昨天刚完成硕士论文的中期答辩,总体顺利。在PPT设计方面有一定的进步,演讲表达方面颇有不足,本文做一总结。
这里谈谈做好答辩PPT的总体思路。
不同场合的PPT展示有不同的目的,对于硕士论文的中期答辩,目的是课题组的老师们检核研究生的论文工作进度,重点关注论文能否完成、是否完成重要的研究工作。因此,展示的目的是 汇报已经完成的科研工作 。
为了达成这一目的,首先要做必要的铺垫工作:说明研究课题研究目标。阐明了研究的目标,那么自然引出了研究的方案和内容,内容就是要做的工作,已经完成的工作量应当与预期的计划相对照。
做了以上的铺垫,接下来就是展示的重点-- 已完成的研究工作 ,基本的展示格式即为“做了什么工作,得到了什么结果”。由于答辩评委对研究生的课题了解有限,不一定把握多项工作的实质成果,因此有必要对成果做小结。在阶段成果和尚未解决的问题上,应当说明后续还要做什么。如此,即可完整地展示自己的中期成果。
梳理展示的要点:
中期答辩,除了做PPT,还需要提交中期报告。大多数人的做法是,先写报告,再从报告中摘出内容,做成PPT。这种做法的问题在于:
笔者在开题答辩和中期答辩中,均采用了逆向思维: 先做PPT,后写报告 。准备中期答辩时,PPT设计用了12个小时,19页的报告文档仅用时2个小时。
2个小时怎么能完成19页的报告呢?说白了,报告不重要,糊弄糊弄就行了。把报告作为PPT说明书:从PPT中摘录内容,再加以说明,整理成文档的形式就行。
以上为总体的观念,下面介绍具体的PPT设计方法。
在工作和科研中,PPT的制作是常态化的工作。经常要做的事情,就要有自己的套路和模板,这样才能又快又好。我见过的PPT高手,往往在早期打磨形成适合自己风格的PPT模板,后续的PPT设计都用统一的风格,这样PPT的制作效率极高,效果也很好。
笔者在去年多次设计PPT之后,也形成了自己的基本模板,主要包括3部分:
内容页的文字区有多级标题格式,可以实现多层次信息的表达:
在这样的基本模板基础上,通过适当的内容布局,就可以实现各类信息的清晰表达。
在内容的展示方面,个人的一向观点是:
在PPT的展示中,图像化的表达才是最有说服力的。本人在中期答辩PPT中用到的可视化方法主要有:
为了表达一个试件的尺寸规格,采用BIM技术绘制模型图:
用文字和语言说明复杂的研究方案,是一件困难的工作。如果采用流程框图的方式就会清晰很多:
这样的流程图直接在PPT中用表格工具和基本图形组合而成。
理工科研究的成果通过数据表达,数据通过各类的图像可视化,以表达变化的趋势和数量关系。
这里展示的都是基本的数据图像,绘图的工具主要有;
正式的演讲中,要注意图像中文字的字号设置,考虑观者能否看清楚。 本次答辩中,图例标注不够清楚。
非数据化的过程和关系表达,往往采用PPT中的自带绘图模块,拼装组合构成。
要表达一个过程的发展采用 时间线 (Timeline)的方式。如笔者研究的钢筋混凝土腐蚀过程展示:
这样的展示方式一目了然,不必再说。上图通过 Visio 软件绘制。
在此基础上再添加上相关的试验照片,效果更清楚。
如果纯文字的内容如何展示呢?只要这些文字具有逻辑性层次关系,那么思维导图是非常方便的表达方式:
思维导图绘制方法参见: 软件技能|思维导图应用总结
如果一页PPT中不可避免需要展示多层信息,那么可以采用 分页过程展示 。
例如腐蚀过程三阶段的描述:
这一页包含了三项重要的信息,那么可以拆分3页,分别表达:
带着激光笔做展示是非常好的选择。
如果是超极本电脑,最好自带HDMI连接的转换线,以便连接投影仪。
为了避免讲演的时候忘词,可以采用【演讲者备注】作为辅助。
本次答辩在演讲方面不够流畅,还有很多问题需要改进:
以上。
更多的PPT设计总结文章详见本人博客专题: 业务型PPT .