试论四化的高职应用文写作教学实践的论文
摘要： 就如何提高应用写作课的实用性，激发学生的学习兴趣，提高学习效率，提出了“模块化、情境化、人文化和网络化”的教学策略。试图破*应用写作课枯燥、乏味的教学现象，探寻一条适合高职学生的应用写作教学途径。
关键词： 应用文写作；模块化；情境化；人文化；网络化
著名教育家叶圣陶曾说过:“大学毕业生不一定会写小说、诗歌，但一定要写工作和生话中的实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”随着信息时代的到来，应用文在人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务中的使用频率越来越高，使用范围也越来越广泛，发挥的作用也越来越大。它不仅是机关、团体和企事业单位开展公务活动的工具，也是现代社会进行管理的重要手段，是联系社会生活的纽带。应用文写作不仅培养学生的写作技能，同时也培养学生的一种工作思维能力。为此，许多高职院校都开设了应用写作课，旨在培养和提高大学生运用书面语言表达思想、办理事务的能力，以适应信息时代社会对人才的需求。可以说，写作能力代表着一个人的基本文化素质，写作能力也不单纯是写作本身的问题，它还体现着一个人的知识储备、生活阅历、写作经验、思维能力等诸多方面的综合素质，体现着一个人的智能结构。
一、应用文写作教学现状
在应用文写作教学中，高职学生对应用文写作的学习兴致不高，消极对待，甚至把应用文写作学习当作一种精神负担，不仅没有体会到写作的乐趣，而且还被当作苦差事，教师始终难以突破高质量和高效率的教学瓶颈。究其原因，恐怕主要在以下几个方面：
（一）在学生方面，高职学生总体上文化基础课不是太好，语言能力尤其是文字表达能力普遍较弱，学习主动性较差，再加上职业学校比较重视专业技能的学习，而对文化基础课的重要性普遍认识不足。同时应用文写作法规性政策性较强，而学生从学校到家庭，自身的阅历和社会实践缺乏，使得学生无从入手、无“话”可说，因而也无法组织应用文的语言。另外应用文写作与其它文学体式相比，内容相对单调枯燥，缺乏生动性、形象性甚至情节性，这使得较多接受形象思维训练的大脑要转变为用逻辑思维来写作，会因缺少写作素材，而一时无从下手。
（二）在教学方面，传统的应用写作教学模式基本是“理论+案例+训练”，这种教学模式使得学生只能掌握一些应用写作的格式，学生一学就懂，一放就忘，遇到实际问题根本不知该如何下笔。在施教时，应用文文种的选择基本凭着教师的想当然而进行，没有调研，也没有从学生的角度来考虑，到底哪些文种学生在学习和工作中是经常要用到，因而整个教学过程只能停留在“闭门造车”的层面上。这样使得应用文写作教学与实际应用缺乏紧密联系，学生觉得学习应用文没有多大的实际用处，于是消极应付。
（三）在教材建设方面，从整体上看近年来出版的《应用文写作》教材数量非常多，但始终没有突破传统的编写思路。首先是教材体系庞大、内容繁杂，追求教学内容的系统性和完整性，大多数教材基本按照“事务交往文书”、“个人交往文书”、“礼仪交往文书”、“经济交往文书”、“公务交往文书”、“法律交往文书”和“科技交往文书”等七大模块的内容编排，其中涉及的日常应用文极其有限。其次是重视理论、轻视训练，许多教材花费大量篇幅详细介绍理论知识，而对写作规范与技法的介绍则停留在简单的格式加例文层面，写作训练方面的内容极少。再次是例文陈旧、脱离实际，内容远离学生日常的学习和生活，使学生学起来有较大的心理距离，没有亲和力。
二、应用文写作教学改革思路
笔者认为，对《应用文写作》教学进行改革，可从以下三方面入手：
首先，应重新审视本课程的设置目标。布鲁那说：“目标是预定的教学效果。”有明确的教学目标，才能达到预期的教学效果。作为高职院校的一门公共基础课，一般安排一个学期，大约34课时，主要是使高职学生掌握必要的应用文写作技能，以适应今后在学习、生活、工作中的写作需要、并为毕业论文写作做好必要的知识和能力的准备。因此，没必要以培养专业秘书的标准来要求不同专业的学生。
