学术会议会务安排问题论文

什么是学术会议？该如何举办线上会议呢？

学术会议是学术活动之中最重要的、最高效的一种交流形式。学术会议通常是由学会、协会、高校、科研院所或某一个科研人员的群体主办，在某个阶段召集该学科或跨学科专家、学者、科研人员就某个或某一类特定学术问题进行研讨、发表学术意见并交流研究成果的会议类型的统称。参会嘉宾在会前均会做大量的科研和学术准备工作，将其研究成果或思考以论文的形式在大会上进行交流，从而促进当前研究推向新高度。

学术会议对于推动该学科领域学科建设、科研发展、人才培养、世界科技进步，促进产业转型升级等方面起到了重要的推动作用，具有学术专业性强、会议信息收集量大、交流形式多样化、会议交流频次高、日程多、策划和筹办周期较长、产生会议文献等特点。

伴随着信息技术的发展，基于在线直播模式的线上学术会议应运而生。相较于传统的线下学术会，线上学术会具有更高效、及时、开放、可互动等特点。主办方可通过线上学术会进行学科知识提炼，丰富和深化学科领域的知识服务能力，为学术界提供增值服务。此外，通过举办线上学术会丰富知识交流的方式，拓展知识利用价值的有效途径，促进领域人才的实践操作能力，对学科建设起到积极作用。

