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有两种方法：a．使用“段落”先全选(ctrl+a),格式—段落—在“大纲级别”标签里选择“正文文本”，然后将要定义为目录里标题的内容选择，分别定义级别，一定要为每一个标题都定义。相同的级别，可以使用格式刷，如果不会的话只有一一设置了。定义完后，插入——引用——索引和目录——“目录”标签，在“显示级别”那选2，去掉“使用链接而不使用页码”前的对勾——确定b.使用“大纲视图”编辑完正文后，切换到大纲视图（ctrl+alt+o），按tab或shift+tab为要定义为目录的标题设定恰当的级别，回到普通视图（ctrl+alt+p），在要插入目录的位置：插入—引用—索引和目录—编辑“目录”标签—确定目录生成后，如果发现有的正文内容也出现在目录里时，不要急，只要在正文里，把那些内容定义为“正文文本”。右击目录——更新域——更新整个目录以上是具体的步骤，只要细心点，相信你会学会的，加油！

如何生成论文的引用格式?下面是我整理的关于论文引用格式的相关内容，希望对大家有帮助。

引用参考文献时遇到的问题：论文写完后，要想再插入参考文献，则正文中的应用部分就要逐一修改，非常的不方便。

论文要是比较长的话，也比较容易出错。

解决办法

1）光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”—“引用”—“脚注和尾注”。

2）对话框中选择“尾注”，所在位置建议选“文档结尾”。

编号格式中选阿拉伯数字。

3）确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

4）将文章最后的上标“1”的格式改成需要的格式(记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变)，再在它后面输入所插入的参考文献。

5）对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。

6）在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”(Word已经自动为你排序了)，继续输入所要插入的参考文献。

7）所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到)，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。

这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。

8）切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

9）在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

10）再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

11）切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。

这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。

如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

需要注意的问题(以下是自己的实战总结)：

1.如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。

这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

解决办法：(1)单击要插入对注释的引用的位置；(2)单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令；(3)在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”；(4)在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释；(5)单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项；(6)单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

最后要注意：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。

如果添加、删除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编号。

为此可以按“Ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手动更新。

2.参考文献怎么对齐?

若不做任何设置，参考文献为如下格式：

[1] Zhang, Y.M., Gu, Y., Chen, J.T., 2009. Boundary layer effect in BEM with high order geometry elements using transformation. Computer Modeling in Engineering & Sciences. 45(3), 227–247.

但我们要求参考文献的格式应该为：

[1] Zhang, Y.M., Gu, Y., Chen, J.T., 2009. Boundary layer effect in BEM with high

order geometry elements using transformation. Computer Modeling in

Engineering & Sciences. 45(3), 227–247.

解决办法：利用Word中的“制表位”功能。

制表位是指光标处文字水平尺寸的位置(一般为距离最左端的位置，默认情况下，按一次Tab键，将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米)。

因此我们可以把光标移到参考文献第一个字符的位置前(Zhang前)，按一次Tab健。

为了使得除第一行以外的各行都于第一行位置相同，可以同样在各行前按Tab健。

要想设置制表符，可以在：格式段落制表符(左下角)修改制表符。

3.不难发现在文档结尾的注上面有一个横线，这是尾注分隔符，去除办法如下：

解决办法：(1)将文档视图切换为“普通视图”，方法是点击屏幕左下角的第一个按钮；

(2)单击菜单“视图”“脚注”，在“尾注”下拉列表框里面选择“尾注分隔符”，然后选中分隔符横线，删除它；

(3)在“尾注”下拉列表框里面选择“尾注延续分隔符”，删除(当尾注出现跨页的情况是会用到“延续分隔符”的)；

(4)再回到“页面视图”。

4.给尾注中的参考文献编号去除上标标志：

你会发现正文和尾注中参考文献都是上标的形式，正文的上标是你想要的，但是尾注中不是你想要的。

修改方式和谱图word一样，选中编号，按快捷键"Ctrl+Shift+=”即可。

也可以选中，右击，字体，效果中上标项的勾去掉。

5.正文中有些引用的地方是类似下面的方式：“文献[8-12]采用...方法”。

解决办法：依次引用，如[8][9][10][11][12]，再将中间的文字隐藏即可。

隐藏的方法：右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可。

6.怎么样将文中和尾注编号加上方括号?

