社区电子政务论文范文

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w 年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

有关电子档案管理系统论文相关文章：

1. 电子档案管理系统论文

2. 电子化档案管理论文

3. 浅谈档案管理方面论文

4. 关于档案管理论文范文

5. 浅谈档案管理的相关论文

6. 有关科技档案管理论文

作为政府管理者来讲：现在的主要问题是：1、如何以公众满意度为原则建设的电子政务项目，以电子政务为手段，建设服务性政府2、在信息资源共享的实施中要认识到信息资源的价值，资源共享应在有偿的前提下提供资源。

随着我国政治建设、经济建设、文化建设、社会建设、生态文明建设五位一体总体布局不断深入和发展，智慧政务在履行政府经济调节、市场监管、社会管理、公共服务和社会应急职能方面作用愈发重要，在提高党的执政能力和政府社会治理能力、深化行政管理体制改革，促进经济社会可持续发展进程中地位日益凸显，尤其是国家提出网络强国战略以来，加快智慧政务发展已成为国家治理体系与治理能力现代化的必然要求。为此，我国要深化智慧政务改革，不断适应新形势，谋划新思路，提出新理念，构建新模式，发掘新途径，满足新需求，打造新常态。一、工程导向到问题导向智慧政务发展容易陷入误区：以工程建设为导向，认为简化审批、加快建设一大批信息化系统，就能较好地提高政府履职能力。这种以工程为导向的建设模式，不能根据经济社会发展阶段的主要矛盾，突出重点，增强智慧政务建设的针对性和实效性。当下，智慧政务建设必须坚持问题导向，建立以需求为主导的建设机制。以社会管理和公共服务需求为目标，切实提高政府履职能力为出发点，合理规划智慧政务建设项目，有效提高社会管理和公众服务的能力和水平，进一步提高公共服务的时效性、规范性和权威性。二、分散建设到集约化建设长期以来，智慧政务建设中缺乏顶层设计，分散、低水平、重复投资现象普遍存在。据统计，“十二五”期间，全国省级和副省级城市、地市级、区县级设有独立机房的部门平均比例分别为70%、32%、22%;省级、地市级、区县级政府网站分散建设的比例分别平均为78%、32%、30%。智慧政务基础设施建设分散状况严重，粗放式的建设模式没有得到根本遏制，给业务系统互联互通、信息共享和业务协同带来各种困难。因此，亟需切实加强智慧政务规划、建设、运营的统筹协调，加快实现从粗放式、低效能的分散建设，向集约化、高绩效的协同发展转变，从部门独立建设、自成体系，向跨部门跨区域的业务协同和信息共享转变。三、政府独导到社会共治党的十八届三中全会《决定》提出：加快形成科学有效的社会治理体制。参与“治理”的主体包括了各类权力部门、公共部门，以及各类企业和社会组织，他们在参与国家和社会事务过程中是平等关系。“社会治理”弥补了“社会管理”内涵的局限，使社会治理体制得以创新和拓展。智慧政务是社会治理模式的信息化反映，智慧政务建设模式要始终适用于、服务于社会治理模式的变动和演化。1、规范社会共建机制，打造以政府主导为一体，企业和社会广泛参与为两翼的社会共治模式。2、规范监督和保障机制，规范参与方的权、责、利。3、鼓励政府购买服务方式，充分利用社会资源。加快形成统一有效的购买服务平台和机制，厘清政府购买服务指导性目录，明确政府购买的服务种类、性质和内容，建立起比较完善的政府购买服务制度，加快促进政府独导到社会共治模式的转变。四、由数据割据到数据开放共享据统计，政府拥有社会信息资源总量的80%之多，但有关部门调研的38个部委涉及的80个专网里，实现横向交互的比例尚不及。