出自身观点。

5.创新能力。根据环境态势，可以创新信息沟通的途径，创新与他人联系的方式，从而提升自己的创新能力。

（二）公关活动中文秘人员的基本智能修养的提升应从以下几方面入手

1.观察力。秘书工作人员应在公关活动中提升自己的观察力，要做到观察具有目的性、客观性、全面性、敏锐性和理解性，使观察收到良好效果。

2.记忆力。公关活动中秘书人员的工作范围广泛，面对的事件头绪多，时效性强，需要良好的记忆品质。因此需要多加练习，同时也应做到记忆的敏捷性、准确性和持久性。

3.思维力。思维力是智力活动的方法，因此需要开动脑筋，去想去做。

4.想象力。想象力是创造的前提。

5.注意力。在特定时间，把心理活动指向特定的对象且指向集中。

6.表达力。多加练习，清晰表达自身观点，既要言之有理，又要简练生动，条例分明。

7.理解力。它依赖于思维力的深入，同时也依赖于想象和创造性的思想。

8.反思力。学会总结经验教训，在反思中进步。

四、秘书在公关活动中的心理调适

（一）自信心的培养

黑格尔曾经说过，人应当尊重自己，并自视能配得上最高尚的东西。作为从事公关事务的文秘人员，要通过自我意识的方式来进行自我暗示和自我激励。在公关工作中，遇到比自己强的人，不要自惭形秽，缩手缩脚，而要尽量把自己的能量释放出来，坚信“天生我材必有用”.

（二）保持冷静的头脑

冷静是使人的智慧保持高效的再生条件，只有在头脑冷静的情况下，人们才能迅速认准并抑制引起消极心理的有关因素，同时认准和激发引起积极心理的有关因素。秘书在公关活动中应善于控制自己，保持冷静，这样才能正确有效处理复杂的社交和公关问题。

（三）从生理角度进行心理调节

心理的变化会引起生理的相应变化；同理，生理的调节也会对心理产生影响。例如，在讲话、演讲前做深呼吸、搓手、舒展四肢、轻松走动等，可使紧张心理得以缓解或消除。

（四）洞悉他人心里

通过他人的外在表现，如言语、动作、表情等，分析和判断他人的心理状态，尤其是对上级，如领导在不停地走来走去，说明此人焦虑不安，肯定有什么问题没解决；在与同事交往过程中，某人突然脸红或发脾气，就可能是刚才的话题或者动作与该人的某种隐私有关等等

