探讨物流企业内部控制机制的建立以及物流成本管理的相关问题 [摘 要]物流企业的发展不仅限于单纯追求扩大规模，而要着重于提高物流效率，增强综合服务能力，降低物流成本。近几年，在加强企业效益的管理中，内部控制的作用被国际同仁所强调，引起了流通业的关注。我国物流企业在硬件建设以及物流理论应用方面已经取得一定成绩，但是内部控制机制尚不完善，对于刚刚起步的我国物流产业，构成了一定的阻碍。物流企业的发展要求企业内部资源和外部环境相适应，加强内部控制势在必行。本文从内部控制框架的建立入手，探讨物流企业内部控制机制的建立以及物流成本管理的相关问题。 一、内部控制的内涵目前，我国理论界和实务界对内部控制的认识还没有形成很一致的意见，特别是实务界对内部控制的认识还停留在内部牵制和内部控制制度阶段，还认为内部控制就是一种内部的监督；而企业大多把内部控制看作是一种复核机制，将控制的有效性体现在惩罚力度上，以罚代控；也有的企业把内部成本控制、内部资 产控制等视为内部控制。由于以上所说的对内部控制定义的理解，以及理论的不足，使得目前内部控制的研究并未抓住关键因素。出发点和角度的差异决定了我国内部控制的研究具有一定局限性，缺乏对问题的全面考虑。1992年，美国“反对虚假财务报告委员会”(National Com-mission on Fraudulent Reporting)，所属的内部控制专门研究委员会发起机构委员会(Committee of Sponsoring Organiza-tions of the Tread-way Commission，简称COSO委员会)，在进行专门研究后提出专题报告：《内部控制——整体架构(Internal Control——Integrated Framework)》，也称COSO报告。经过两年的修改，1994年COSO委员会提出对外报告的修改篇，扩大了内部控制涵盖范围，增加了与保障资产安全有关的控制，得到了美国审计署(General Accounting Office，GAO)的认可。COSO报告提出：“内部控制是由企业董事会、经理当局以及其他成为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个目标而提供合理保证的过程”。同时提出内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、监控等五个相互联系的要素。 1.控制环境是内部控制的基础，直接关系到企业内部控制的执行和贯彻。它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素，包括管理人员的管理哲学、经营理念，企业各种规章制度、信息沟通体系、业绩评价机制，以及企业管理人员的品行、操守、价值观、素质和能力等。公司要有良好的控制环境，使整个组织中的员工具有控制觉悟和自觉的控制态度，特别是管理层要积极地进行控制。外部环境因素也影响企业内部控制目标的制定与实施，如物流体制的改革、物流政策的变化等。2.风险评估是企业根据发展战略，对实现目标经营过程中的风险进行判断和分析，并采取的手段。风险的评估是提高企业内部控制效率与效果的关键，每个企业都面临来自内部和外部的不同风险。物流企业的管理者必须重视物流活动中的各种风险，开展风险管理，并采取相应的控制措施。风险评估中的要素包括关注对整体目标和业务活动目标的制定和衔接、对内部和外部风险的识别与分析、对影响目标实现的变化的认识和各项政策与工作程序的调整。3.控制活动是贯穿于整个企业内部的各个环节和所有的职能部门，是确保管理层的指令得以执行的政策及程序。企业对人、财、物等资源的管理都是通过与之相关的信息的收集、传递和处理来实现的。物流企业内部控制重点在于作业层、控制层和决策层。作业层控制主要集中在运输与作业、采购管理、存货管理、配送管理等四个环节；控制层控制主要涉及客户关系管理，财务管理环节；决策层控制主要集中在经营管理环节。每个环节都必须经过适当的授权批准，各个职能部门进行权限与责任的划分，建立规范的业务流程和检查控制标准。4.信息与沟通存在于所有经营管理活动中。信息流引导着物流，规划和调节物流的目标、方向、数量和速度。物流的各个子系统正是通过信息紧密结合在一起，共同实现整个企业的预定目标。在信息方面要注意内部信息和外部信息的搜集和整理；在交流方面也要注意内部和外部信息的交流渠道和方式。此外，信息的流通，尤其是信息的反馈对企业来说更为重要，没有信息的流通和反馈，就不可能有真正意义的物流控制活动。5.监控是评价内部控制效果的质量进程，它是对企业内部控制整体框架及其运行情况的跟踪、监测和调节，以自始至终确保其有效性。监控要随着时间的推移即内外部因素的变动而不断对企业的内部控制框架进行评价。现代内部控制的框架已由“部分控制论”向“全部控制论”的发展；其职能是多方位和多层次的，使内部控制建立在更高的层面上；其控制内容已超越会计和财务范围，渗透到经营的各个方面和管理的全过程。 二、对我国物流企业内部控制的启示现代物流(ModernLogistics)已经发展成为适应信息社会的融集约化生产、规模化采购和连锁店式销售于一身，集物流、信息流和资金流于一体的全方位管理模式。它构建于信息与网络技术之上，依靠供应链管理(Supply Chain Management)的协调统一，并以第三方物流(Third Party Logistics)为现代物流服务的重要形式。毫无疑问，随着科学技术的不断进步与全球化的迅速推进，建立现代物流企业必将成为参与国际化竞争的有效途径。