文化企业档案管理论文范文

知道企业论文怎么写吗?下面是关于企业文化的一些论文范文，不知道怎么下手的朋友们可以看看哦。欢迎阅读借鉴，希望你喜欢。

打造江西菸草企业文化软实力之我见

1企业文化与“软实力”

“软实力”的由来

20世纪90年代，哈佛大学肯尼迪学院教授约瑟夫?奈提出了“软实力”的概念，他把竞争中的国际政治力量区分为硬实力和软实力两种。硬实力指的是一个国家在军事、经济等领域所具有的物质性力量。软实力则是指一个国家在意识形态、文化价值观和道德诉求等方面所表现出来的精神力量。这一概念的提出,明确了软实力的重要价值。因此，不管是国家层面还是企业层面，对软实力的研究越来越流行。

企业文化与企业文化软实力

将“软实力”的概念引入企业竞争领域, 就有了企业软实力一说。企业软实力是企业执行过程中形成的一种能有效整合企业资源的综合力,这种力量与企业价值意识相关。而企业价值意识其实质就是企业文化。因此，企业软实力在很大程度上也就是企业文化的影响力, 因而兴起了对企业文化软实力的研究。

事实上，管理界对“软实力”的研究早于约瑟夫?奈。20 世纪70 年代，由于日本经济实力的飞速增长和日本企业深不可测的竞争力对美国构成了极大的威胁，因此美国企业界和管理学界不得不重新审视日本的管理学理论，对日本成功企业的管理经验进行研究。美国哈佛大学的R?帕斯卡尔教授和斯坦福大学的A?阿索斯教授就是其中的研究者之一。他们合著了《日本企业管理艺术》一书，在书中提出了著名的“7S管理模式”，即战略Strategy、结构Structure、制度Systems、人员Staff、技能Skills、 作风Style、最高目标Super-ordinate Goal。他们把战略、结构和制度作为企业“硬体”部分，把人员、技能、作风和最高目标统称为企业的“软体”，这其实就是企业文化。

当然，企业文化并不等于企业文化软实力，每个企业都有企业文化，但并非每个企业都具有文化软实力，从企业文化到企业文化软实力是一个发挥作用的过程，衡量的标准就是企业对资源整合的效果。因此，只有当企业围绕着共享价值观，立足于利益相关者，努力使企业的技术创新、生产管理、销售管理、人员管理等发挥了协同、放大和增值效应，企业文化才能形成企业文化软实力。

2打造江西菸草企业文化软实力的意义

有利于规范企业行为

坚持“国家利益至上、消费者利益至上”，要求江西菸草必须把诚信、公正作为企业的核心理念。这要求从企业的领导到基层的普通员工都要有正确的价值观和人生追求。而企业文化软实力反映了全体员工的共同追求、共同的价值观和共同的利益，对企业每一位员工的思想、行为都会产生导向作用。因此，通过文化软实力的建设，可以规范企业内部的行为，使员工在企业价值观念的薰陶下，即使在没有各种硬性的规章制度约束也能够自觉地按照它来行动，自觉朝着本组织的目标努力。

有利于提高企业管理水平

在“卷菸上水平”的大背景下，在市场竞争越来越严峻的形势下，要贯彻落实省局领导提出的 “十二五”时期“卷菸上水平”主要目标和任务，要实现江西菸草企业健康、可持续的发展，必须要提高企业管理水平。打造优秀的企业文化软实力有利于提升企业的管理水平。因为企业文化软实力恰恰注重对“软体”的管理，在管理中坚持“以人为本”的原则，从尊重人的个性、尊重人的情感、尊重人的选择出发。它把员工作为企业的主人，在管理策略上注重用人性化的柔和管理，能不断提高员工思想觉悟、意志品格和综合素质，使管理物件从“要我做”的被动执行，转化为“我要做”的主动践行。

有利于激发企业的创新潜能

创新是企业的力量之源、竞争之本。《财富》杂志在分析总结全球成功企业经验时指出：“成功来自于第一是创新，第二是创新，第三是创新。”面对错综复杂的国内外市场竞争格局，江西菸草要想有效突围，真正做大做强江西菸草事业，并最终脱颖而出，关键在于掌握创新的真谛，开拓出具有企业特色的创新之路。而提升企业文化软实力，就是要培育良好的创新环境，建立有效的创新机制，使企业一切创新愿望得到尊重，一切创新活动得到支援，一切创新才能得到发挥，一切创新成果得到肯定，激发企业的创新潜能，从而有利于江西菸草进行管理创新、制度创新。

