HSE管理体系文件是企业建立和实施HSE管理体系的载体和依据,根据地位不同可分为三类:管理手册、程序文件和作业文件,如图9-3所示。
HSE管理体系文件之间的关系如下:
(1)管理手册:它是阐述企业HSE方针和描述其HSE管理体系整体信息的文件,是体系的主要文件,也是企业体系运行中应长期遵守的纲领性文件。管理手册对内是实施HSE管理的基本法规、共同遵守的行为准则,对外是向相关方表明其HSE管理准则和管理能力达到规定要求的证明,同时也为审核HSE管理体系提供文件根据。
图9-3HSE管理体系的文件体系
(2)程序文件:它是管理手册的支持性文件,上接管理手册,是管理手册规定的具体展开;下接作业文件,为有效控制危害因素创造条件。程序文件规定了企业内部HSE活动的目的、职责和权限、工作流程和活动结果,每个程序文件可包含一个要素,或要素中的一部分,或各要素要求的一组活动,必须具备可操作性和可检查性。程序文件是企业内部进行HSE活动的依据,具有法规性,各部门、岗位必须严格执行。通过对程序文件的审核,可以证明企业的HSE管理与体系标准的符合程度。
(3)作业文件:它是程序文件的支持性文件,描述具体的工作岗位和工作现场如何完成工作任务的具体做法,是详细的工作文件,包括管理性作业文件(管理制度)、岗位作业文件、项目HSE计划书等。作业文件主要供基层单位、个人使用,其核心部分是管理内容或作业步骤,应明确各项活动由谁做、什么时间做、什么地点做、做什么、怎么做、如何控制及达到什么要求、需要形成哪些记录、出现意外或紧急情况如何处理等,必要时有管理或作业流程图。
作业文件又具体细化为《HSE作业指导书》《HSE作业计划书》和《HSE检查表》,简称“两书一表”。《HSE作业指导书》重点解决HSE管理体系在基层落实的“人、机”管理问题;《HSE作业计划书》重点解决HSE管理体系在基层落实时的“环”(环境变化)适应问题;《HSE检查表》则是根据《HSE作业指导书》《HSE作业计划书》的要求规范现场HSE检查,使HSE管理体系在基层得到落实。编写《HSE作业指导书》和《HSE作业计划书》是实施HSE管理体系的基本要求,是基层组织运行HSE管理体系的具体体现,是预防事故的有效措施。