科技成果档案是科学技术活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是重要的信息资源。随着社会的进步与发展，各科技事业单位必须重视科技成果档案的管理工作，充分认识到档案程序化管理的重要性与必要性，发挥出信息资源对增加竞争筹码的积极作用，以实现各项资源的优化合理配置，进一步提升科技成果档案程序化管理的质量与效率，为科技事业单位的持续化发展创造条件。
1.科技成果档案管理要求及其程序化管理意义
1.1 科技成果档案管理的要求
通常情况下，管理人员在对科技成果档案进行管理时应做到以下要求：其一真实，档案管理人员必须将客观实践成果真实、详尽地记录下来，避免不尽、不实、不详内容进入信息数据库；其二价值，管理者必须确保记录在案的科技成果具备一定的价值性，能有效将生产资料转化为客观生产力，为科技事业单位乃至国家的进步发展做出贡献；其三应用，将静态的资料投入实际使用是档案管理的核心内容，管理者在实际管理过程中，应重视档案的应用工作，使其与经济发展紧密结合，发挥其价值最大化；其四扩充，管理者要与时俱进，及时增加档案储备，扩充档案积累量，为科技事业单位增设无形的财富，创造更大的经济效益及社会效益。
1.2 科技成果档案程序化管理的意义
在科技事业单位科技成果档案管理中使用程序化管理方法，能有效提升管理人员的管理效率与质量，减轻其工作量，缩短工作时间，为进一步实现各项资源的优化合理配置做好铺垫。不仅如此，程序化管理模式还能有效规范管理秩序，营造和谐、有序、科学、合理的管理氛围，为科技事业单位调动、查询、共享档案信息数据提供便利。
2.科技成果档案程序化管理的“三同步”原则
科技事业单位的科技工作应与归档工作同时进行。要想落实科技成果档案程序化管理，就必须遵循“三同步”原则，处理好科研与建档两者间的关系，为科技事业单位的健康长远发展奠定基础。在实际操作过程中，管理人员要确保科研任务与科研材料归档要求同时提出，为后续工作的开展创造条件。不仅如此，相关负责人还要对科技计划的开展情况与进展程度进行调查，观察其是否与科技文件的记录状态一致，若进度不同则需及时调整，做好记录工作，保障科技材料具备一定的时效性；除此之外，科技成果通过验收后，需立刻记录于科技档案中，配备验收合格报告，详细标注内容、时间及成果，为后续查阅、应用做好铺垫。
3.科技成果档案程序化管理思路的构建
3.1 收集阶段的档案程序化管理
收集阶段是科技事业单位科技成果档案程序化管理的初始阶段，也是档案管理的重要组成部分。在该环节中，管理人员要判断各科技成果数据信心的价值，选择有价值的档案收录于信息管理库中，确保档案的完整、真实、有效，为程序化管理的后续工作奠定基础。
3.1.1 建立相对健全的科技成果档案收集管理制度
在收集阶段，科技事业单位需要建立起相对健全的科技成果档案收集管理制度，规范档案收集程序，进一步提升档案管理人员的综合技能水平，以此提高档案收集效率与质量，以便收集到更多有价值的科技材料。
3.1.2 建立完善的科技成果档案保存制度
各科技事业单位也要分工合作，建立起较为完善的科技成果档案保存制度，各部门要从细节着手，做好本职工作，就方案设计、科技研发等环节进行探讨，制定出行之有效的应对措施，确保科技事业单位内有价值的科技创新、生产研发活动能通过项目计划书、可行性研究报告、专业审评建议报告、科技成果鉴定报告等形式完整、真实地记录在案，为后续档案程序化管理创造条件，为进一步减轻管理人员工作量、实现资源的优化合理配置奠定坚实的基础。
3.1.3 建立科学合理的沟通机制
档案收集工作不仅离不开管理人员的辛勤劳动，还需要各部门的密切配合。因此，科技事业单位应建立起科学合理的沟通机制，为科技成果档案管理人员资料收集工作的开展做好铺垫，使各部门认识到档案管理的重要性与必要性，并积极投身于档案收集工作中，主动为科技事业单位“无形资产”的增加做出贡献。
3.2 整理阶段的档案程序化管理
科技成果档案管理人员在完成有价值的资料收集工作后，应即刻对其进行筛选、分类、整合，全面进入档案程序化管理的整理阶段。在此过程中，管理者需将原始资料按照内容、种类、特点进行详细分类，接着采用系统排列的方式，把分类完成后档案资料归入不同等级的数据库中，便于检索与查阅。除此之外，管理人员还应当准确、真实地标注档案类型、录入时间、涉及内容与获取渠道等基本信息，将科技成果档案不断具体化、系统化、规范化，由传统的单一性分类法逐渐向先进的复合型分类法过渡。
3.3 保管存储阶段的档案程序化管理
保管与存储阶段是科技事业单位科技成果档案管理的重中之重，管理人员要全面落实保管存储职能，尽可能保证各项档案资料的真实性、全面性、准确性、有效性，实现健康长远的科技成果档案程序化管理目标。
3.3.1 制定规范化的档案保存制度
科技事业单位要想在保管存储阶段实现程序化管理目标，就必须制定出规范化的档案保存制度，帮助科技成果档案管理人员对自身职能及工作范围进行准确定位，营造出规范、合理、有序的档案管理环境，将统计工作与档案管理工作有机结合在一起，使其实时掌控档案的增减与变动情况，为其程序化管理创造条件。
3.3.2 实施监督管理人员职责落实情况
除了建立保存制度之外，科技事业单位相关负责人还要加强对科技成果档案管理人员的管理及考核力度，监督其切实完成本职工作，通过较为健全的内控机制约束管理人员的言行，使其按照相关要求操作管理，全面落实科技成果档案管理效率与质量，为资源优化配置的实现做好铺垫。不仅如此，科技事业单位还应一改传统的单一性档案管理模式，逐渐向综合化、立体化监管模式方向转换。
3.3.3 将绩效与档案管理有机结合在一起
在档案保管与存储过程中，还应当建立完善的绩效管理制度，实行奖惩制与追责制，充分调动各级员工的工作积极性，将绩效与档案管理结合起来，让档案管理效率及质量与员工工资、绩效工资、相关福利待遇、深造机会、升职等联系在一起，提升员工的危机意识、责任意识与档案管理意识，使其主动投身于科技成果档案管理工作中，为科技事业单位的科技成果档案管理做出贡献。
3.4 实际利用阶段的档案程序化管理
应用阶段是科技成果档案管理的核心阶段，科技事业单位应当通过资源共享、咨询答疑、阅览交流等方法实现资源的优化配置，将其回馈于社会，利用无形的资产创造出更多的经济效益与社会效益，实现“一加一大于二”的效果。
4.结束语
综上所述，时代的发展与社会的进步为科技事业单位的科技成果档案管理提出了更高的要求。在实际管理操作过程中，档案管理人员要时刻遵循“三同步”原则，确保档案具备真实性、价值性、应用性与扩充性，并在档案管理的各个阶段充分发挥主观能动性，通过全面落实管理职能，遵守相关规章制度的方法提升科技成果档案系统化、程序化管理效率与质量，为进一步实现资源的优化配置奠定坚实的基础。
作者：王丽萍（晋中市煤炭规划设计研究院）