3利益相关者视角下打造江西菸草文化软实力的策略

提升江西菸草软实力，是一个复杂的系统工程，需要领导推动，需要员工参与，更需要社会上相关组织的支援和帮助。因此，本文从利益相关者的视角出发，提出打造江西菸草文化软实力的策略，希望能给实践活动提供有益的参考。

利益相关者理论简介

1984年，弗里曼在《战略管理：利益相关者管理的分析方法》一书中提出了利益相关者理论。利益相关者理论是指企业的经营管理者为综合平衡各个利益相关者的利益要求而进行的管理活动。弗里曼指出，利益相关者包括企业的股东、债权人、雇员、消费者、供应商等交易伙伴，也包括 *** 部门、本地居民、本地社群、媒体、环保主义、自然环境等受到企业经营活动直接或间接影响的客体。结合江西菸草企业的实际情况，笔者认为企业员工、卷菸销售商、菸农和国家社会是四个最重要的利益相关者。因此，打造江西菸草企业文化软实力的策略要围绕这四个方面展开。

利益相关者视角下打造江西菸草文化软实力的策略

面对企业员工，要尊敬人才，打造“以人为本”的文化氛围。

建设“以人为本”的江西菸草企业文化，提升江西菸草的软实力就是要以企业广大员工为本，做到尊重员工、信任员工、培训员工、激励员工。一是尊重员工。要在管理实践中，大力推行民主管理、民主决策，实行政务公开，建立公开透明执行的监督和约束机制，进一步增强员工参与企业管理的积极性和主动性。二是信任员工。要在企业建立“公开竞选、公平竞争、公正竞聘”的选人、用人机制，形成“能者上、平者让、庸者下”的良好风气，为员工的晋升开辟一条绿色通道，真正的让每一位员工的聪明才智得到一个发展的平台。三是培训员工。应科学制订人才培养计划，建立系统的教育培训机制，加强员工教育培训，提升员工的整体素质。四是激励员工。江西菸草要进一步完善建立考核激励机制，制定科学的员工等级晋升、薪酬管理及考评激励办法，以进一步激励员工立足岗位、敬业高效、开拓创新。

面对卷菸经销商，要完善服务，打造“消费者利益至上”的文化氛围。

面对广大经销商，我们要完善服务，实现双赢。“双赢”是现代企业价值观的一个重要发展趋势，江西菸草要取得长远发展, 必须要重视客户的价值体验, 要为他们着想, 设法为他们创造价值，形成的“共赢”价值观。姜局长曾经强调：零售户是我们的衣食父母。因此，我们必须维护零售户合理利益。一是是要强化卷菸网路的控制力度，保护诚实、守法的零售户利益不受侵害。要调整供求关系，组织适销对路的货源，使零售户销量合理增长。要切实落实和全面推进依法行政、依法管理、依法经营，切实加强专卖队伍建设，做到文明执法、公正执法。二是开展全员营销, 要秉持“为客户创造价值”的理念,把为客户和合作伙伴创造价值放在企业生存的高度来看待。要想方设法提高经营卷菸产品的“盈利率”, 帮助客户促销，把客户的利益作为衡量服务水平的标准;精心组织品牌结构,既兼顾市场又满足消费，与经营者共向开发经营适销对路的产品。

面对菸农，要保障菸农收益，打造“烟企、菸农一家亲”的文化氛围。

菸农是我们的衣食父母，掌握著菸草发展的命脉。菸草行业要有所作为，就得通过发展产业让菸农的腰包鼓起来，菸农的种烟积极性才有所提高，才能巩固好菸叶的基础地位。首先，在收购的时间坚持合理定级，阳光收购。菸叶分级人员首先要通过严格的考试，持有上岗证后才允许从事分级工作。采取“阳光收购”，加强政策宣传，做到收购政策、实物样品、收购价格、收购程式、监督举报电话公开，使菸农售烟时对各个环节做到清楚明白，心里有数。其次，建立菸农学校。为了提高菸农的科技种烟水平，丰富菸农的精神文化生活，有条件的地方可以建立菸农学校，指导菸农科学种烟，这样不仅有利于提高菸叶质量，而且有利于树立“烟企、菸农一家亲”的和谐氛围。