其次，应重新审视本课程的性质。本课程是一门综合性、实践性极强的基础课、能力课，陈耀南教授在《应用文概说》中阐述：“应用文就是‘应’付生活、‘用’于务实的‘文’章，个人、团体、机关相互之间，公私往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。”陈教授一语中的，言简意赅地把应用文的`根本特点表达出来了。因此，教学内容必须绕着应用、实用来选择。
再次，增加应用文写作课程的趣味性。基于应用文写作的枯燥，学生缺少生活阅历无话可写的状况，必须设置一定的工作项目和活动情景，让学生能够动起来，通过具体的工作项目和活动情景，把教、学、做结合在一起。
三、应用文写作教学改革措施
基于上述改革思路，我们可以在模块化、情境化、人文化和网络化等四个方面对应用文写作课程进行改革。
（一）教学内容模块化
面对近千种的应用文文种和有限的教学课时，不必要也不可能让学生学几十种文种。可按照“实用、应用”的原则进行，也即选择学生今后学习与工作中将要遇到的文种进行施教。那么哪些文种是学生今后常用的呢？这就要求教学者去生活实际进行调研。调研得来的文种势必是零散的，与传统的应用文教材按“事务文书”、“私人文书”、“礼仪文书”、“经济文书”、“公务文书”、“法律文书”和“科技文书”等七大模块组织课程内容的固有模式不一致，为此，必须突破传统的应用文教材体例的类型化，打造“模块化”的应用文写作教材，以活动为中心组织教学内容，使写作理论的教学与工作流程的熟悉一体化，达到理论与实践的高度融合，最大程度上体现应用写作的实用性。
同时，在高职院校，由于种种原因，基础课一直处于一种被边缘化的状态，一个重要的原因是基础课无法直接为专业服务。理想的基础课应该是既能提高学生的综合素质，又能贴近专业、为专业学习提供直接的帮助。如果应用文写作课程教学内容设计得巧妙，是完全可以做到的，因为不同专业都有各自适用的应用文文种，学生所学的专业特点决定了与其专业相关的应用文文种更能引起他们的兴趣，而且这些专业文种对学生以后的工作也更有指导意义。因此，可以在应用文教学中设置一个专业文种模块，这一模块可象菜单一样，让学生根据自己的专业选择文种学习。如设计类专业可设置“投标书”、“招标书”、“产品说明书”、“广告文案”等；旅游专业可设置“旅游指南”、“导游词写作”等；财经类专业可设置“经济活动分析报告”、“市场调查”、“市场预测报告”等；影视动漫类专业设置“剧本与分镜头”等，这样在教学内容上既突出了共性，又照顾了各专业的个性。
根据以上思路，按照既考虑所有学生都能使用的普适性，又照顾不同专业学生的专业性的原则，可设计四个具有普适性的日常工作模块加一个专业模块来串联一系列文种。
1.活动策划与开展文书写作。计划与策划书、合同与协议、邀请书、海报、条据、总结等；
2.召开专题会议文书写作。通知、请示、报告、会议指南、致辞与演讲、会议记录、会议纪要、简报、消息等。
3.毕业与找业文书写作。毕业设计、毕业论文、应聘书（竞聘书）、个人简历、竞聘辞、劳动合同与就业协议书等。
4.创业文书写作。市场调查报告、市场预测报告、可行性研究报告、规则与公约、声明和启事、起诉状与辩护词等。
5.各专业个性化文书写作。剧本与分镜头、说明书、招标书与投标书、广告文案、旅游指南、经济活动分析报告等。
模块化设计使文种和工作任务达到有机结合，因而学生在掌握某些文种的写法的同时也熟识了一项具体工作的流程。由此在教学过程中整合序化教学内容，一方面从易到难落实活动所需应用文种的学习，另一方面，从简单到复杂锻炼学生组织和开展活动的能力。把教、学、做结合起来，在模拟、仿真、全真的职业环境中训练写作，实现理论与实践一体化教学。
（二）教学方法情境化
情境是指与某一事件相关的整个情景、背景或环境。情境化教学就是把现实生活、学习、工作中已然存在的材料及其发生、发展、变化的内部和外部环境条件，置于一定的背景中，引导学生追根溯源，探讨事实材料产生的成因，给出解决问题的思路及方法。针对应用文写作相对单调枯燥，缺乏生动性、形象性甚至情节性，以及因学生自身阅历及社会实践缺乏而无话可写的现状，创设近于职业环境的写作情境，进行角色扮演训练。使学生能迅速进入实际运用情境，通过情境来说明具体文种的用途和功效。这样使应用写作的学习不再停留在书本上，不再是枯燥的文字表述，而是可知、可感、可想、可操作的现实环境，充分体现“学以致用”的教学宗旨。同时，情境的存在又使学生有了身临其境的感觉，能够激起需要、引发动机、吸引注意，使学生的“学”和老师的“教”有机地结合起来，可以取得师生双向互动的良好的教学效果。
