随着社会网络化、信息化的不断发展，新闻资料部门的数字化和网络化也不断向前推进，先进的计算机技术和网络通讯技术的结合，为新闻信息资源建设构造了新的环境，作为信息传播中介的新闻资料部门更要凭借其独有的优势，积极进行信息技术的互动整合，力求建立起与之匹配的新的标准、规范和工作方式。而利用现代科学技术，建立和完善新闻资料数据库，实现新闻资料资源共享，则成为现代新闻资料机构更好地满足社会需求的必由之路。
一、我国新闻资料数据库的发展状况
新闻采编流程的计算机化给新闻资料实现自动化管理创造了极为有利的条件；借助于激光照排技术下生成的全文数据这一强大优势，历经近10年的艰苦探索，众多新闻单位的资料信息部门相继完成了从纸质型资料向电子型资料的转轨，传统落后的人工检索己被高效先进的电脑检索所替代，新闻资料数据库的数量、内容不断地扩充，发展规模也日益壮大。如《湖南日报》新闻资料数据库建立于1997年，经过10余年的努力建设，尽管每天只是把报纸内容收录入库，建库方式也比较单一，规模也不大，但数据库已经积累了大量数字资产，其外部特征检索和全文检索充分发挥了其检索功能，大大提高了检索效率;又如《解放曰报》及其所属的《新闻报》、《报刊文摘》《申江服务导报》等全文数据库，有党政、经济、文教、国际、人物、法律法规等专题数据库，共50多种，入库文章200多万篇，数据量近20亿汉字。新闻资料数据库的发展，不仅解决了报刊资料长久保存、自动化管理和快速查阅的问题，满足了新闻单位内部采访和编辑的需求，而且由于其更新速度快，特有的新闻性及内容丰富、覆盖面广，适应了社会对信息的需求，在市场经济条件下，新闻资料数据库走上了社会化、网络化服务的发展道路。越来越多的新闻单位在国际互联网上建立网站，向网络用户提供新闻资料数据库产品；许多新闻单位也纷纷推出报纸历史数据库光盘，如《人民日报50年光盘》、《参考消息42年光盘》和《解放军报40年光盘》等，向社会提供十分珍贵的历史资料信息，新闻资料数据库建设进入了良好发展的态势。
二、新闻资料数据库的建设方案
新闻资料数据库的建立不仅有赖于转变观念，舍得投资，还要有一套完整的建设方案。由于在这方面认识上的差别，且缺乏统一的规范标准，各家媒体的做法也各有优劣。有的数据库已呈海量，包罗万象；有的数据库则所存不多，使用不便；有的只把资料存放在单机电脑上，不能联网共享。湖南日报新闻资料数据库尽管数据的存储量迅速增长，检索也变得极其方便灵活，但由于人力、物力、财力各方面条件的限制，没有对资料数据库进行深层次的开发，资料资源没有得到有效整合和利用，随着新技术和新需求的发展，随着数字化报业的要求和技术发展的水平，怎样才能提供功能更完善的新闻资料数据库，是当前建设新闻资料数据库需要解决的迫在眉睫的问题。
(一)首先将历年存留下来的报纸合订本，制作成完整无缺的文本数据库
可以自己制作入库，亦可委托数据专业公司制作。这种制作必须按照文本数据检索系统的规范格式进行标引，否则，无法进行检索和应用。每个版上的每篇文章（包括简短的图片说明等）均需标明标题、作者、日期、版名、版次、地区、栏目、分类，然后才能作为一个属性完整的文件入库。将现在的报纸数据与以往的报纸数据连接起来，以保证数据的完整和准确，形成完整的数据链。这样使用者才可通过单项条件或组织条件进行快速检索，有了完整的报纸资料数据文库，才能满足采编人员乃至社会公众对历史资料的查询需求。
