怎么提高文档的编辑水平

一、善于积累和运用资料。巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞;没有它，你的理论就是无用的挣扎。”对于机关干部来说，要想做好本职工作，把材料写好，手中没有各种有价值的资料供自己参考借鉴是不行的。要想实现自我的提高和超越，尽管途径是多方面的，但有一条是共同的，那就是要善于积累各种资料，学习运用他人的经验，也可叫做“借梯上楼”。实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。 积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目;对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用;另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料，选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用，筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工;对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查找出处;对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无误。三要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写;或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处;还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。 二、切实领会和把握领导意图。公文不是为了记叙个人见闻，也不是阐发个人的见解，而是秉承领导旨意，根据工作需要而拟制的。起草人的职责就是通过文字表述，充分体现领导意图，想方设法把领导的思想完整表述出来，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。 一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。 二是善于挖掘领导意图。有的领导只出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多。碰碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。 三是努力完善领导意图。公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱;有的一时未想清楚、说明白，只是一些感性认识;有的不完全合理和必需;有的不集中、不完整。对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证公文质量。 四是及时捕捉领导意图。机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，了解和捕捉领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时，要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的突破。三、努力体现和增强文字材料的思想性。思想是一切文字材料的骨干和核心，是人们对矛盾问题的深刻认识和解决办法的深刻见解。没有思想的文字材料等于没有“灵魂”。文章赖“思想”而永生，无“灵魂”而猝死。增强文字材料的思想性，最重要的是要善于站在全局和思想理论的制高点上思考问题、提出对策，善于借助唯物辩证法这个伟大的认识工具，独具慧眼地观察和分析问题，形成统一、完整和辩证的逻辑思路，引起大家的共鸣，给人以深刻启示。实践中，要注意把握好以下几点： 一要有针对性。文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普通存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题，确立文字材料的主题思想。 二要有概括性。要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好：“感情好，有事不当事;感情差，没事会找事。