情境的设置一定要贴近实际，符合现实生活逻辑。让学生在模拟的情境中真切、准确地认知社会，感受生活，让他们感觉新奇、有趣、实用，这样他们在学习过程中才会处于积极状态，进而增强感知创造的能力、独立思考和解决问题的能力、组织策划的能力等。模拟情境教学能够启发学生联系实际，对现实问题进行深度研究和思考，使课堂教学内涵得到延伸和扩展。由于学习内容与相应的情景相结合，有助于学生从整体结构上感知和把握学习内容，真实的情景接近了学生的生活体验，可极大地调动了学生的全部感受力和经验。
（三）教学理念人文化
教学上的人文关怀集中体现在“以学生为本”上，可以从两个方面来实现：一是教师施教时，要掌握学以致用的原则，即选择那些学生今后生活工作中要用到的文种来讲解，这是最大的人文关怀；二是在教学过程中既要让学生掌握合格规范的文种的写法，又要讲授相关的工作流程。如讲授起诉书，就应让学生知道如何打官司；学了劳动合同就应让学生知道劳动纠纷解决的途径。再如在学习简历、求职信的写法时，应让学生懂得决定一份求职材料的优劣不仅仅是写作技巧，更是是否为进入职场作好了充分的准备，是否给自己作了一个职业规划，同时提醒学生在求职时招工中的各种骗局，让学生能“见招拆招”。教学过程中就要链接这些实用的小知识，以增强学生认知社会的能力，这种认知社会的能力又会反过来促进学生写作能力的提高。
（四）教学手段网络化
随着现代信息技术的普及，互联网不仅与我们的生活越来越密切，而且在一定程度上影响和改变着我们的生活与学习，尤其对青年学生的影响更是巨大，所以应用文教学也应与时俱进，实现网络化。这种网络化可以体现在三个方面：一是随着计算机的普及，应用文写作纯“手工打造”的文本越来越少，许多时候都采用了无纸化操作，因此在教学过程中要让学生熟练使用word、ppt等实用软件；二是随着互联网的普及、社会分工越来越专业化，一些应用文文种都可以在相关网站上进行学习和下载，这样教师必须告诉学生一些专业性的网站，让学生学会使用网络这一宝库；三是由于互联网的开放性，网络上经常可以看到一些非常有特色的文种：如搞笑类的，有《一封老婆写给老公的购房计划书》、《老公最经典的婚姻年度工作总结》、《一个中文系学生的请假条》、《一个hr的无奈求职信》等，让学生在愉悦中接受相关文体的教学；有在实际应用中惹出轩然大波被网友拍砖类的，有广东肇庆市政管理局《关于限期迁移关公塑像的通知》、山东某大学要求学生签订的《教育管理与学生自律协议书》、湖南省石门县委宣传部发给有关方面《成德林——一条披着记者“羊皮”的狼》的公函等，让学生在网络口水中体会应用文写作是为了解决问题的，而问题的解决不仅需要智慧更需要国家有关的法律法规和社会的道德良知。网络化教学手段的运用，可改变应用文严肃、死板的印象，使应用文写作教学更富有活力和趣味，源于生活、贴近生活的教学自然会增加吸引力。
常言道：“教学有法，教无定法。”应用文写作教学是一个无止境的探索过程。只有不断研究教与学两者的关系，才能从根本上提高教学质量，改变目前教学低效的窘况，从而提高学生的基本文化素质。
二、毕业论文（设计）的选题
毕业论文的选题是完成论文的首要环节，也是决定论文质量的关键。选题如果得当，—系列后续工作（如论证角度选择、材料取舍、内容组织安排、创新点确立等）就有了遵循，论文成功就有了良好的基础。
一、选题要点
（一）选题应具有学术或应用价值
毕业论文的选题应能解决学术研究领域或现实生活中的问题。论文选题对论文的价值起着先决性的影响，选题内容如果空洞，往往不能切实提出和解决理论及现实中的新问题，没有创新。
（二）选题的范围和内容不能太大
选题的范围和内容太大，往往导致课题或论题会太广太深，而且论文写作素材很难收集。造成的结果往往是对问题的分析没有深度和广度，没有要领，从而论文的质量很难保证。
（三）选题的常见方法
1、“热点”提取法
2、调查选题法
3、教学启发选题法
4、借鉴选题法