然而，一场学术会议需要涉及多个阶段，工作环节复杂，专业性要求高、管理难度大。具体包括以下几个阶段：

征文阶段，学术委员会召集会议并确定研讨话题和投稿类别后，向社会发出征文通告，进行征文收集等工作；

投稿/审稿阶段，研究者在指定时间节点提交相关材料，在截稿日期后，由学术委员会及学科专家对内容进行评审，提出修改意见和发出相关通知；

注册付费阶段，获得录取资格的投稿人即为获得注册参会资格，通过公告发布的注册系统支持支付注册费及其他参会各项费用，同时需要在在规定时间内完成论文写作并提交；

议程正式上线阶段，在完成论文征集后，演讲嘉宾和研讨形式得到确定后，大会官网会发布详细会议日程，学术会员会进入议程管理阶段；

大会正式开始阶段，完成会议主持报名、嘉宾接待、活动执行等工作；

大会收尾阶段，学术委员会会向参会代表发出感谢信、参会证明，统计并寄送学分证。

每个阶段环环相扣，而面对这种高水准、高要求的学术会议，该如何以线上形式举办呢？

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主要功能：

1、报名缴费：会议H5微站、会议小程序、自定义报名表单、多票种设置、微信支付、票务审核

2、通知签到：应用内通知、小程序通知、公众号通知、短信通知、二维码签到、定位签到、刷脸签到

3、接待管理：一人一码、权限管理、行程安排、参会信息查询、用户数据导出、批量报名审核

4、直播统计：在线直播、直播互动、支持千人在线、数据统计复盘

.如何办好学术会议举办学术会议涉及的事项前文已经述及，本节主要谈一下各事项的具体操作过程。（1）会议经费预算与经费落实会议用到的经费支出主要包括会议室租赁费，会议用餐费，汽车租赁费（接站小车和摆渡大巴车），参会人员住宿补贴，论文集出版费，会议材料印刷费，文件袋，特邀专家咨询费，合影留念费，会场布置背景墙，代表证制作费，水果、茶叶等茶歇费，优秀青年论文奖品等等。会议的收入主要包括注册费，一般标准为1000元/人左右，研究生注册费减半，会议缴费人数并不代表参会人数，一般是会议参会人数的70-80%，其中特邀代表、本单位参会人员等都不会缴纳会议注册费。会议经费来源主要有：一种情况是学院统筹安排一部分，协作单位赞助一部分，部分会议还有参展公司赞助一部分来落实；一种情况是向学校（或大单位）申请单独会议经费；还有一种情况是从学科经费、团队经费等专项经费中支出，如目前各学校的优势学科特色学科建设经费中都有举办会议的经费预算，部分科技创新团队、协同创新中心也有举办学术会议的经费预算。如果会议经费落实了，那么就找专委会主任申请承办学术会议吧，有的是口头申请，有的则要在学术会议闭幕环节进行下届会议的申办，如果确有诚意承办，那么申办成功并不是什么难事。（2）会议场地安排举办会议的其中一个目的就是对学校进行宣传，所以举办会议的主会场安排在学校报告厅、图书馆最为合适，目前应该说大部分高校都设有学术会议中心，应该能够满足一些中等规模会议的要求。如果条件不具备或因规模太大则只能考虑将会议的住宿和分会场安排在校外酒店，但是建议会议开幕式还是安排在学校为好，这样便于与会代表对学校有一个直观的影响和认识。会议闭幕式安排在酒店进行较好，因为在会议尾声与会代表留下来的已经不多，而且很多代表会后即将返程，安排在酒店进行闭幕则方便很多。校外酒店选择四星级标准或准五星标准最为适当，因为这类酒店宽敞、舒适、干净，服务周到，而且价格也在与会代表的支付标准范围。（3）会议工作组织安排为方便协调工作会议要成立若干工作组，每个工作组以青年教师牵头，同时配备若干研究生进行配合工作。会议秘书长：全权负责会议整体组织工作，组织和主持会议开幕式、闭幕式，准备有关领导的发言稿，负责会议有关事宜的应急处理。负责特邀报告专家费的发放工作。负责相关经费的管理工作。会议指南制定组：负责编排会议指南、会议日程、确定学术报告分类和顺序，确定学术报告主持人。论文接收出版组：负责论文收集、论文集编排、印刷，联系出版事宜，负责优秀青年论文评选的组织和颁奖事宜。会议接送站/交通组：负责联系租车公司租赁车辆，安排机场、高铁站接站事宜，负责安排车辆摆渡参会人员往返酒店和主会场，安排研究生引导参会人员乘车。住宿/餐饮组：负责安排参会人员住宿，负责安排自助餐，接待晚宴座位排列等有关事宜。会场安排组：负责制作主会场背景墙，安排布置酒店会议室、茶歇用品等有关事宜，安排会议室电脑、PPT拷贝、荧光笔等。会议材料组：负责会议文件包的购置，会议材料的印刷，代表证、工作证、工作服的制作印刷等事宜。会议注册报到组：接收会议注册回执，总体安排报到事宜，安排参会人员注册费缴纳与发票开具，准备盖章的会议通知便于参会人员报销用，制作会议通讯录。会议礼仪组：负责安排主会场和分会场门迎礼仪，优秀青年论文颁奖的仪式等礼仪活动。会议摄影组：负责联系摄影公司安排会议合影及照片的分发工作，负责会场摄影工作。

学术会议是一种隐蔽的、体面的 文化 消费方式,其以文化为载体,团结了学术场域里的精英,在经济资本的基础上,加强了社会资本的整合,于是形成了一种良性循环。下文是我为大家整理的学术会议通知的格式 范文 ，仅供参考。

时间：xx年x月x日下午两点(明天下午)

地点：卫生局三楼会议室

主讲人：市人民医院神内科主任：吕海东

讲课内容：缺血性卒中的病因诊断与危险因素分析

参加人：1.市直第一、二、三院，中医院，保健院(内科主 任、副主任、主治医师)，每个医院不超过5人

2.各乡镇卫生院一人

会议名称

xxxx：

作为一种高分辨率的非侵入性成像技术，生物医学光学成像技术近年来迅速发展成为生命科学领域和光学领域的研究 热点 。得益于激光技术、微电子技术和纳米技术等多学科的交叉发展和应用，生物医学光学成像为医学领域提供并将继续开拓为追求人类健康所期望的各种生物医学研究 方法 和生物医学仪器。召开本次讨论会，正是基于这样的交流需要，邀请各位在光学或医学领域做出一定成就的专家学者，回顾 总结 生物医学光学成像技术的成就，同时积极展示最新的前沿研究和应用成果，并探讨今后的发展方向，促进该技术的创新研究与应用。希望您届时光临。现将有关事项通知如下：