解决我国物流企业成本较高的问题尚需要深入分析微观机制的最本质的问题，即企业的控制问题。流通企业的根本出路在于强化其内部控制。在这方面发达国家已经研究和创造出了一套比较完整的理论和方法，中国企业界的迫切任务是运用先进的内控理论和方法，强化内部控制，提高管理水平。在我国尚不完善的市场经济环境下，物流企业的发展历程中，不可避免的打下我国社会经济的烙印，即不成熟、没有完善的管理控制体系，内部控制环境基础薄弱。从我们调查的结果看出，当前物流企业在内控五要素方面存在一定问题。再有，在控制活动方面，部分操作管理制度未得到较好的遵循。 从内部审计报告反映的情况来看，部分企业由于管理弱化和操作上的不规范，内控制度在管理和操作两个层面上未能得到认真贯彻落实，内控制度未达到查错防弊、堵塞漏洞、消除隐患的目标。实施有效控制活动包括物流各个子系统活动的复查，物流业务活动的批准和授权、责任分离，保证对资产管理的安全等，可以保证每一物流企业各个环节控制目标有效落实。此外，在信息交流与反馈方面，多头管理、职责不清、部门间缺乏沟通与协调是造成目前分部、业务环节出现漏洞的重要原因之一。通过信息和沟通，以不同形式取得和传递信息，使员工懂得自己在控制系统中的作用、贡任，更好地履行职责，形成有利的外部沟通环境。保持经营信息和控制信息畅通，以减少由于信息不对称导致的企业物流成本和社会监督成本的提高。最后，在监督评价中，一方面，是职能部门的检查督导作用未能有效发挥，对每一个作业环节检查不到位，导致对内部控制的检查频率和深度不能与风险程度相适应，致使风险问题不能被及时发现、处理；另一方面，业务操作环节认识不够，缺乏自我评估和内部监督。内部控制应是一种实时过程，与物流管理活动紧密结合，由相关人员定期、独立地自上而下对各部门的控制进行评估、内部监督。纵上分析，现代物流企业的内部控制机制要从分析自身的控制环境开始，真正建立一套符合企业发展实际的内部控制框架。 此外，还要注意以下几个方面的建立：一是成本效益原则，即在实行内部控制时，以最小的控制成本取得最大的经济效益；二是建立内控信息的披露机制，为了提高企业内控意识、提高其信息质量，企业有必要在进行内部控制自我评估后，向社会公开披露其内控信息；三是建立内部控制制度评价体系，对企业来说，建立健全内部控制机制是一个渐进的过程，要根据情况的变化和出现的问题及时修正，只有不断进行内部控制自我评价和改进，才能建立起行之有效的内部控制框架。 三、物流成本管理与控制中国物流业由于受多方面因素的影响，物流质量总体水平比较低，物流成本总体水平仍然偏高。物流质量主要由物流时间、物流费用和物流效率来衡量。与美国、日本、欧盟国家相比物流成本要高出8个～10个百分点。反映出企业管理成本，物流标准化、信息化水平低，人才短缺比较严重。因此，有必要加强内部管理，降低企业的物流成本，从而降低我国社会整体的物流成本，提高物流质量水平。物流成本按照物流功能构成表现为运输费、保管费、其他费用；按在不同领域发生分为供应物流费、内部物流费、销售物流费。供应物流费是指在供应过程中发生的运输费；内部物流费是指在企业内部发生的运输费、资材保管费以及包装费等；销售物流费是指在销售过程中发生的销售运输费用、商品保管费用、装卸费以及物流保管费等。降低物流成本，不仅在宏观经济中可以起到稳定物价作用，同时在微观经济中是企业经济效益的关键问题，具有非常重要的研究的意义。 通过调查分析，物流企业一般没有采取总成本控制，物流成本模糊，分部门核算时成本不清。目前企业物流成本增加理由主要是物流量、受理量的增加，出现小批次、高频度化、多品种化物流活动；其次，服务水平的提高，不断进行设备投资，非效率商品的增加（大型商品的增加）等也是物流成本居高不下的原因。此外，还有一个重要原因是客户对物流服务的不断有新要求，比如配送频度加快、配送批量变小、订货至交货时间缩短，这些都会对物流企业的物流成本有直接影响。通过内部控制的框架的建立，可以为物流成本的减低提供有效的途径。物流成本的控制可以通过重新组织企业内部的物流部门，与其他企业的物流部门业务合作、合并，设置物流部门的子公司；优化物流的商品设置、建立新的物流网点，恰当的物流服务，构建物流情报系统等。 四、结束语从以上分析可以看出，在宏观环境上，完善物流企业内部控制机制是建立现代企业制度，适应市场经济的客观需要；也是加入WTO后与国际接轨，应对全面开放的迫切需要。从微观方面看，可分为物流企业内部管理控制制度和物流企业内部会计控制制度两部分，体现其他管理活动不可替代的重要作用。当前，物流企业的规模扩张的速度逐渐加快，因此，有必要也有条件从深层次理论研究的角度出发，根据我国物流企业形成和发展的特点，结合物流企业特征以及它在市场经济下运行的外部环境和内在机制，特别是物流企业组织结构的演进和发展，发挥物流企业的积极效应等要求，研究和建立现代物流企业内部控制机制，完善物流企业治理结构，提高企业竞争能力。 参考文献:[1]鲍尔索克斯:供应 链物流管理,机械工业出版社,2002[2]RonaldHballou:企业物流管理,机械工业出版社,2003[3]汤姆.科普兰:价值评估（第三版）,电子工业出版社,2002[4]詹姆斯.范霍恩:财务管理与政策教程,华夏出版社,2000[5]牛鱼龙:需求链物流：成本与利润,海天出版社,2004[6]于富生等:成本会计学,中国人民大学,2004[7]河西键次:物流成本的计算,成山堂书店,2003[8]郑洪涛:企业内部控制精要,中国财政经济出版社,2005[9]日本法人日本后勤系统协会,物流成本调查报告书,2000