5、事件选题法
6、拟想选题法
（四）论文标题的拟定
毕业论文的标题一般要求应名副其实、鲜明醒目，为此必须讲求方法。常见的论文标题拟定方法有：
1、以文章的总论点做标题（其优点在于论点突出）
2、以所研究的问题做标题（其优点在于问题突出）
3、用副标题补充法（其优点在于可以扩大论文题目的容量）
（五）选题注意
学生在选题时应注意以下几个方面：
1、选题要量力而行
论文选题要符合自己的能力。这里所说的能力，一方面是主观上的，如兴趣、爱好、知识结构、实践经验、独立研究能力、对所选题目的熟悉程度、语言组织能力等；另一方面是客观上的，如时间限制、信息资料、图书设备、选题的研究现状等。
2、选题不能避难就易
有些同学把写作论文看做是一个强加的差事，因此选题时较为随意，往往选择一个自己认为难度不大的题目。这种选题思想表现在哪个题目在书上、期刊上最容易找到相关内容就选哪个，还表现在选题不针对或回避实践问题；写作时难点问题只字不提，重点问题轻描谈写，凑足文字一交就了之。如果带有这种错误思想去选题，论文最终的质量很难得到保证。
3、对自己所选择的题目不能缺乏兴趣
确定的选题如果自己缺乏兴趣，往往在自己的思想观念中首先就有“食之无味”的感觉，从而在写作过程中难以激发出热情和积极性。没有思维的激情，会造成围绕选题的思维迟钝、语言呆板。只有对选题产生了兴趣，对问题具有强烈的好奇心，才能全身心地投入，才能专心致志、废寝忘食地努力去搜集资料、深入研究，才能调动全部智慧从事论文的写作。
三、如何进行文献检索
写好毕业论文，丰富的资料是必不可少的。文献检索就是指采用一定的方法与策略从检索工具中查找出所需文献信息的过程。现在我们常用的文献主要由印刷型的图书、期刊、报纸等，还有电子型的光盘、数据库、计算机网络产品等。
（一）文献检索的方法
文献检索的方法一般有：浏览法、顺查法、倒查法、抽查法等作为基本的检索方法，同时配合追溯法（不利用检索工具，而是从文后的参考文献入手，逐一追查原文的方法）进行检索。
（二）文献检索的途径
文献检索的途径主要有：文献的外部特征（如：题名、作者、出版社、序号等）途径；文献的内容特征（如：分类、主题）途径进行检索。
（三）文献检索的步骤
文献检索的一般步骤：首先分析研究课题，明确文献要求；其次选择检索工具，确定检索方法；第三确定检索途径，拟定检索标识；最后查找文献线索，获取原文。
（四）文献检索工具
文献检索工具主要有两类：手工检索工具和计算机检索工具。
1、手工检索工具
（1）、目录型检索工具
目录主要记录具体出版或收藏单位情况的工具，它以一个完整的出版或收藏单位为著录单元，一般著录文献的名称、著者、文献出处。主要有：国家书目，如《全国总书目》，《全国新书目》；联合目录，如《全国中文期刊联合目录》，江苏省高校联合目录；馆藏目录，比如我校图书馆的馆藏目录反映了我们学校所收藏资源的存储信息。
（2）、索引型检索工具
索引是根据一定的需要，把特定范围内的某些重要文献中的有关条目或知识单元，如书名、刊名、人名、地名、词语等，按照一定的方法编排，并指明出处，为读者提供文献线索的一种检索工具。我国出版的有较大影响的有：《全国报刊索引》，《报刊资料索引》，《内部资料索引》，《经济日报索引》等。
（3）、文摘型检索工具
文摘是原始文献的浓缩，是系统报道、积累和检索文献的重要工具，与索引相比，除了含有索引的外部特征以外，还具有内容摘要。文摘型检索工具是以简练的文字将文献的主要内容准确、扼要的摘录下来，并按照一定的著录规则和编排方式系统地组织起来的检索性工具书。经济管理类文摘主要有：《管理科学文摘》，《经济管理文摘》，《新华文摘》，《经济学文摘》等。
（4）、参考型检索工具
参考型检索工具即参考工具书，主要包括以下几种类型：
字词典，解释字词的工具书。有语文类字词典，还有专业类字词典，如：《财经大辞典》，《营销学辞典》，《经济学大辞典》，《经贸大辞典》等。
百科全书，概述一切学科领域或某一学科领域基本知识的具有权威性、知识性、检索性的大型工具书。如：《不列颠百科全书》，《中国大百科全书》，《经济学百科全书》，《国际经济贸易百科全书》，《现代企业财务与会计百科全书》，《中国企业管理百科全书》等。