感情深，大事能化小;感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。”非常给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻的烙印。 三要有深刻性。深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西;不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系;不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势;不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。四要有独创性。现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。五要有说理性。文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际;既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事;既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。四、注意学习范文和改定后的文稿。机关干部提高文字写作水平，学习范文、模仿范文是一条捷径。无论在哪一级机关，各项工作、各种文体，都会有一些质量高的文字成果，可以堪称范文。对这些范文，应该认真进行学习研究。要注意钻进去学，不能走马观花地浏览一遍算完，要深入学习人家是怎样把握主题的，是怎样提炼思想的，是怎样围绕中心展开论述的，是怎样站在领导的位置提出指导性意见的;学习范文要把自己摆进去，拿到一份材料，首先要想一想，如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什么观点，然后再看看人家是怎样把握的。看到一个大标题，首先要想一想，自己应如何论述这个观点，再比较人家论述的方式，看看孰优孰劣;有机会时，要注意找材料起草的同志多聊聊天，请他们谈谈材料起草的思考过程，以及在起草材料时是如何把握的;自己在起草材料时，可先把相应的范文找出来，从标题、思想、语言、事例，到文风，都进行认真研究、仔细揣摩，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够提高思维层次，准确把握问题，再融入自己独到的认识、个性化的语言，写出的材料往往能给人耳目一新的感觉，甚至还能在原来的范文的基础上更进一步，有所超越。 机关干部起草的公文稿，经过个人修改、部门领导核稿、主管领导审定签发等环节，就算是定了稿。此时形成的文稿，既凝聚着机关干部的心血和汗水，也是集体智慧的结晶，是再学习、再提高的珍贵教材。实践证明，认真学习和研究最后的审定稿，能够清楚地看到自己在文稿写作中的弱点和差距，促使自己改进和高。 一是认真琢磨修改的原因，拓宽深化自己的写作思路。机关干部应当把别人和领导修改过的文稿与自己起草的原稿进行仔细对照，认真比较，看看别人修改过哪些地方?为什么要这样改?这样改动后比原稿好在哪里?这样一比较，收获会很大。比如，机关干部在起草文稿过程中，有时会陷入一种窘境：本来想好了一种观点、一种提法，可是由于站得不高、想得不深、或者笔力不济，心里想的东西往往无法用清晰而准确的语句表达出来。此时，经同事或领导一“点”、一“改”，恰好点到了自己的模糊点和症结处，也是正好点破了自己冥思苦想而没有完全想明白的问题。仔细琢磨这些修改的地方，会有一种豁然开朗、柳暗花明之感。 二是仔细推敲改动的词句，增强自己的文字表达能力。机关干部在对审定稿和初稿进行比较研究时，特别要注意研究改动过的词语句子，看看改动过的词语、句子同原来的词语、句子有什么不同，想想为什么不用原来那些词句而改用现在这种说法?通过比较和掂量，就可以看出这样改动后比原稿究竟好在哪里。领导审稿时所作的改动，往往是抹掉一些词语的棱角，力求使文稿更像是站在领导的角度、站在全局的高度说话，更像是“公家”的东西。机关干部反复琢磨领导改动过的地方，有利于缩短与领导在思想认识上的差距，有助于增强自己驾驭公文语言的能力。 三是潜心研究增删的材料，提高自己的分析判断能力。机关干部在起草文稿时，对材料的取舍、例子的选用都曾动过一番脑筋。一般情况下领导在审稿时是不会轻易对文稿中的材料和例证作大修改的。可是一旦有所改动，就可能有机关干部意想不到的原因。对这种修改，更应悉心研究。比如，领导在审稿时换掉了一个机关干部认为不错的例子，这可能是事例不够典型，不够新颖;也可能是领导从全局考虑，认为这个例子不宜写入文件。还比如，领导在审稿时换了一种举例的角度，这可能是因为领导在用自己独特的视角分析这件事，于一般中看到了新奇、平淡中悟出了深刻。无论是领导换例子还是变角度，都可以更清晰地反映出领导的某种观点或思路，而这种观点和思路的高度、广度和深度不是在机关干部这个层次上能够达到的。通过研究定稿时材料的增删，机关干部可以学到领导独特的思维方式，领略到较高的领导或指挥艺术，学会全面、正确地观察事物和认识事物。