面对社会，要勇于承担社会责任，打造“国家利益至上”的文化氛围。

姜成康局长多次强调指出：“要牢牢记住，菸草实行专卖，其目的就是维护国家利益、维护消费者利益，除此以外没有菸草行业自身的特殊利益。我们要把专卖体制所产生的效益真正贡献给国家，回报于社会。要牢牢记住，菸草企业都是国家的企业，我们的责任就是通过加强严格管理，实现国有资产增值保值。”

首先，江西菸草要用于承担社会责任。我们加强基层菸草专卖队伍建设尤其是要树立服务意识和责任社会责任意识。在日常工作中，要提高专卖管理人员的行政执法工作水平，将“两个至上”与提高专卖队伍建设结合起来，努力建设一支“政治坚定、纪律严明、业务精通、作风过硬、公正廉洁、群众满意”的高素质基层菸草专卖执法队伍。其次，要追求与社会的和谐,努力回报社会。江西菸草除了要努力践行国家菸草专卖法和贡献税收外，还应主动承担社会慈善事业。如各地方菸草公司可以救助本地的贫困大学生甚至创办希望小学;也可以在大学设立奖学金，赞助体育专案等等。这些不仅体现了国家利益至上，而且也有助于提高了江西菸草在社会上的知名度和美誉度。

对现代企业文化的几点思考

1国内外研究现状

国外研究综述

企业文化是在美日企业管理较量的背景下产生和兴起的。在管理变革思潮的推动下，这种将西方管理理论与民族传统文化相结合而产生的以人为主体的管理思潮兴起于20世纪80年代。20世纪70年代起，美国社会经济开始衰退，与此同时，依靠美国扶持，并大力学习美国管理的日本，却在经济增长上创造了奇迹。美国发现日本的企业经营效率高于美国企业，日本的管理具有自己鲜明的特点，这些引起了美日比较管理学的研究热潮。

威廉? 大内1981在《Z理论一美国企业界怎样迎接日本的挑战》一书指出企业管理方法被文化所包含[1]。

托马斯?彼得斯1982和小罗伯特?沃特曼合著的《寻找优势》提出企业管理的八大品质，可综合为以关心顾客、不断革新、以人为核心的观点[2]。

阿伦? 肯尼迪和特伦斯?迪尔1982合著的《企业文化》指出企业文化包含企业环境、价值观、英雄、礼仪和文化网路，杰出而成功的公司独有强有力的企业文化。以上三部著作的出版，掀起了企业文化研究的热潮[3]。

西方企业文化研究主要存在两个派别，一是以美国麻省理工学院沙因教授Edgar 为代表的定性研究，对其企业文化的概念和深层结构进行了分析。二是以密西根大学工商管理学院的奎恩为代表的定量研究，他们通过定量分析对企业文化进行测量、评价和诊断，但因过于量化而不能够深入组织文化内涵的研究而受到质疑[4]。

基于以上基础上，本杰明?斯耐得1990Beenjamin Scheider在《组织气氛与文化》一书中提出社会文化、组织文化、组织气氛与管理工程、员工的工作态度和组织效益的关系的模型，并将使企业文化力度量化为绩效指标。霍夫斯帝德Hofstede通过定性和定量结合分析拓展了几个维度，制定出企业文化研究量表。

目前，西方学者对企业文化研究主要以量化的方法为主，试图将无形的企业文化转化为有形的制度、规范等加以考评，以达到强化企业文化的目标。

国内研究综述

改革开放以来，企业文化作为企业管理的一项重要内容在我国也备受关注。我国企业文化的研究分为大陆派和港台派。在香港、台湾多采用霍夫斯帝德Hofstede的定量化研究方法，如陈正南、黄文巨集的《成功企业之企业文化型别》，徐联恩、赖国茂的《企业文化属性与企业绩效》，占德干、张炳林的《企业文化构建的实证性研究》刊载在“管理世界”等等。