年鉴，是系统汇集一年内重要时事文献、学科进展和各项统计资料，按年度连续出版的工具书。年鉴的资料主要来源于当年的政府公报、一些重要文献及统计部门提供的数据。资料具有权威性与新颖性。如：《中华人民共和国年鉴》，《中国经济年鉴》，《中国统计年鉴》，《江苏统计年鉴》，《中国金融年鉴》，《中国对外经济贸易年鉴》等。
手册，是把某一专题、某一学科需要经常查用的基本知识和基本资料系统地汇编在一起，以供随时翻阅查找的工具书。手册的应用性很强，它汇集的是准确的资料、数据、公式，是公认的、确定的经典科技知识，反映的是该学科成熟的具有一定深度的指示，具有很大的参考价值。如：《国际经济惯例实用手册》，《证券投资实用指南》，《实用经济文书格式大全》，《股票实用买卖手册》，《中国广告实务大全》等。
名录，是提供有关人名、地名、机构名称等简要资料的工具书。如：《世界企业500家》，《中国企业名录》，《上海外资金融机构综览》，《中国出口商品生产企业名录》，《中国地名录》，《当代中国经济学家录》等。
资料汇编，是围绕某一学科或专题辑集的文献资料的总汇，一般是原始资料的汇集。如：《经济白皮书：中国经济形势与展望》，《经济蓝皮书：中国经济形势分析与预测》，《新中国五十年统计资料汇编》，《中国市场经济信息库》，《中华人民共和国法规汇编》等。
2、计算机检索工具
（1）、联机检索
国外主要的联机检索系统有：DIALOG系统，ORBIT系统，ESA-IRS系统等。
国内主要联机检索系统有：国家科技图书文献中心信息检索系统，中国科学院文献情报中心信息检索系统，中国科学院国家数字图书馆信息检索系统等。
（2）光盘检索
光盘检索，指利用计算机设备对只读光盘数据库进行检索。国内外很多的检索系统或者数据库都出版发行光盘数据库以供出售、检索。
（3）网络信息检索
网络信息检索，主要有WWW检索和网络数据库检索。
WWW检索，可以直接浏览网络上的相关站点、网页，有时需要专门的工具来检索，常用的为搜索引擎，主要有百度，雅虎，GOOGLE等国内外著名的搜索引擎。搜索引擎因编制原理不同，所以使用前要首先浏览他们的帮助文件以获得具体使用方法和技巧。
网络数据库，网络的大型信息资源存储检索系统。国内主要有：中国期刊全文数据库、中国学术期刊网络出版总库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国重要报纸全文数据库、中国年鉴网络出版总库。
网络数据库的检索，一般有传统检索、高级检索和分类检索等方式。
传统检索，也较初级检索，一次只能输入一个检索词，然后选择对应的检索方式，一般有：篇名、作者、关键词、机构、中文摘要、全文、中文刊名、ISSN等，同时可以在辅助检索项中选择设定检索的时间、排序、范围、相关度等内容以限定检索的条件。
高级检索，与传统检索的区别是一次可以使用两个以上的检索词进行检索，同时可以设定几个检索词之间的逻辑关系，其他设定与传统检索都相近。逻辑关系主要有三种：逻辑与，一般用AND表示，表示同时包含两个检索词；逻辑或，一般用OR表示，表示只要含有任何一个检索词就可以；逻辑非，一般用NOT表示，表示包含符号前面一个检索词，不包含符号后面一个检索词。
分类检索，是按照数据库对所有资料按学科进行的类别的划分进行检索。现大多数据库的分类与图书馆的分类体系保持一致，都采用《中图法》。
毕业论文资料收集需要的文献类型主要有：图书、期刊论文、报纸新闻、案例、数据资料等。图书可通过学校图书馆借阅，电子图书馆下载阅览，网络图书数据库查询阅览；期刊论文可通过图书馆期刊阅览室借阅，专业文摘阅览，网络数据库查找下载，搜索引擎搜索，专业论坛浏览等；报纸新闻可通过报纸索引查找，报纸网站查阅，专门报纸数据库查阅等；案例可通过公司主页浏览，实地调查等获得；数据主要可通过查阅相关年鉴，统计报表，或实地调查等方式获得。
总之，文献检索选择合适的工具，恰当的途径，按照检索的方法和步骤进行检索，才能快速获得丰富、准确的资料，以便顺利完成毕业论文的资料搜集工作。
20世纪80年代后期，我国文秘专业教育迅猛发展。下文是我为大家整理的关于大专文秘专业毕业论文范文的内容，欢迎大家阅读参考!