一、 会议主要内容：1、宣读学术论文;2、交流教学和科研 经验 。

二、 出席会议的代表应向大会提交学术会 议论文 摘要。

三、 会议的住宿费、伙食补助费由大会负责，往返交通费由代表自负。

四、 接到会议通知后，请即向会议筹备组寄回登记表(电子邮件或传真均可，

会议开前三天没有寄回登记表，即视为不出席会议，不再安排食宿)。

五、 会议时间：

六、 会议地点：

七、 代表登记表和会议论文投稿邮箱：*@*****

八、 联系电话：000-­‐00000000(人名);传真：000-­‐ 00000000

附：会议登记表

姓名 性别 年龄

民族 国籍 主要职务

联系电话 往返抵离时间

备注：

由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十二届全国疲劳与断裂学术会议”定于XX年11月10-13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确研究方向，推进我国的疲劳与断裂研究的发展。第一轮 征文通知

1、会议主要内容

1)材料的断裂与循环形变的晶体学

2)断裂与疲劳损伤的微细观方面

3)金属材料的断裂与疲劳行为

4)非金属材料与新型材料(包括工程塑料、生物材料、建筑材料、陶瓷、复合材料、金属间化合物，纳米材料等)的断裂与疲劳行为

5)环境对材料与结构的断裂与疲劳的影响

6)载荷谱和随机载荷下材料与结构的疲劳与断裂

7)材料和结构的疲劳寿命估算、可靠性、延寿及老龄化分析

8)计算断裂力学、实验断裂力学、概率断裂力学及可靠性

9)线弹性弹塑性断裂、界面断裂、动态断裂

10)断裂与疲劳研究的新方法和新理论

11)材料疲劳与断裂研究中的实验及测试技术

12)抗断裂与疲劳的设计技术

13)断裂与疲劳的的失效分析

14)断裂与疲劳理论的典型工程应用

15)断裂与疲劳分析软件及材料数据库

2、会议征文

凡未经正式刊物发表，与材料的疲劳和断裂领域相关的研究成果、学术观点、工程经验、设想及建议等均可以论文形式应征。应征论文必须论点鲜明、论据充分、数据可靠、文字流畅、图表清楚，一般约为5000字以内(3页)，计量单位要严格执行《中华人民共和国法定计量单位》中的有关规定，并附word文件类型的软盘、email word文件到会议秘书处或在线投稿。论文经专家审阅后给予书面答复。经评审合格的论文将在《机械强度》杂志(增刊)上正式出版。接到论文录用通知和论文收费通知后汇交会议注册费600元(学生400元)和版面费600元/篇到《机械强度》杂志社，每超过一页加收200元。不交会议注册费和版面费的论文，将不编入论文集(期刊)中。已经录用的稿件将付一定稿酬。没被录用的稿件恕不退回，请自留底稿。