一是要注重学习。首先要向富有写作经验的老领导学习。比如我之前的办公室主任是位老笔杆子，从部队转业到地方写过的材料可以说要用麻袋装了。凡他写的材料领导一般一个标点不动。每次写完材料，我都是毕恭毕敬请他提意见，他也非常热心，有时直接修改。我自己做了十几年的材料工作，深深明白写公文做材料的不易，最近一年，我自己做了一个公文写作素材系统。包括了公文写作范例素材、总结汇报、材料汇编、发言致辞等等，全部整理微信里，大家可以微信搜索公众号：金蝉书社，也是希望能给广大写材料的同道中人积累写作素材的便利，里面都是平时积累的各类金句，摘录的公文精华，无论是学习还是写作现用，800万字文档内容任何部门公文都能找到模板，关注我，让任何人都能成为一名优秀的笔杆子。二是要领会意图。在写领导讲话时，首先要吃透精神，即领导讲话的中心内容。领导交待时光听不行，一定要用笔记下来，才不致于写偏。其次要承前启后。同一内容的讲话稿既要看从前，又要关照到下一步发展，做到内容上的连贯。其三要紧扣当前单位工作重点，有助于指导和推动系统全面工作。其四要关照领导口味。有位领导喜欢结尾用三两句诗意的句子，既显得有水平，又有鼓动性，我就想方设法请来这些这样的诗句。花这样心思写出的稿子领导基本满意。三是要严格筛选。百度搜索想要撰写的材料内容很多，这给文秘人员既提供了方便，也出了难题。方便的一些紧急的、不太重要的材料可以节省时间，快速完稿。难题的是很多文稿有一定局限，不能形成完整的材料，甚至固化了写作者的思维。特别是一些重要会议，关系全局性的工作，材料形成后有一定的连续性，同一个关键词往往需要搜索10条甚至20条以上，经过严格筛选后，才能综合不重复、有新意的材料内容。尽管有些费事，仍然比苦思冥想来得快，且不会存在炒现饭的嫌疑。公文写作黙黙无闻，而且枯燥无味的确很辛苦，没有一个固定的成功模式。但要相信，一旦做成了笔杆子，离仕途也就不远了。不知我写材料的体会对你是否有所帮助？公文写作黙黙无闻，而且枯燥无味的确很辛苦，没有一个固定的成功模式。但要相信，一旦做成了笔杆子，离仕途也就不远了。不知我写材料的体会对你是否有所帮助？

下面这些写作的建议可以参考一下，或许对你有帮助。1、直切主题。于文章而言，不要去写太多的背景故事、长篇简介。建议你减少唠叨、尽量在你的读者失去耐心再也不想看下去之前，把你的主题亮出来。如果是根据条件来写作的时候，内容一定要符合要求、避免跑题，主题要明确。2、在文章的结构上面，通顺是基本的要求，要通过平时的阅读和写作练习，尽量让文章的结构严谨，条理清晰，段落分明。3、在文章的内容上，流畅的语言也是基本要求，在此基础上要不断磨练自己准确用词用语的能力，能恰到好处地运用合适的词语和好词佳句。4、多阅读。肚子（脑袋）里没货，要么写不出东西，要么写得很一般。所以平时要多读书学习、多观察生活，让各种知识素材活跃在你的大脑中。想要做到大量的阅读相对也是有难度的。所以建议你学习掌握快速阅读的技能，提高一下自己的阅读效率和能力，比如我练习过的“精英特快速阅读”，掌握到一两千字每分钟的阅读速度是非常容易的。另外它还有一些记忆力和注意力的练习。5、多写。写作需要手感，手感的产生和保持源于多写。你不用一天动不动就写五千、一万字，你可以写得短些，比如一两百字，重要的是每天写一点。平时写作练习中，写完之后要进行修改，好文章都是改出来的。写完之后要先放一放，放一放的目的是为了让你抛开刚开始创作时所形成的思维定势，让你对文本有一个全新、独特、清楚的看法。这个时候就可以进行重新编辑和修改了，比如：删去多余、啰嗦的字词和句子；增添内容，让文章更完整；调整段落顺序，让文章逻辑更合适；更换词语或句子，让描述更贴切等等。