当代文秘工作探究
当前，随着改革开放的不断深入和社会经济的快速发展，文秘工作也面临许多新情况、新特点、新问题，文秘工作者自身必须不断改革创新，与时俱进，开拓进取，才能适应新形势的需要。现代文秘岗位是一项综合性工作岗位，对从事文秘工作的人员素质要求愈来愈高。要做一名合格的当代文秘，除必须具备扎实的文字功底、敏锐的政治头脑、刻苦的学习态度、良好的职业道德、较强的协调能力、务实的工作作风外，还必须注重增强六种现代意识，克服四大心理障碍，遵循三项工作原则。
一、当代文秘工作应增强的六种意识
文秘是党政机关和各企事业单位的特殊岗位，在管理中起着参与政务、管理事务的作用。只有加强职业素养建设，文秘人员才能更好地充当领导的助手和参谋，除强化传统的服务意识、调研意识外，还要通过增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识，不断提升自身综合素质。
(一)自我意识
文秘的自我意识是指文秘人员对自身和所处环境关系的认识和感受。虽然文秘工作具有很强的服从性、服务性特点，但文秘人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，文秘人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性;另一方面，今天的文秘人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此，作为一个文秘人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。
(二)信息意识
当今时代已进入信息社会，信息在领导的工作中占有越来越重要的地位，文秘人员作为领导的参谋、助手和“耳目”，工作离不开对信息的收集、加工、传递、反馈和调节。增强信息意识是文秘人员提高工作效率的重要保证。文秘人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，文秘人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把全面、准确、对路的信息提供给领导，辅助领导正确决策。
(三)超前意识
超前意识是文秘人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受文秘人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。文秘人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之，则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是文秘人员树立超前意识的前提。一是文秘人员必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务、对领导负责，而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分，从而克服“不在其位，不谋其政”的消极观念;二是文秘人员要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导面前，成为领导的马前卒，这样才能掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识，将在领导决策中发挥重要作用。
(四)创新意识
过去对文秘人员的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见。一方面，文秘人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性;另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥文秘人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。
(五)竞争意识
目前，文秘人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，
以便增强竞争力。有的文秘虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，文秘人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。
(六)责任意识
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文秘人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，文秘人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高文秘工作的质量和水平。
二、当代文秘工作必须遵循的几大原则
(一)尊重而不迎合
