秘书论文5000字

秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。下文是我为大家整理的关于文秘专业的毕业论文范文的内容，欢迎大家阅读参考!

浅谈高职院校教学秘书的工作方法

高职院校教学秘书工作的内容范围广、任务重、责任大、难度高，掌握科学的工作方法和技巧是提高教学秘书工作质量和效率的关键。高职院校教学秘书的主要工作方法和技巧有多样，笔者根据自己实际工作状况，总结出了以下三个方法，可以概括为三“巧借”。

一、巧借系部领导之力

教学秘书是系部领导的“口舌”，协助系领导进行“上传下达”，完成系领导交办的教学和行政管理工作。但是因为教学秘书在教学管理过程中面对的群体学历和职称层次普遍较高，相比之下，教学秘书群体则往往学历层次普遍较低，多为本科毕业生。于是会有部分人对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价。在工作传达和执行的过程中，可能会受到部分人的忽略和推搪，工作进度一再受阻。这种情况下，巧借领导之力，才是顺利完成工作的良策。

要想巧借，必须平时从点滴做起，在认真工作的同时，多与系领导沟通，积极主动协助系领导解决新问题,研究新方案，为系领导提供可靠的第一手资料,慢慢建立起领导对你的充分信任和大力支持，争取在年终考评或其他各项评比中获得一定的殊荣。看到系领导对你工作的高度重视及充分肯定，老师们也会慢慢受到感染，不敢再忽视作为教学秘书的你，自然慢慢会在老师当中形成对教学秘书下达的工作持着重视理解和配合的态度，工作的效率自然也能得到提升。

二、巧借辅导员之力

教学秘书工作的其中一个重要环节是学生方面的教学管理工作，跟辅导员负责的学生工作有着相似的部分。例如负责组织和安排学生进行期中和期末考试;负责对学生的成绩进行汇总、录入和提交;负责学生补考、重修的组织、安排和通知工作;负责学生英语计算机报级的组织安排、数据汇总及通知落实工作、负责调代课的学生通知工作;协助系领导召开学生座谈会，收集教学反馈意见等等。这些工作跟辅导员负责的学生工作经常存在着职能上的交叉，难以完全区分清楚。如果硬要划清界限，工作全部归属到任何一方，既伤害了相互之间的感情，也势必影响到工作效率。加强跟辅导员的沟通，彼此之间形成融洽的相互协助关系，巧借辅导员之力来共同完成一项工作，才是有效有质做好教学管理学生工作的关键。比如，要组织和安排一次英语和计算机等级报名和考试，在以下具体的组织程序中，教学秘书可以如此跟辅导员协助：

程序1通知学生在教学系统上录入报名，让辅导员负责;

程序2 报名截止后，从教务系统中导出报名数据，以及进行报名数据的初步整理，教学秘书负责;

程序3 收集已确认报名的同学们的电子照片以及收集学生报级费用，让辅导员负责;

程序4 上报考生数据到教务处，并到财务处上交考试费用，教学秘书负责。这样一来，教学秘书在报级这项工作中，加入了辅导员之力，比起独自一人完成，势必在效率质量都能得到很大的提高。

三、巧借“专业秘书”之力

“专业秘书”并不是高职院校的系部官方定下的职位，它只是率先在个别高职院校二级分配政策下，由系部根据教学管理工作的细化要求而自行安排的一个职位，它不作为一个独立的职位，一般由专业任课老师兼任，对其工作的报酬，由系部和专业适当给与补贴。目前“专业秘书”还没在高职院校的系部内广泛地存在，但我认为“专业秘书”的概念却是十分有必要推广，因为它在协助教学秘书完成各专业各项教学管理工作中起着不可忽视的作用。比如我所在的中山职业技术学院机械工程系，便是一个专业安排一名任课老师兼职担任“专业秘书”，她的主要任务是面向自己专业，对教学秘书下达的各项通知落实传达到本专业每一个老师，以及完成教学秘书要求的对本专业各项资料的收集和上交。因为“专业秘书”是该专业的任课老师，她对该专业的教学各方面工作比教学秘书了解得更多，做起事来自然事半功倍。随着系部的壮大，人员的增多，教学秘书工作量势必大量增加，如果拆分到各专业，原来由一个人做，现在变成5个人，6个人帮忙做(专业秘书数量视专业多少而定)，工作效率和质量的大幅度提高可见一斑。指定“专业秘书”，巧借“专业秘书”之力，无疑是提高教学秘书工作效率和质量的一个创新性办法

总之，教学秘书工作看似繁冗复杂，但是只要掌握了一定的方法和技巧，借助群体的力量，定能出色地完成本职工作，成为一名优秀的教学管理人员指日可待。

参考文献：

[1]陈文贵,杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报,2002(4):41-44.

[2]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究,2004 (3):95-96.