这对数据尴尬刻画了目前政府数据共享面临的数据壁垒日益加重之窘境：政务业务数据成指数量级增长，但由于各业务系统技术标准、开发环境、系统架构等存在巨大差异，客观上对政府部门数据共享造成了技术屏障。大数据时代，要彻底消除数据共享和业务协同羁绊，1、开放数据。要尽快规划政府数据开放的任务书、时间表、路线图，推进开放数据制度化、规范化、程序化、法治化。2、落实数据共享机制，明确数据共享的权、责、利，根据“一数一源”原则保证数据的真实性、鲜活性、权威性。3、加快制定应用规范和技术标准，借助信息技术和手段打通各异构业务系统。五、数据支撑到辅助领导决策从发展历程看，中国智慧政务经历了办公自动化、系列“金字”工程、政府上网到“三网一库”的发展阶段。伴随着智慧政务的发展，社会保障、社会治安、电子口岸、社会信用、食品和药品监管、应急指挥、智能交通、环境保护、安全监管等重点信息系统项目不断展开研究、设计、立项和建设工作。这些信息系统虽然在很大程度上保障了部门内部办公、管理和协调，但如何有效整合利用有关业务系统和各部门的相关信息资源，完善综合分析、统筹协调和督促检查等业务应用系统，为领导决策指挥提供全面、准确、及时的信息服务，在大数据时代已日显迫切。当下，这些信息系统需要通过整合智慧政务网络，以提高应用水平、发挥系统效能为重点，深化智慧政务应用，推动应用系统的互联互通、信息共享、业务协同和资源整合，建设符合中国国情的智慧政务辅助领导决策体系，提高政府宏观管理与科学决策能力，加速推进我国政府信息化辅助决策的进程。六、履行政府职能转向提供公共服务长期以来，智慧政务建设主要是从政府内部需求角度推进的，主要考虑的是如何方便监管，对民众需求的考虑显然不够。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》提出，着力保障和改善民生，必须逐步完善符合国情、比较完整、覆盖城乡、可持续的基本公共服务体系，提高政府保障能力，推进基本公共服务均等化。通过智慧政务建设，打造社会保障、基本医疗和公共卫生、基础教育、保障性住房和公共安全的智慧政务公共服务设施，促进各级政府职能部门不断创新优化完善公共服务，不断将公共服务电子化，使智慧政务由流程规范化自动化，提高服务效率，转变为有效为社会公众提供最终交付品，为公众提供更便捷的服务，满足公众的个性化需求，有效提高服务效能和水平。七、传统模式到新兴形态作为新兴技术，物联网、云计算、智慧城市和大数据潜在的价值逐渐得到挖掘，关注度不断得以提升。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》指出，大力推进国家智慧政务建设，推动物联网关键技术研发和在重点领域的应用示范，加强云计算服务平台建设;《2006—2020年国家信息化发展战略》指出，利用多种技术手段相结合的智慧政务公共服务体系。工信部在2013年已完成“十二五”规划的中期评估并进行了适当的调整，目前针对云计算的“十三五”规划也已经启动。未来发展中，智慧政务应继续坚持把科技进步和创新作为加快发展的重要支撑，借助物联网、云计算、智慧城市和大数据等新技术进一步扩展政务信息来源，构建异构信息资源整合方式，提高政务信息化资源利用效能，深化业务应用，扩大服务范围，提升服务质量。八、核心技术设备国产化目前我国的信息技术产业规模不断扩大，产业体系逐渐完善，但是整体来看，国产设备占有率低，核心设备差距明显，潜在的战略风险、数据泄漏风险和情报监控风险，严重威胁着信息安全乃至国家安全。“棱镜门”事件之后，信息安全被提升到了重要高度，“去IOE”成为多个领域的共识。在此背景下，中国政府智慧政务设备国产化的帷幕正式全面拉开，国产芯片、操作系统、数据库、中间件等基础信息技术攻关有望加速，应用牵引、平台重构、分阶段实施的国产化新思路将全面铺开。金鹏信息智慧政务解决方案