尊重领导是文秘人员应有的品德。怎样尊重，要有个“度”。尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导;二是给领导补台，尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在这个领导面前说那个领导的短处，更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。
(二)服从而不盲从
文秘工作和领导工作在目标上是一致的。所以，文秘对领导的指挥必须服从。文秘的每一个行动必须与领导合拍，为领导决策的每一个环节进行有效地服务。要做到服从而不盲从，一是要认真领会、忠实体现领导意图;二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附。
(三)参与而不干预
文秘参与决策，必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项，提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳，文秘也不能认为这是在决策，更不能产生这是与领导共同决策的错觉。这种错误思维会使自己错位，甚至干预、干扰领导的决策。也不能以文秘工作的主动性和超前性为借口，把超前的服务当成超前的决策，而只能看作是领导决策前的服务。
三、文秘工作的几种心理障碍与调适
文秘人员由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，文秘人员要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。
(一)嫉妒
嫉妒是一种意欲破坏他人名誉而心怀怨恨的不良心理。嫉妒的对象多是与自己年龄、文化、能力和地位等条件相似，而在某些方面却优于自己的人。人总是有一种要求得到成功的愿意，有一种超过别人的冲动。当一个人被消极情绪所左右，便可能产生嫉妒心。作为文秘，就要有宽阔的胸怀，参加多种活动，丰富自己生活，勇于自我反省，不断找出差距，不断增强自我认识，随时回顾自己的言行，才能在不断反思中增长智慧和才干。
(二)孤僻
孤僻可能是由于性格使然，也可能是自身人为造成的。孤僻的性格不仅严重影响了人际交往活动的开展，而且作为一名文秘是与自身工作的
要求大相径庭的。这种 心理障碍，会给文秘 工作造成很大的负面影响，如交流不便、信息不畅、工作局面难以打开等。作为文秘，就必须消除自命清高的心理，要学会宽容，不斤斤计较个人得失，对待那些比自己有才能的人应该取人之长，补 己之短，绝不能心胸狭窄、故意刁难。
(三)压抑
文秘工作繁重、琐碎、辛苦，长时间的工作势必给文秘造成了一定的压力，形成压抑心理，导致情绪低落、行动迟缓、态度冷淡。作为文秘，要有无私奉献的精神，要充分认识文秘活动的属性和特征。在工作中只求奉献，不计名利地位，甘为无名英雄，要有一个平和的心态和常有的满足感，才能消除压抑的心理。
(四)依赖
依赖心理是一种完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理，即“要我做”，而不是“我要做”。这种不良心理往往使人不思进取，更谈不上创造，因而工作无生机，也无成绩。作为文秘，就要正确认识文秘工作的性质，认清自己的角色位置，摆正领导者、文秘和文秘工作的关系;要正确认识文秘工作的被动性，摆正被动与主动的关系，充分发挥它的主动性与创造性;要有强烈的工作热情，只有以饱满的热情投入工作，才能给人以成就感，才能给精神带来极大的愉快。
四、如何做好文秘工作
(一)要具有大局意识
文秘是领导的助手和参谋，所以往往考虑问题不能从自身出发，而要有纵览全局的大局意识。只有学会从集体的角度出发看问题，才会避免带着个人主观情绪去看问题和处理事情，才能做到客观、冷静，正确贯彻执行领导的指示精神。
(二)要有缜密的逻辑思维
文秘工作事多而繁杂，如何在繁杂的工作任务和接踵而至的事情中从容应对，这就需要平时养成的良好习惯。如列出每日工作日志，根据事情的轻重缓急逐一解决;对各类文件资料和存放在电脑内的资料进行分类存放，便于及时查找和借鉴等等。
(三)要有敏锐的先觉意识
文秘工作如涉及外联、 组织活动等情况，必须考虑到各种情况的发生，及时做好各项准备l丁作，避免工作中出现差错，导致工作被动。如外出会见客户，需要为领导备齐相关介绍资料;组织活动要考虑好天气、场地、布置等一系列的问题。
(四)要注重细节
文秘工作虽说干的都是些琐碎小事，但是每一项工作都可能涉及许多人的切身利益.一旦出错，势必给单位造成损失和不利影响。有道是：一人疏忽百人忙。说的就是没有注重细节带来的严重后果。一般事先多想，做时多看，就能减少或避免错误的发生。
总之，作为一名文秘工作者，除了要具备良好的 职业道德外，更要不断提高自己的观察力和 实践能力，不断提升自己的综合素质，在工作中与同事建立融洽的协作关系，增强同事对自己的信任感和认同感，埋头苦干，任劳任怨，耐住寂寞，把精力用在想事干事上，通过默默无闻的工作，实现自身的价值，就一定能成为一名合格的文秘工作者，赢得 社会的尊重。
浅谈如何做好行政文秘工作
摘 要：行政文秘工作是综合办公工作运转的中枢，负责办公活动各项日常事务的协调，行政文秘工作的效率、质量和水平对单位工作的正常运行起着举足轻重的作用，要想做好行政文秘工作，除了具备文秘工作本身的职业素养要求之外，各单位根据自身的情况不同，要求的具体工作能力和素质也有所差异。本文针对行政文秘的工作性质，从加强行政文秘职业素质培养和行政文秘业务能力培养两方面浅谈如何做好行政文秘工作。