[3]洪璋.高校教务管理队伍建设的探讨[J].福建农林大学学报(哲学社会科学版) ,2002(4):85-87.

试论企业秘书工作

摘要：随着经济的迅速发展，企业的不断发展壮大，企业对秘书的要求越来越高，本文主要对新时期如何开展秘书工作进行论述.希望能为企业秘书更好的开展工作提供一些帮助，

关键词：企业;秘书;工作;素质

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、企业秘书必须具备的素质能力

1.过硬的政治素质

秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备有较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，特别要学好江泽民同志关于”三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。

2.扎实的文字功底

有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到”三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所进发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。

3.过硬的技术素质

随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工。

三、秘书人员工作意识的培养

改革开放的不断深入和发展，人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用，要加强秘书人员的职业素养建设，不仅要强化传统的服务意识、调研意识等，而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1.自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性;另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此，作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

2.责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会

高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

我国加入wTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书。

在现代企业发展中,文秘岗位得到了越来越多企业的重视,这是由于文秘岗位不仅关系到企业的日常办公效率,而且还起到了很好的推动部门之间衔接与联系的作用。下面是我为大家整理的文秘专业论文，供大家参考。

摘要：对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。

关键词：文秘;行政管理

文秘是企业众多岗位中的一种，文秘岗位对于企业的发展和企业的正常运转有着不可忽视的影响，能够将上级领导的决策有效的传达，同时也是领导与企业员工之间的重要纽带。文秘能够加快企业的制度建设和完善，能够促进 企业管理 水平的提升。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升，已经渐渐成为众多企业都非常关注的重点内容，要科学的、合理的、规划的对文秘的行政管理能力进行培养，将其具有的最终最大限度的发挥出来。

一、文秘的定义和特点

文秘在新时期有着多种定义，站在职业的角度，文秘就是从事文书以及秘书事物的岗位。在工作人员的角度对文秘的定义进行解析，文秘就是从事文字书写，并且承担着日常接待工作的人员。根据不同的情况，文秘指代的定义也有所不同，可以说是文秘岗位，也可以说是文秘工作人员。本文研究的是文秘工作人员，也就是承担着文字书写和接待任务的工作人员。文秘展现的特点有真多，可以概括性的分为以下内容，首先就是职业性，职业性是文秘最为鲜明的特点。其次就是对于其工作人员的能力有着多样化的需求，对于文秘人员来说不仅仅需要具有良好的文字表达能力，同时还要具备一定的口语交际能力，这样才能够将文秘工作的特性展现。还有公共性，文秘工作的开展需要从企业的全局考虑，其中包括对于企业各个部门之间的协调工作，企业对外事务处理等等，这些工作都是具有强烈的公共性的，同时也将文秘工作需要具备的公共性展现的淋漓尽致。

二、文秘行政管理能力培养的作用

1.有利于增强文秘人员的工作效率。

文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘人员学习相应的行政管理技巧，并且将学习到的行政管理技巧应用到实际工作中去，对于提升行政管理工作效率有着十分积极的影响力。文秘经常是被看成文职工作人员，所以对其行政能力的培养在企业中常常被忽视，同时也是的文秘工作人员承担的实际工作都是较为基础的，对于文秘人员行政能力的培养有着十分不利的影响。通过对企业文秘人员落实行政管理培养，能够使得文秘人员的综合素质可以得到提升，并且达到提升文秘工作质量和工作效率和促进企业发展的最终目的。

2.有助于增强文秘的书写能力。

对于文秘的日常工作来说，很多工作都是与书写有关的，但是以往企业对于文秘书写能力的培养并没有给予太多的重视，这样导致文秘人员本身具有的书写能力没有得到实际的提升，文秘书写工作存在的较多的缺陷。对文秘人员进行行政管理能力培养，使得理论知识与实践活动进行有效的融合，同时也会促进文秘人员书写能力的提高。文秘精元经过培训后，能够将所学习到的理论知识和各项技能应用到自己的实际工作中去，对于提升书写工作质量有些积极的影响作用，同时还能够将文秘书写工作具有的价值良好的呈现。

三、文秘行政管理能力培养策略

1.开展行政 管理知识 培训。

对于文秘行政管理能力培养工作的落实，需要依据文秘工作的实际情况，对文秘人员进行相应理论知识的 教育 和引导，以培训为基础点对文秘的行政管理能力进行培养，最终使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，采用课堂讲述的形式对文秘行政管理能力进行培养。文秘归属的企业或者单位需要科学的、全面的、合理的制定文秘培训课件，并且派遣专门的人员对培训工作进行负责，在培训课堂开展过程中将大量的理论知识传授给文秘，使得文秘人员的理论知识基础越来越为扎实，这样其具有的行政管理能力才能够得到提升。当然不能仅仅是注重培训，对于考核也需要给予相应的重视程度。当培训工作完成后，需要对文秘人员的学习情况进行综合性的考核，明确文秘对于培训知识的学习以及掌握程度，对于考核没有达到相应标准的文秘人员，需要该人员继续参与文秘理论知识培训，直到对于知识的掌握程度达到相应的标准。

