学术会论文管理

什么是学术会议？该如何举办线上会议呢？

学术会议是学术活动之中最重要的、最高效的一种交流形式。学术会议通常是由学会、协会、高校、科研院所或某一个科研人员的群体主办，在某个阶段召集该学科或跨学科专家、学者、科研人员就某个或某一类特定学术问题进行研讨、发表学术意见并交流研究成果的会议类型的统称。参会嘉宾在会前均会做大量的科研和学术准备工作，将其研究成果或思考以论文的形式在大会上进行交流，从而促进当前研究推向新高度。

学术会议对于推动该学科领域学科建设、科研发展、人才培养、世界科技进步，促进产业转型升级等方面起到了重要的推动作用，具有学术专业性强、会议信息收集量大、交流形式多样化、会议交流频次高、日程多、策划和筹办周期较长、产生会议文献等特点。

伴随着信息技术的发展，基于在线直播模式的线上学术会议应运而生。相较于传统的线下学术会，线上学术会具有更高效、及时、开放、可互动等特点。主办方可通过线上学术会进行学科知识提炼，丰富和深化学科领域的知识服务能力，为学术界提供增值服务。此外，通过举办线上学术会丰富知识交流的方式，拓展知识利用价值的有效途径，促进领域人才的实践操作能力，对学科建设起到积极作用。

然而，一场学术会议需要涉及多个阶段，工作环节复杂，专业性要求高、管理难度大。具体包括以下几个阶段：

征文阶段，学术委员会召集会议并确定研讨话题和投稿类别后，向社会发出征文通告，进行征文收集等工作；

投稿/审稿阶段，研究者在指定时间节点提交相关材料，在截稿日期后，由学术委员会及学科专家对内容进行评审，提出修改意见和发出相关通知；

注册付费阶段，获得录取资格的投稿人即为获得注册参会资格，通过公告发布的注册系统支持支付注册费及其他参会各项费用，同时需要在在规定时间内完成论文写作并提交；

议程正式上线阶段，在完成论文征集后，演讲嘉宾和研讨形式得到确定后，大会官网会发布详细会议日程，学术会员会进入议程管理阶段；

大会正式开始阶段，完成会议主持报名、嘉宾接待、活动执行等工作；

大会收尾阶段，学术委员会会向参会代表发出感谢信、参会证明，统计并寄送学分证。

每个阶段环环相扣，而面对这种高水准、高要求的学术会议，该如何以线上形式举办呢？

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主要功能：

1、报名缴费：会议H5微站、会议小程序、自定义报名表单、多票种设置、微信支付、票务审核

2、通知签到：应用内通知、小程序通知、公众号通知、短信通知、二维码签到、定位签到、刷脸签到

3、接待管理：一人一码、权限管理、行程安排、参会信息查询、用户数据导出、批量报名审核

4、直播统计：在线直播、直播互动、支持千人在线、数据统计复盘

学术论文收集困难，要把收集到的几千份文档分给各个专家，撇开沟通成本不谈，在征文审阅过程中，专家审阅的情况、不断发出的征文是不是收到、是否能按时审完，包括上传者的论文格式不准确等等。31的论文管理系统可以帮助解决这些问题：

一、征文自助上传

学术会议对上传的征文都是有标准的，如摘要的字数、上传的规范、格式、提交的时间段等。现在主办方可以通过系统来进行标准化控制。在用户完成大会注册后，投稿者就只能在一个标准的框架下去投稿，工作人员不用再为文档格式、信息烦恼。

二、分配征文给专家审阅

将所有的征文，投稿者上传后征文都归集到统一后台，工作人员可以批量分配给各个专家。完成分配后，可以清楚地在后台看到，专家名下有多少篇论文待审阅、已审阅、是否有未读取的论文。

在分配时，你可以做个设置，当专家在一定时间内未接收分配给他的论文，论文将回到管理员后台重新分派。分配任务时，也可以派系统推送短信提醒专家。

三、专家审阅论文

每个专家都有自己审阅论文的后台，每当有新的论文进来，导航上会有橘色小圆圈提示，专家不会错过。专家可以选择接收任务，进行审阅，如果近阶段非常忙碌，也可以退回，让工作人员派遣其他专家评审。专家可以在系统里点开论文逐一审阅，并提交意见，如“需修改、拒绝、通过”等。