而在大陆，学者多青睐于沙因Schein式的“深入”、“参与”、“观察”、“阐释”的临床研究方式，如代表性的有陈春花的《企业文化的改造与创新》，刊载于北京大学学报。胡晓清1998在《中国建设现代化企业制度的社会文化困扰》一文中指出“当代中国社会缺乏主流文化，是一种过渡性文化”，这种主流文化的缺失正制约著中国现代企业制度的建立所面临的外部环境。王利平2000从总体上对我国管理的文化特征进行了总结， 指出中国传统的管理模式是一种儒法互补、兼兵家权谋的管理文化，并对我国企事业单位提出了新颖的见解[5]。仲伟周等2000认为：“企业文化是一种内在化的企业人格体现，是整个社会文化在企业中的影像， 企业文化建设正是运用满足顾客的多层次需求而在企业内产生一种最为完全的激励和认同机制，是对企业经济手段的一种有效补充，是减少企业内部交易成本的最好途径”[6]。

总之，国内管理学界、企业界对企业文化的研究取得一些成果，但仍处在初步探索阶段，并未形成系统理论。由于我国多数企业正处于家族式管理向现代企业管理的转型期，其理论也侧重家族式管理文化研究,试图为我国企业文化建设这一难题提供理论支援。

2企业文化的内涵

企业文化的定义

综合国内外各种关于企业文化的观点，现代企业文化公司文化应该是企业的管理文化、组织文化和经济文化的对映综合体。企业文化必须反映管理主体的基本观念和意识形态，必须产生产业群体认同的价值观念和行为准则，必须形成明确的经营意识和经济利益观念以及相应的物质形态[7]。综上所述，企业文化可以表述为：企业文化是企业在长期的生产经营和管理活动中培育形成的具有本企业特色并体现出管理者主体意识的精神财富和物质形态。

企业文化的构成体系

理论界把企业文化分为物质层、行为层、制度层和精神层四个层次。具体见下表所示。

1企业物质文化是由企业职工创造的产品和各种物质设施等构成的器物文化。它包括两个方面的内容:其一是企业生产经营的成果,即企业生产的产品和提供的服务;二是企业的厂房、装置等工作环境和生活环境。企业的物质文化直接影响顾客的感性认识,进而决定顾客对该企业优劣的判断。

2企业行为文化反映出企业人的行为形态中的浅层企业文化,位于系统结构中的第二层。它是企业人在生产经营、学习娱乐中产生的文化活动,涉及到企业经营、教育宣传、人际关系活动、文娱体育活动中所产生的一切文化现象。

3企业制度文化又称企业文化的制度层,主要包括企业领导体制、企业组织机构和企业管理制度三个方面。

4企业精神文化，即企业文化的精神层,它在整个企业文化系统中处于核心地位。它是在企业生产经营和管理活动过程中,受一定的社会背景、意识形态影响而逐步形成的具有本企业特色的一种精神支柱和文化观念,包括企业精神、企业经营哲学、企业道德和价值观念等等,是企业意识形态的综合。

3现代企业文化的的几点思考

企业文化要从小抓起

无论企业大小,历史长短,从企业建立的那一天起,就酿孕了企业文化的萌芽 ,也许这种企业文化是分散的、良莠并存的,但它都对企业的发展起著促进或阻碍的作用。企业历史越长,企业的文化积淀越厚,渗透力越强。中国企业家调查系统在2005年对2881位企业经营者的问卷调查结果表明，近60%的被调查者同意“企业文化是企业发展到一定阶段才有的”这一说法，正是这类错误认识误导了我国很多企业文化建设的迟滞或“无为”行为。

企业文化建设有其自身发展到逐步走向成熟的过程，不可超越自身发展的阶段，但这并不意味着企业文化建设可以不加引导，无为而治，而应该从企业的“幼儿期”抓起，在创业初期有意识的塑造企业文化建设,使其顺应经济社会发展趋势,创造有利于促进企业自身发展与素质提升的管理模式和文化氛围。

企业文化建设重在塑造内涵

我国企业由于在对西方文化精髓的领悟不深，不可避免地偏离企业文化建设的宗旨。许多企业内容为“团结、奋进、务实” 这种千篇一律的口号式文化，更是外在形式化的典范。打造企业文化也不是要求员工穿一样的服装，露出一样的职业化的微笑，这种表层的形式，是难以持续的，不能体现企业的价值观和内在理念，因而也无法形成有效达的文化推动力，进而激发团队的活力和员工的创造力。