2.建立行政管理技能实践平台。

除了应用培训的方式对于文秘文员的行政管理能力进行提升，同时还可以通过工作实践的方式提升文秘的行政管理能力。企业可以建立和完善行政管理技能实践平台，为文秘人员提升实践操作的空间，在实践中积累 经验 ，在实践过程中使得自身的能力得到提升。企业为文秘人员提供相应的实践岗位，通过大量实践工作操作使得文秘人员的行政管理能力得到提升。企业或者是各个单位需要结合内部机构的实际情况，为文秘人员提供相应的行政管理岗位。文秘人员在岗位工作实践过程中，运用自己的专业知识和掌握的专业技能进行各项工作的开展，使得个人可以充分的融入到企业或者单位组织中去。同时企业行政管理能力较为优异的工作人员需要创建一个评定小组，对于处于文秘实践岗位上工作人员的表现进行客观性的评价，指出该人员在工作中存在的严重问题，并且提出相应的合理化的意见和建议。文秘人员虚心的接受指导性的意见和建议，并且对自身的岗位行为进行深入的 反思 ，明确自身的不足，并且根据学习到的改善 措施 对自身的岗位行为进行调整，使得自身的岗位行为可以不断的进行优化和改良，最终达到提升行政管理能力的最终目的。

四、结语

对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。培养工作的开展不能太过于盲目，要根据市局情况，使得文秘行政管理能力的培养具有针对性，理论知识与岗位实训进行有效的融合，使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，保证企业的正常运转，促进企业的高速发展。

参考文献

1、基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究孙大松;品牌2015-03-24 14:411

2、关于做好文秘和档案工作的几点思考肖健;企业改革与管理2015-02-251

摘要：中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、 毕业 实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。

关键词：文秘;实践教学

一、中职文秘专业实践教学困境改革方向

梁启超曰:穷则变，变则通。要想让秘书行业教学适应市场发展，文秘就必须结合实际深化改革。为了解决当前中职文秘专业实践教学的困境必须尽快明确文秘专业实践教学的改革方向，通过教学改革解除当前困境。

(一)任务驱动

任务驱动的“教与学”的方式，能为学生提供体验实践的情境和感悟问题的情境，围绕任务展开学习，以任务的完成结果检验和 总结 学习过程等，改变学生的学习状态。任务驱动教学模式有助于培养学生的创新精神和实践能力，利用任务驱动教学模式的过程中，学生完成一件件任务，利用学习过的知识的同时还需要开动脑筋，大胆想象，自己动手实践，自己探索。在开展任务驱动教学的过程中，教师要秉承“活动主导、任务驱动”的课堂实践教学法。参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出符合应终身学习思想和学生实际的即以项目任务为驱动，整个教学围绕任务的解决展开。总之，任务驱动的教学方式能够激发学生学习新技能的积极性，由教师指导或者组织进行的任务分析是重要的环节，有助于学生解决实际的文秘工作问题。

(二)工学结合

我国高职教育就是秉承以服务为宗旨，以就业为导向，以培养生产、建设、管理、服务第一线需要的高技能人才为目标，走产学结合的发展道路的办学方针和理念。工学结合是一种育人模式，它是学习者的劳动和学习两种行为之间的合作，强调学校和企业的“零距离”，在学校和企业、学生和个人签订合作协议的基础上，职业院校和实习企业就共同担当起“顶岗实践”中的内容、形式、纪律、考核、评价等管理职能。工学结合的模式下，中职学校能够吸引行业、企业有丰富经验员工担任兼职教师，制定职业岗位标准、开发实训课程、参与校内外实训基地建设及指导学生实习实训，提供人才需求信息等。这种利用无形资源培养人才的模式，既为学校节约了大量财力和人力，也为学生今后的就业开辟了道路。

二、中职文秘专业实践教学模式的建构措施

(一)校内实践教学模式的构建

1.课堂实训。课堂实训的模式就是在课堂教学过程中全面推广模拟案例教学的方式，以这种方式来让学生运用实际的文秘知识，让学生尽快熟悉职业环境，把所学专业知识转化为实际运用，养成一定的职业技能技巧。例如:开展课堂实训的案例教学方式，请同学们解决“客人说着就要往里走。遇到这种情况秘书应该怎么做?”的情境问题，让学生进行讨论，然后找出和平探讨，和平沟通的方式 方法 。课堂实训的内容还包括许多技能的训练方式。例如:计算机速记实训活动的开展，让学生进行课堂竞赛，掌握基本技能的同时就是为了更好地完成以后的学习活动，让学生能够全面掌握技能的同时，最终形成专业能力。

