关于管理系统相关论文范文例文

试题库管理系统主要是针对教师教学工作开发的软件系统。下面是我为大家整理的试题库管理系统论文，供大家参考。

通用试题库管理与组卷系统设计

摘要：教考分离是现代教学管理的趋势，建立试题库及相应的信息管理系统，是实现教考分离并提高教学管理信息化水平的重要途径。本文分析了通用试题库的建设需求，设计了通用试题库管理与组卷系统体系结构和系统数据库模型。通用试题库管理与组卷系统集试题管理和试卷命题等功能为一体，可以使教师便捷地对试卷库中的试题进行管理。按要求命题，生成试卷以及对试卷质量做综合评价，每套试卷都具有结构合理性和覆盖全面性。

关键词：教考分离;计算机辅助教学;系统设计;数据库

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章 编号：1674-9324(2012)06-0230-02

传统的教考统一模式从课堂教学到课后辅导，从试卷命题到阅卷，从成绩分析到试卷分析，几乎都是由几个教师一手操办。这种模式的弊端是教者同时作为考者在组织教学到实施考试的过程中带有很大的主观随意性和非规范性[1]。实行教考分离可以使试卷的命题、阅卷、统分、成绩和试卷分析等考务工作，由教务部门组织完成，与教师无关，要真正做到教考分离，必须建立完善的试题库及试题库管理系统[2]。

一、需求分析

通用试题库管理与组卷系统主要考虑以下几方面的需求。

(一)试题库科目与题型设置自主

试题库科目与题型设置自主性指用户不但能自主创建科目试题库，而且能为各科目试题库自主创建或者添加题型。由于科目自身之间存在差异，科目性质不同，对试题分类的要求不一样，比如理科和文科;相同的试题分类 方法 ，不可能适合所有考试科目，试题库如果使用相同而固定的分类方法，会给用户带来极大的不便。因此，用户希望试题管理系统能够让他们根据自己的需要定制科目和题型，这样就能跟上实际工作的变化，不用经常修改软件了。

(二)试题库可扩充

在实际工作中，一方面各门学科都在发展变化，考试考查内容就要相应变化;另一方面，考生水平也在不断变化，所考核的水平、能力层次也应相应变化。因此，题库中的试题要经常发生变动，必须不断更新，增加新的试题并且淘汰过时的、不好的试题。试题库可扩充性和开放性指用户具有添加、修改和删除试题的权力[3]。

(三)组卷方式的灵活性

试题库管理与组卷系统应允许用户自由地从试题库中抽取试题，根据特定的组卷方式组卷。建立试题库系统是为了解决组织考试过程中命题工作繁琐和不够客观的问题，提高出题的效率和科学性，因此设计试题库时要考虑试题库的存贮问题[4]。

(四)通用和广泛的适应性

试题管理是一个应用面极广的工程，各科目之间的差异和应用者个性的差异决定着对试题管理程序的不同要求，过分细化和专业型的管理方案在满足少数用户的同时必然给其他更多用户带来不便。

(五)兼容性良好

试题库管理与组卷系统最终在不同的用户机器上使用，要充分考虑到用户的机器性能和运行环境，要尽可能考虑程序的普适性和对硬件的依赖。另外，系统操作要简单、方便，不要求用户具备专业的数据库知识，即使是非专业的教师也能够方便地操作。要能够与大部分文字处理软件如WPS、Word等相兼容。

二、系统设计

系统的主要功能包括：用户管理、试题库管理、系统维护、试卷管理等功能模块。用户管理模块对用户的使用权限进行管理，保证系统的安全性;试题库管理模块包括试题的录入、答案录入、题库查询等;系统维护包括试题及答案的增加、修改、删除、题库备份，以及对库中各类表的操作;试卷管理包括组卷和试卷的调用、编辑。综上所述，可以把通用试题库管理与组卷系统归纳成三层结构，即包括数据库系统、题库系统、组卷系统三部分。其体系结构示意图如图1所示。

(一)用户登录模块

在进入系统时，需要输入用户名和密码，通过用户名和密码识别用户身份：系统管理员、或教师。不同的角色进入系统后可以操作该用户权限范围内的功能。如果该用户输入的用户错误，则提示登录错误。如果输入的用户根本不存在，系统则提示非法登录，该用户不存在。管理员登录成功，具有用户和功能模块管理权限。

(二)试题库管理模块

管理模块主要是用户管理和试题库管理。用户管理是系统管理员成功登录以后，可以对所有用户进行修改和删除处理，包括对用户权限的分配等。管理员可以添加教师用户，可以对试题的录入、试题的输出、科目的分类管理、权限的分配进行操作。生成试题功能主要则是教师用户对其管理，教师可以对试题进行添加、查询、修改、删除。

