钱锋1 杨征2
(1.中国土地学会办公室,北京,100035;2.国土资源部信息中心,北京,100812)
摘要:信息化时代的到来给学会工作带来了新的机遇,随着学会工作信息化水平的提高,学会的工作效率和生存能力也获得了极大的提高。本文以中国土地学会网站建设为例,对如何利用网站建设促进学会工作信息化的问题提出了一些建议。
关键词:网站建设;学会工作;会员管理;信息化
在Internet时代,学会向公众展示的最迅捷渠道是互联网,学会应在互联网上有位置、有形象、有信息。因此,建立学会网站,利用网站发布学会活动信息,开展学会活动;通过网站加强与广大会员的联系与沟通,将大大有利于提高学会服务广大会员的能力,扩大学会的社会影响,增加学会的吸引力。中国土地学会网站建设的经验就证明了这一点。
1 中国土地学会的网站建设
中国土地学会网站从2004年11月开始筹备,2005年6月25日,也就是第15个全国土地日开通试运行。
中国土地学会网站建设得到了国土资源系统有关领导、各省级土地学会、团体会员单位以及土地方面专家学者的大力支持。首先制定出网站建设的规划方案,对网站的目标、内容、功能、作用、使用方式进行了设计,力求做到定位准确、功能架构合理、内容充实。网站开通后,经过不断发展和改进,内容越来越丰富,功能也不断完善,受到了社会的广泛关注和一致好评。在中国土地学会领导和网站相关工作人员的共同努力下,在近两年的时间里,中国土地学会网站已初具规模,并不断收到专家学者的稿件及网友留言,形成了良好的互动平台。
网站现有数据1400余条,其中,网站开通前存量信息有300 条,开通后一年半的时间里更新信息1100余条。网站自2005年6月25日开通至2006年10月31日,共有25万人次访问了网站的96万次页面,其中2006年6月27日访问数最多,达到1046人次;平均每天551人次访问;平均每天2201个页面被访问(图1)。做为一个专业的学术网站,中国土地学会网站对学会提高为会员服务水平、扩大学会社会影响发挥了重要作用,已取得可喜成绩。
中国土地学会网站主要栏目及内容
网站共设置一级栏目19个,如:学会动态、学术交流、媒体热点、学科建设、土地科普、教育培训等;二级栏目有14个。
图1 网站综合分析图
在中国土地学会网站中,除汇集学会以往活动的历史资料外,还及时发布学会活动的即时信息,宣传土地管理中的新观点及有关土地科学方面的知识。通过网站实现学会的成果展示、会刊联系,优化信息的流通渠道。与此相关栏目包括学会动态、媒体热点、土地科普等。
(1)学会动态栏目:主要发布学会近期开展的各项活动的信息,目前已发布动态图文信息70条;约1万1千人访问近2万次页面;平均每天有16人访问。
(2)媒体热点栏目:主要发布各处转载的有关土地方面热点问题,目前已发布动态信息400余条;约3千人访问近5 000次页面。
(3)土地科普栏目:学会开展科普活动的内容及土地科普知识和小常识,目的在于提高公众对土地科学的了解和关心程度。参与了“中国科协国际性全国性纪念日推广宣传活动”,与搜狐网科学频道共同完成“全国土地日”专题制作,在搜狐网科学频道和中国土地学会网上同时播出。
(4)学术交流栏目:主要发布学会举办的各种学术会议综述;专家观点,国内、国际间学术交流情况等。目前已发布动态图文信息88 条,约4 万人访问了近8 万次页面;平均每天有62人访问。
专题论坛
围绕国土资源部的中心工作,以及社会上与土地管理有关的热点问题,网站专门开辟了一些专题论坛,邀请有关专家学者发表观点和看法,并开辟留言箱,反馈网民的意见和问题,由专家解答,从而形成良好的互动。相关专题论坛包括如下内容。
(1)《物权法》论坛:为配合全国人大常委会征求对《物权法(草案)》的意见和建议,学会于2005年7月18日起开设了物权法论坛,设置了网上调查、物权法(草案)摘要、名词解释、媒体聚焦、留言反馈等栏目。近300余人参与了物权法的网上调查,效果良好。
(2)土地规划论坛:为了配合土地利用总体规划修编前期工作,学会开设了“土地规划论坛”。对与土地利用总体规划修编工作有关的一些问题进行了网上调查,同时就如何加强耕地和基本农田保护问题,如何促进节约和集约利用土地问题,如何优化城乡用地结构和布局问题,如何统筹区域土地利用问题,如何协调土地利用与生态环境建设问题,如何在土地利用总体规划修编工作中实现公众参与问题,如何强化规划管理保障措施问题等开展了网上讨论。专题设置了领导讲话和文件精神,网上调查,专家观点、意见与建议,会议综述,媒体聚焦,请您留言等栏目。论坛发布专家论文20余篇,近200余人参与了关于土地利用总体规划修编工作的网上调查。
(3)论坛:连续开办了4届土地日论坛,发布土地专家论文81篇,其余未发布的文章也在其他媒体上有刊登,论坛还开设了网民留言信箱,并及时反馈网民信息,同时发布各大媒体的相关信息。