解决办法：(1)用鼠标或者“Ctrl+Home”回到文档的起始位置；

(2) 菜单“编辑”，“替换”或者直接用“Ctrl+H”打开“查找和替换”对话框；

(3) 在“查找内容”文本框里面输入“^e”(若是脚注时为f)，在“替换为”文本框中输入“[^&]”(尾注、脚注都是它，当然也可)，然后点击“全部替换”效果如下：(一定要区分中英文全半角，另外建议最好都引用完成之后再加方括号，否则会出现一层层方括号)。

7.文中和尾注的标号都已经加上了方括号，但是交叉引用部分还没有加上。

对交叉引用的序号进行处理：

解决办法：(1)菜单“工具”，“选项”，“视图”选项卡，在“显示”部分点选“域代码”，或者直接使用快捷键“Alt F9”显示域代码，可以看见交叉引用的部分已经变成了代码；

(2)菜单“编辑”，“替换”或者直接用“Ctrl+H”打开“查找和替换”对话框；

(3) 在“查找内容”文本框里面输入“^d NOTEREF”，在“替换为”文本框中输入“[^&]”并将光标置于该文本框中，然后点击“高级”按钮，再点击“格式”按钮，在弹出菜单中选择“样式”，接着会打开“查找样式”对话框，选择“尾注引用”样式；(用后需取消才能再次用)。

文献引用与参考文献

学术写作所赋予作者的任务除了写出好文章，还包含相关已发表文献的引用。

对受过教育且具批判性思考逻辑的人来说，无论是来自多具权威的作者或讲者，只要主张不受到支持即便失去价值。

使用文献引用可支持我们所提出的论点，并增加写作的可信度。

文献引用两大原则

文献引用的时机及规则为学术的传统，却鲜少被明确说明，有两大原则：

所有直接从他人文章引述的文字都须注明来源，这是一项绝对的规则，我们没有权利自行决定。

若未附上原始出处的引述文字，则会被视为抄袭，是很严重的学术过失，等同于自己盗用了他人的智慧财产。

因此，只要论文中引用了他人的想法，一律于句尾附上出处。

辩称因为忘记注明引文资讯而造成抄袭，在学术界是无法被接受的。

所有从其他来源取得的重要资讯都需要注明原始出处，原因如下：

将功劳归给提供、或首次发现此资讯者(避免将该资讯呈现为自己的原创成果)；

作者可以不用为资料的正确性或真实性负责；

读者可以根据出处找到更详细、完整的讯息；

介绍此资讯在某一领域中的历史演变。

依情况不同，在考虑过以上理由后，请仔细判断资讯的重要程度。

当引用资讯适用或满足其中一项理由，那就必须标明文献出处。

除非是撰写历史研究论文，否则一般众所皆知的事实并不需要注明原始出处(例如牛顿三大运动定理或马克斯威尔电磁学方程式)。

简单的判定方法为，假设某特定领域中的任何一个大学生都能立即辨认出该事实，那么这个事实便不需要注明出处。

接着我们针对第二点做进一步说明。

假设我们质疑某个资讯的真实性，则应该告诉读者我们质疑的基础，藉由使用on the one hand和 on the other hand 的论述框架来婉转引用两个持有相反意见的权威专家的论点，或者透过讨论其他可能的诠释来提出质疑或化解一部份的质疑。

重点是，我们不能只是丢给读者一堆引用资料，而必须以连贯的方式引领读者根据已知事实导出结论。

即便某项事实无法做出完整解释，我们也有责任告诉读者。

以下形式的论述都需要附上文献出处：

It is commonly believed that . . .

It is widely known that . . .

The conventional wisdom is that . . .

这些论述需要至少一个文献来支撑的原因有二：第一，读者可能不同意该论点，因此我们要能说服读者这是个普遍持有的信念；第二，读者或许不是该领域的专家，因此需要更多资讯来了解作者论述的内容。

应该引用什么样的文献?