(三)组卷模块

组卷功能分为自动与手动两种。自动组卷即系统根据输入的试卷参数，按照已设定的组卷策略组卷，试卷主要参数有：考试科目、考试时间、总题数、满分值、考察的知识点，难度、题型结构等。其中题型结构包括客观题(判断题、单选题或多选题)和主观题(填空题、短文字题或长文字题)。系统自动组出一份符合要求的试卷，如果自动生成的试卷教师不满意，可通过查询的方式修改试题，若想使用组卷结果，直接另存为word文件即可使用。自动生成试卷的流程如图2所示。

另外，系统还提供了手动组卷功能，教师可以针对自己授课的知识点的侧重点，输入组卷参数，与自动组卷不同的是在考察的知识点参数和题型参数下，教师将手动选出具体的试题来完成组卷功能。

通用试题库管理与组卷系统是基于Window环境下，使用Visual Studio 2008集成开发环境作为本系统的应用软件开发平台，具有广泛的适应性。采用的数据库是SQL Server2008数据库，功能强大，操作方便灵活。整个系统包括教师模块、学生模块、试题管理模块、组卷功能及用户管理等功能。在实际教学管理中节约了大量的人力资源，具有高效、经济、灵活等特点。实践证明，使用现代信息技术进行教学管理能够提高管理的科学性、有效性和客观性。

参考文献：

[1]杜勇，樊晓雷.通用试题库管理系统的设计与实现[J].现代计算机，1998，(2)：29-30.

[2]詹速汉.高等数学题库管理系统的设计与实现[J].现代计算机，1998，(2)：31-32.

[3]李莉，陈未如，王翠青.通用试题库管理系统的研究与实现[J].沈阳化工学院学报，2005，(3)：236-240.

[4]文渊，陈惠贞，陈俊荣.ASP与网络数据库技术[M].北京：中国铁道出版社，2005.

浅谈试题库系统的开发建设

【摘要】试题库系统建设是实现教考分离的重要保障。文章从试题库系统建设的必要性入手，通过分析试题库系统的需求，对试题库系统应该具体的功能以及如何实现这些功能提出了工作思路和工作体会。

【关键词】试题库 系统 开发

一、建立试题库系统的必要性

学校建立题库一般采用两种方式：一种是建立纸质试题库，一种是建立电子文档试题库。两种方式由任课教师自行命题2套以上试卷组成试题库，然后由考试管理员抽取其中一套试卷考核用于正考、补考，每学期试题库仅用于该学期课程，不能用于重复开设的课程，致使同一课程重复多次重新命题，造成试题内容重现增加、试题库利用率低、试题安全度降低。因此需要科学合理有效的建立试题库，严格实施教考分离，确保教学任务按时按质完成。同时也需要尝试试题库公开化，使得学生明确必须掌握的课程基本知识和必要技能，进一步明确学习目标，便于学习兴趣的提高。

二、试题库系统的需求分析

所谓"需求分析"，是指对要解决的问题进行详细的分析，弄清楚问题的要求，包括需要输入什么数据，要得到什么结果，最后应输出什么。可以说，在软件工程当中的“需求分析”就是确定要计算机“做什么”。

通过调研，我们任务试题库系统应该具备以下的一些功能：

(1)试题库系统参与者：教师、普通管理员、超级管理员。

(2)教师在该系统上的功能有如下：注册、登陆、修改个人资料、退出系统、查询课程、上传试卷、查询试卷、修改试卷、删除试卷。

(3)普通管理员在该系统上的功能有如下：设置试卷信息、生成试卷、打印试卷、封存试题、解封试题、课程管理。

(4)超级管理员在该系统上的功能有如下：管理教师、管理普通管理员、课程管理、初始化系统。

三、试题库系统的建立

(一)系统建立要实现的功能

(1)自定义试题库管理系统目录。可以按专业、学科、章节等进行目录细分。

(2)试题录入和试题批量导入。

(3)强大的试题编辑功能，并与通常应用编辑工具有共通。这样就可以不分专业，不分学科快速方便的录入试题数据。

(4)灵活的试卷构造功能，用户可自定义试卷标题、试题数量、总分、试题难度系数、分数标注等。

(5)生成试卷文档格式标准通用。能够合理使用，有效再编辑，保存，方便浏览和打印输出。

(6)题库管理，可以随时分散和集中管理题库数据。

(二)试题库模块构建

题库系统应该由帐户管理、命题管理、审题管理、题库管理、考试设置、考试分析、系统设置七大功能模块组成，贯穿题库建设及考试组织工作整个过程。

(三)系统功能构建

命题管理。命题管理用于试题的编辑、录入，可脱离题库系统独立进行命题、命题情况统计、录入及修改试题。并且支持导入、导出题目。将试题的编辑工作独立出来，起到保障题库系统的保密性，以及简化题库资源的录入工作。