关键词：行政文秘;职业素质;业务能力
一、职业素质的培养
(一)思想政治素质
行政文秘所从事的行政管理工作，需要具有高度的思想政治觉悟，不仅坚决的拥护中国共产党的领导，在平时的言行和思想上都要与党保持协调一致，对国家政策的时局和动态随时进行领悟，对于自己的工作有高度的自律性、自觉性、和务实性，对于领导布置的工作要充分领会领导的意图，脚踏实地努力去完成。
(二)职业道德
职业道德是每个行业每个岗位必须具备的良好品德，随着我国改革开放的深入进行，市场经济在推动经济快速发展的同时，也同时带来了负面影响，使人们滋生了很严重的金钱主义人生观，钱成为了一切违法活动的根源，这种思想也严重影响了行政工作人员。我国的行政文秘工作没有一个统一的道德规范，更没有建立起一个健全的制度体系，缺乏一定的监管，缺乏一定的职业道德规范。因此对于我国的行政文秘工作人员，需要有道德标准来进行约束，这样我国行政文秘工作人员的职业道德才能有所规范，有所提高。
1.忠于职守
干一行爱一行，这是职业准则，行政文秘工作人员首先要热爱自己的工作，这样才能对工作有强烈的责任感，才能很好的完成领导分配的工作任务，对自己负责，对工作负责，对领导负责，脚踏实地的去完成自己份内的工作。
2.诚实守信，遵规守纪
诚实守信不仅是做人的基本原则，也是行政文秘工作的首要条件之一，行政文秘工作人员在工作中在做到守时、守信、守约，在工作中遵守企业的规章制度，遵守法律的相关规定，不违反工作条例，不做违法犯罪的事情，严格律已。
3.待客热情，谦虚谨慎
行政文秘工作许多时候所代表的是领导的意见和意图，所以在待人接物方面要热情、谦虚谨慎。这是作为一名合格的文秘人员做人做事的基本原则，在工作中要处理好与同事之间的人际关系，形成良好的沟通能力，能够调解矛盾，让工作能够顺利进行下去。
4.注重仪表，注意言行
身为一个行政文秘人员，应该有良好的仪表，因为行政文秘人员代表不仅仅是个人更是企业的形象。不能身着奇装异服，出口成“脏”，要时时刻刻注意自己的一言一行。
5.默默无闻，无私奉献
身为领导身边的工作人员，要时时刻刻为领导服务，时刻与领导思路同步。人们只看到领导的风光，而忽视了行政文秘背后的努力和辛勤。这是工作性质所决定的，优秀的行政文秘应该甘愿退在领导光芒的背后，默默工作，无私奉献，需要有博大的胸怀，能够安分守己，安心本分地做好自己的工作。
(三)心理、身体素质
做好行政文秘，就意味着除了要处理大量工作事物，还有协调工作人员人际关系，这就要求有坚定的信念和毅力，有很好的抗压能力，能够领会领导的意图，能够顺着领导的思路开展事物，处理事情需要发挥自己的主观能动性，有一定的创新能力。
二、工作能力的培养
(一)协调能力的提高
行政文秘是企业的调味剂，企业人际交往中的纽带。行政人员需要协调各种人际关系，对内，同事与同事之间的沟通协调，同事与领导之间的沟通。对外，企业与服务对象之间的沟通，企业与相关职能部门的沟通等等，行政文秘就是要竭力协调这些关系，能够平衡公司的人际的关系，为企业营造一个良好的健康的工作氛围。
(二)创新能力的培养
身为行政文秘，除了站在领导的角度，还要站在员工、客户的角度上想问题，做一件事要全面多角度考虑，能够突破固定思维的禁锢，能够提出新的观点、新的问题、新的解决方法，积极推动工作进程，更加完善工作。
(三)能够随即应变
在实际工作中，行政文秘往往会碰到很多突发状况，令人措手不及，在这种无章可循的紧急状况下，行政文秘需有具随机应变的能力，保持冷静沉着，判断准确迅速，处理果断，稳妥地解决问题。
(四)良好的信息处理能力
行政文秘经常全方面的收集各种资料，进行信息管理和档案管理，还有出行路程，酒店票务等的，这些都需要准确及时的信息。行政文秘必须能够运用各种方法，来从繁杂的信息中提出自己所需要的。
(五)熟练运用网络来处理事物
各种办公软件和办公设备，已经成为行政文秘最基本的技能，比如用 word纂写文案、公文，用excel来制定工资表，来编写各种表格，用PPT来制作会议演讲的内容，会一点PS技术，会用打印机打印扫描等等。文秘必须掌握这些最新的技术，必须在日新月异，科技迅猛发展的今天，积极学习。
(六)培养加强文书处理能力
行政文秘经常要处理各种文案、公文等等，这就要求行政文秘的文笔较好，能够熟知各种公文的格式，能够理解领导的意图，将指示转化为文字。
(七)有一定的谈判能力
行政文秘必须要能够搜素收集有利于自己公司的消息，和对方的一切有用信息，参与制定谈判的细节和战略，布置出谈判会场，营造和谐气氛，协助谈判，缓解矛盾，辅助问题的解决。
(八)有良好的口语表达能力
因为行政文秘经常要协调人际关系，处理综合事务等等，这些都需要行政文秘有良好的口头表达能力，语言有说服力。而由于现在中国与世界接轨，行政文秘需要有良好的英语口语能力。
三、结语
随着社会的发展，公司对行政文秘的要求会越来越高，行政文秘人员必须在思想上、能力上都不断地学习，加强、提升自己的能力，能够适应瞬息万变的社会不容易，但只要够努力，够认真，够坚定，相信你一定能够成为一个优秀的行政文秘，在自己的岗位上做出一番事业。