引用文献最好来自于已归档的资料(archival material)，包括书籍、学术期刊或其他出版品。

要判断资料来源是否已归档，可以看该资料是否被多数主要技术资料库永久保存。

基本上，任何被列在一般资料库中(例如INSPEC’s Physics和Electrical Engineering Abstracts)的文章都可被确认为已归档。

另外，专利报告和政府报告虽不被视为学术资料，但也属于已归档资料。

工程标准(engineering standards)虽然很重要却不属于归档资料。

很少大学图书馆会收藏工程标准，即使有也只是最近期的版本，年代较久远或已撤销的工程标准几乎是不可考。

因此，工程标准并不属于归档资料。

不过，如果您需要引用某个具优良传统的工程实作或性能规格，还是可以引用工程标准。

基本上，作者应该避免引用专利文献(proprietaryliterature，如制造商的应用手册及产品规格表)或商业杂志，这些资讯的有效期都较为短暂且一定不会被归档。

大部分图书馆不太会收藏这些出版品，因为只要有新的版本出来，旧的就会被丢弃。

商业杂志为定期出版的刊物，内含大量的广告以及业者所写关于他们某个产品的文章，内容通常较不客观，仅为谋求制造商之私利。

商业杂志通常为免费发放，对象则是购买杂志中所介绍产品的顾客，与专业机构所发行的期刊是不同的。

期刊通常会请两到三个专家在文章发表之前进行审查，以确保文章正确性(此过程称为同侪审查)；而商业杂志所发表的内容则仅遵照编辑或厂商的需求。

此外，期刊收入来源主要为读者们的订阅费，商业杂志则依靠广告收入支撑其运作，这意味着期刊是对专业读者负责，商业杂志则对广告商负责。

网路同样也不属于可归档的资料来源。

在网路上，作者可以自行增减或修改他们的文章，导致资料的不稳定性。

当作者迁移时，甚至可能将网站内容从当地网路连线服务提供者或大学移除。

另外，网站管理员有时会重新整理资料夹或重新命名资料档，所以只有网域名称是维持不变的。

除了资料的不稳定性之外，网路上的资讯也不可靠，因为不像书籍和学术期刊有经过同侪审查。

引文和参考文献之格式

参考文献有许多不同的格式写法，通常各期刊的写作指南中都会有详细说明，作者应该在开始写作前详读写作指南，找出正确格式并依其撰写。

若您欲投稿的期刊并没有针对参考文献格式作出明确规范，您可参考以下建议格式。

在文章中引用某个文献时注明其出处，包含作者姓氏和出版年，有时也可附上资料所在页码。

例如：

A general survey of the XYZ techniqueshas been published (Smith, 2014）

Smith (2014) wrote a general survey ofXYZ techniques.

One should avoid using a ABC device ina DEF situations (Smith, 2014, p. 23）

接着在文章结尾处附上完整参考文献列表，以作者姓氏的字母顺序排列；当引用同一位作者两篇以上的著作时，则依照时间顺序排列。

例如：Smith, S.T, Title of paper, Publisher name, 121 pp., 2014.

如果在引用的文献中，某位作者在同年发表了超过一项作品(例如2014年)，则最早发表的作品为2014a，接着是2014b、2014c… 以此类推。

在文章结尾处的参考文献也照同样的顺序排列。

文章结尾处的参考文献需要遵守以下格式撰写：

Sam Smith所写的'一本书：Smith, S., Title of Book, publisher, total number of pages, year ofpublication.

如果此书并非第一版，则须将它的版本(第二或第三版)放入(例如 2nded. 或 3rd ed.)。

Sam Smith所写的某篇期刊内的文章：Smith, S., “Title of Paper” , Title of Journal, volume number: first page-last page, month andyear of publication.

Sam Smith放在网路上的文章：

Smith, S., Title of Document, URL, dateof last revision.

The URL should include “http://”, “ftp://”, or “telnet://”.