审题管理。审题是业务流程中重要的一环，审题工作直接关系试题质量，审题系统对题库中未“终审”的题目进行审核、校对。

题库管理。主要对海量题库资源进行管理、更新、补充等环节的综合控制模块。数据按照科学的归纳、分类、整理，形成庞大的科学资源库，保证出卷质量。

试卷管理。建立试卷。试卷基本属性：设置试卷名称、考试时间、考生范围、防舞弊 措施 等信息。试卷相关参数：设置成绩公布方式、题型顺序等信息。试卷题目内容：设置试卷具体题目内容信息。

试卷内容微调。根据组卷过程中设定的参数自动抽取相关题目，组卷人员经过审阅不符合要求的题目通过手工换题或自动换题功能进行更换题目，直至试卷中的所有题目都吻合考试要求，提高试卷质量。

试卷分析。系统提供详细试卷分析，对试卷难度、题型、知识点分布情况进行统计，帮助考务人员有效的把握试卷综合情况。

生成纸质试卷。系统提供生成word试卷功能，具备多种word试卷标准模版供用户选择。生成word文件后，系统自动规范试卷格式，直接印刷输出。

网上考试。系统可以提供多种网上考试模式，丰富考试形式，提供更广阔的应用范围。

四、试题库系统建设的几点体会

(1)试题库的建立与使用流程必须与实际工作过程相一致。试题库建立时，由系统管理人员分配各用户名和权限，确定各课程负责人。各课程负责人按照课程考核要求设置考核基本信息，并增加或修改命题、审题人员，给予相应操作权限。各命题人员按照指定的任务和分配的权限进行命题，同时给予参考答案。命题后提交指定审核人员对试题的内容进行准确性检查，防止录入操作错误。通过审核后的试题存放在试题库中以便应用。使用试题库时，由考务管理员在试题库系统中按照指定算法对系统进行组卷，组卷后交指定负责人审核试卷是否符合要求，符合后进行制卷、实施考核。

(2)试题库和试题内容需要进行保密和访问权限设置。试题的保密性至关重要，因此在命题和使用中必须注意试题的保密性，需要与各使用人员签订保密 责任书 。在系统中要设置访问记录，以便跟踪调查。原则上命题人只能查看自己所命题，一经提交无权修改与访问。为了防止对试题库数据的分析与提取，有必要对已经提交的数据(试题)，采取相应数据加密技术对试题内容进行处理加密，不能直接出现明码，防止非法用户盗用、分析数据库。

(3)试题库需要及时的更新和修改。我们将试题库系统集成在一张软盘上，发给每一位参与试题库建设的教师，使教师能够随时更新试题库内容，只要履行规定的程序就可对总题库进行更新补充，从而保证考核内容与授课内容的完全同步，保证考核内容的与时俱进。

(4)试题库的使用离不开教师改变常规的 教学方法 。实行试题库后，教考分离后，授课老师就必须更加明注重教学内容的规范化。授课老师必须按教学大纲讲授和辅导，引导学生全面复习，系统掌握大纲所规定的知识和能力。

理论力学试题库系统的设计

摘要：采用B/S架构，设计了理论力学试题库，同时采用VC++开发了客户端浏览器。规划了理论力学试题库的体系结构和功能模块，并对每个功能模块以及智能随机组卷方法做了说明解释。理论力学试题库的使用完善了教学评价体系，取得了很好的效果。

关键词：试题库;自动组卷;随机数

考试是考察教师教学成果和反映学生学习程度的主要手段。考试试卷的质量直接影响着人才的选评和学校的教学质量。传统的手工组卷是一种拼凑式的组卷方式，存在着不少的弊端，如试卷的编辑、整理工作繁琐、组卷效率低;缺乏衡量和评价试卷难度和试卷质量的客观标准;也存在自教自考，试题数量和试卷难度不合理的情况以及在试卷中容易出现错、漏、缺现象。计算机网络和多媒体技术的飞速发展与不断普及，改变了人们工作、学习和生活的方式，也使 教育 观念、教学模式、教育评价及考试模式也相应地发生了变化。基于网络的开放式试题库通用平台建设，可改革考试手段，提高教学质量，用计算机代替传统的人工组卷，规范组卷程序，使组卷工作更加方便快捷，实现考试管理的科学化和现代化[1-4]。