欢迎全国各地从事相关专业的专家学者、科研人员、高校师生踊跃投稿，同时也欢迎暂无论文但对会议感兴趣的社会各界人士参加会议。

3、会议地点

会议地点在厦门市鼓浪屿别墅酒店(厦门市鼓浪屿鼓声路14号，电话：;传真：), 会议不安排接站，请注意到厦门后，一定要到厦门旅游客运码头上船。会议期间食宿自理。

4、重要日期

提交论文摘要截止日期： XX年3月30日

提交论文全文截止日期： XX年5月1日

论文录用通知： XX年6月1日

汇交版面费截止日期： XX年7月15日

会议召开日期： XX年11月10-13日

5、技术展示和产品宣传

欢迎在本次会场内设置与会议内容相关的宣传 广告 (以材料、图片、样品和软件为主)。

6、特别提示

本次会议将邀请日本和我国知名专家学者就疲劳与断裂的研究现状和发展动态等方面作若干专题 报告 。

7、应征论文参考格式

“机械强度”的论文格式：题目、作者、工作单位、摘要(250字)，关键词(5-8个)，中图分类号，英文题目，作者名字的汉语拼音和工作单位的英文译文，以及 文章 的英文摘要和关键词，引言，正文，参考文献。

由于“机械强度”被美国工程索引和英国的“科学文摘”等收录，为了便于国际著名检索刊物和 其它 信息机构采用，英文摘要应详细，尽可能反映文稿的主要内容，具有独立性和自含性，即不阅读全文就能获得所论述的主要信息;避免使用第一人称，应包括目的、过程及方法，结论三部分。字数不得少于900个印刷符号。

参考文献格式如下：

编号 作者(姓列名前). 论文题目.刊名，出版年，卷号(期号)：起-止页码 编号 作者(姓列名前). 书名.版本，出版地：出版单位，出版年. 起-止页码 文中图表附最具代表性的,并一律安排在正文中.图表题请附中英文对照稿。 稿末写明作者的性别、出生年月、民族、籍贯(包括省、市、县名)、单位、职称、职务、学位、学术简历、研究领域和主要成就;详细通讯处、e-mail、电话及传真号。

8、会议主办：

中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会

会议承办：中国腐蚀与防护学会、中国科学院金属研究所

(第一号)

为充分展示我国应用地球化学研究的最新成果，促进全国应用地球化学工作者学术交流，推动应用地球化学学科发展，中国矿物岩石地球化学学会应用地球化学专业委员会拟于xxxx年9月在长春召开第五届全国应用地球化学学术会议。会议重点围绕矿产资源勘查评价、环境质量调查评价、农业土壤及生态等应用地球化学领域的理论与方法、分析测试技术等方面开展学术交流与研讨。大会交流议题亦将覆盖应用地球化学其他相关研究领域的研究进展和发展趋势。 主要议题：

1. 固体矿产资源勘查地球化学

2. 油气及能源勘查地球化学

3. 矿床地球化学

4. 有机地球化学

5. 环境与生态地球化学

6. 地震与自然灾害地球化学

7. 地球化学工程学

8. 应用地球化学新理论、方法与技术

9. 地球化学信息提取及数据综合处理

10.地质样品分析测试技术

11.地球化学在其它领域的应用

发起和主办单位：

中国矿物岩石地球化学学会应用地球化学专业委员会

中国地质学会勘查地球化学专业委员会 中国地质调查局 中国地质调查局发展研究中心 国家自然科学基金委员会

中国地质科学院

吉林大学

中国地质大学(北京)

中国地质大学(武汉)

中南大学

中山大学

南京大学

合肥工业大学

成都理工大学

昆明理工大学

长安大学

桂林理工大学

东华理工大学

中国科学院地球化学研究所

中国科学院地质与地球物理研究所

中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所

地质过程与矿产资源国家重点实验室

中国地质科学院应用地球化学重点开放实验室

矿床地球化学国家重点实验室

承办单位：

吉林大学地球探测科学与技术学院

吉林省地质学会

吉林大学矿产资源研究院

地球信息探测仪器 教育 部重点实验室

吉林大学综合信息矿产预测研究所

吉林省发改委地下空间探测工程实验室

吉林省教育厅吉林省高校金属矿产资源勘查与评价技术工程研究中心 会议组织机构：

学术委员会

主任：於崇文 刘丛强

委 员(以姓氏笔画为序)：

丁 俊 毛景文 王世称 王京彬 王瑞江 邓军 叶天竺 任天祥 朱立新 陈仁义 侯增谦 胡瑞忠 奚小环 柴育成 彭省临 吕志成 郭进义

学术指导委员会(以姓氏笔画为序)