浅论秘书学的研究领域--兼论秘书学研究的重复现象 在秘书学的研究与教学中,常有人为秘书学的研究领域难以界定,以及秘书学与相关学科的重复现象而困惑。如何解除这一困惑呢?笔者曾作过较长时间的思索,现将其结果整理成文,以就教于行家。 一、重复现象岂容忽视 在秘书学的建设中,重复研究的现象较为普遍,且迄今未能引起秘书学界的重视。如果此种现象继续存在与蔓延下去,不仅会影响秘书学的发展和成熟,而且也不利于秘书学的教学及秘书专业的课程建设。 秘书学研究的重复现象,是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下: 其一,秘书学与文书学重复。现有的劝书学着作(教材),几乎无一例外地都有文书学的内容,但大多是照搬文书学的研究成果,如文书的一般知识,文书工作的任务和原则,文书处理的程序和要求,乃至文书立卷业务,等等。笔者案头的一部秘书学着作,以全书近六分之一的篇幅,详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。 ① 其二,秘书学与公文写作重复。多数秘书学着作(教材),都把公文写作的部分内容作研究对象,而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作,也有机关应用文的写作,还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作,甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书着作,有近一半的篇幅是论述企业公文的写 作。②另有一部秘书学着作,则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作,酷似一部应用写作教科书。③ 其三,秘书学与档案学重复。 有相当多的秘书学着作(教材),均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作,主要是机关档案工作,其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学着作,系统地论述了档案工作的性质,档案工作的原则和档案工作的作用,以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识,此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容,显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材,亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤ 其四,秘书学与行政管理学重复。 有一部分秘书学着作(教材),或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书着作,在“行政与行政管理”的标题下,分六节论述了行政管理与行政原理,行政领导与行政决策,行政组织与行政机关,行政法与行政方法,人事行政与财务行政,行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学着作,则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦ 不难看出,秘书学研究的重复现象是普遍的,也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学,也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑,尽管看法失之偏颇,但问题确实存在,其症结何在呢?以笔者之见,大体有以下几种原因: 第一,由于秘书学发展迅猛,致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究,如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲,秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的,带有某些先天不足的成分。 第二,由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分,而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作,因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复,有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系,又助长了重复现象的发生。 第三,由于秘书学评论落后于秘书学研究,学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题,迄今未能开展认真的讨论。因此,使出现了秘书学着作虽然纷纷问世,而重复现象却依然如故的态势。 二、研究领域能否划定 任何一门科学及其分支学科,因受学科对象的规定,都有其特定的研究领域。那么,如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为,这需要明确以下三个问题: 首先,是认识问题。在划分研究界限的认识上,必须坚持两点论:一方面要承认,给秘书学划定研究领域,到头来可能只是一种姿态而已,甚至有失败的危险。这是因为,不同的`研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说,任何一种划分,哪怕是最权威的划分,也缺乏约束的力量。另一方面也要承认,如果不大体上划分其研究领域,那就会出现两种后果:一是漫无边际地研究,致使秘书学无所不包;二是研究领域过窄,致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果,都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识,应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言:“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷,而不应当象一套僵硬的盔甲,盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求,但它毕竟太约束人⑧ 其次,是观点问题。秘书学作为一门科学,即使研究内容再庞大,研究领域再广泛,也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域,首先必须坚持发展的观点,即从秘书学自身发展演变的过程,去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的,如清代的幕学着作,就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期,由于政治制度的变革,秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务,因此研究文书与档案的着作相继问世。在五六十年代,档案工作逐步独立,档案自成体系;文书工作日趋完善,文书学开始兴起。自八十年代以来,写作学另立门户,行政学 走向成熟。这就是说,用发展的观点来看,有不少研究内容不断从秘书学中分化出去,不再属于秘书学的研究领域。诚然,也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域,如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中,或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外,都不利于科学地划分秘书学的研究领域。 再次,是途径问题。