一、理论力学试题库的三层体系结构

理论力学试题库以面向Intrnet环境下浏览器/服务器(Browser/Server，B/S)结构的方式开发。该系统既可以在网络环境下，以单服务器多客户端的方式运行，实现多客户端的并发访问;也可以在单台主机上运行。同时可以通过网站的后台，进行数据的更新和维护。

理论力学试题库系统的B/S体系结构，分为数据层、应用层和表现层三层。数据库服务器、应用服务器和客户端之间的通信采用HTTP、FTP和TCP/IP三种模式。数据库服务器主要包含图形、图像以及文字、报表和属性数据库等，采用SQL Server设计数据库。应用服务器主要包括抽卷、答案、历史、用户管理等应用功能。客户端采用由VC++自主开发设计的客户端浏览器(如图1所示)，也可以采用微软的Explorer浏览器获取表现层的功能。但是，Explorer浏览器没有对题库进行直接操作的菜单或工具条功能，对于试题库的调用只能转到功能菜单页面，既不美观，操作也较繁琐[4-8]。

图1是采用VC++自主开发设计的客户端浏览器，可实现HTTP、FTP和TCP/IP通信。有方便快捷的用户菜单和工具条实现对题库的直接使用。图1(a)中工具条中的各项功能也可通过调用图1(b)中所示的各菜单的子菜单项实现，从而为题库的操作提供了多种选择，实现了高效、快捷、方便。

理论力学试题库包含的主要题型有是非题、单选题、多选题、填空题、计算题和简答题六种题型，题量总计10027道，按题型组建6个数据表。知识点总计153个，各题的属性信息包括章、节、图、知识点等。

二、理论力学试题库的功能模块

试题库的用户权限有两级：教师和管理员，各自具备的权限如图2和图3所示。

教师可输入基本信息(身份证号、姓名等)和密码注册，待管理员审核通过后就可进行填单、抽卷、答案、历史、打印和留言等操作。填单即输入考试的班级、学期、科目等相关信息，通过点击图1(a)中的“填单”工具条，就会出现如图4所示的填单页面。填单后相关信息将存储在数据库中以备调用。

抽卷就是由系统随机抽取试卷。通过点击图1(a)中的“抽卷”工具条，就会出现如图5所示的试卷页面。答案就是生成与最近抽卷相应的答案。通过点击图1(b)中的“答案”工具条，就会出现如图6所示的试卷页面。在填单时数据库中存储的试卷相关信息，会自动出现在试卷和答案的抬头区域，如图5和图6所示。

历史就是教师可查看历年考试试卷和答案以及命题人的相关信息。通过点击图1(a)中的“历史”工具条，就会出现如图7所示的试卷页面。也可通过点击图1(a)中的“登录”工具条登录，然后查看修改自己抽取的试卷和答案，并对其中不满意的试题局部重新随机抽取或指定抽取。同时按需要更改页面布局、风格等。

最后通过点击图1(a)中的打印机工具条，就可打印输出试卷和答案。同时可以对题库存在的问题和试题及答案的错误给管理员留言。

管理员具有最高权限，可对教师、算法、试题、答案、历史、数据等进行管理和维护。教师管理就是审核、修改、删除和查询检索教师的基本信息以及重新设置教师的密码;试题和答案维护可以对试题和答案进行查询检索、编辑、添加上传、删除和数据格式转换等操作;历史管理可以查询检索历年试卷和答案，进行数据位置查询、属性查询、数据关系查询分析、空间叠置分析、缓冲区分析等;数据备份/恢复就是对整个数据库随时备份，以备发生故障或数据丢失时能及时恢复数据，以及题库的转换、导出、导入、处理过期数据等。

理论力学试题库采用发射随机数的智能随机组卷方法，通过特定算法可保证在连续抽取的1000份试卷中任何两套试卷试题的重复率低于10%。同时采用章、节、知识点划分试题属性。通过编制特殊程序可保证某章、节的知识点不会在不同题型中重复出现，从而实现了知识点的最大全面均匀覆盖，提高了试卷的科学性、合理性。

试题库的组卷方法有很多，随机智能组卷知识是其中重要的一种。算法维护功能可用于组卷规则和算法的改进、升级和更新，从而使系统具有较好的可扩展性。

三、结 语

理论力学试题库采用打包软件制作了安装卸载模块，可方便地安装和卸载。试题库在通过了多年的使用和改进，组卷和评价体系日趋完善，便于教师查漏补缺，改善教学。较之以前的人工组卷大大改善了学习考核效果，取得了很好的成效。

参考文献：

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档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w 年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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