通过汇入CIS理念是提升企业内涵的一种有效手段。CIS理念并不非如同技术和经验那样可以简单“嫁接”到企业生产经营中，而是通过理念识别MI、行为识别BI、和视觉识别VI三大部分析出沉淀在企业中的价值观念和行为规范，使消费者在激烈的市场竞争中较易地识别出该企业的差异性，从而塑造企业品牌形象，提升企业内涵软实力。

执行力是企业文化实施的保障

在对2881位企业经营者的问卷调查结果表明，企业经营者最满意的企业文化内容中，“行为规范”则居于最末位。可见，企业文化执行力的偏差与发力，使众多企业文化建设束于高阁，缺乏相应的规章制度做支撑。从企业文化构成体系来看，制度层的执行不力，使企业缺乏适当的约束和激励机制。

制度文化的形成基于企业精神的制度化，即通过将企业精神体现于企业的各种规章制度中，它对组织成员的行为起到引导、规范和激励的作用。“管理的本质不在于知而在于行”，管理大师德鲁克告诫我们企业管理者不只是喊喊口号而已，而是必须做企业文化的践行者，在企业内部塑造一个执行力组织，确保规章制度与企业文化理念相一致，为提高文化执行力提高制度保障[7]。中国香港首富李嘉诚在谈到其成功的秘诀时讲，对于管理思想、管理方法，大家都懂，我只是“JUST DO IT!”，这是对文化执行力重要性的有力佐证。

确保企业文化贯彻的连续性

优秀的企业文化可以促成优秀企业的形成和发展，优秀企业必定有自己的优秀文化，它们与普通企业只是一线之隔。企业文化的塑造并非一蹴而就，而是一个长期的动态实施过程，因此，保持文化建设相对稳定的支援环境和贯彻的连续性至关重要[8]。

然而，在企业的实际执行过程中，许多企业领导层更换的同时，也把领导个性风格和管理模式隐性地植入企业，这种文化理念的频繁变更久而久之会使员工丧失对企业文化建设的兴趣和信心，对外也难以树立稳定、统一的企业形象。只有持之以恒地灌输企业文化意识，用企业文化思想来指导员工的行为，才能从根本上使文化在员工心里生根、发芽，以至开花结果。