其他种类文献的呈现方式也差不多，重要的是一定要包含作者姓名、标题和出版年份。

其他能够帮助我们在图书馆搜寻或是购买该文献的资讯(例如目录编号)，也可包含在参考文献中。

文献标题应以斜体或底线标示，但现在大多以斜线标示。

此外，引用书籍和期刊文章时，若要标明特定页数，应标明于文章内(亦即在引文之后)，例如(Smith, 2014, p. 104)，而非参考文献列表中(文章结尾处)。

使用此种格式的理由

以下期刊均采用上述建议格式：

Journal of Physics

American Scientist

Radio Science

The Journal of Comparative Neurology

Journal of Geophysical Research

Quarterly Journal of the RoyalMeteorological Society

传统上习惯以编号来标注引文出处(例如将某段引文标注为[6])；相较于此，上列建议格式有以下数个优点：

若使用传统格式，读者要翻到文章最后面去看文献编号所代表的文献，也就是说需要同时对照两个页面。

对于熟悉某些文献的读者来说，他或许可以直接透过作者和出版年份辨认出该文献，而若以编号取代作者姓氏和文献年份，则对读者没有太大意义，他仍需对照参考文献的部分才能找到该文献。

我们提供的建议格式使作者能更轻松的撰写论文，因为文献引用与该文献所处的文章位置没有任何关联，即使作者重新移动段落或新增别的内容也不需要修改文献格式。

但若作者使用传统的文献格式，一旦更动文章内容便需要从头到尾重新调整所有的文献编号。

我们偏好使用建议格式，因为能轻易重新安排、插入、修改论文草稿，而不需要改变参考文献的排列顺序。

建议格式让熟悉文献资讯的作者能轻易确认文献引用的正确性。

事实上，期刊编辑并不在乎何种文献引用格式能减轻作者负担，但采用较简单容易的引用格式真正的目的是为了减少文献引用的错误，毕竟错误会让文献引用失去价值。

文章通常在经过反覆修改后都能达到更好的品质，因此我们鼓励作者多修改文章，而采用我们建议的格式能避免作者因修改文章却忘记修改文献编号所带来的负面影响。

引用尚未读过的文献

当作者在注脚或内文中放入某个文献，读者通常会认定作者曾阅读过该文献。

而当作者想引用某本书(或文章)所提到的事实或观点，却无法取得其原始出处、或该原始作品为某外国语言时，又该如何引用此事实?

例如，Sam Smith 在 A General Theory of XYZ 一书中的第132页提到某个事实并注明了出处：Thomas Chang, “XYZ is Great,” Transactions of the China Academy of XYZ, Vol. 18, p. 346,published in the year 1818.

当我们想引用该事实却找不到Chang的文章时，我们的引用方式可能会是：Thomas Chang, “XYZ is Great,” Transactions of the China Academy of XYZ, Vol. 18, p. 346, (1818）Cited in Richard Smith, A General Theory of Stuff, at p. 132, Oxford UniversityPress (2007）

但是，如果您认为 Smith 作为该领域表现卓越的现代学者，他记录了Chang的发现这件事情，比Chang这个作者更为重要，则您的引用方式可能会是如此：Sam Smith, A General Theory of XYZ, at p. 132, Oxford UniversityPress, 2007. Citing Thomas Chang, “XYZ is Great,” Transactions of the China Academy of XYZ, Vol. 18, p. 346, 1818.

事实上学术领域中还有很多不同的引文注脚和参考文献编写格式，当中，Cited这个字也可以改成 Quoted 或任何适合的字。

如果您选择采用我们建议的引文格式，则您在文章中可以这样写：Chang (1818) observed that . . .

在参考文献列表则写：Thomas Chang, “XYZ is Great,” Transactions of the ChinaAcademy of XYZ, Vol. 18, p. 346, 1818. Cited in Richard Smith, A General Theoryof Stuff, at p. 132, Oxford University Press, 2007.

而如果 Smith 引用 Chang 的文章这一项事实比 Chang 的作品更为重要，则可以改成这样：Smith’s (2007, p. 132) authorative review ofthe subject cites Chang (1818) as the first to observe that . . .或Smith (2007, p. 132) mentions thatChang (1818) observed . .

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