2.实训室实训。为了更好地开展任务驱动的教学模式，中职文秘专业实践教学的开展必须要利用实训室。实训室就是指专门开展实践活动的教室，这里面主要是要进行秘书工作项目的单项训练与综合项目的训练。例如:在实训室内进行接待来访者的礼仪、接听拨打电话等情境的模拟，然后利用实训室中的数码摄像机录制下学生练习的过程，让学生能够看到自己的表现，作出相应的改变。其实实训室内的训练就是仿真的模拟训练，让学生能够在校内就能充分了解企业等各种机构的运作，运用学过的理论知识进行现实操作，起到理论与实践相结合的目的。

3.校内见习。校内见习活动是校内实践教学活动的重点，在具体的开展过程中，教师可以让文秘专业的学生到科研处、人事处、宣传处、各系部办公室等部门进行训练，让学生熟悉文秘工作环境与具体的工作内容，进一步强化秘书工作技能。但是在开展见习的过程中，需要注意:一是明确派遣的见习任务，让学生明确自己的工作内容与见习目的。二是要让学生独立完成文秘见习工作，这样学生就能够运用所学到的文秘知识，协助老师处理文档和教研室工作。同时，鼓励办公室的同事对学生的表现进行直接的指引，这样学生就能够很快地找出自己工作过程中存在的问题，从小事中锻练自己，争取提高自己。另外，学校的指导教师也要定期到学校各部门了解学生实习情况，解决实习中的问题，指导学生完成实习记录、撰写 实习 报告 。

(二)校外实践教学模式的构建

1.校外见习。校外见习活动要进行真实的企业内文秘工作。教师可以在每个学期都安排一定的校外见习活动，可以选择的岗位包括:办公室文员、计划部、采购部、业务部的工作人员等。在见习的过程中，教师要派校内指导教师进行全程跟踪指导和评价。同时，要联合企业设计相关的企业内部指导教师作出见习指导和见习评价。主要的评价内容就是根据学生的专业技能、合作工作能力、接待技巧等。例如:协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、 拜访 其他客户的预约工作;代经理起草一些简单的公文文书;将职员及客户反映的情况及时反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难，做好上下级之间的沟通等工作。总之，整体的训练过程中要重视工作任务的布置，请同学们进行整体见习，然后进行整体工作评价，最后再回到学校后进行经验推广报告。

2.竞赛活动。校外时间活动可以让学生参与相关的竞赛活动。例如:在校外场地组织开展“我爱文秘专业”的主题演讲竞赛，然后聘请企业内的管理人员辅助参与竞赛评委。让学生在竞赛的过程中能够提升自己的语言表达和沟通能力。又如:组织“秘书 面试 模拟大赛”活动。具体的组织过程中包括:第一，制作基本要求和面试技巧等书面材料，请同学们精心准备。第二，请专业人士讲解在面试时的基本要求及细节技巧。第三，参与面试表演，学生积极展现自己的文书写作能力、会务管理能力、组织协调能力、沟通能力、应变能力等。竞赛的活动场地、活动模式要越多样化越好。

3.毕业实习。毕业实习是毕业前对学生运用基础理论、专业知识、基本技能来解决实际问题和从事科学研究工作的基本能力的培养、综合训练的检验，是实现教与学、理论联系实践的重要途径。因此毕业实习活动的组织要特别受到中职学校的重视。一是要让毕业生能够充分认识岗位特征，由专业教师带队，结合理论教学，分若干个模块进行专项技能训练。二是通过各实践环节，让学生掌握文秘专业技能。在工作人员的具体指导下，在各个单位做文秘工作，要求能解决文秘工作遇到的问题。实习期间应抓紧时间完善毕业论文，与指导老师通过电话、手机、e-mail等方式保持联系，接受指导老师的指导与监控，为毕业论文收集资料。

三、结语

综上所述，中职文秘专业教学的优化必须要考虑到实践教学的重要作用，通过教学模式的改革，实践体系的构建实现教学转变。中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、毕业实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。

参考文献

1、浅谈企业文秘工作王庆杰;天津经济2014-10-201

2、基于项目型教学法的 商务英语 教学模式探索——以文秘英语为例高琳;铜陵学院学报2014-08-151

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知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。 关键词：秘书从业人员；素质；新结构 “秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。 一、社会对秘书从业人员的需求状况分析 根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。 依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。 二、秘书从业人员能力素质现状分析 高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。 当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。 三、秘书从业人员能力素质的新要求 (一)应变意识——秘书专业自身生存的特点 秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。 哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。 (二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现 秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。(三)独立意识——秘书的独立人格的体现 在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里? 秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。 (四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现 二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。