张本仁 陈毓川 欧阳自远 莫宣学 高 山 谢学锦 翟明国 翟裕生

组织委员会

主任：刘 财 张德会

委员：

成秋明 杜建国 方维萱 严光生 王学求 邓吉牛 戴塔根 周永章 鲍征宇 燕长海 凌洪飞 陶明信 韩润生 曹志敏 罗先熔 郝立波 赵克斌 黄智龙 张连昌 沈存利 徐文喜 康明 杨万志 施泽明 潘家永 李振生 龚庆杰 秘书长：郝立波 柴社立

联系秘书：赵玉岩

会议征集论文

征集大会论文及摘要。论文择优以专辑形式在吉林大学学报(地球科学版)xxxx年第5期出版。格式参照吉林大学学报(地球科学版)要求。投稿网址为，并标注“第五届全国应用地球化学学术会议论文”。

摘要一般控制在2-3个版面(包括参考文献在内，每个版面1200个字符)，以大会论文集形式印刷。通过电子邮件向大会秘书组提供电子文档。

要求xxxx年6月30日前提交正式论文/摘要。

主要内容

1、开展学术交流。

2、召开中国矿物岩石地球化学学会应用地球化学专业委员会工作会议。

3、评选青年学者和学生优秀论文。

4、会议期间为有关组织和公司提供条件，进行业务宣传、产品介绍及技术成果展示。

5、会后野外地质考察。

会议地点与时间

吉林大学，xxxx年9月中下旬

重要截止日期

第一轮会议通知回执：xxxx年4月30日

第二轮会议通知：xxxx年5月30日

论文接收截止时间：2012年6月30日

会议秘书处联系方式

金属间化合物与非晶合金学会各成员单位：

为提高我国金属间化合物科研水平，推动我国金属间化合物的发展，按照CMRS-金属间化合物与非晶合金分会的计划，定于xxxx年11月27日至30日在四川省攀枝花市举办第四届金属间化合物学会学术研讨会。本次会议将与“xxxx攀枝花钒钛资源综合利用院士行暨攀枝花钒钛(国际)论坛”同期举行。

第四届金属间化合物学会学术研讨会将就我国近年来金属间化合物相关方面的科学研究、技术开发、技术改造和生产应用进行交流;会议将邀请著名专家作金属间化合物发展特邀报告，推动金属间化合物的发展。

欢迎我国从事金属间化合物及相关领域科研、生产及商贸等业界人士积极向大会投稿和前来参会。论文并非参会的必要条件，欢迎金属间化合物领域学者积极参会交流。会议通知如下：

一、会议组织机构

主办单位：中国材料研究学会金属间化合物与非晶合金学会

哈尔滨工业大学金属精密热加工国家重点实验室

北京科技大学新金属材料国家重点实验室

钒钛资源综合利用国家重点实验室

承办单位：攀钢集团研究院有限公司

二、会议组织委员会

主 席：陈玉勇 哈尔滨工业大学

林均品 北京科技大学

郭建亭 中国科学院金属研究所

陈 光 南京理工大学

胡鸿飞 攀钢集团研究院

秘书长：孔凡涛 哈尔滨工业大学

三、会议时间地点

时 间：xxxx年11月27日至30日 地 点：四川省攀枝花市红格假日酒店

地 址：攀枝花市盐边县红格温泉度假开发区

酒店电话： 四、会议日程安排

xxxx年11月27日全天： 报到

xxxx年11月28日上午：xxxx攀枝花钒钛资源综合利用院士行暨攀枝花钒钛(国际)论坛 主题论坛

xxxx年11月28日下午：第四届金属间化合物学会学术研讨会 xxxx年11月29日全天：第四届金属间化合物学会学术研讨会 xxxx年11月30日全天：参观或返程