档案管理制度的范文，下面就来给大家详细介绍：档案管理制度可以分为三个部分来描写，首先可以描写建立制度的目的，第二个可以描写具体有哪些制度，第三个可以描写有哪些特别注意事项。档案管理制度范文1一、职责1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。二、管理内容与方法1、立卷归档公司应立卷、归档的文件资料包括：⑴证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。⑵规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。⑶行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。⑷合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。⑸工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。⑹照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。⑺其他需归档的文件资料。管理处应立卷、归档的文件资料包括：⑴公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。⑵规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。⑶客户资料：包括客户综合、汇总资料等。⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;包括物业服务所需的其它资料。⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;包括园林绿化养护管理服务资料等。⑹行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。⑺照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。⑻其他需立卷、归档的文件资料。部门应立卷、归档的文件资料：管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。客户资料，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。2、立卷归档要求⑴各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册;⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料的完整性;⑶立卷归档的文件应便于查找;⑷文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题;⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊;⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。3、档案的使用⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准;⑵查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制;⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案)，需经公司总经理同意。4、档案销毁⑴档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报公司总经理批准;⑶销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;⑷对已销毁文件，应制定目录清册存档。5、档案管理⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;⑵档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续;⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决;⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜;⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。6、档案移交⑴由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人;⑷档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。三、责任员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚：1、损坏、丢失公司档案的;2、擅自提供、销毁公司档案的;3、涂改、伪造档案的;4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的;6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。档案管理制度范文 2为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。一、档案内容档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。二、档案管理档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。三、档案利用档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。临猗县人力资源和社会保障局2019年7月11日档案管理制度范文3一、文书类1.党群组织工作文件材料本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久本村党组织年度工作计划、总结等材料永久本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料(1)重要的永久(2)一般的30年本村党组织、党员名册和年报表永久本村党组织关系介绍信、通知书存根永久本村党员交纳党费的清单、票据等永久本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久(2)受到县级以下表彰、奖励的 30年本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料(1)受到警告(不含)以上处分的永久(2)受到警告处分的30年本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久本村妇代会换届选举等材料永久本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久本村村民婚姻状况证明存根等材料永久本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久2.村务管理文件材料本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久本村村委会年度工作计划、总结等材料永久本村村史、组织沿革、大事记等材料永久本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料(1)重要的永久(2)一般的30年本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久本村的村规民约等各种规章制度材料永久本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久本村信访信件处理结果等材料(1)有领导重要批示及处理结果的永久(2)有处理结果的30年(3)没有处理结果的10年本村拥军优属、优抚救助等材料30年本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久本村规划、经济建设及重大决策等材料永久本村公共设施管理、维修维护的材料永久本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久本村各种经济、人口普查统计表永久本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年3.村级集体经济组织经营管理文件材料本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久本村企业发展重大经营决策方案、规划永久本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久本村企业历史沿革、大事记等材料永久本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久本村企业年度经营、销售统计等报表(1)重要的永久(2)一般的10年本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久本村企业环境保护等材料永久本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年本村有关产品销售等活动中形成的材料30年本村各类农业普查材料永久本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久本村村办副业项目材料30年本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久集体土地调查材料及统计表永久农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久二、基建项目类1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久4.基建项目的会议记录等材料永久5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久12.施工监理文件材料长期13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久三、设施设备类1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期四、会计类1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年2.会计账簿类银行日记账、现金日记账30年总账、明细账、辅助账簿30年3.会计报表类年度财务报表永久年度财务决算表永久月、季度财务报表10年4.其他类会计档案移交清册永久会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久五、照片类1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久以上就是小编今天的分享了，希望可以帮助到大家。

物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分,在物业管理企业复杂的经济服务活动中具有十分重要的作用。下面是我为大家整理的物业档案管理论文，供大家参考。

摘 要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集团”)的合作项目。以规范物业档案管理为重点，通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前物业档案管理现状、 经验 与存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一整套物业档案管理 方法 ，系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法。

关键词：物业管理 物业档案 规范化管理

一、规范物业档案管理的必要性

物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。

物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。二者相辅相成。

二、物业档案的构成

物业档案的基本构成如下：

1.物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等;

2.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。

3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。

5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。

6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。

7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。

在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。

三、物业档案规范化管理的

基本要求和实施方法

我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：

首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。

其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。

第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。

第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。

通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下：

1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。

“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。

档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。

物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。

在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案管理工作。

2.做好物业文件的形成和归档，既是物业档案管理的起点，也是重要的物业基础工作。

物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范形成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们特别强调物业文件的形成与归档两个环节。

①让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范形成文件，并注意积累

要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地形成文件，以此作为工作依据和绩效凭证。

对“文件形成”的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节形成的文件;二是明确每份物业文件的内容和质量(文件上要填写哪些内容，怎样填写)。只有满足这两个要求，才能称之为规范的物业文件。

②严格执行文件归档制度

要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该形成的文件质量。

3.突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上;完善一户一档的管理形态。

物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比较好，但物业专门档案大多比较松散，随意性强，案卷形态多种多样。

物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，理所当然应该作为管理重点。

“一户一档”的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。虽然90%企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。

实行一户一档管理，不仅便于对“户”的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务品位提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括收集业主、住户的 爱好 、习惯、联系方式等个人信息资料。

4.以物业管理前期介入为契机，打好物业档案基础，将动态管理落到实处。

在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订 委托合同 ，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期介入。它可以更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。

档案管理人员在物业前期介入的过程中主要是做好基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任。

在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。因为物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理过程中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时收集变更的物业文件。

此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息;充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。

总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全过程中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整体水平再上新台阶将大有裨益。

摘要：随着物业管理在我国的不断发展，物业档案管理的重要性也日益体现。 文章 从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。

关键词：物业档案管理物业管理加强

中图分类号：G271文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)09-263-02

物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。

一、物业档案管理的特点

1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。

2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立 爱岗敬业 精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治

档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4.完善 规章制度 ，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。

5.大力提高物业档案管理现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。