要给秘书学划分研究领域,还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果,认为有三条途径可供采用:一是历史的途径,即通过对早期秘书学着作的研究,寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学着作来看,当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务,就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响,在其后的秘书学着作中,大多沿袭了上述研究内容,且成一种传统。不难发现,历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定,保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险,因为传统具有保守的天性。二是现实的途径,即通过对近期秘书学着作的研究,探讨研究者们最关心的是什 么问题,以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学着作来看,除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外,又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化,不是研究者心血来潮,而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是,秘书学研究的重复现象依然存在,且有不断扩大之势,除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外,行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然,这是某种程度上的倒退。三是比较的途径,即通过对秘书学与相关学科的对比分析,从总体上区分各自的研究范围,将不属于秘书学的内容归还给相关学科。 三、秘书学领地知多少 划分秘书学的研究领域,应本着宜宽不宜窄的原则,从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学着作(教材),拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容: (一)秘书史 秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程,其任务有三:一是描述秘书活动的演进过程;二是总结秘书活动的历史经验;三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容:(1)中国秘书史,即综合研究中国秘书活动起源、形成和发展演变的过程;(2)外国秘书史,即综合研究外国秘书活动起源、形成和发展演变的过程;(3)国别秘书史,即研究某一国家或地区秘书活动发展演变的过程;(4)断代秘书史,即研究某一朝代或某一历史阶段秘书活动发展演变的过程;(5)专题秘书史,即专门研究某项秘书活动发展演变的过程;(6)秘书思想史,即研究历史上不同阶级、阶层和人物关于秘书活动的理论和主张。 (二)秘书理论 秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三:一是描述;二是预言;三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容:(1)基础秘书理论,即研究秘书学自身的理论,如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论,即研究秘书活动及其构成要素的理论,如秘书活动的性质和特点,秘书活动的职能和效率,以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外,还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论,即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。 (三)秘书业务 秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作,由于秘书工作的范围较为广泛,且有扩大之势,秘书业务也随之不断增加。其主要内容有:(1)文字工作,即文稿的撰拟和审核工作;(2)文书工作,即文书的制发、传递、办理和保管工作;(3)信息工作,即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作;(4)协调工作,即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作;(5)督查工作,即对重大决策、中心工作、重要行 动和领导交办事项的督促检查工作;(6)信访工作,即人民群众的来信处理和来访接待工作; (7)提案工作,即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作;(8)会 议工作,即对会议和会谈的准备、组织和善后工作;(9)接待工作,即对客人的迎送、招待和服务工作;(10)值班工作,即在值班室固定或轮流担任工作;(11)保密工作,即保守和保护秘密,使之不泄露的工作;(12)其他工作,即领导临时交办或突发性工作。 (四)秘书技术 秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比,具有更强的实践性和动态性,其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容:(1)秘书工作方法,即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧;(2)秘书办公场所,即秘书人员按照一定的制度,并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段,即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备,操作技术和操作程序等;(4)公关艺术,即秘书人员为达到“内求团结,外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。 以上四个区域、25项内容,是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言,随着秘书学研究的深入及相关学科的发展,秘书学的研究领域还会不断发生变化。 注释: ①王熙梅、王景清主编:《现代秘书学通论》,海洋出版社,1993年版,第90至167页。②钱祺喻,刘开文:《企业秘书学》,四川民族出版社,1987年版,第1,99至381页。 ②张金安、常崇宜编着:《秘书学概论》,云南人民出版社,1984年版,第89至305页。 ④张希林、吴长有主编:《文秘学》,辽宁大学出版社,1989年版,第185至203页。 ⑤董继超主编:《秘书学教程》,中央广播电视大学出版社,1993年版,第184至202页。 ⑥袁维国编着:《秘书学》,广东高等教育出版社,1987年版,第111至142页。 ⑦搂宇生编着:《通用秘书学》,同济大学出版社,1991年版,第257至278页。 ⑧[美]亚历克斯·英克尔斯着:《社会学是什么?》,中国社会科学出版社,l 981年版,第l页。 ⑨八十年代初期问世的秘书学着作有翁世荣等编着的《秘书学概论》(1984年9月)、王千弓等编着的《秘书学与秘书工作》(1984年10月)、张金安和常崇宜编着的《秘书学概论》(1984年10月)、孙云洁和王慎先编着的《实用秘书学》(1985年9月)。 ⑩九十年代初期问世的秘书学着作有钟辉编着的《现代秘书学概论》(1990年7月)、袁维国主编的《秘书学》(1990年9月)、楼宇生编着的《通用秘书学》(1991年2月)、程明华等编着的《秘书学教程》(1991年5月)、饶士奇、曾斌主编的《秘书学概论》(1991年5月)、娄山关等着的《秘书学教程》(1991年10月)、任群主编 的《秘书理论与实践》(1991年12月)、吕发成和方国雄编着的《秘书学基本原理》(1992年8月)、王熙梅和王景清主编的《现代秘书学通论》(1993年1月)、董继超主编的《秘书学教程》(1993年2月)、张岫莹主编的《当代秘书学》(1993年9月)、黄桐华和陆宏辉主编的《新编秘书学》(1994年2月),等等。 ⑩[美]乔·A,比彻姆着:《课程理论》,人民教育出版社,1989年版,第29页。 作者:董继超