四、意见汇总及通知上传者

可以及时把专家的意见反馈给上传者，如“需修改、拒绝、通过”，节约了工作人员、上传者多方的时间成本。

《CNF学术会议管理系统》是针对组织学术会议的行业学会、学术机构开发的基于互联网的远程在线应用软件。系统融合了先进的学术会议管理理念及诸多学会多年的会议组织经验精华，并结合当前信息技术应用的潮流，为解决学术会议筹备定做的一套专业应用系统。符合组织学术会议的管理思路和实际办会的操作模式，囊括了目前学术会议筹备的整个过程（从论文征稿到会议报到），将会议管理规范化、信息化，侧重过程控制，将信息公告、人员管理、论文管理、日程编排、财务收费、数据统计汇总、旅游食宿管理、报到管理等大量锁碎的工作通过软件方便快捷的实现，所有参会信息通过互联网自动管理，实现电子化办会，具有鲜明的中国特色，尽可能满足行业管理特色和工作人员的操作习惯。通过学术会议系统将海量参会信息的科学管理，大大减少传统学术会议筹备的繁琐与枯燥，节省大量人力物力。完善的存储备份功能使得会议资料永久保存，必要时调取查阅。参会论文光盘查询也使得电子版论文集的保存与查询更加方便快捷。每个会议在逻辑上是独立运行，拥有自己的独立网站，可以为会议申请独立的域名。通过使用在线学术会议系统，用户将不再考虑硬件成本投入、软件系统的维护及安全运营的顾虑，而将全部精力投放在会议筹备的管理中，从而避弱就强，最大化的实现会议筹备的信息化、高效化。在线学术会议系统运营团队有5年的学术会议软件应用经验，对国内外的学术会议筹备有深刻的理解，同时也是IT应用专家团队，是行业与IT技术的最佳结合。欢迎各学术会议组织机构与我们联系，了解、试用、体验《CNF学术会议系统》。请您登录网站（）详细了解或与我们联系。北京鑫盛顶科技有限公司 62651500

对于之前没有举办过学术会议的新人小白来说，想要办好一场学术会议是很有难度的。下面我就来分享一些高效举办学术会议的方法。

①探寻专业人士的经验

对于组织过多次学术会议的人而言，在经历过大量的实践后会产出自己的一套方法论。所以，对于新人而言，学会向前辈请教至关重要。通过请教，可以从他们的办会方法论中得到更有效、更及时的帮助。他们的解答能为你节省很多时间和精力，少走很多弯路。

但是，对于新人而言，不能一味着做“拿来主义者”。面对简单的问题，要自行进行解决。当问题无法解决不得不寻找帮助时，要学会“提问”。

例如，遇到某一件难题，首先要经过自身的深度思考，撰写初步解决方案，之后再寻求专业人士的建议。对比自己的解决方案，需总结分析出，自己的方案哪些部分出现错误。没有经过独自思考，只是单纯的进行问题解决，并不会给自身带来成长。

②参考可操作的模板、案例

寻找其他学术会议的案例和模板，因为这些模板和案例是经过长期实践得出来的，是前人通过失败再失败之中学来的。利用这些模板可以更快的掌握这些经验和技能，不必自己重头摸索，学会借鉴案例和使用模板就是标准化、规范化的体现。

③用工具来提升工作效率

用信息系统来推动工人，团队绩效将事半功倍；用团队学习来弥补系统工具的不足，那就是行不通的。———-钱学森《系统工程论》

合适的工具，不仅能够提高工作效率，同时还能够提升时间的利用率。利用工具的使用，可以同时开展多个阶段学术会议工作。

通过对以上会议流程梳理，我们可将学术会议的筹备工作分为以下两部分工作：①学术部②会务部分

通过采访多名的会务经理、高校会议组织者，我们发现筹备学术会议更大的难点在于学术部分的工作上。学术部分是学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利进行，而会务部分的所有工作都围绕着学术部分进行服务。

（大型国际会议组织管理体系）

针对上图而言，不难发现会议网站承载了学术会议筹备工作的核心流程。同时正是在会议网站的作用下，才将学术会议最复杂的征文流程变得简单。对于会议组织者来说，报名网站建设是一个系统性的工程，不仅要梳理清楚整个流程，还需尽可能地考虑到整个学术会议系统之中的各个细节问题。成功的网站建设能为会务工作节省大量的人力与时间成本。但是，网站的开发则需要很长的时间周期，当会议注册系统开发完毕之后，还需要进行大量的测试工作，包括系统开发是否满足全部的需求设计、各种临界条件测试等，最后不断更新、迭代、测试才得以投入使用。

所以大多数的主办方一般会通过第三方活动会议管理工具，比如百格活动这个活动平台，无需技术人员，就可以快速搭建报名网站~