五、论文要求及出版事项

1. 会议接受中文论文，论文必须未在国内外公开发表过。 2. 为保证论文的原创性与质量，组委会将组建专家评审组对提交的论文进行评审、筛选，符合要求的论文将被录用，并编入会议论文集。

3. 论文集论文经过正常评审程序评审后，拟在《稀有金属》出版，请认真准备，文责自负。论文一旦录用，须按时交纳相关杂志规定的版面费至编辑部，方可发表。

六、会务事项

1、本次会议统一安排食宿，费用自理。

2、攀枝花是西部阳光城，冬季平均气温20度左右。每年11月-12月属旅游旺季，请务必在10月15日前将参会回执表(见附件)传真或电子邮件发到会议联系人哈工大王晓鹏，以便安排。

3、红格假日酒店内有温泉(自费)，代表可自备泳衣。

4、北京、成都、重庆、深圳有航班直达攀枝花。昆明、成都都有火车、汽车直达攀枝花。

5、如需接站请与攀钢研究院贺同正联系。 七、注册费

1、本次会议收取会议注册费： 1500元/人

学生注册费(凭有效证件)： 800元/人 非注册陪同人员：600元/人

(注：10月30日前交注册费在上述标准上优惠100元) 2、注册费交付方式：

(1) 9月30日前通过银行直接汇款至(汇款时请注明“第四届金属间化合物学会学术研讨会会议注册费和参会者姓名”， 凭银行汇款单参会时直接换取正规发票。)：

收款单位：攀钢集团攀枝花钢铁研究院有限公司; 开户银行：攀枝花工行炳支; 账号：2302328109022107864

(2)参会时交付(条件限制，只收取现金)

3、交付注册费联系人：董雅君

八、会议联系人

王晓鹏(哈工大)， 贺同正(攀研院)， 九、会议重要时间节点

征文通知 xxxx年5月20日 论文摘要截止日期 xxxx年10月8日 论文全文截止日期 xxxx年10月20日 正式会议通知 xxxx年9月10日 参会预登记回执 xxxx年10月20日 论文录用通知 xxxx年10月30日 论文全文修改稿截止日期 xxxx年11月15日

会议时间 xxxx年11月27日至30日

广东省气象学会关于召开十一届四次理事会暨第十届青年气象学术研讨会的通知

同志：

为了交流气象研究成果与业务技术经验，根据学会理事会的工作安排,经研究，决定于xxxx年12月3—4日在广东省韶关市召开“广东省气象学会十一届四次理事会暨青年气 已被本次大会安排在分会场报告。接到通知后请作好出席会议的准备。现将有关事宜通知如下：

一、会议地点：韶关市碧桂园凤凰酒店

地址：韶关市曲江区五里亭镇良村公路2号，碧桂园内

二、会议报到时间：xxxx年12月2日

三、会议注意事项：被会议安排在分会场报告的人员请按照10分钟发言和5分钟讨论的要求，准备PPT材料报告材料。

四、交通情况： 象学术研讨会”。经有关专家审定， 您的论文：

1.会议接站安排：韶关高铁站—碧桂园凤凰酒店，12月2日，韶关高铁站开车时间： 14:00，16:00,18:00,20:00。逾时自行解决交通问题。

2.自驾车的代表请直接到韶关市碧桂园凤凰酒店报到。

五、为了做好会务工作，请参加会议的代表务必于11月20日前将会议回执通过Notes或E-mail告知学会秘书处。

Notes: 气象学会/气象学会/广东/CMA@CMA E-mail:

学会秘书处联系电话： ， 联系人： 钱美

韶关市碧桂园凤凰酒店： ，

六、每位代表收取会议费500元(由承办会议的酒店代收)，会议期间食宿自理。

附件：1.会议回执

2. 韶关市碧桂园凤凰酒店交通图

广东省气象学会

20xx年x月x日