辑写作是不务正业吗？不是。相反，写作是提高编辑文字水平的有效途径，写作与编辑相互促进、不可分割。我们都知道，文字处理能力是编辑必备的基本能力之一。编辑的核心任务是审读和打磨图书内容。编辑不仅要学会从政治思想高度来把握书稿内容，还应该有能力从专业角度来把握书稿的逻辑结构，并对书稿的文字进行仔细的审读和修改，尽可能消灭一切不该出现的错误，让书稿在加工后比原来更漂亮，更具可读性，达到出版要求。眼下，市场上质量不合格的图书依然常见，这与有些编辑发现不了书稿中的文字错误和常识性错误，甚至一出手就把原本对的改成错的有关。这些错误的发生，除编辑工作态度外，还有编辑的文字功底和业务素质问题。如今的编辑，学历越来越高，给人的印象好像是水平也越来越高。其实不然，学历最多代表知识，不代表能力。读过几本书，并不意味着你就有能耐修改别人的稿子，而且改得有水准、改得恰到好处、改得令人信服。让知识转化为能力的一个必不可少的重要环节，就是实践，就是应用。编辑要提高文字处理能力，就得先提高应用文字的能力。动手写作就是对语言文字的最直接应用，是提高文字处理能力的最有效途径。事实上，历史上的许多优秀编辑，莫不是写作高手或者作家，比如鲁迅和茅盾，他们因为自身的优秀而吸引了无数的作者。美国兰登书屋纽约总部的高级编辑托妮·莫里森本身也是女作家，不仅帮助过很多作家出版作品，而且她本人还是1993年诺贝尔文学奖得主。这些例子说明，一个编辑如果自己不写文章、不会写文章、不学习写文章，不懂得遣词造句、不了解语法修辞、不精通谋篇布局，他怎么能改得好别人的文章，怎么能对作者的写作有比较深刻地体会，又怎么能感同身受地尊重作者的辛勤劳动，从而认真细致、负责任地改好每一篇书稿？编辑不写作或不会写作，只会离精品图书越来越远。打铁先要自身硬。一个编辑只有自己会写，才谈得上会改，才可能改得好别人的文稿，从而保证图书质量。编辑离不开写作还体现在其他方面。对于一部书稿，编辑不仅要审读、修改，还要填写发稿单和审稿意见；从作者的文章或言谈中提炼出富有启迪的吸引人的语言放在封面、封底、勒口上；有时还要写书稿内容摘要、广告语或书评。这些写作任务不仅是编辑的工作内容，而且也最适合由编辑来完成，因为编辑对书稿内容最熟悉，也最懂出版行业写作要求。只有具备较高文字水平的编辑，既能制作出好的图书内容，又能在参与营销时写出生动诱人的广告或图书说明。不懂得写作技巧、不会动手写作的编辑如何胜任？另外，选题报告、工作总结也都是编辑写作的内容，要写得漂亮也绝非易事，需要编辑用心练习。既然写作是编辑工作本身对编辑提出的客观要求，编辑就应该坚持不懈地认真写作，借以不断提高自己的文字水平，把编辑工作做得更好。其实，写作与编辑是相互促进的。写作可以快速切实提高编辑的文字水平和业务素质，文字水平提高了，审稿能力也就跟着得到提升，编辑在审稿时就能够更好地理解作者的写作意图，把握其方向，发现其不足，修改其错误，让编辑工作更加出彩。另一方面，编辑拥有的编辑技巧会让自己写作的过程更加顺利，写出的东西更加可控、更加完美，这样又会进一步提升编辑对语言文字的驾驭能力，反过来更好地服务于编辑工作。鉴于此，出版社要大力提倡编辑写作，并以此作为促进图书质量不断提高和出版事业良性发展的一种途径。

标题是“以简明的词语恰当、准确地反映论文最重要的特定内容”，论文题目是判断一篇论文水平的重要信息。错误的句子统称为病句，病句除语法错误外，还有搭配不当、表意不清、逻辑不通等方面的问题。作为学术论文，出现低级的语法错误是很难让人理解的。在使用“基于……”句型时，一定不能够缺少结构助词“的”字，同时还要检查句子是否通达，表意是否清楚。对文章标题的提炼，有助于作者深化文章的主题，对问题进行更为深入的思考。论文题目出现病句、冗长罗嗦、观点外露等问题，会给读者阅读造成困难，也会使读者对这些文章的判断标尺下移，招致读者的不屑。论文摘要的质量高低，直接影响着论文的被检索率和被引频次。高质量的摘要利己又利人，利于编辑人员审稿，利于文献检索数据库的建设和维护，也利于读者阅读利用。关键词具有概念特性，它反映了文献特有的内容。因此，它具有重要的检索意义。一篇学术论文的关键词，关系到该论文和该成果的利用率和学术影响力。作为学术论文的关键词必须是能反映论文主要内容的名词性术语。引言的作用是引出文章的研究对象，提供研究对象的背景资料，阐述他人已有的论述和不足，对选题的创新点和价值加以说明，以便使读者了解文章的立意。引言还有助于作者匡正文章的思路和架构，保证文章的逻辑性。结语是对文章思想观点的强调，是对正文言犹未尽的补充。从文章布局讲，提出问题，研究问题，总结问题，结语体现着文章的结构完整和逻辑美感。参考文献是“为写或编辑论文和著作而引用的有关文献信息资源”，通常我们所说的“参考文献”，实际上是指文后的引用文献。从学术研究的继承性出发，从科研工作的严谨性出发，从对被引作者的尊重出发，从避免可能出现的抄袭出发，也从便于读者检索出发，学术文章一定要做到凡引必注。它既是学术内容，又是科研方法，同时也是治学态度。学术论文的逻辑是指总论点、分论点和小论点之间的逻辑关系。只有恰当处理论文内容之间的联系，才能使论文有严谨的结构。