(4)纪念《土地管理法》颁布20周年系列活动:为纪念《土地管理法》颁布20周年,由中国土地学会和中国国土资源报社发起,在 前后开展了纪念《土地管理法》颁布20周年系列活动,总结土地管理经验,宣传土地管理法规和政策,促进构建和谐社会,提高土地管理效率。活动期间学会网站与人民网房产频道、国土资源新闻网等12家网站联合全程直播了纪念《土地管理法》颁布20周年座谈会,并开设网上访谈、网上论坛、网上报道、图片新闻等栏目,起到了很好的宣传效果。
(5)网上直播——转变经济增长方式与土地节约利用:2006年9月17日,学会在2006中国科协年会12分会场举办以“转变经济增长方式与土地节约利用”为主题的第4单元会场。配合此次会议,学会网站做了网上直播,及时发布会议内容和相关视频、图片。
会员网上登记和管理系统
为了进一步提高会员管理的信息化水平,提高为会员服务的能力,中国土地学会开发了中国土地学会会员登记和管理系统,以及中国土地学会个人会员数据库,链接在网站会员天地栏目。中国土地学会会员登记和管理系统采用了B/S 结构,开发环境采用的是IIS+SQL SERVER+ASP,该系统基于角色权限管理,具备了申请、统计、查询、打印、修改个人资料等功能。通过网站进行会员登记、管理和服务,借助互联网开展会员登记和新会员发展工作,有效提高了数据库中会员资料的准确性和实效性。
2 网站建设对学会工作的影响
根据中国土地学会的经验,网站建设对学会工作有以下影响。
网站是宣传学会形象、发布学会信息的窗口
学会网站的功能之一是能够建立有效的学会形象宣传、风采展示、会刊宣传,打造学会形象。作为学会的网站,需要面向社会,服务于我国科技创新、经济建设和社会发展的总目标。网站的建立可以使学会充分利用网络快捷、跨地域优势进行信息传递,对学会的活动情况进行及时的报道,对促进学会开展学术研讨、科普宣传、教育培训等活动,产生了极大的推动作用,而学会开展的一系列活动又为网站提供了丰富的素材。
网站是学会开展学术交流活动的广阔平台
在网上开展学术交流活动,具有范围广、成本低、效果好的特点,并且不受时间、地点、人员的限制,尤其是一些专题论坛、网上调查,通过与公众和广大会员的互动,形成学术沙龙。一方面增加了学会为会员服务的手段;另一方面增加学会网站的吸引力,扩大了学会的社会影响。
网站是学会进行组织建设和管理的有效手段
随着学会网站的发展,网站的功能逐渐从树立形象、发布信息过渡到使用网站来开展学会工作。建设工作型网站已经成为学会开展学术活动、组织建设和管理的迫切需要,也是学会信息化工作的基础。
通过在网站开展个人会员网上重新登记工作,将使会员数据库的内容准确、完整,并可由会员本人及时更新、补充,具有一定时效性。而个人会员登记和管理系统操作简单,使用方便、高效,将极大地提高会员组织管理的工作效率。利用网站中的个人会员登记和管理系统,可以初步实现会员登记和管理工作的信息化。
3 加强学会网站建设,促进学会工作信息化
学会工作的信息化,就是指在学会工作的各个方面和学会事业发展的各个领域,不断地推广和应用计算机、通信、网络等信息技术和其他相关智能技术,达到全面提高学会运行效率和生存发展能力的过程,也就是学会工作的计算机网络化。
实现学会工作信息化,要进一步加强学会网站的建设,提高学会网站的技术含量,不断改善网站的管理和服务功能。就中国土地学会网站而言,还需对以下几个方面功能进行改进和完善。
会员及组织工作管理功能
在基本完成个人会员网上重新登记工作和完善学会网站功能的基础上,落实个人会员登记号制度,使学会能够根据个人会员登记号对会员参加学术活动的情况、获奖情况、参加分支机构活动情况以及个人会费缴纳状况进行统计和查询,并通过奖励积极参加学术活动的会员,提高会员参与学会活动的积极性。在健全会员数据库的基础上,创建学会的专家库,逐步建立会员的多元结构,实现会员的分级管理。
作为信息交流和学术交流平台的功能
在网上发布的所有信息,其电子版存入网站信息库,随着时间推移,内容不断增加,成为学会日常主要工作的数据库,对学会档案管理、数据统计、资料检索等工作发挥重要作用。同时,网站将开发会议报名系统、论文提交系统、学会书刊发行系统等其他功能,进一步提高学会工作信息化水平。
网站互动功能
进一步开发网站的留言等互动功能,在服务会员的同时吸引更多的会员参与学会网站的建设,同时为土地科学的发展进言献策。
会员服务功能
学会可通过网站向会员提供多方面的服务,并及时征询会员的各种意见和建议,在学会网站上设立会员服务区,会员个人凭会员登记号登陆,该区能够为会员提供丰富的信息和资料,为会员提供相互联系和沟通的平台。此外,在会员登记和管理系统中增加对会员的留言查看功能、通知功能、文章著作检索功能,提高为会员服务的能力。同时还为个人会员设置网页、与团体会员单位网站建立链接,使网站真正成为网上土地科技工作者之家。