一般正式文件不会用word发送，会转成PDF格式，可以使用PDF转换器，把Word转换成PDF格式，这样文件比较正式，也因为格式不会跳转，确保信息传达无误。更正式的文档格式还有OFD，这个一般是党政军领域或者事业单位一些平台要求才需要，一般PDF文档更通用，也够用。
ai是图形处理软件，ps是图像处理软件，两个都可以用于排版，ai可以导出各种尺寸的图像，用于印刷调整比较好，ps一般是固定好尺寸来做的，如果放大了就会失真，有时达不到印刷要求。
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