据了解，目前中央主要大报和有些省级报纸的合订本已经完成了数字化，但互相交换、充实的工作尚未展开。而互相交换、充实是很有必要的。倘若有了《人民日报》合订本数据就等于将新中国50多年发展史装入库中；有了南方曰报合订本数据就等于将广东省50年发展史也装入了库中，有了报纸合订本数据文库，不仅大大有利于采编工作，对一个国家、一个城市历史的研究，对一个报纸的变化研究，也可带来极大的方便。
未来信息服务业的竞争主要表现为精品之争，新闻资料数据库建设的重点要从先前的单纯数据积累转向深层加工，在多年来积累的原始数据（一次文献）基础上，着力开发那些使用价值较高的、具有特色的精品数据库，建立一些实用的特色精品库，如人物特色库、会议特色库、经济新闻特色库、法律法规特色库、广告信息特色库、文体特色库等等，方便用户检索。建设精品数据库要有自己的特色，内容要力求全面，有深度。随着数据库服务越来越社会化，除建立精品库外，还要联系本省各地市和各专业报社，采用联合建库的方式，在统一的数据检索格式下，分工建库，发挥各自的优势，突出各地方和各专业特色，建立起不同的人才群体、不同的科研机构、不同的行业特征、不同的地域文化、不同的民俗民风、不同的信息资源、不同特色的地方产品等专题库，将属于同一领域同一专业的数据内容链接起来，组成全省资料信息网络，数据共享，更好地满足不同的信息需求，充分开发和利用各地方报纸和专业报纸的信息资源。
(二）建立外报资料数据库代替以往的手工外报剪报工作
为采编工作服务的新闻资料不仅来自本报文本库，还得大量地依赖新华社稿库和其他报刊。这项工作性质与以往的手工剪报相同，但内容更丰富，效率也高得多了。如以前本报当天没用的新华社电讯稿，资料室是不保存的，现在则可在网上进行挑选，新华社作为国家通讯社，其稿库内容丰富，信息权威，写作水平高，剪取下来入库，对采编工作帮助颇大。综合资料数据库可以有多方面的来源，首选信息源是中央级报刊和有影响的其他省级报刊，如《人民曰报》《经济日报》《光明日报》、《中国青年报》《北京青年报》、《解放日报》、《文汇报》、《南方日报》、《羊城晚报》等，以及本省其他报刊、文摘报刊等，每日按时浏览，从中检索、筛选出有价值的信息。
为使建库规范化，须根据本报需要和要求，规定入库剪报资料的标引方法。如文章标题、作者、日期、来源、库名、类别、专题。各类资料的标题、日期、来源是固有的库名、类别、专题这三项则需预先设定。如本报就按政治、法律、军事、经济、工业、农业、财政、商业、教育、文化、科技、体育等预设24个大类再细分260多个小类，在类别之下，还可设无穷多的专题如“党员先进性教育”、“构建和谐社会”、“新农村建设”“红军长征”“奥运911事件”等等从事外报电子剪报的信息编辑不仅要熟悉电脑运用技术、更要具备较高的新闻素养，懂得什么样的资料是采编工作需要的，什么样的则是不需要的。为提高剪报质量，资料室负责人需要经常入库进行检查。对编辑的选稿眼光和分类归档技巧进行评判，有些重要的文章和专题则要指令编辑进行搜集。
(三)建立综合资料数据库
新闻记者为了增强新闻内涵，提高报道层次，往往需要更多的各方面知识性综合材料充实稿件，让他们在无限的信息海洋里寻找自己所需信息，势必要横向跨库多重检索，费时费力。因此，建立经过深加工的二次文献数据库，能替用户完成初步的信息筛选过程，把数据分门别类地提取出来，让用户根据自己的要求选择检索，为迅速准确检索到所需资料提供了快捷通道。这些新闻资料应该包罗万象无所不有，不仅要从各类报刊、通讯社稿库中寻找，还要纳入一些非新闻性的文献或作品，各专业领域的文献，最新研究成果、国内外科技研究动态、独家收集的知识小资料等。根据采编工作需要，在数据库中建立中华人民共和国历史库、香港库、澳门库、台湾库、百科知识库、历代诗词库、文学作品库、人物库、地名库、国际库等等，均可进行全文检索。充分利用报社的建立的资料信息数据资源，还可以与综合性、历史性、地方性的出版编辑书本、杂志的单位合作，比如地方志、年鉴等编辑机构（也可自己编纂)，共同开发信息资源，实现社会效益、经济效益双丰收。
三、新闻资料数据库资源的共享共建
(一)在报社内部实现最大限度的资料数据库资源共享
新闻资料部门的资料数据库资源服务是围绕着报社采编工作进行的，因此实现报社内部对新闻资料数据库资源的共享是首要任务。要形成一个开放的信息环境，在报社局域网内，资料部门可以对各类人员提供各种权限的内部信息服务，如下载信息资源，内部研究报告交流、报纸的数字化资源、图片系统都可以实现资源共享。
(二）加强新闻资料部门间的交流、合作，努力实现资源共享
长期以来，各新闻资料部门保存的新闻资料，都是按国际、国内、政治、经济、文化、教育等分类收集整理，自成体系。已建成的资料数据库，大多只供本单位内部使用，一般不向社会开放，能提供商业化服务的更是屈指可数。这其中有不少是重复劳动和重复投入，造成了资金和人力的浪费。因此唯一的办法就是实现信息共享，开放数据接口发挥各自特长，采集有用信息，进行信息资源的整合。在“信息超载”的时代，任何信息资料部门都不可能单枪匹马穷尽各种资源。网络时代的到来，为各新闻单位之间实现分工合作、互通有无、减少重复劳动和重复投入创造了条件。
但是，要真正实现分工合作、互通有无，首先要求从业人员增强资源共享意识。只有增强资源共享意识，才能实现单位和单位、地区和地区之间的信息合作和信息共享。实现共享的方式，可以是信息量对等的互换、交流，也可以是有偿的联网服务。这样不但可以降低成本，丰富各自的新闻资料数据库，更为重要的是可以使各单位能集中更多的人力物力深度开发具有本单位、本地区特色的信息资源。
其次是标准化问题。许多新闻单位已经实现了新闻资料信息管理自动化，建立了自己的数据库检索系统，但这些数据库对信息的组织没有统一的标准，对新闻资料数据库资源的系统和利用形成了相当大的障碍。所以，制定一个行业标准，统一新闻资料数据库的著录和检索格式，使各省市、地区报社的新闻资料数据库能够连通，组成全国报纸信息网络，才能促进新闻资料数据库资源的交换和共享。
(三）增强资源共享意识，实现新闻资料数据库资源社会共享
网络时代的到来，不仅使新闻资料信息实现了资源数字化，为新闻资料数据库向社会开放提供了非常有利的环境和条件，使信息资源共享成为了可能，同时利用信息网络高速、优质、便捷、廉价地传输和共享资料已经从梦想成为现实，也推进资料信息管理按照市场经济规律去运作。首先要抛开单纯为本单位服务的思路，及时了解、搜集、加工有市场需求、可产生经济效益的信息，为有需要的企业、个人收集各类专题信息，把信息变成产品，把服务推向社会，提供有偿服务，全面实现信息的价值，同时积累资金，壮大自己。此外，还可以广泛寻求与社会合作，尤其是各企业联合，发挥自己的资料数据库资源优势，利用社会的力量，共求发展与繁荣。
综上所述，我们可以看到，随着信息化建设的普及和深入，给新闻资料数据库资源建设工作带来了一个极好的发展机遇，也面临更严峻的挑战。但是，挑战伴随着机遇而来，这就更需要我们在工作中不断增强开拓创新意识、主动服务意识、市场运作意识、资源共享意识。与时俱进地利用现代科学技术手段，把挑战变为机遇，使新闻资料在现代信息条件下更好地为新闻传播服务，尽快实现以数据库为核心的新闻资料资源整合与共享，进一步提高新闻资料数据库在信息社会生存和竞争的能力。
